FWO-charter Deugdelijk Bestuur

Goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 22 juni 2011

1. PRINCIPES EN AANBEVELINGEN INZAKE DEUGDELIJK BESTUUR VOOR EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN

Het FWO onderschrijft onderstaande principes inzake deugdelijk bestuur voor extern verzelfstandigde agentschappen. Deze principes werden onder de koepel van MOVI en in samenwerking met Guberna, het Instituut voor Bestuurders opgesteld.

Principes

PRINCIPE 1: De overheid gedraagt zich als een actieve en geïnformeerde aandeelhouder en ontwikkelt een duidelijke en consistente eigenaarstrategie ten aanzien van haar extern verzelfstandigde agentschappen.

PRINCIPE 2: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren.

PRINCIPE 3: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit.

PRINCIPE 4: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap.

PRINCIPE 5: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken.

PRINCIPE 6: Ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat instaat voor de operationele leiding van het agentschap.

PRINCIPE 7: Ieder extern verzelfstandigd agentschap waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd.

2. DOELSTELLING FWO-CHARTER DEUGDELIJK BESTUUR

Via dit charter wil het FWO aantonen hoe zij invulling geeft aan de principes van deugdelijk bestuur voor extern verzelfstandigde agentschappen.

 3. CHARTER DEUGDELIJK BESTUUR

PRINCIPE 1: De overheid gedraagt zich als een actieve en geïnformeerde aandeelhouder en ontwikkelt een duidelijke en consistente eigenaarstrategie ten aanzien van haar extern verzelfstandigde agentschappen.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe ?

1.      Een geïntegreerde eigenaarstrategie

De missie en taken van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen, hierna FWO genoemd, staan verwoord in het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid, in de statuten en in de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse regering en het FWO 2002-2007. Deze beheersovereenkomst eindigt wanneer een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking treedt (addendum 15 bij de beheersovereenkomst 2002-2007). Op basis van dit decreet neemt de Vlaamse Regering deel aan de privaatrechtelijke stichting van openbaar nut FWO. Het FWO wordt hierbij erkend als een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap zoals vermeld in artikel 29 van het kaderdecreet bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003.  

Het globaal raamwerk m.b.t. de eigenaarstrategie wordt vermeld in het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en de beheersovereenkomst van 28 mei 2004.

De identiteit van de overheid als eigenaar is de Vlaamse regering, zoals vermeld wordt in het decreet van 30 april 2009 en in dit Charter.

De Vlaamse regering is de overheid waarmee het FWO een overeenkomst heeft afgesloten. De Vlaamse regering wordt vertegenwoordigd door de Vlaamse minister bevoegd door Wetenschap en Innovatie, die namens de regering de samenwerkingsovereenkomst ondertekent, en de Vlaamse minister voor de financiën en de begroting.

De Vlaamse Regering stelt bij het FWO twee regeringsafgevaardigden aan. Eén regeringsafgevaardigde wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister onder wie het FWO ressorteert, en één regeringsafgevaardigde wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister voor de financiën en de begroting. De regeringsafgevaardigde die aangesteld is op voordracht van de Vlaamse minister onder wie het FWO ressorteert, houdt toezicht op de overeenstemming van de aanwending van de verstrekte toelage, met het recht, met de statuten van het FWO en met de samenwerkingsovereenkomst. De regeringsafgevaardigde die aangesteld is op voordracht van de Vlaamse minister bevoegd voor de financiën en de begroting, oefent dezelfde toezichtfunctie uit als de regeringsafgevaardigde die aangewezen is op voordracht van de bevoegde minister onder wie het FWO ressorteert, inzake de beslissingen met een budgettaire of financiële weerslag.

De beleidsobjectieven, evaluatiecriteria en middelen van het FWO staan verwoord in de samenwerkingsovereenkomst Vlaamse regering – FWO, alsook de rapportering en controle die met de overeenkomst gepaard gaan.

De basisprincipes inzake deugdelijk bestuur die door het agentschap worden gerespecteerd, zijn terug te vinden in onderhavig charter.

De Vlaamse overheid, als aandeelhouder, kan haar stemrecht uitoefenen via de twee gecoöpteerde leden in de Raad van Bestuur, m.n. twee ambtenaren-generaal van de Vlaamse overheid. Deze worden aangesteld met instemming van de Vlaamse regering en zijn volwaardig stemgerechtigd lid van de Raad van Bestuur en van het Bureau van de Raad van Bestuur.

2.      Samenwerkingsovereenkomst

Het FWO sluit een samenwerkingsovereenkomst af met de Vlaamse regering op basis van artikel 31 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Op dit ogenblik loopt de beheersovereenkomst 2002 – 2007. Deze beheersovereenkomst eindigt wanneer een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in werking treedt (addendum 15 bij de beheersovereenkomst 2002-2007). Deze beheersovereenkomst bevat de parameters voor de opvolging van de werking van het FWO.

Zoals voorzien in dit Charter en in artikel 22 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid zal het FWO m.b.t. de toepassing van de principes deugdelijk bestuur verantwoording afleggen in het jaarverslag en bij de vijfjaarlijkse evaluatie van de algemene werking van het FWO.

3.      De overheid als actieve aandeelhouder

Volgens zijn statuten wordt het FWO bestuurd door een Raad van Bestuur met onder zijn gecoöpteerde leden twee ambtenaren-generaal van de Vlaamse Overheid, aangesteld met de instemming van de Vlaamse Regering en één tot de Nederlandse taalrol behorend Hoofd van een Wetenschappelijke Overheidsinstelling. Deze gecoöpteerde leden zijn volwaardige stemgerechtigde leden van de Raad van Bestuur. De betrokken ambtenaren-generaal zijn traditioneel ook lid van het Bureau van het FWO.

Tevens stelt de Vlaamse regering twee regeringsafgevaardigden aan. Eén wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister onder wie het FWO ressorteert en één wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister bevoegd voor de financiën en de begroting. De regeringsafgevaardigden of de plaatsvervangers zitten met raadgevende stem in de Raad van Bestuur en in de door de Raad van Bestuur ingestelde bestuursorganen met inbegrip van het Auditcomité van het FWO. Ze worden uitgenodigd op alle vergaderingen van die bestuursorganen en worden op dezelfde manier als de leden tijdig in kennis gesteld van de dagorde en alle bijbehorende documenten. De regeringsafgevaardigde is gemachtigd om zich alle documenten en inlichtingen met betrekking tot het bestuur van het FWO, die hij of zij nodig acht voor de uioefening van zijn mandaat, te doen verstrekken.

De regeringsafgevaardigde of zijn of haar plaatsvervanger kan bij de minister onder wie het FWO ressorteert, binnen een termijn van vier werkdagen een gemotiveerd beroep instellen tegen elke beslissing inzake de aanwending van de verstrekte toelage die hij of zij strijdig acht met het recht, met de statuten van het FWO, met de samenwerkingsovereenkomst en met de beginselen inzake behoorlijk bestuur. Het beroep is opschortend. De termijn gaat in op de dag van de vergadering waarop de beslissing genomen werd, als de regeringsafgevaardigde daarop regelmatig uitgenodigd werd, en, als dat niet het geval is, de dag waarop hij er kennis van heeft gekregen. Als de minister bij het beroep dat werd ingesteld, binnen een termijn van tien werkdagen, die ingaat op dezelfde dag als de reeds vermelde termijn, de nietigverklaring niet heeft uitgesproken, wordt de beslissing definitief. De nietigverklaring van de beslissing wordt door de minister aan het bestuursorgaan in kwestie betekend.

Als inzake de aanwending van de verstrekte toelage, de naleving van het recht, de statuten van het FWO en de samenwerkingsovereenkomst het vereisen, kan de minister of de regeringsafgevaardigde het bevoegde bestuursorgaan verplichten om, binnen de door hem of haar gestelde termijn, te beraadslagen over iedere door hem of haar bepaalde aangelegenheid.

Het vergoedingsbeleid van het uitvoerend management wordt bepaald door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur richt zich op de modaliteiten, zoals die worden bepaald in het Besluit van de Vlaamse regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van diensten van de Vlaamse overheid.

De statuten van het FWO en de wijzigingen worden meegedeeld aan de Vlaamse regering.

4.      Controlerende aandeelhouder met respect voor de autonomie van de bestuursorganen

De Vlaamse Regering erkent het FWO als het unieke loket in Vlaanderen voor de financiering van kennisgrensverleggend fundamenteel wetenschappelijk onderzoek op basis van interuniversitaire wetenschappelijk competitie (artikel 18 van de Beheersovereenkomst). De autonome werking van het FWO wordt gewaarborgd in artikel 20 van de Beheersovereenkomst.

PRINCIPE 2: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

Het is de specifieke taak van de Raad van Bestuur het algemeen beleid van het FWO inzake fundamenteel wetenschappelijk onderzoek uit te stippelen en de wijze waarop het fundamenteel onderzoek gestimuleerd wordt te bepalen. Meer specifiek is de raad bevoegd voor het bepalen van de actiemiddelen, het opstellen, het optimaliseren en bewaken van de procedures qua selectie en evaluatie.

Het FWO is bij koninklijk besluit van 20 januari 2006 erkend als stichting van openbaar nut. Het FWO wordt door het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid van 30 april 2009 erkend als een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap als vermeld in artikel 29 van het kaderdecreet bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003.

De Raad van Bestuur is bevoegd om alle handelingen die nodig of dienstig zijn voor de verwezenlijking van de missie en de taken van de FWO te verrichten. Het mandaat van de Raad van Bestuur is duidelijk vastgelegd in de statuten.

De Raad van Bestuur geniet de volheid van bestuursbevoegdheid.

Het Bureau van de Raad van Bestuur, bestaande uit een aantal leden van deze raad, onderzoekt alle aangelegenheden die aan de Raad van Bestuur zullen worden voorgelegd en doet hieromtrent voorstellen. Het Bureau voert alle taken uit, die de raad het heeft toevertrouwd.

De controlerol van de Raad van Bestuur wordt voornamelijk ingevuld door het auditcomité. Dit comité bestaat uit de voormalige voorzitter van de Raad van Bestuur en twee onafhankelijke bestuurders, voornamelijk personen uit de bedrijfswereld met voldoende expertise ter zake en onderzoekt de begroting, de rekeningen en alle aspecten van de administratieve werking om de Raad van Bestuur te informeren en de financiële risico’s te beperken.

De Raad van Bestuur brengt aan de bevoegde overheid verslag uit over het gebruik van de toelagen die hij heeft verleend. Hij voegt er een staat bij van de middelen van alle aard, die voor het bereiken van de doelstellingen van de stichting werden aangewend.

De ‘aandeelhouders’ in ruime zin zijn vertegenwoordigd in de Raad van Bestuur. Alle formele documenten, met inbegrip van het beleidsplan en de samenwerkingsovereenkomst, worden nu al steeds goedgekeurd door de Raad van Bestuur. De samenwerkingsovereenkomst wordt getekend door de voorzitter van de Raad van Bestuur en de secretaris-generaal. Tevens wordt de samenwerkingsovereenkomst jaarlijks door het uitvoerende management geëvalueerd en legt hierover verantwoording af aan de Raad van Bestuur.

Zowel de huidige beheersovereenkomst, als de nieuwe samenwerkingsovereenkomst erkent de wetenschappelijke onafhankelijkheid van het FWO. Hierdoor wordt ieder vermoeden van inmenging in de wetenschappelijke besluitvorming door de overheid, politiek en administratie, ontkracht.

PRINCIPE 3: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

1.      Samenstelling

De Raad van Bestuur bestaat uit:

• de rector van de Katholieke Universiteit Leuven, van de Universiteit Gent, van de Vrije Universiteit Brussel, van de Universiteit Antwerpen en een tweede vertegenwoordiger van elk van deze universiteiten;
• een rector in gemeenschappelijk overleg afgevaardigd door de Universiteit Hasselt en de Katholieke Universiteit Brussel;
• de vast secretaris van de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten
• de voorzitter van de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België;
• negen leden gecoöpteerd voor een eventueel hernieuwbare termijn van drie jaar, door de elf leden vermeld in de vorige punten, met dien verstande dat onder deze gecoöpteerde leden één tot de Nederlandse taalrol behorend Hoofd van een Wetenschappelijke Overheidsinstelling voorkomt en twee ambtenaren-generaal van de Vlaamse Overheid, aangesteld met de instemming van de Vlaamse Regering, en één ambtenaar-generaal, van de Nederlandse taalrol, behorend tot de administratie van de Federale Overheid, en aangesteld met de instemming van de Minister van wie hij afhangt;
• de commandant van de Koninklijke Militaire School, als lid met raadgevende stem;
• de regeringsafgevaardigden, als lid met raadgevende stem.

Bij de samenstelling van de Raad van Bestuur wordt bijzondere aandacht besteed aan representativiteit in functie van de verschillende belanghebbenden, m.n. de Vlaamse overheid, het academische milieu en de maatschappij.

De statuten van het FWO werden opgesteld met het oog op de aanwezigheid van onafhankelijke bestuurders. Concreet  zijn er negen gecoöpteerde leden, waarvan reeds vier expliciet worden vermeld in de statuten, m.n. één tot de Nederlandse taalrol behorend Hoofd van een Wetenschappelijke Overheidsinstelling en twee ambtenaren-generaal van de Vlaamse overheid, aangesteld met de instemming van de Vlaamse Regering, en één ambtenaar-generaal, van de Nederlandse taalrol, behorend tot de administratie van de Federale Overheid, en aangesteld met de instemming van de Minister van wie hij afhangt. De andere gecoöpteerde leden worden geselecteerd op basis van maatschappelijke representativiteit.

Een vacant mandaat van een gecoöpteerd lid van de Raad van Bestuur wordt ingevuld door aanstelling, hernieuwing van mandaat of vervanging van mandaat overeenkomstig artikel 5 van de statuten.

De Raad van Bestuur wordt in een jaarlijkse toerbeurt voorgezeten door één van de volgende rectoren: de rector van de Katholieke Universiteit Leuven, de rector van de Universiteit Gent, de rector van de Vrije Universiteit Brussel en de rector van de Universiteit Antwerpen. Het ondervoorzitterschap wordt uitgeoefend door een rector uit dezelfde groep. De volgorde van deze toerbeurt wordt door de Raad van Bestuur vastgelegd.

In artikel 2 van het reglement FWO – Expertpanels werd voorzien dat het lidmaatschap van een FWO-Expertpanel onverenigbaar is met de functie van rector, vice-rector of directeur/verantwoordelijke onderzoeksbeleid. Bijgevolg kunnen deze leden van de Raad van Bestuur geen lid zijn van een FWO-Expertpanel.

De FWO-Expertpanels hebben een essentiële rol in de werking van het Fonds. Zij evalueren wetenschappelijk de projectvoorstellen en formuleren voorstellen aan de Raad van Bestuur m.b.t. het toekennen van mandaten en kredieten.  De indeling, hun samenstelling en hun werkwijze worden regelmatig onderzocht en zo nodig bijgestuurd. Deze panels begeleiden het basisonderzoek in Vlaanderen in een continu proces van ex ante, intermediaire en ex post evaluatie. Het is hun opdracht om, op basis van hoogstaande en internationaal aanvaarde wetenschappelijke criteria, in hun gebied via de selectie van aanvragen voor mandaten en kredieten het wetenschappelijk onderzoek te bevorderen. Tevens bewaken ze de kwaliteit van het door het FWO gefinancierde fundamenteel onderzoek.

2.      Vergoeding van de bestuurder

De leden van de Raad van Bestuur ontvangen ten laste van het FWO een forfaitaire vergoeding per zitting waarop hij of zij aanwezig is. Deze forfaitaire vergoeding bedraagt 30 euro.

3.      Onafhankelijke bestuurders

Onafhankelijkheidsvoorwaarden

Een onafhankelijk bestuurder dient minstens aan volgende criteria te voldoen:

• Gedurende een periode van twee jaar voorafgaand aan zijn of haar benoeming mag hij of zij bij het FWO geen mandaat van bestuurder of uitvoerend management hebben uitgeoefend.  Deze voorwaarde geldt niet voor de verlenging van het mandaat van onafhankelijk bestuurder.
• Hij of zij mag geen echtgenoot of persoon met wie hij of zij wettelijk samenwoont, of bloed- of aanverwanten tot de tweede graag hebben die bij het FWO een mandaat van bestuurder heeft of behoort tot het uitvoerend management van het FWO.
• Hij of zij mag geen directe of indirecte belangen hebben in de door het FWO gefinancierde programma’s.

Deze onafhankelijkheidsvoorwaarden moeten gedurende het volledige mandaat van de onafhankelijke bestuurder vervuld blijven.

Profielschets

Voor een onafhankelijk bestuurder van het FWO is volgend profiel wenselijk:

• Vervult een belangrijke rol in het maatschappelijk veld en betekent daardoor een meerwaarde voor de missie van het FWO.
• Heeft een lange termijnvisie m.b.t. belangrijke maatschappelijke evoluties.
• Heeft voldoende inzicht in de taken van een Raad van Bestuur.
• Heeft ervaring als bestuurder en/of als bedrijfsleider.
• Ervaring in onderzoeksbeleid in een internationale context is een pluspunt.
• Een goed inzicht in het Vlaams wetenschaps- en innovatiebeleid in het algemeen,  het fundamenteel wetenschappelijk onderzoek en de rol van het FWO in het bijzonder, is een pluspunt.

Selectie- en benoemingsprocedure

(Her)benoemingen van onafhankelijke bestuurders worden voorgedragen door leden van het Bureau van de Raad van Bestuur en/of het uitvoerend management.  Het Bureau van de Raad van Bestuur onderzoekt of de kandidaat beantwoordt aan de onafhankelijkheidsvoorwaarden en het profiel van onafhankelijk bestuurder.  Bij herbenoeming zal het Bureau tevens ook de vorige mandaatperiode evalueren op basis van het vastgelegde profiel. Op basis van dit onderzoek wordt de kandidaat door de Raad van Bestuur al dan niet (her)benoemd overeenkomstig de statuten.

4.      Vorming van bestuurders

Nieuwe bestuurders ontvangen een pakket dat bestaat uit de belangrijkste beleidsdocumenten met minstens de volgende documenten: de samenwerkingsovereenkomst, het beleidsplan, het meest recente jaarverslag en de bestedingsanalyse en een uitgebreid onderhoud met de voorzitter van de Raad van Bestuur en de secretaris-generaal. Bestuurders die nood hebben aan bijkomende informatie over de werking van het FWO kunnen deze vragen stellen aan de voorzitter van de Raad van Bestuur en/of de secretaris-generaal. Zij ontvangen deze informatie via een formele nota aan de Raad van Bestuur of via elektronische weg.

5.      Evaluatie van de Raad van Bestuur

Om de vier jaar wordt onderleiding van de voorzitter de rol, de omvang en de samenstelling van de Raad van Bestuur geëvalueerd.

Met betrekking tot de interactie met de Vlaamse overheid, wordt er vijfjaarlijks, voor het verstrijken van de lopende samenwerkingsovereenkomst, de algemene werking van het FWO en in het bijzonder de werking van de bestuursorganen geëvalueerd aan de hand van in de samenwerkingsovereenkomst vooropgestelde operationele doelstellingen en indicatoren op basis van artikel 22 van het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid van 30 april 2009.

De interactie met het uitvoerend management wordt jaarlijks geëvalueerd tijdens de evaluatie van de secretaris-generaal door de voorzitter van de Raad van Bestuur en de voormalige voorzitter van de Raad van Bestuur.

PRINCIPE 4: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

De beslissingen van de Raad van Bestuur worden voorbereid door zijn Bureau. Volgens de richtlijnen en procedures door de Raad van Bestuur vastgelegd, stelt het Bureau de toekenningen van de individuele mandaten en kredieten voor op basis van de door de expertpanels voorgestelde wetenschappelijke prioriteiten en rekening houdend met de budgettaire mogelijkheden. Binnen de prioriteiten door de expertpanels voorgesteld, werken de bestuursorganen een wetenschapsbeleid uit.

De Raad van Bestuur vergadert twee maal keer per jaar en het Bureau van de Raad van Bestuur minstens zes maal per jaar, maar indien noodzakelijk kan de vergaderfrequentie worden verhoogd. De Raad van Bestuur is een collegiaal orgaan. De voorzitter zorgt voor opbouwende discussies en leidt de Raad van Bestuur met zachte maar kordate hand naar consensusbeslissingen.

1.      Agenda van de Raad van Bestuur

De voorzitter legt samen met de secretaris-generaal de agenda van de vergaderingen vast. De agenda en de documenten worden twee weken voor de zitting aan de leden van de Raad van Bestuur bezorgd. De agendapunten zijn in grote lijnen als volgt opgedeeld: Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering, mededelingen Bureau, andere agendapunten per onderwerp, varia en bepaling datum volgende vergadering.  Per onderwerp is er, indien relevant, een bijkomende nota. Deze nota geeft uitgebreide informatie m.b.t. het te behandelen onderwerp, m.n. een korte schets van de context, een weergave van de besprekingen in het Bureau van de Raad van Bestuur, de werkgroep onderzoeksbeleid en/of auditcomité en de vermelding of het gaat over een punt ter informatie, ter beraadslaging of ter besluitvorming.  Deze nota’s aan de Raad van Bestuur zijn goed voorbereid en bevatten voldoende elementen om de leden in staat te stellen een doordachte en goed geïnformeerde beslissing te nemen.

2.      Informatiedoorstroming bestuurscomités

De notulen van alle bestuurscomités (o.a. Bureau, expertpanels, auditcomité, …)  zijn beschikbaar voor inzage. De Raad van Bestuur krijgt de lijst van de evaluaties van alle ingediende dossiers. Belangrijke discussiepunten worden expliciet voorgelegd aan de Raad van Bestuur.

3.      Discretieplicht

De discretieplicht waaraan de Raad van Bestuur gehouden is, houdt in dat zij geen vertrouwelijke informatie mag doorgeven aan derden.

4.      Notulen

De regels voor de besluitvorming zijn vastgelegd in de statuten van de stichting. Van elke zitting van de Raad van Bestuur worden notulen gemaakt, met daarin de besprekingen en de beslissing, inclusief expliciet voorbehoud, indien van toepassing, en waar nodig de hierbij horende achtergrondinformatie en de gemaakte afspraken. De beslissingen worden geregistreerd in een register. Intern wordt na elke vergadering van de Raad van Bestuur, naast het verslag, een opdrachtenlijst bijgehouden, voor het uitvoeren van de beslissingen.

5.      Secretaris van de Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur benoemt, volgens het aanwezigheids- en meerderheidsquorum, buiten zijn leden een secretaris voor een periode van 6 jaar, eventueel hernieuwbaar. De secretaris verzorgt, onder de voorwaarden bepaald door de Raad van Bestuur, waaraan hij of zij verantwoording verschuldigd is, het dagelijks bestuur van het FWO. De secretaris neemt ook het secretariaat op zich van de zittingen van de Raad van Bestuur en van het Bureau. Met een meerderheid van tweederde van de stemmen kan de Raad van Bestuur de secretaris die hij heeft aangesteld, de titel van secretaris-generaal verlenen. De secretaris kan, volgens het aanwezigheids- en meerderheidsquorum, op elk moment afgezet worden bij gemotiveerde beslissing van de Raad van Bestuur. Op basis van de functiebeschrijving wordt de secretaris-generaal jaarlijks geëvalueerd door de voorzitter van de Raad van Bestuur en de voormalige voorzitter van de Raad van Bestuur.

PRINCIPE 5: De Raad van Bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken. 

Gespecialiseerde comités

De Raad van Bestuur van het FWO heeft volgende gespecialiseerde comités opgericht:

Bureau van de Raad van Bestuur: Het Bureau onderzoekt alle aangelegenheden die aan de Raad van Bestuur zullen worden voorgelegd en doet hieromtrent voorstellen. Het Bureau voert alle taken uit, die de raad het heeft toevertrouwd.

Het Bureau van de Raad van Bestuur fungeert als benoemingscomité voor de secretaris-generaal en de bestuurders en formuleert een voorstel tot (her)benoeming aan de Raad van Bestuur zoals is bepaald in artikel 12 van de statuten van het FWO, m.n. “Het Bureau onderzoekt alle aangelegenheden die aan de Raad van Bestuur zullen worden voorgelegd en doet hieromtrent voorstellen”.

Het Bureau van de Raad van Bestuur fungeert ook als renumeratiecomité. Tevens heeft de Raad van Bestuur in het arbeidsreglement van het FWO van 1 januari 2010 de salarisschalen vastgelegd. Deze salarisschalen zijn de salarisschalen zoals deze worden bepaald in bijlage 5 van het Besluit van de Vlaamse regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid.

Werkgroep onderzoeksbeleid: Deze werkgroep bestaat uit de onderzoeksverantwoordelijken van de Vlaamse universiteiten. Deze werkgroep heeft als functie een denktank en klankbord te zijn om nieuwe initiatieven, belangrijke hervormingen, aanpassingen reglementen enz. voor te bereiden en af te toetsen.

Auditcomité: Bestaande uit de voormalig voorzitter van de Raad van Bestuur en twee raadsleden, voornamelijk personen uit financiële middens met voldoende expertise ter zake. Dit auditcomité onderzoekt de begroting, de rekeningen en alle aspecten van de administratieve werking om de Raad van Bestuur voor te lichten om de financiële risico’s te beperken.

Raadgevend comité voor de financiën: Dit comité adviseert de Raad van Bestuur in verband met het financieel beheer van het eigen vermogen van de privaatrechtelijke stichting van openbaar nut FWO.  Het intern reglement wordt bepaald door de artikels 15 en 16 van de statuten van het FWO.

Expertpanels: De Raad van Bestuur wint advies in van Expertpanels. De raad bepaalt het aantal en de samenstelling en benoemt de leden, binnen de krijtlijnen van de beheersovereenkomst. De panels brengen aan de raad verslag uit over de uitvoering van de opdrachten die hun werden toevertrouwd.

Er zijn 29 gewone expertpanels en 1 interdisciplinair panel. De gewone panels bestaan elk uit zestien leden[1] verbonden aan universiteiten of instellingen voor wetenschappelijk onderzoek, aangeduid door de Raad van Bestuur, waarvan er zeven tot een instelling van de Vlaamse Gemeenschap behoren of tot de Nederlandse taalrol van een federale instelling, en de andere 9 experts zijn wetenschappelijk actief buiten Vlaanderen. Het interdisciplinair expertpanel bestaat uit 11 permanente experts, aangeduid volgens dezelfde procedure als voor de gewone panels, aangevuld met disciplinespecifieke experts uit de andere panels in functie van de ingediende dossiers.

Voor het beoordelen van aanvragen voor kredieten voor wetenschappelijke contacten en coördinatie wordt er een beroep gedaan op de commissie internationale wetenschappelijke contacten.

Voor andere specifieke zaken kan er een beroep gedaan worden op een ad hoc commissie bestaande uit ter zake bevoegde experts.

PRINCIPE 6: Ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat instaat voor de operationele leiding van het agentschap.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

Artikel 14 van de statuten van het FWO bepaalt dat de secretaris-generaal, onder de voorwaarden bepaald door de Raad van Bestuur, waaraan hij of zij verantwoording verschuldigd is, het dagelijks bestuur van het FWO verzorgt. De secretaris-generaal staat in voor de uitvoering van de beslissingen van de Raad van Bestuur.

De secretaris-generaal

• neemt op een integere manier de leiding op van het FWO.
• bereidt ten behoeve van de Raad van Bestuur om de 5 jaar het beleidsplan en de samenwerkingsovereenkomst voor. Staat ter beschikking voor het aanleveren van de informatie ten behoeve van de evaluatie van de instelling.
• stelt jaarlijks een jaaractieplan op, met financiële en budgettaire implicaties (= de begroting en de toelichting).
• bereidt de jaarrekening voor en legt deze voor aan de Raad van Bestuur, na advies en onderzoek door het auditcomité. De toelichting legt het verband met de betrokken begroting.
• neemt de verantwoordelijkheid op om degelijke interne controlesystemen uit te bouwen. De bedrijfsrevisor beoordeelt dit systeem en rapporteert aan de Raad van Bestuur en het auditcomité, ondermeer door een rapport over de aangegane verbintenissen (informatie over het risicoprofiel).
• evalueert jaarlijks de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst en de bestaande procedures en legt verantwoording af aan de Raad van Bestuur.

De leden van de Raad van Bestuur worden voldoende geïnformeerd om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren, ondermeer door het auditcomité. De nota’s aan de Raad van Bestuur zijn voldoende gestoffeerd om de leden in staat te stellen een doordachte en goed geïnformeerde beslissing te nemen. Als de bestuurders bijkomende informatie vragen wordt deze informatie bezorgd via nota op de volgende zitting van de Raad van Bestuur of tussendoor via mail.

PRINCIPE 7: Ieder extern verzelfstandigd agentschap waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

Het FWO maakt via onderhavig charter bekend hoe invulling wordt gegeven aan de principes van deugdelijk bestuur.

Het charter deugdelijk bestuur zal jaarlijks worden geactualiseerd, zodat het op elk ogenblik een correct beeld geeft van het extern verzelfstandigd agentschap.

Het charter wordt gepubliceerd op de website van het FWO. Meer specifieke informatie omtrent de besluitvorming, de adviesverlening en de gehanteerde criteria, per actiemiddel, worden eveneens gepubliceerd.

De FWO neemt vanaf 2010 een hoofdstuk op in zijn jaarverslag waarin alle relevante gebeurtenissen op het vlak van deugdelijk bestuur worden weergegeven.