FWO-Charter Deugdelijk Bestuur

Goedgekeurd door de raad van bestuur op 22 juni 2016

1.1 PRINCIPES EN AANBEVELINGEN INZAKE DEUGDELIJK BESTUUR VOOR EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN

Het FWO onderschrijft onderstaande principes inzake deugdelijk bestuur voor extern verzelfstandigde agentschappen. Deze principes werden onder de koepel van MOVI en in samenwerking met Guberna, het Instituut voor Bestuurders, opgesteld.

Principes

PRINCIPE 1: De overheid gedraagt zich als een actieve en geïnformeerde aandeelhouder en ontwikkelt een duidelijke en consistente eigenaarsstrategie ten aanzien van haar extern verzelfstandigde agentschappen.

PRINCIPE 2: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren.

PRINCIPE 3: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit.

PRINCIPE 4: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap.

PRINCIPE 5: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken.

PRINCIPE 6: Ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat instaat voor de operationele leiding van het agentschap.

PRINCIPE 7: Ieder extern verzelfstandigd agentschap waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd.

1.2. DOELSTELLING FWO-CHARTER DEUGDELIJK BESTUUR

Via dit charter wil het FWO aantonen hoe zij invulling geeft aan de principes van deugdelijk bestuur voor extern verzelfstandigde agentschappen.

1.3 CHARTER DEUGDELIJK BESTUUR

PRINCIPE 1: De overheid gedraagt zich als een actieve en geïnformeerde aandeelhouder en ontwikkelt een duidelijke en consistente eigenaarsstrategie ten aanzien van haar extern verzelfstandigde agentschappen.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe ?

1. Een geïntegreerde eigenaarsstrategie

De missie en taken van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen, hierna FWO genoemd, staan verwoord in het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid, in de statuten en in de samenwerkingsovereenkomst tussen de Vlaamse regering en het FWO. Op basis van dit decreet neemt de Vlaamse regering deel aan de privaatrechtelijke stichting van openbaar nut FWO. Het FWO wordt hierbij erkend als een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap zoals vermeld in artikel 29 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003.  

Het globaal raamwerk m.b.t. de eigenaarsstrategie wordt vermeld in het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en de samenwerkingsovereenkomst.

De identiteit van de overheid als eigenaar is de Vlaamse regering, zoals vermeld wordt in het decreet van 30 april 2009 en in dit Charter.

De Vlaamse regering is de overheid waarmee het FWO een overeenkomst heeft afgesloten. De Vlaamse regering wordt vertegenwoordigd door de Vlaamse minister bevoegd voor Wetenschap en Innovatie, die namens de regering de samenwerkingsovereenkomst ondertekent, en de Vlaamse minister voor de financiën en de begroting.

De Vlaamse regering stelt bij het FWO twee regeringsafgevaardigden aan. Eén regeringsafgevaardigde wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister onder wie het FWO ressorteert, en één regeringsafgevaardigde wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister voor de financiën en de begroting. De regeringsafgevaardigde die aangesteld is op voordracht van de Vlaamse minister onder wie het FWO ressorteert, houdt toezicht op de overeenstemming van de aanwending van de verstrekte toelage, met het recht, met de statuten van het FWO en met de samenwerkingsovereenkomst. De regeringsafgevaardigde die aangesteld is op voordracht van de Vlaamse minister bevoegd voor de financiën en de begroting, oefent dezelfde toezichtfunctie uit als de regeringsafgevaardigde die aangewezen is op voordracht van de bevoegde minister onder wie het FWO ressorteert, inzake de beslissingen met een budgettaire of financiële weerslag.

De beleidsobjectieven, evaluatiecriteria en middelen van het FWO staan verwoord in de samenwerkingsovereenkomst Vlaamse regering – FWO, alsook de rapportering en controle die met deze overeenkomst gepaard gaan.

De basisprincipes inzake deugdelijk bestuur die door het agentschap worden gerespecteerd, zijn terug te vinden in dit charter.

2. Samenwerkingsovereenkomst

Het FWO sloot de samenwerkingsovereenkomst 2012-2016 af met de Vlaamse regering op basis van artikel 31 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Deze samenwerkingsovereenkomst bevat de parameters voor de opvolging van de werking van het FWO.

Zoals voorzien in dit Charter zal het FWO m.b.t. de toepassing van de principes deugdelijk bestuur verantwoording afleggen in het jaarverslag en bij de vijfjaarlijkse evaluatie van de algemene werking van het FWO.

3. De overheid als actieve aandeelhouder

De Vlaamse regering stelt twee regeringsafgevaardigden aan. Eén wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister onder wie het FWO ressorteert en één wordt aangesteld op voordracht van de Vlaamse minister bevoegd voor de financiën en de begroting. De regeringsafgevaardigden of de plaatsvervangers zitten met raadgevende stem in de raad van bestuur en in de door de raad van bestuur ingestelde bestuursorganen met inbegrip van het auditcomité van het FWO. Ze worden uitgenodigd op alle vergaderingen van die bestuursorganen en worden op dezelfde manier als de leden tijdig in kennis gesteld van de dagorde en alle bijbehorende documenten. De regeringsafgevaardigde is gemachtigd om zich alle documenten en inlichtingen met betrekking tot het bestuur van het FWO, die hij of zij nodig acht voor de uitoefening van zijn mandaat, te doen verstrekken.

De regeringsafgevaardigde of zijn of haar plaatsvervanger kan bij de minister onder wie het FWO ressorteert, binnen een termijn van vier werkdagen een gemotiveerd beroep instellen tegen elke beslissing inzake de aanwending van de verstrekte toelage die hij of zij strijdig acht met het recht, met de statuten van het FWO, met de samenwerkingsovereenkomst en met de beginselen inzake behoorlijk bestuur. Het beroep is opschortend. De termijn gaat in op de dag van de vergadering waarop de beslissing genomen werd, als de regeringsafgevaardigde daarop regelmatig uitgenodigd werd, en, als dat niet het geval is, de dag waarop hij er kennis van heeft gekregen. Als de minister bij het beroep dat werd ingesteld, binnen een termijn van tien werkdagen, die ingaat op dezelfde dag als de reeds vermelde termijn, de nietigverklaring niet heeft uitgesproken, wordt de beslissing definitief. De nietigverklaring van de beslissing wordt door de minister aan het bestuursorgaan in kwestie betekend.

Als inzake de aanwending van de verstrekte toelage, de naleving van het recht, de statuten van het FWO en de samenwerkingsovereenkomst het vereisen, kan de minister of de regeringsafgevaardigde het bevoegde bestuursorgaan verplichten om, binnen de door hem of haar gestelde termijn, te beraadslagen over iedere door hem of haar bepaalde aangelegenheid.

Het vergoedingsbeleid van het uitvoerend management wordt bepaald door de raad van bestuur. De raad van bestuur richt zich op de modaliteiten, zoals die worden bepaald in het Besluit van de Vlaamse regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van diensten van de Vlaamse overheid.

De statuten van het FWO, alsook de wijzigingen die daarin worden aangebracht, moeten worden  goedgekeurd door de Vlaamse regering.

4. Controlerende aandeelhouder met respect voor de autonomie van de bestuursorganen

De Vlaamse regering erkent het FWO als het unieke loket in Vlaanderen voor de financiering van  fundamenteel en strategisch wetenschappelijk onderzoek op basis van wetenschappelijke competitie. De autonome werking van het FWO wordt gewaarborgd in artikel 11 van de samenwerkingsovereenkomst.          

PRINCIPE 2: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over de nodige autonomie, competenties en objectiviteit om zijn verantwoordelijkheden inzake strategische sturing en controle van het uitvoerend management te kunnen uitvoeren.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

Het is de specifieke taak van de raad van bestuur het algemeen beleid van het FWO inzake fundamenteel en strategisch wetenschappelijk onderzoek uit te stippelen en de wijze waarop dit   onderzoek gestimuleerd wordt te bepalen. Meer specifiek is de raad bevoegd voor het bepalen van de actiemiddelen, het opstellen, het optimaliseren en bewaken van de procedures qua selectie en evaluatie.

Het FWO is bij koninklijk besluit van 20 januari 2006 erkend als stichting van openbaar nut. Het FWO wordt door het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid van 30 april 2009 erkend als een privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap als vermeld in artikel 29 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003.

De raad van bestuur is bevoegd om alle handelingen die nodig of dienstig zijn voor de verwezenlijking van de missie en de taken van het FWO, te verrichten. Het mandaat van de raad van bestuur is duidelijk vastgelegd in de statuten.

De raad van bestuur geniet de volheid van bestuursbevoegdheid.

De controlerol van de raad van bestuur wordt voornamelijk ingevuld door het auditcomité, zoals voorzien in artikel 13 van de statuten. De raad van bestuur wijst minimum twee onafhankelijke bestuurders aan die samen met een bestuurder, gekozen door de raad van bestuur uit de andere categorieën, het auditcomité vormen. Deze twee onafhankelijke bestuurders zijn voornamelijk personen uit de bedrijfswereld met voldoende expertise ter zake. Het auditcomité heeft minstens de taken beschreven in artikel 526bis, § 4 Wetboek van Vennootschappen.

De raad van bestuur brengt aan de bevoegde overheid verslag uit over het gebruik van de toelagen die hij heeft verleend. Hij voegt er een staat bij van de middelen van alle aard, die voor het bereiken van de doelstellingen van de stichting werden aangewend.

De ‘aandeelhouders’ in ruime zin zijn vertegenwoordigd in de raad van bestuur. Alle formele documenten, met inbegrip van het beleidsplan en de samenwerkingsovereenkomst, worden goedgekeurd door de raad van bestuur. De samenwerkingsovereenkomst wordt getekend door de voorzitter van de raad van bestuur en de secretaris-generaal. Tevens wordt de samenwerkingsovereenkomst jaarlijks door het uitvoerende management geëvalueerd en legt hierover verantwoording af aan de raad van bestuur.

De samenwerkingsovereenkomst erkent de wetenschappelijke onafhankelijkheid van het FWO. Hierdoor wordt ieder vermoeden van inmenging in de wetenschappelijke besluitvorming door de overheid, politiek en administratie, ontkracht.

PRINCIPE 3: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap wordt op een professionele manier samengesteld met de nodige aandacht voor diversiteit en complementariteit.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

1. Samenstelling

De raad van bestuur van het FWO bestaat uit maximaal twaalf leden, die worden benoemd door de Vlaamse regering met inachtneming van de navolgende voordrachtrechten:

1° twee leden worden benoemd op voordracht van de raad van bestuur van de KU Leuven;

2° twee leden worden benoemd op voordracht van de raad van bestuur van de Universiteit Gent;

3° één lid wordt benoemd op voordracht van de raad van bestuur van de Universiteit Antwerpen;

4° één lid wordt benoemd op voordracht van de raad van bestuur van de Vrije Universiteit Brussel;

5° één lid wordt benoemd op voordracht van de raad van bestuur van de Universiteit Hasselt;

6° één lid wordt benoemd uit een dubbeltal, gezamenlijk voorgedragen door de raden van bestuur van de strategische onderzoekscentra; en

7° vier onafhankelijke bestuurders worden voorgedragen door de raad van bestuur, met dien verstande dat van deze vier leden hoogstens twee van hetzelfde geslacht mogen zijn.

De raad van bestuur stelt de vereisten vast waaraan kandidaten voor het mandaat van onafhankelijk bestuurder moeten voldoen op het vlak van bekwaamheden, kennis en ervaring en doet een open oproep tot kandidaatstelling voor een mandaat van onafhankelijk bestuurder. Die oproep bevat een weergave van de vereisten waaraan kandidaten moeten voldoen en regelt de wijze van kandidaatstelling, waarbij minstens een curriculum vitae wordt voorgelegd.

De raad van bestuur verkiest onder zijn leden een voorzitter behorend tot de categorie van universitaire vertegenwoordigers (1° tot en met 5°), en een ondervoorzitter behorend tot de categorie van de onafhankelijke bestuurders (7°). De functies van voorzitter en ondervoorzitter worden toegewezen voor een duurtijd die gelijkloopt met die van het bestuursmandaat van de bestuurder die als voorzitter dan wel ondervoorzitter wordt verkozen.

2. Vergoeding van de bestuurders

De leden van de raad van bestuur ontvangen ten laste van het FWO een vaste vergoeding van 1.500 euro op jaarbasis en 150 euro presentiegeld per vergadering.

3. Onafhankelijke bestuurders

De onafhankelijke bestuurders worden door de Vlaamse regering benoemd, op voordracht van de raad van bestuur, door middel van twee lijsten van telkens vier kandidaten. Eén lijst bevat de vier mannelijke kandidaten en één lijst bevat de vier vrouwelijke kandidaten. De raad van bestuur stelt de vereisten vast waaraan kandidaten voor het mandaat van onafhankelijke bestuurder moeten voldoen op het vlak van bekwaamheden, kennis en ervaring en doet een open oproep tot kandidaatstelling voor een mandaat van onafhankelijke bestuurder. Die oproep bevat een weergave van de vereisten waaraan kandidaten moeten voldoen en regelt de wijze van kandidaatstelling, waarbij minstens een curriculum vitae wordt voorgelegd.

Onafhankelijkheidsvoorwaarden

  • Gedurende een periode van vijf jaar voorafgaand aan de benoeming geen mandaat van bestuurder of uitvoerend management bij het FWO hebben uitgeoefend.  Deze voorwaarde geldt niet voor de verlenging van het mandaat van onafhankelijke bestuurder.
  • Niet meer dan drie opeenvolgende mandaten als bestuurder in de raad van bestuur hebben uitgeoefend.
  • Geen lid zijn van het leidinggevend personeel van het FWO of van een gelijkaardige organisatie en geen dergelijke positie bekleed hebben gedurende de drie jaar voorafgaand aan de benoeming.
  • Geen directe of indirecte belangen hebben in de door het FWO gefinancierde programma’s.
  • Onafhankelijk zijn ten aanzien van het Vlaamse Gewest, de Vlaamse Gemeenschap, de Vlaamse universiteiten, de strategische onderzoekscentra en de secretaris-generaal en bijgevolg geen lid zijn van een bestuursorgaan van een Vlaamse universiteit of associatie, zolang het mandaat van onafhankelijke bestuurder loopt.
  • Geen echtgenoot, wettelijk samenwonende partner of bloed- of aanverwant tot de tweede graad zijn van een lid van de raad van bestuur of een lid van het uitvoerend management van het FWO.

Deze onafhankelijkheidsvoorwaarden moeten gedurende het volledige mandaat van de onafhankelijke bestuurder vervuld blijven.

Vereisten

  • Vervullen van een belangrijke rol in het maatschappelijk economisch veld en daardoor een meerwaarde kunnen betekenen voor de missie van het FWO.
  • Een langetermijnvisie hebben m.b.t. belangrijke maatschappelijke en economische evoluties.
  • Voldoende inzicht hebben in de taken van een raad van bestuur.
  • Ervaring hebben als bestuurder en/of bedrijfsleider.
  • Een goed inzicht hebben in het Vlaamse wetenschaps- en innovatiebeleid in het algemeen en het strategisch lange termijn onderzoek en de rol van het FWO in het bijzonder.
  • De bestuurstaal van het FWO, het Nederlands, machtig zijn.
  • Bereid zijn om voldoende tijd te investeren in het mandaat van onafhankelijk bestuurder van het FWO en aanwezig te zijn op vergaderingen van de raad van bestuur.  De raad van bestuur vergadert 8 à 10 keer per jaar.
4. Vorming van bestuurders

Nieuwe bestuurders ontvangen een pakket dat bestaat uit de belangrijkste beleidsdocumenten met minstens de volgende documenten: de samenwerkingsovereenkomst, het beleidsplan, het meest recente jaarverslag en de bestedingsanalyse en een uitgebreid onderhoud met de voorzitter van de raad van bestuur en de secretaris-generaal. Bestuurders die nood hebben aan bijkomende informatie over de werking van het FWO kunnen deze vragen stellen aan de voorzitter van de raad van bestuur en/of de secretaris-generaal. Zij ontvangen deze informatie via een formele nota aan de raad van bestuur of via elektronische weg.

5. Evaluatie van de raad van bestuur

Om de vier jaar wordt onder leiding van de voorzitter de rol, de omvang en de samenstelling van de raad van bestuur geëvalueerd.

Met betrekking tot de interactie met de Vlaamse overheid, wordt vijfjaarlijks, voor het verstrijken van de lopende samenwerkingsovereenkomst, de algemene werking van het FWO en in het bijzonder de werking van de bestuursorganen geëvalueerd aan de hand van in de samenwerkingsovereenkomst vooropgestelde operationele doelstellingen en indicatoren op basis van artikel 22 van het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid van 30 april 2009.

De interactie met het uitvoerend management wordt jaarlijks geëvalueerd tijdens de evaluatie van de secretaris-generaal door de voorzitter van de raad van bestuur en de ondervoorzitter van de raad van bestuur.

PRINCIPE 4: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap kwijt zich op een doeltreffende en efficiënte manier van zijn taken en levert zodoende een waardevolle bijdrage tot de realisatie van de doelstellingen van het agentschap.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

De raad van bestuur vergadert minstens acht keer per jaar, maar indien noodzakelijk kan de vergaderfrequentie worden verhoogd.  De raad van bestuur is een collegiaal orgaan. De voorzitter zorgt voor opbouwende discussies en leidt de raad van bestuur met zachte maar kordate hand naar consensusbeslissingen.

1. Agenda van de raad van bestuur

De voorzitter legt samen met de secretaris-generaal de agenda van de vergaderingen vast. De agenda en de documenten worden minstens acht dagen voor de zitting aan de leden van de raad van bestuur bezorgd. De agendapunten zijn in grote lijnen als volgt opgedeeld: Goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering, andere agendapunten per onderwerp, varia en bepaling datum volgende vergadering.  Per onderwerp is er, indien relevant, een bijkomende nota. Deze nota geeft uitgebreide informatie m.b.t. het te behandelen onderwerp, m.n. een korte schets van de context, een weergave van de besprekingen in de werkgroep onderzoeksbeleid, het directiecomité en het auditcomité en de vermelding of het gaat over een punt ter informatie, ter beraadslaging of ter besluitvorming.  Deze nota’s aan de raad van bestuur zijn goed voorbereid en bevatten voldoende elementen om de leden in staat te stellen een doordachte en goed geïnformeerde beslissing te nemen.

2. Informatiedoorstroming bestuurscomités

De notulen van alle bestuurscomités (o.a. wetenschappelijke commissies, auditcomité, …)  zijn beschikbaar voor inzage. De raad van bestuur krijgt de lijst van de evaluaties van alle ingediende dossiers. Belangrijke discussiepunten worden expliciet voorgelegd aan de raad van bestuur.

3. Discretieplicht

De discretieplicht waaraan de raad van bestuur gehouden is, houdt in dat zij geen vertrouwelijke informatie mag doorgeven aan derden.

4. Notulen

De regels voor de besluitvorming zijn vastgelegd in de statuten van de stichting. Van elke zitting van de raad van bestuur worden notulen gemaakt, met daarin minstens de beslissing, inclusief expliciet voorbehoud, indien van toepassing, en waar nodig de hierbij horende achtergrondinformatie en de gemaakte afspraken. De beslissingen worden geregistreerd in een register. Intern wordt na elke vergadering van de raad van bestuur, naast het verslag, een opdrachtenlijst bijgehouden, voor het uitvoeren van de beslissingen.

5. Secretaris van de raad van bestuur

De raad van bestuur stelt een secretaris-generaal aan voor een periode van 6 jaar, eventueel hernieuwbaar. De secretaris-generaal neemt het secretariaat waar van de zittingen van de raad van bestuur, en alle andere commissies van het FWO.  De secretaris-generaal staat daarnaast in, onder voorwaarden bepaald door de raad van bestuur, voor het dagelijks bestuur van het FWO, met inbegrip van de dagelijkse leiding van de FWO-administratie en legt verantwoording af aan de raad van bestuur.  De secretaris-generaal kan op elk moment afgezet worden bij gemotiveerde beslissing van de raad van bestuur. Op basis van de functiebeschrijving wordt de secretaris-generaal jaarlijks geëvalueerd door de voorzitter van de raad van bestuur en de ondervoorzitter van de raad van bestuur.

PRINCIPE 5: De raad van bestuur van ieder extern verzelfstandigd agentschap richt gespecialiseerde comités op die de raad bijstaan in de uitvoering van zijn taken.

Gespecialiseerde comités

De raad van bestuur van het FWO heeft volgende gespecialiseerde comités opgericht:

Auditcomité: De raad van bestuur wijst minimum twee onafhankelijke bestuurders aan die samen met een bestuurder, gekozen door de raad van bestuur uit de andere categorieën, het auditcomité vormen. Deze twee onafhankelijke bestuurders zijn voornamelijk personen uit de bedrijfswereld met voldoende expertise ter zake.

Raadgevend comité voor de financiën: Dit comité adviseert de raad van bestuur in verband met het financieel beheer van het eigen vermogen van de privaatrechtelijke stichting van openbaar nut FWO. 

Directiecomité: Het directiecomité onderzoekt alle aangelegenheden m.b.t. de administratieve werking van de stichting die aan de raad van bestuur zullen worden voorgelegd en doet hieromtrent voorstellen. Het directiecomité voert alle taken uit, die de raad van bestuur het heeft toevertrouwd.

Werkgroep onderzoeksbeleid: Deze werkgroep bestaat uit de onderzoeksverantwoordelijken van de Vlaamse universiteiten. Deze werkgroep heeft als functie een denktank en klankbord te zijn om nieuwe initiatieven, belangrijke hervormingen, aanpassingen reglementen enz. voor te bereiden en af te toetsen.

Wetenschappelijke commissies: De raad van bestuur wint advies in van wetenschappelijke commissies. De raad bepaalt het aantal en de samenstelling en benoemt de leden, binnen de krijtlijnen van de samenwerkingsovereenkomst. De commissies brengen aan de raad verslag uit over de uitvoering van de opdrachten die hun werden toevertrouwd.

PRINCIPE 6: Ieder extern verzelfstandigd agentschap beschikt over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend management dat instaat voor de operationele leiding van het agentschap.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

Artikel 10 van de statuten van het FWO bepaalt dat de secretaris-generaal, onder de voorwaarden bepaald door de raad van bestuur, waaraan hij of zij verantwoording verschuldigd is, het dagelijks bestuur van het FWO, met inbegrip van de dagelijkse leiding van de FWO-administratie, verzorgt. De secretaris-generaal staat in voor de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur.

De secretaris-generaal

  • neemt op een integere manier de leiding op van het FWO.
  • bereidt ten behoeve van de raad van bestuur om de 5 jaar het beleidsplan en de samenwerkingsovereenkomst voor. Staat ter beschikking voor het aanleveren van de informatie ten behoeve van de evaluatie van de instelling.
  • stelt jaarlijks een jaaractieplan op, met financiële en budgettaire implicaties (= de begroting en de toelichting).
  • bereidt de jaarrekening voor en legt deze voor aan de raad van bestuur, na advies en onderzoek door het auditcomité. De toelichting legt het verband met de betrokken begroting.
  • neemt de verantwoordelijkheid op om degelijke interne controlesystemen uit te bouwen. De bedrijfsrevisor beoordeelt dit systeem en rapporteert aan de raad van bestuur en het auditcomité.
  • evalueert jaarlijks de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst en de bestaande procedures en legt verantwoording af aan de raad van bestuur.

De leden van de raad van bestuur worden voldoende geïnformeerd om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren, onder meer door het auditcomité. De nota’s aan de raad van bestuur zijn voldoende gestoffeerd om de leden in staat te stellen een doordachte en goed geïnformeerde beslissing te nemen. Als de bestuurders bijkomende informatie vragen wordt deze informatie bezorgd via een nota op de volgende zitting van de raad van bestuur of tussendoor via e-mail.

PRINCIPE 7: Ieder extern verzelfstandigd agentschap waarborgt een passende openbaarmaking van de principes inzake deugdelijk bestuur die worden nageleefd.

Hoe geeft het FWO invulling aan dit principe?

Het FWO maakt via onderhavig charter bekend hoe invulling wordt gegeven aan de principes van deugdelijk bestuur.

Het charter deugdelijk bestuur zal jaarlijks worden geactualiseerd, zodat het op elk ogenblik een correct beeld geeft van het extern verzelfstandigd agentschap.

Het charter wordt gepubliceerd op de website van het FWO. Meer specifieke informatie omtrent de besluitvorming, de adviesverlening en de gehanteerde criteria, per actiemiddel, worden eveneens gepubliceerd.

De FWO neemt een hoofdstuk op in zijn jaarverslag waarin alle relevante gebeurtenissen op het vlak van deugdelijk bestuur worden weergegeven.