Gedragscode

Gedragscode FWO -Expertpanels

Vastgelegde Gedragslijn

1. De panelvoorzitter en de panelleden moeten de gedragslijn nauwgezet opvolgen. Bij het opnemen van het mandaat als panelexpert engageren zij zich daartoe door het ondertekenen van deze gedragscode. Voor alle panels gelden dezelfde regels.

2. Alle beraadslagingen van de expertpanels zijn strikt vertrouwelijk. Panelleden die zich hieraan niet houden, worden door de raad van bestuur ter verantwoording geroepen.

3. De panelvoorzitter en de panelleden zijn onafhankelijke experts en laten zich niet beïnvloeden.

4.a. Een lid van een expertpanel kan niet optreden als pre-rapporteur van een aanvraagdossier in volgende gevallen:

- het lid is verbonden aan de onthaalinstelling van de aanvraag;

- het lid is als aanvrager of onderzoeker betrokken bij het aanvraagdossier;

- het lid was in de loop van de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvraag of is tijdens het evaluatieproces van de aanvraag verbonden aan een instelling waar een of meerdere aanvragers professioneel aangesteld of als student ingeschreven zijn;

- het lid was in de loop van de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvraag of is tijdens het evaluatieproces van de aanvraag verbonden aan dezelfde onderzoekseenheid als degene waaraan ook één of meerdere van de aanvragers verbonden zijn, waarbij onder ‘onderzoekseenheid’ wordt begrepen een structureel samenwerkingsverband m.b.t. onderzoek binnen een departement of over meerdere departementen van een of meerdere faculteiten dan wel instellingen heen;

- het lid is promotor van een onderzoeksmandaat, een onderzoekskrediet en/of een onderzoeksproject waarbij één of meerdere van de aanvragers betrokken zijn als (co)promotor of onderzoeker;

- een lid is partner van een of meerdere aanvragers in een onderzoeksproject dat aangevraagd is of liep binnen de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvragen of aangevraagd is of loopt tijdens het evaluatieproces van de aanvraag;

- het lid is met de aanvrager verbonden door familiale banden of een huwelijk of daarmee vergelijkbare relatie;

- het lid is coauteur met een of meerdere aanvragers van een publicatie die ingediend of verschenen is binnen de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvraag of tijdens het evaluatieproces van de aanvraag, waarbij ‘co-auteurschap’ wordt gedefinieerd zoals in artikel 18, §4 van dit reglement.

b. Een lid van een expertpanel kan niet deelnemen aan de bespreking van en de besluitvorming over een aanvraagdossier in volgende gevallen:

- het lid is als aanvrager of onderzoeker betrokken bij het aanvraagdossier;

- het lid is verbonden aan dezelfde onderzoekseenheid als degene waaraan ook één of meerdere van de aanvragers verbonden zijn, waarbij onder ‘onderzoekseenheid’ wordt begrepen een structureel samenwerkingsverband m.b.t. onderzoek binnen een departement of over meerdere departementen van een of meerdere faculteiten dan wel instellingen heen;

- het lid is promotor van een onderzoeksmandaat, een onderzoekskrediet en/of een onderzoeksproject waarbij één of meerdere van de aanvragers betrokken zijn als (co)promotor of onderzoeker;

- het lid is partner van een of meerdere aanvragers in een onderzoeksproject dat aangevraagd is of liep binnen de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvragen of aangevraagd is of loopt tijdens het evaluatieproces van de aanvraag;

- het lid is met de aanvrager verbonden door familiale banden of een huwelijk of daarmee vergelijkbare relatie.

Elk lid wordt geacht een belangenconflict volgens deze criteria, en mogelijke andere elementen die zijn objectiviteit als panellid in het gedrang kunnen brengen, te melden aan de voorzitter, die het lid niet aanduidt als pre-rapporteur voor het desbetreffende aanvraagdossier respectievelijk erop toeziet dat het lid niet deelneemt aan de evaluatie van en eindbeslissing over het desbetreffende aanvraagdossier. Indien een lid een (mogelijk) belangenconflict niet meldt, kan de Werkgroep Onderzoeksbeleid hem of haar schorsen. De raad van bestuur treedt op als beroepsinstantie in geval van beroep door het betrokken lid en neemt dan ter zake een finale beslissing.

5. Bij de rangschikking of de toekenning van budget verlaten Panelleden met een conflict of interest eveneens de vergadering.

6. Er wordt niet teruggekomen op genomen beslissingen, tenzij alle aanwezigen die oorspronkelijk aanwezig waren bij de eerste beslissing, terug aanwezig zijn.

Paragraaf 1: Besluitvormingsproces voor de kanalen fundamenteel onderzoek

Besluitvormingsproces

Alle panels zijn verplicht volgende werkwijze te volgen zowel voor mandaten, kredieten als projecten.

De vastgestelde werkwijze voor de besluitvorming omvat volgende stappen:

  1. Alle panelleden krijgen alle dossiers toegestuurd en worden geacht alle aanvragen te lezen. De panelvoorzitter en de panelondervoorzitter (Vlaams lid dat na de panelvoorzitter de meeste dienstanciënniteit heeft in het panel) verdelen samen de te evalueren dossiers onder de panelleden. In zover haalbaar krijgt elk van de 16 experten[1] een beperkt aantal dossiers.
  2. Elke aanvraag moet minstens door twee en bij voorkeur drie panelleden grondig worden geëvalueerd. Zij schrijven hierover een ‘pre-rapport’. Hierbij maken de panelleden gebruik van het evaluatiesjabloon dat een reeks van criteria bevat. Aan de hand hiervan beoordelen zij de toegewezen dossiers.
  3. De voorzitter kan geen pre-rapporteur zijn.
  4. De pre-rapporten worden verdeeld, ingevuld en geconsulteerd via een daartoe aangemaakt digitaal platform van het FWO. Via dit platform verdelen voorzitter en ondervoorzitter de aanvragen onder de panelleden die als pre-rapporteur voor een aanvraag zijn geselecteerd. De panelleden vullen hun pre-rapporten minstens één week voor de vergadering in. Na de afronding van een rapport kunnen de andere panelleden het consulteren. Ter zitting lichten de pre-rapporteurs hun rapport toe of kan de (onder)voorzitter het rapport voorlezen of samenvatten indien de pre-rapporteur zelf afwezig is.
  5. Op basis van deze pre-rapporten zal het voltallig panel de discussie voeren over elk dossier. Pre-rapporten zijn dus enkel een insteek voor de discussie en vormen geen eindbesluit. Pre-rapporten dienen kort te zijn. De pre-rapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het panel.
  6. Per project en in het geval van een interuniversitair project, per onthaalinstelling, moet tussen de 45.000 en 130.000 euro per jaar worden aangevraagd voor personeel- en werkingsmiddelen. Indien één van de partners in de projectaanvraag enkel werkingsmiddelen aanvraagt, kan de ondergrens voor die partner verlaagd worden naar 20.000 euro. Bijkomend kan voor maximum 150.000 euro uitrusting worden aangevraagd, het aanvragen van matching funding tot maximaal 150.000 euro is mogelijk.
  7. Het FWO-expertpanel kan, indien gewenst, geïnformeerd worden over de lopende projecten tijdens de vergadering en over de ingediende projecten; het resultaat van de evaluatie in een ander FWO-expertpanel wordt niet meegedeeld.
  8. De vertegenwoordiger van het FWO ziet er op toe dat voor elk dossier voldoende feedback geformuleerd kan worden. De panelleden mogen zelf geen feedback geven aan kandidaten of promotoren. Indien de panelleden vragen krijgen over de vergadering, kunnen zij die steeds doorspelen naar het FWO. In geen geval kan er informatie over de vergadering verstrekt worden aan derden.
  9. Het aantal kandidaten voor een mandaat van aspirant of postdoctoraal onderzoeker dat mag gerangschikt worden, is gelijk aan het aantal kandidaten dat effectief kan gefinancierd worden. Daarnaast mag een aantal reserve-kandidaten worden gerangschikt ten belope van de helft van het aantal effectieve kandidaten.
  10. a. De algemene slaagkans die wordt vastgelegd voor postdoctoraal mandaat-hernieuwingen wordt toegepast op de aanvraagmassa per domein. De precieze verdeling van het aantal mandaten waarin dit resulteert wordt uitgevoerd door domeinpanels, die bestaan uit de voorzitters en ondervoorzitters van de panels van de respectievelijke domeinen. Het interdisciplinair panel kent zijn eigen mandaten toe, waarvan het aantal gelijk is aan de algemene slaagkans toegepast op de aanvraagmassa in dat panel met afronding naar boven.
    b. De domeinpanels voeren die selectie uit op basis van een vergelijking tussen de rangschikkingen in de betrokken panels, waarbij de waardering van eenzelfde positie in de ranking hoger wordt naarmate het totaal aantal gerangschikte kandidaten hoger is. De pre-rapporten van de discipline-gebonden panels  over de kandidaten fungeren als een inhoudelijk ondersteunend element in de discussie. In geen geval kan de rangschikking van een discipline-gebonden panel doorbroken worden.

Beoordelingscriteria

§1. Als bijlage bij dit reglement wordt een overzicht gevoegd van alle criteria per categorie zowel voor de selectie van de aanvraagdossiers als voor de evaluatie van de activiteitenverslagen. Deze criteria zijn eveneens opgenomen in de evaluatiesjablonen.

§2. De panels dienen zich aan deze criteria te houden en geen secondaire, ongeschreven regels te hanteren, die dossiers bij voorbaat uitsluiten en ingaan tegen het algemeen reglement.

Volgende criteria zijn niet aanvaardbaar:

  1. een onderscheid maken tussen laatstejaarsstudenten en afgestudeerden bij de kandidaten voor een aspirantenbeurs. Het a priori uitsluiten van laatstejaarsstudenten is dus niet aanvaardbaar;
  2. buitenlandse kandidaten voor aspirantenbeurzen a priori uitsluiten omdat hun studieresultaten moeilijk te beoordelen zijn;
  3. kandidaten voor aspirantenbeurzen die reeds een andere beurs hebben, a priori uitsluiten;
  4. een krediet aan navorsers niet systematisch toekennen als een mandaat niet toegekend wordt;
  5. kredieten aan navorsers a priori afwijzen omdat de aanvrager een mandaathouder met een werkingstoelage is;
  6. kredieten aan navorsers a priori afwijzen omdat de aanvrager promotor of copromotor is van een onderzoeksproject;
  7. onderzoeksprojecten van een aanvrager die reeds promotor of copromotor is van één of meerdere onderzoeksprojecten a priori afwijzen.

§3. Voor de beoordeling van de aanvrager van een aspirantenbeurs kunnen de panelleden een beroep doen op de studieresultaten aangeleverd door de aanvrager zelf en de histogrammen aangeleverd door de onderwijsdiensten van de universiteiten.

Budgetreductie projecten

§1. Onderzoeksprojecten: Er wordt naar gestreefd om geen voltijdse wetenschappelijke personeelsleden te reduceren naar halftijdse. Slechts in uitzonderlijk gevallen zou dit mogen gebeuren.

§2. Reductie van het budget door de panels:

    1. Projecten gerangschikt in 1ste orde: het voorgestelde budget zou de uitvoering van het project volledig moeten toelaten.
    2. Projecten gerangschikt in 2de orde: er kan gesnoeid worden in het budget.

§3. Selectiesleutel: Deze wordt vastgesteld op basis van de beschikbare middelen en de totaal aangevraagde budgetten.

Paragraaf 2: Besluitvormingsproces kanalen Strategisch Basisonderzoek en Toegepast Biomedisch Onderzoek

Besluitvormingsproces SB-beurzen

De vastgestelde werkwijze voor de besluitvorming bij de oproepen doctoraatsbeurzen strategisch basisonderzoek omvat volgende stappen:

  1. Aan alle panelleden worden alle dossiers toegestuurd en alle panelleden worden geacht alle aanvragen te lezen. Elke aanvraag moet minstens door twee panelleden grondig geëvalueerd worden. Zij schrijven hierover een bondig pre-rapport aan de hand van een sjabloon met de evaluatiecriteria. Ze vormen, samen met de mondelinge proef een belangrijke insteek voor het (in consensus) toekennen van de uiteindelijke scores.
  2. De panelleden moeten hun pre-rapporten minstens één week voor de vergadering aan het FWO bezorgen. De pre-rapporten worden vóór de vergadering beschikbaar gesteld aan de overige panelleden. Pre-rapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het panel.
  3. Tijdens de zitting leggen de kandidaten een mondelinge proef af. Deze bestaat uit een korte presentatie en een ondervraging van de kandidaat door de panelleden.
  4. Op basis van de lezing van de dossiers, de pre-rapporten en de mondelinge proef worden aan elk dossier in consensus scores toegekend op de evaluatiecriteria (kandidaat, project, toepassingsmogelijkheden). Voor de drie criteria worden, vanuit scores op de sub-criteria, lettercode scores toegekend. De scores reflecteren ‘top x%’ percentielen binnen een aangenomen normale verdeling van de kwaliteit van de voorstellen. A+ staat voor de top 5% (‘top’), A voor de top 10% (‘excellent’) en A-voor de top 20% (zeer goed’). De scores B+, B en B- geven de top 50% (‘goed’, ‘matig’, ‘gemiddeld’) weer, en C is ‘lager dan gemiddeld’). Een D (‘onaanvaardbaar’, ‘kritisch’) op één van de drie criteria betekent meteen een uitsluiting uit de rangschikking
  5. De vertegenwoordiger van het FWO ziet er als moderator op toe dat tijdens de ondervraging alle voor de evaluatie nodige elementen aan bod komen en dat de scores op een uniforme en objectieve manier toegekend worden.
  6. De vertegenwoordiger van het FWO ziet er ook op toe dat voor elk dossier voldoende feedback geformuleerd kan worden. De panelleden mogen zelf geen enkele feedback geven aan kandidaten of promotoren. Indien de panelleden vragen krijgen over de vergadering, kunnen zij die steeds doorspelen naar het FWO. In geen geval kan er informatie over de vergadering verstrekt worden aan derden.
  7. De kandidaten worden gerangschikt a.d.h.v. een gewogen totaalscore, gebaseerd op de toegekende scores op de drie evaluatiecriteria, waarbij de score ‘kandidaat’ een factor 3 zwaarder weegt dan elk van beide andere criteria. De omzetting van de lettercodes naar numerieke waarden gebeurt als volgt:
     A+          A            A-           B+          B            B-           C            D
      7           6             5             4            3            2             1            0

    Bij ex aequo’s wordt een gewogen totaalscore berekend zonder rekening te houden met de score voor toepasbaarheid. Indien nog gelijk wordt de kandidaat-score bepalend. Tenslotte wordt achtereenvolgens gekeken naar het eerste sub-criterium per hoofdcriterium (in de volgorde: kandidaat, project, toepassingen).
  8. Per panel kan een aantal mandaten, het ‘panelquotum’, rechtstreeks toegekend worden aan de best gerangschikte kandidaten die tevens op de drie criteria een vooraf bepaalde minimumscore behalen.

    Het panelquotum of maximum aantal rechtstreeks toe te kennen mandaten bekomt men door het aantal kandidaten in een panel te  vermenigvuldigen met de globale selectiekans en dit naar beneden af te ronden.
    De minimumscores (bijv. B+, B+,B-) worden afgestemd op het percentage kandidaten dat bij vorige oproepen minstens deze scorecombinatie haalde, en dat benaderend overeenkomt met de globale selectiekans.
    Het FWO legt bij elke oproep, vóór de zittingen van de panels, de minimumscore vast.
  9. De resterende mandaten worden toegekend op basis van een rangschikking van overblijvende kandidaten uit alle panels. Deze rangschikking is op basis van per panel genormaliseerde totaalscores (z-scores). Elk panel beslist (zonder de rangschikking te doorbreken en inclusief de kandidaten met minimum scores) of en welke kandidaten hiervoor in aanmerking kunnen komen.

Besluitvormingsproces SBO-projecten

De vastgestelde werkwijze voor de besluitvorming bij de oproepen SBO projecten omvat volgende stappen:

  1. Elk projectvoorstel wordt aan minimaal vier internationale experten voorgelegd. Voor een sterk multidisciplinaire projectaanvraag kan een hoger aantal experten worden ingeschakeld. De evaluatie door de internationale experten gebeurt op basis van de beoordelingscriteria vermeld in de bijlage en omvat zowel wetenschappelijke aspecten als valorisatie-aspecten.
  2. Om mogelijke belangenconflicten te vermijden, kunnen de indieners een short list van maximaal 5 te mijden experten voorleggen aan het FWO. Dit is vooral bedoeld voor industriële experten en eventueel voor experten uit onderzoekscentra die een beduidende affiliatie hebben met een competitief bedrijf of spin-off ontwikkeling. Het overmaken van een dergelijke short list dient te gebeuren uiterlijk bij de projectindiening. De short list moet specifiek zijn op naam van de te wraken expert of bedrijf.
  3. De schriftelijke expertadviezen en scores op het wetenschappelijke deel worden anoniem en onverkort overgemaakt aan de indieners, evenals mogelijke extra vragen van FWO-medewerkers omtrent de valorisatie. De aanvragers kunnen hierop een schriftelijke respons van maximaal 7 A4 pagina’s formuleren. Deze schriftelijke respons wordt als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag.
  4. Op basis van de expertadviezen en de schriftelijke feedback van de aanvragers bereiden de FWO-medewerkers de verslaggeving voor ten behoeve van de overkoepelende commissie SBO. Deze commissie kent een score toe aan de projectvoorstellen en maakt een rangschikking op basis van deze score.
  5. Mogelijke scoremogelijkheden die per (sub)criterium kunnen toegekend worden, zijn: Quasi geen informatie (indien de informatie in de projectaanvraag ontoereikend is om het criterium te beoordelen), Onaanvaardbaar, Zwak, Redelijk, Positief en Uitmuntend.
  6. Volgende projecten komen niet in aanmerking voor steun en worden niet gerangschikt:
    • projecten die op minstens één subcriterium ‘Onaanvaardbaar’ of ‘Quasi geen informatie’ scoren. Projecten die op minstens één van beide beoordelingsassen (wetenschappelijke as of utilisatie-as) een globale delta score lager dan -2 hebben, waarbij deze score als volgt bepaald wordt:
      • de scores ‘Uitmuntend’, ‘Positief’, ‘Redelijk’ en ‘Zwak’ op een criterium worden vertaald naar respectievelijk +1 , 0 , -1, -2 punten;
      • een dubbel gewicht wordt toegekend aan twee criteria, namelijk W1.1. (bijdrage aan de state-of-the-art) en W1.2. (uitdagend, risicovol en inventief karakter van het onderzoek), gezien het belang van beide aspecten voor een SBO-project;
      • de globale score is de som van deze punten op de criteria.
    • projecten die op minstens 1 van de hoofdcriteria (W1-W4, U1-U4) globaal lager dan ‘redelijk goed’ scoren.
  1. Projecten die aan de minimale vereisten voor steunverlening voldoen, worden gerangschikt op basis van volgende regels:
    • de projecten worden gerangschikt op basis van een gelijk gewicht aan de scores op de wetenschappelijke kwaliteit en de utilisatieperspectieven en van de nodige diversiteit inzake toepassingsdomeinen bij gelijkwaardige scores;
    • aan projecten met een economische finaliteit gericht op een bijdrage tot duurzame ontwikkeling wordt een selectieprioriteit gegeven door een dubbel gewicht toe te kennen voor U4 (bijdrage tot duurzame ontwikkeling);
    • een bonus (+1 op de totaalscore) wordt toegekend aan projecten met een maatschappelijke finaliteit die door middel van een betekenisvolle samenwerking met relevante maatschappelijke actoren m.b.t. toepassingsgerichte activiteiten een brug slaan tussen de SBO-resultaten en hun toepassingen in het werkveld.
  • maximum 20% van het beschikbare budget voor de SBO-projecten met een primaire economische finaliteit kan besteed worden aan projecten die als valorisatiestrategie de creatie van een nieuw spin-off bedrijf beogen.
8.     Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund.

Besluitvormingsproces TBM

De vastgestelde werkwijze voor de besluitvorming bij de oproepen TBM-projecten omvat de hieronder beschreven stappen.

  1. Voor de evaluatie worden de projectvoorstellen door een vertegenwoordiger van het FWO onderverdeeld in verschillende expertpanels op basis van het onderzoeksthema.
  2. Op basis van de onderzoeksthema’s wordt voor elke groep van projectvoorstellen een expertpanel samengesteld door een vertegenwoordiger van het FWO.
  3. De panelleden krijgen alle projectvoorstellen toegestuurd die tot het desbetreffende panel behoren en worden geacht alle aanvragen te lezen.
  4. Elke aanvraag moet minstens door twee panelleden grondig geëvalueerd worden. Zij schrijven hierover een bondig pre-rapport aan de hand van een sjabloon met de evaluatiecriteria. De panelleden moeten hun pre-rapporten minstens één week voor de vergadering aan het FWO bezorgen. De pre-rapporten worden vóór de vergadering beschikbaar gesteld aan de overige panelleden. Pre-rapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het panel.
  5. In ieder expertpanel wordt de rangschikking van de projecten uitgevoerd door een externe expertencommissie, waarbij ernaar wordt gestreefd die samen te stellen uit 5 deskundigen. Dit gebeurt telkens tijdens een vergadering in de FWO-kantoren te Brussel.
  6. Experten die een belangenconflict hebben met een dossier of die geaffilieerd zijn aan hetzelfde departement als één van de aanvragers van een dossier, zullen niet kunnen deelnemen aan de evaluatie van dat specifieke dossier.
  7. De aanvragers van de TBM-projectvoorstellen krijgen de mogelijkheid om tijdens het expertpanel (tijdens een zeer korte interactie van max. 10 minuten) een aantal specifieke vragen van het expertpanel te beantwoorden.
  8. De vertegenwoordiger van het FWO ziet er als moderator op toe dat de ondervraging en de discussie binnen het expertpanel volgens de geldende reglementen en richtlijnen verlopen.
  9. De vertegenwoordiger van het FWO ziet er ook op toe dat voor elk dossier voldoende feedback geformuleerd kan worden. De panelleden mogen zelf geen enkele feedback geven aan de aanvragers. Indien de panelleden vragen krijgen over de vergadering, kunnen zij die steeds doorspelen naar het FWO. In geen geval kan er informatie over de vergadering verstrekt worden aan derden.
  10. Voor elk project wordt het volledige scorerooster met 14 criteria in consensus ingevuld. Voor de meeste criteria bestaan volgende scoremogelijkheden:

uitstekend (= een numerieke score van +1),

positief of goed (= een numerieke score van 0),

redelijk (= een numerieke score van -1)

zwak (= een numerieke score van -2)

kritisch (= onmiddellijke uitsluiting, zelfs op basis van 1 criterium!)

  1. De totale score van het project is de som van de individuele scores op de 14 criteria. De score geeft een idee van de mate waarin het project afwijkt t.o.v. de verwachtingen voor een goed TBM-project: een project dat aan alle criteria tegemoet komt, heeft een numerieke score van 0. De totale numerieke score kan variëren tussen -28 en +11.
  2. Na afloop van de panelvergaderingen worden de projecten op basis van hun totale score gerangschikt. Projectvoorstellen die op één van de 14 criteria minstens één score kritisch kregen, worden niet gerangschikt. De raad van bestuur kan voor de panelvergaderingen tevens een minimum te behalen projectscore vastleggen.
  3. Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen voorgedragen voor steunverlening. Bij ex aequo’s worden projectvoorstellen met de hoogste scores op de fit in het programma (=som van de criteria W1, W2, U4 en U5) hoger gerangschikt. De raad van bestuur van FWO beslist vervolgens over de steunverlening aan deze projecten.

Paragraaf 3: Besluitvormingsproces kanalen onderzoeksinfrastructuur

Besluitvormingsproces Science (zware onderzoeksinfrastructuur)

§1. De vastgestelde werkwijze voor de besluitvorming door de commissie Science omvat volgende stappen:

  1. De commissie Science laat zich bij de beoordeling van de aanvraagdossiers bijstaan door per dossier minstens drie externe referenten die als autoriteit in de betrokken vakgebieden worden erkend en niet werkzaam zijn in België. Deze referenten dienen enkel een schriftelijk verslag in en maken geen deel uit van de commissie.
  2. Na het sluiten van de oproep, worden de ingediende aanvraagdossiers zo snel mogelijk met het oog op het voorstellen van mogelijke referenten door het secretariaat van het FWO ter beschikking gesteld aan de effectieve en plaatsvervangende leden van de commissie Science en eventuele derde organisaties waarmee het FWO een overeenkomst tot ondersteuning bij de selectie van referenten heeft gesloten.
  3. De effectieve en plaatsvervangende leden van de commissie Science en de eventuele derde organisaties waarmee het FWO een overeenkomst tot ondersteuning bij de selectie van referenten heeft gesloten, delen hun voorstellen van referenten per aanvraag mee aan het secretariaat van het FWO. Voor elke voorgestelde referent bezorgen ze tevens een beknopte motivering waarom de persoon geldt als een autoriteit in het/de betrokken vakgebied(en).
  4. Het secretariaat van het FWO verzamelt per aanvraag alle voorgestelde referenten met inbegrip van deze voorgesteld door de aanvragers. Het analyseert per voorgestelde referent of deze als een autoriteit in het/de betrokken vakgebied(en) wordt erkend en of deze met betrekking tot de aanvraag die zij/hij zal moeten beoordelen, kan gelden als onpartijdig en onafhankelijk.
  5. De secretaris is ermee belast de referenten uit te nodigen om de aanvraag waarvoor zij aangeduid werden, te beoordelen.

§2. De evaluatie van de wetenschappelijke kwaliteit van de ingediende aanvragen door de commissie Science vindt plaats tijdens minstens twee vergaderingen.

§2.1. Tijdens een eerste vergadering wordt bepaald welke aanvragen voorlopig als excellent beoordeeld worden en waarvan de indieners bijgevolg uitgenodigd zullen worden voor een hoorzitting. Deze voorlopige beoordeling gebeurt aan de hand van de aanvraagdossiers, de beoordelingsrapporten die van de aangeschreven referenten ontvangen werden, en de geschreven reacties die de aanvragers overgemaakt hebben na ontvangst van de geanonimiseerde beoordelingsrapporten van de referenten.

Tijdens de eerste vergadering worden voorts de hoorzittingen met de indieners van de voorlopig als excellent beoordeelde aanvragen voorbereid. Dit betekent ten minste dat:

- per aanvraag bepaald wordt welke bijkomende informatie de indieners ervan aan de commissie Science moeten verschaffen vóór de hoorzitting, alsook op welke wijze en tegen welke datum ze deze informatie moeten verschaffen;

- per aanvraag vastgelegd wordt welke kernvragen tijdens de hoorzitting aan de indieners ervan gesteld zullen worden;

- per hoorzitting vastgesteld wordt wie de hoorzitting zal leiden en wie welke kernvraag zal stellen, waarbij de commissie Science kan beslissen dat de voorzitter een of meer hoorzittingen zal leiden en/of een, meer of alle kernvragen zal stellen, dan wel of een ander lid een of meer hoorzittingen zal leiden en/of een, meer of alle kernvragen zal stellen; en

- bepaald wordt hoeveel tijd de inleidende presentatie en het laatste woord, waarop de indieners van een aanvraag recht hebben, maximaal in beslag mogen nemen.

§2.2. Tijdens een tweede vergadering vinden ten eerste de hoorzittingen plaats met de indieners van de aanvragen, die voorlopig als excellent beoordeeld werden. De praktische organisatie van deze hoorzittingen gebeurt door de secretaris, in overleg met de voorzitter van de commissie Science. De uitnodiging vermeldt de plaats, de datum, het aanvangsuur en het voorziene einduur van de hoorzitting. Ze bevat tevens de eventuele bijkomende informatie die de indieners van een aanvraag aan de commissie Science moeten verschaffen vóór de hoorzitting, alsook op welke wijze en tegen welke datum ze deze informatie moeten verschaffen, en de kernvragen die tijdens het interview gesteld zullen worden. Ze vermeldt voorts dat de indieners van een aanvraag recht hebben op een inleidende presentatie bij aanvang van de hoorzitting en het laatste woord bij het afsluiten van de hoorzitting, en de maximale tijdsduur die deze inleidende presentatie en dit laatste woord in beslag mogen nemen.

Een hoorzitting wordt geleid en de kernvragen worden gesteld door het aangewezen lid van de commissie Science. Elk tijdens de hoorzitting aanwezige lid van de commissie Science heeft het recht om bijkomende vragen te stellen aan de indieners van een aanvraag.

De indieners van een aanvraag hebben het recht om bij aanvang van de hoorzitting een inleidende presentatie te geven. In deze presentatie geven zij een voorstelling van hun investeringsinitiatief voor zware onderzoeksinfrastructuur en overlopen ze de redenen waarom het volgens hen op grond van de vermelde selectiecriteria subsidiëring verdient. Het lid van de commissie Science dat de hoorzitting leidt, vraagt hen bij aanvang van het interview uitdrukkelijk of zij van dit recht gebruik wensen te maken. De indieners van een aanvraag hebben tevens recht op het laatste woord. Het lid van de commissie Science dat de hoorzitting leidt, vraagt hen bij het afsluiten ervan uitdrukkelijk of zij van dit recht gebruik wensen te maken.

In geval van dringende noodzakelijkheid kan de voorzitter van het hiervoor bepaalde afwijken.

§2.3. Op grond van de eventuele bijkomende informatie die door de indieners van de aanvragen verschaft werd, en het verloop en de uitkomst van de hoorzittingen, wordt bepaald welke aanvragen definitief als excellent beoordeeld worden.

Er wordt een rangschikking opgesteld van de definitief excellent bevonden aanvragen. Deze rangschikking gebeurt op grond van de vermelde selectiecriteria en aan de hand van de aanvraagdossiers, de beoordelingsrapporten die van de aangeschreven referenten ontvangen werden, de geschreven reacties die de aanvragers aan het FWO overgemaakt hebben na ontvangst van de geanonimiseerde beoordelingsrapporten van de referenten, de eventuele bijkomende informatie die door de indieners van de aanvragen verschaft werd, en het verloop en de uitkomst van de hoorzittingen.

Er wordt tenslotte een advies aan de raad van bestuur opgesteld.

§3.1. De raad van bestuur kan een advies van de commissie Science slechts bekrachtigen of afwijzen. Bij afwijzing wordt de commissie Science opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke opgave van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.

§3.2. Indien de commissie Science opnieuw bevraagd wordt, beschikt zij over twee opties: ofwel blijft ze bij haar oorspronkelijke advies, ofwel stelt ze een nieuw advies op.

Indien de commissie Science bij haar oorspronkelijke advies blijft, dan blijft ook de oorspronkelijke motivatie van het advies gehandhaafd.

Indien de commissie Science een nieuw advies opstelt, dan stelt zij ook een nieuwe, passende motivatie op.

§3.3. Als de raad van bestuur in zijn afwijzing uitdrukkelijk elementen opgegeven heeft die volgens hem nader onderzocht moeten worden, dan besteedt de commissie Science in de motivatie van haar advies, ongeacht of ze haar oorspronkelijk advies handhaaft of een nieuw advies opstelt, expliciet aandacht aan deze elementen en vermeldt ze wat het nader onderzoek opgeleverd heeft en welke invloed het op haar besluitvorming heeft gehad.

§4.1. Zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden van de commissie Science worden voor de vergaderingen uitgenodigd.

§4.2. De commissie Science kan alleen geldig beraadslagen en beslissen wanneer er in totaal ten minste zes van de effectieve en plaatsvervangende leden aanwezig zijn. Indien dit quorum niet wordt bereikt, worden de beraadslaging en de besluitvorming naar de volgende vergadering verdaagd.

§4.3. Alle effectieve en plaatsvervangende leden van de commissie Science die tijdens een vergadering aanwezig zijn, kunnen volwaardig aan de beraadslaging en de besluitvorming deelnemen.

§4.4. De beraadslaging van de commissie Science is geheim. De opvattingen en stellingnames van de individuele leden worden niet bekendgemaakt.

§4.5. De commissie Science kan alleen beslissen bij consensus.

Besluitvormingsproces Invest (zware onderzoeksinfrastructuur)

De vastgestelde werkwijze voor de besluitvorming door de commissie Invest omvat volgende stappen:

  1. Zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden van de commissie Invest worden voor de vergaderingen uitgenodigd.
  2. De commissie Invest kan alleen geldig beraadslagen en beslissen wanneer er in totaal ten minste twee van de effectieve of plaatsvervangende leden aanwezig zijn. Indien dit quorum niet wordt bereikt, worden de beraadslaging en de besluitvorming naar de volgende vergadering verdaagd.
  3. Alle effectieve en plaatsvervangende leden van de commissie Invest die tijdens een vergadering aanwezig zijn, kunnen volwaardig aan de beraadslaging en de besluitvorming deelnemen.
  4. De beraadslaging van de commissie Invest is geheim. De opvattingen en stellingnames van de individuele leden worden niet bekendgemaakt.
  5. De commissie Invest dient aan de raad van bestuur een advies over te maken en streeft hierbij naar consensus tussen de aanwezige leden. Indien geen consensus wordt bereikt, wordt in het advies de punten meegedeeld waarover geen eensgezindheid bestond en worden de verschillende zienswijzen toegelicht.

Bijlage bij Gedragscode FWO-expertpanels

Predoctorale mandaten:

Aspiranten - Bijzondere doctoraatsbeurzen - Klinische doctoraatsbeurzen

Selectie

  • onderzoeksbekwaamheid en -potentieel (o.a. studieresultaten)
  • onderzoeksvaardigheid en methodologie
  • wetenschappelijke zelfstandigheid
  • originaliteit en vernieuwend karakter van het project
  • haalbaarheid van het project
  • doelgerichtheid van het project
  • kwaliteit van omkadering en begeleiding

Evaluatie

  • onderzoeksbekwaamheid en -vaardigheid van de doctorandi
  • vorderingsstaat van het proefschrift
  • kwaliteit van het doctoraatsproefschrift
  • kwaliteit van de gepubliceerde resultaten
  • klinische ervaring en zelfstandigheid van de postulant

Doctoraatsbursalen strategisch basisonderzoek

Selectie

  • Potentiële bekwaamheid tot het zelfstandig uitvoeren van doctoraatsonderzoek als innovatiegerichte onderzoeker;
    • Potentiële bekwaamheid als doctoraal onderzoeker: redeneervermogen en kritische geest, wetenschappelijke vakkennis en inzicht in project.
    • Potentiële bekwaamheid als strategisch denkende en innovatiegerichte onderzoeker.
  • Wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, en de realiseerbaarheid ervan binnen een periode van vier jaar;
    • Wetenschappelijke kwaliteit, relevantie en uitdaging, inventiviteit en innovativiteit.
    • Kwaliteit van de onderzoeksaanpak en haalbaarheid van het project.
  • Strategisch belang van het onderzoeksproject m.b.t. het lange termijn potentieel voor innovatieve toepassingen met economisch toegevoegde waarde;
    • Strategisch belang van de onderzoeksaanpak voor de beoogde toepassingen (relevantie).
    • Strategisch belang van de potentiële toepassingen voor mogelijke gebruikers (impact).

Postdoctorale mandaten

Postdoctoraal Onderzoekers

Selectie

  • onderzoeksbekwaamheid en -potentieel (o.a. publicaties van de kandidaat)
  • onderzoeksvaardigheid en methodologie
  • wetenschappelijke achtergrond van de kandidaat
  • wetenschappelijke zelfstandigheid
  • originaliteit en vernieuwend karakter van het project
  • mobiliteit van de aanvrager
  • haalbaarheid van het project
  • doelgerichtheid van het project

Evaluatie

  • onderzoeksbekwaamheid en -vaardigheid
  • nationaal en internationaal niveau van de publicaties
  • inschakeling in onderzoeksploeg

Fundamenteel Klinische mandaten

Selectie

  • onderzoeksbekwaamheid en -potentieel (o.a. publicaties van de kandidaat)
  • onderzoeksvaardigheid en methodologie
  • wetenschappelijke achtergrond van de kandidaat
  • wetenschappelijke zelfstandigheid
  • originaliteit en vernieuwend karakter van het project
  • mobiliteit van de aanvrager
  • haalbaarheid van het project
  • doelgerichtheid van het project
  • klinische ervaring en zelfstandigheid van de postulant

Evaluatie

  • nationaal en internationaal niveau van de publicaties
  • inschakeling in onderzoeksploeg
  • bevorderen relatie onderzoek - klinische praktijk

Krediet aan Navorsers

Selectie

  • wetenschappelijke productie van de postulant
  • wetenschappelijk gehalte van de onderzoekseenheid
  • onderzoeksmethodologie
  • originaliteit en vernieuwend karakter van het project
  • haalbaarheid van het project
  • doelgerichtheid van het project
  • noodzakelijkheid van de begrote middelen

Evaluatie

  • in hoeverre is het gestelde doel verwezenlijkt?
  • resultaten en publicaties

Onderzoeksprojecten

Selectie

  • internationaal wetenschappelijk niveau van de onderzoeksgroepen
  • methodologie
  • originaliteit en vernieuwend karakter van het project
  • belang van het project
  • doelgerichtheid van het project
  • haalbaarheid van het project
  • samenwerking en coördinatie tussen onderzoekseenheden
  • noodzakelijkheid van de begrote middelen

Evaluatie

  • in hoeverre is het gestelde doel verwezenlijkt
  • hoogstaande publicaties in internationale tijdschriften met leescomité

Projecten Strategisch Basisonderzoek (SBO)

Selectie

  • de wetenschappelijke kwaliteit
    • het strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim kennisplatform met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten
    • de doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. de wijze waarop de coördinatie wordt verzekerd voor projectvoorstellen die in consortiumverband worden uitgevoerd), het werkprogramma en het voorziene projectbeheer
    • de ‘value for money’ en de uitvoerbaarheid of haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met de voorziene menskracht en middelen
    • de aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel van de projectaanvrager(s) om het voorgestelde onderzoek uit te voeren
    • de maatschappelijke of economische utilisatieperspectieven
      • het belang, de omvang en haalbaarheid van het verwachte economisch of maatschappelijk valorisatiepotentieel en de betekenis ervan voor Vlaanderen
      • de kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere economische of maatschappelijke benutting van onderzoeksresultaten
      • de aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan naar economische of maatschappelijke actoren
      • de meerwaarde van het project op vlak van duurzame ontwikkeling indien van toepassing

Toegepast Biomedisch onderzoek met een primair Maatschappelijke finaliteit (TBM) projecten

Selectie

  • wetenschappelijke kwaliteit
    • focus van het project op de ontwikkeling van een nieuwe therapie, diagnose en of specifieke preventie van een welbepaalde ziekte of een vergelijking van bestaande procedures die uitsluitsel geeft over de relatieve effectiviteit en kostenefficiëntie
    • situering van het project in het traject van ontdekking naar toepassing
    • bijdrage tot de state-of-the-art/wetenschappelijk belang
    • relevantie van de wetenschappelijke benadering voor het behalen van de wetenschappelijke doelstellingen
    • balans tussen risico’s en haalbaarheid van de wetenschappelijke projectdoelstellingen
    • kwaliteit projectplan + beheer
    • competentie en infrastructuur
    • maatschappelijke utilisatieperspectieven
      • relevantie van het project voor het behalen van de utilisatiedoelstelling
      • intrinsieke haalbaarheid van de utilisatiedoelstelling
      • verwachte impact voor de individuele patiënt
      • verwachte omvang van het maatschappelijk potentieel voor Vlaanderen
      • afwezigheid industriële interesse
      • kwaliteit en haalbaarheid van de utilisatie-aanpak
      • competentie en track record naar transfer en utilisatie

Zware onderzoeksinfrastructuur

Selectie door commissie Science

  • de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma
  • het belang van de onderzoeksinfrastructuur voor het onderzoek binnen de betrokken wetenschappelijke discipline
  • het innoverend karakter van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma
  • de mate waarin de onderzoeksinfrastructuur als logistiek knooppunt een grote reeks nieuwe projecten kan genereren
  • het technologisch vernieuwend karakter van de onderzoeksinfrastructuur
  • in geval de onderzoeksinfrastructuur moet worden geconstrueerd: de technische haalbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur
  • de kwaliteit en competentie van de betrokken onderzoeksgroep(en), de wetenschappelijke positie van de betrokken onderzoeksgroep(en) in internationale context, alsook de betrokkenheid bij het beleid van internationale onderzoeksinfrastructuren
  • de mate waarin het voorstel kan worden ingepast in het strategische onderzoeksbeleid van de betrokken instelling(en)
  • de mate waarin de investering in de onderzoeksinfrastructuur bijdraagt tot de versteviging van de Vlaamse of de regionale positie op het betreffende onderzoeksdomein
  • de mate waarin het voorstel gealigneerd is op zowel binnen- als buitenlandse initiatieven en infrastructuren binnen het betreffende onderzoeksdomein
  • de toegankelijkheid van de onderzoeksinfrastructuur voor onderzoekers van buiten de onthaalinstelling, alsook de kwaliteit van de toegangsregeling

Selectie door commissie Invest

  • Beschrijving van de voorgenomen investering
  • Beschrijving van de wijze waarop de infrastructuur verkregen wordt
  • Gebruiksplan
  • Beschrijving kwaliteit van de infrastructuur waarin de onderzoeksinfrastructuur desgevallend wordt gehuisvest
  • Schatting van de financiële, personele en materiële kosten
  • Sluitende begroting

Evaluatie

  • de wetenschappelijke opbrengst van de investering, gemeten aan de hand van het aantal publicaties en valorisaties
  • de effectiviteit van de investering, gemeten aan het aantal uren dat de infrastructuur beschikbaar is en het aantal uren dat deze effectief wordt gebruikt
  • de toegankelijkheid van de onderzoeksinfrastructuur voor de onderzoekers, gemeten aan de hand van het aantal uren dat de infrastructuur beschikbaar is voor en gebruikt wordt door onderzoekers uit de onthaalinstelling,  de partners die deel uitmaken van het consortium en externe gebruikers
  • de internationale betekenis van de investering in de goedgekeurde onderzoeksinfrastructuur, gemeten aan het aantal lopende en nieuwe projecten gefinancierd door andere instanties dan de Vlaamse overheid, waarin de infrastructuur wordt gebruikt
  • de mate waarin de beschikbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur bijgedragen heeft tot het aantrekken van publieke onderzoeksgelden en contracten in samenwerking met derden, in de eerste plaats bedrijven, met een gedetailleerd overzicht van de contracten, de financierende instanties, de looptijd en de omvang

 

27/04/2017