Reglement FWO - Interne en externe peer review

Art. 1.

Het FWO doet voor de evaluatie van onderzoeksaanvragen en aanvragen voor onderzoeksinfrastructuur beroep op zowel interne als externe peer review. Zoals bepaald in artikel 17 van de statuten kan de raad van bestuur van het FWO het advies van wetenschappelijke commissies inwinnen. De beraadslagingen van deze expertpanels/commissies/jury’s worden beschouwd als interne peer review. Met betrekking tot de aanvragen voor postdoctorale mandaten (inclusief Pegasusmandaten), fundamenteel klinische mandaten, projecten voor fundamenteel onderzoek, SBO-projecten, TBM-projecten (waar aangewezen), het Odysseus-programma, het Big Science-programma en verschillende wetenschappelijke prijzen, wordt aan de wetenschappelijke commissies het advies van referenten voorgelegd met het oog op het verfijnen van hun evaluatie. De beoordelingen van deze referenten worden beschouwd als externe peer review.

Hoofdstuk I– Interne Peer Review

Paragraaf 1: Kanalen voor fundamenteel onderzoek en mobiliteit

Art. 2.

§ 1. Er zijn 30 gewone wetenschappelijke commissies, ook expertpanels genoemd, en 1 interdisciplinair panel. De gewone panels bestaan elk uit zestien leden verbonden aan universiteiten of instellingen voor wetenschappelijk onderzoek, aangeduid door de Raad van Bestuur, van wie er zeven tot een instelling van de Vlaamse Gemeenschap behoren of tot de Nederlandse taalrol van een federale instelling[1].

De overige leden mogen gedurende de afgelopen drie jaar niet verbonden zijn geweest aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker). Deze bepaling geldt enkel voor nieuw aangestelde leden, vanaf de oproep 2013.

§ 2. De mandaten zijn persoonlijk en onoverdraagbaar. Het mandaat van de leden behorende tot een instelling van de Vlaamse Gemeenschap of tot de Nederlandse taalrol van een federale instelling duurt drie jaar en is eventueel eenmaal hernieuwbaar. Met uitzondering van de bepalingen opgenomen in artikel 5. Het mandaat van de niet-Vlaamse leden duurt drie jaar en is eventueel tweemaal hernieuwbaar.

§3. Tijdens de ganse duur van hun mandaat geldt in principe dat de experts voor minstens 50% aan een universiteit of wetenschappelijke instelling dienen aangesteld te zijn. De raad van bestuur kan om reden van wetenschappelijke expertise afwijkingen van deze voorwaarde toestaan.

§ 4. Maximum 2/3 van de leden mag tot hetzelfde geslacht behoren.

§ 5. Elke expert kan slechts in één vakspecifiek expertpanel zetelen.

§ 6. Experts die twee opeenvolgende vergaderingen afwezig zijn, zonder het indienen van wetenschappelijke adviezen, kunnen uit het expertpanel worden ontslagen.

§ 7. Het lidmaatschap van een expertpanel is in principe niet verenigbaar met andere activiteiten van wie men aanneemt dat ze een groot gedeelte van de tijd van een lid van het academisch personeel in beslag nemen en zoals bepaald in het Besluit van de Vlaamse regering van 5 mei 1993. Een lidmaatschap van een FWO-Expertpanel is ook onverenigbaar met de functie van rector, vice-rector of directeur/verantwoordelijke onderzoeksbeleid. 
Emeriti kunnen zetelen in een expertpanel indien ze nog actief bij het onderzoek betrokken zijn.

Art. 3.

§1. Het interdisciplinair expertpanel bestaat uit 11 permanente experten, aangeduid volgens dezelfde procedure als voor de gewone panels. Voor deze permanente leden gelden alle andere bepalingen van onderhavig reglement.

§2. De permanente experts van het interdisciplinair panel worden aangevuld met 11 wisselende experts, die voor elke vergadering afzonderlijk aangeduid worden door de permanente leden in functie van de te evalueren dossiers. Deze wisselende experts moeten lid zijn van een vakspecifiek expertpanel.

§3. Een expert kan tegelijk lid zijn van een gewoon expertpanel en permanent lid van het interdisciplinaire panel.

Art. 4.

§1 Bij het einde van het mandaat van een lid, benoemt de raad van estuur de opvolger op voorstel van de Ledencomissie.

§2. De Ledencommissie die de raad van bestuur advies verstrekt over de aan te stellen leden van expertpanels bestaat uit leden die bij hun aanstelling lid zijn van de universitaire onderzoeksraden. Hun mandaat loopt voor drie jaar. De Ledencommissie is als volgt samengesteld : per Vlaamse universiteit één lid dat de exacte en toegepaste wetenschappen vertegenwoordigt, één lid voor de biomedische wetenschappen en één lid voor de taal-, cultuur- en gedragswetenschappen. Deze commissie dient eveneens te beantwoorden aan de bepalingen van art.2, § 4.

§3. Voor het invullen van vacante posities in de expertpanels wordt minimaal drie maanden vóór de aanvang van het mandaat in de commissie een open oproep gepubliceerd voor kandidaten-experts en dit zowel in binnen- als buitenland. De betrokken expertpanels worden geraadpleegd over het gewenste expertiseprofiel.

§4. De Ledencommissie en het Expertisecentrum O&O Monitoring (ECOOM) voeren de wetenschappelijke screening uit van de kandidaten-experts. De Ledencommissie formuleert vervolgens een voorstel voor de aanduiding van nieuwe commissieleden door de raad van bestuur. Hierbij worden volgende selectiecriteria gehanteerd :

  1. De kandidaat leden moeten in België ten minste tot de top-40% van de discipline behoren, ook de buitenlandse experten dienen dit niveau te halen.
  2. De gender-regel, waarbij maximum 2/3de van de leden van een expertpanel tot hetzelfde geslacht mogen behoren, geldt als een zeer belangrijk aspect bij het aanstellen van nieuwe leden.
  3. De Vlaamse leden van de Expertpanels dienen de optimale weergave te zijn van de in Vlaanderen aanwezige en hoogstaande expertise. In de regel zetelen in een panel experts uit alle Vlaamse universiteiten, voor zover deze universiteiten wetenschappelijk actief zijn binnen de scope van het panel in kwestie.
  4. De samenstelling van de panels moet waarborgen dat, dankzij de expertise van alle leden, het betrokken gebied zo ruim mogelijk wordt bestreken. De expertise van nieuwe leden moet eerder aanvullend dan duplicerend zijn met de aanwezige expertise binnen een Expertpanel.

§5. Voor de invulling van de vacatures van de leden met niet-Vlaamse affiliatie zullen de expertpanels in parallel eveneens drie mogelijke namen voordragen zodat voldoende kandidaten voorhanden zijn. Buitenlandse leden hoeven niet noodzakelijk verbonden te zijn aan een universiteit, en worden uitsluitend geselecteerd op basis van hun wetenschappelijke competentie.

§6. Personen die eerder reeds lid waren van een expertpanel kunnen zich ten vroegste 3 jaar na de afloop van hun mandaat opnieuw kandidaat stellen.

§7. Een hernieuwing kan niet worden toegewezen aan een lid dat in zijn vorige mandaat minder dan de helft van de vergaderingen heeft bijgewoond. Voor mandaatverlengingen raadpleegt de raad van bestuur het betrokken expertpanel.

Art. 5.

Het Vlaamse lid met de meeste dienstanciënniteit in een Expertpanel treedt op als voorzitter. Het Vlaamse lid met de op één na meeste dienstanciënniteit en verbonden aan een andere instelling dan de voorzitter, neemt de functie van ondervoorzitter op. Indien het mandaat van beiden tegelijkertijd afloopt, wordt de ondervoorzitter gevraagd om één jaar langer in het panel te zetelen en de functie van voorzitter op te nemen. Indien de ondervoorzitter niet kan ingaan op deze uitnodiging, zal de voorzitter gevraagd worden om het voorzitterschap één jaar langer uit te oefenen.

Voor maximaal 1/3de van de Vlaamse leden kan het mandaat tegelijkertijd afloopen. 

Indien binnen één panel meer dan 1/3de van de leden met Vlaamse affiliatie tegelijkertijd zou moeten vertrekken, zal aan het lid met de minste panelanciënniteit van deze groep gevraagd worden om het lidmaatschap met één jaar te verlengen enzovoort tot opnieuw maximaal 1/3de moet hernieuwd worden.

Art.6.

De expertpanels geven hun advies volgens de procedure van consensus. Indien er géén overeenstemming kan worden bereikt, wordt er overgegaan tot een stemming; bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Art. 7.

De voorzitter van de Raad van Bestuur kan de zittingen der commissies bijwonen.

Art. 8.

§ 1. De 30 + 1 expertpanels zijn:

Gebied Biologische wetenschappen

Gebied Cultuurwetenschappen

Gebied Gedrags- en Maatschappijwetenschappen

Gebied Medische wetenschappen

Gebied Wetenschap en Technologie

Interdisciplinair

Art.9.

§1. De Raad van Bestuur kan een beroep doen op de Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten bij het beoordelen van aanvragen voor kredieten voor wetenschappelijke contacten en coördinatie.

§2. Deze commissie bestaat uit leden die minstens drie jaar lid zijn of geweest zijn van een wetenschappelijke commissie/expertpanel en is multidisciplinair samengesteld.

§3. De duur van de mandaten is twee jaar, eventueel tweemaal hernieuwbaar. Om de twee jaar wordt in principe het derde van de leden met de grootste anciënniteit vervangen. Emeriti kunnen voortaan zetelen in de Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten. Ze moeten wel nog actief bij het onderzoek betrokken zijn.

§4. Leden, die meer dan drie maal per jaar afwezig zijn, worden het volgende jaar vervangen.

Art.10.

De Raad van Bestuur kan zich voor specifieke zaken laten bijstaan door een ad hoc commissie bestaande uit terzake bevoegde experts.

Art.11.

§1. De Raad van Bestuur kan een beroep doen op de Commissie voor Internationale Samenwerking (CIS) bij het beoordelen van internationale samenwerkingsprojecten. Aan deze commissie zullen financieringsaanvragen voorgelegd worden voor internationale samenwerkingsprojecten of -consortia, die individuele uitwisselingen overstijgen. Het gaat ondermeer om aanvragen in volgende financieringskanalen:

- Bilaterale onderzoekssamenwerking

- Internationale Coördinatie-actie

- Pegasus Marie Curie Fellowships

De uitwisselingsakkoorden, individuele reis- en verblijfskredieten en deelnames aan ERA-NET vallen onder de bevoegdheid van de Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC).

In verband met de deelname aan ERA-NET zullen de Vlaamse leden van CIS wel voorafgaandelijk geconsulteerd worden voor het verlenen van advies.

§2 Deze commissie bestaat uit zestien leden, van wie 9 niet verbonden zijn aan een Vlaamse universiteit of onderzoeksinstelling; bij de samenstelling ervan wordt rekening gehouden met volgende indicatieve verdeelsleutel:

5 leden uit Biomedische Wetenschappen

5 leden uit Wetenschap & Technologie

3 leden uit Gedrags- en maatschappijwetenschappen

3 leden uit Cultuurwetenschappen

Voor de gebieden met 5 leden geldt dat er minimaal twee leden niet, en minimaal twee leden wel aan een Vlaamse onderzoeksinstelling verbonden zijn of behoren tot de Nederlandse taalrol van een federale onderzoeksinstelling. Voor de gebieden met 3 leden geldt dat minimaal 1 lid niet en minimaal 1 lid wel aan een Vlaamse onderzoeksinstelling verbonden is of behoort tot de Nederlandse taalrol van een federale onderzoeksinstelling.

§3 Het lidmaatschap van CIS kan gecombineerd worden met dat van een regulier expertpanel

§4 De procedure voor kandidaatstellingen (met uitzondering van de wetenschappelijke screening door ECOOM – supra art. 4 §4), en de bepalingen met betrekking tot de aanstellingstermijn, de werking van de commissie en de gedragscode zijn dezelfde als deze die gelden voor de reguliere expertpanels.

[1] Uitzonderingen zijn de Expertpanels Cult2, Cult3, G&M2, G&M3, G&M4, Med5, Med8, W&T7 en W&T8. Deze panels zijn samengesteld uit 18 leden, 8 van hen zijn aangesteld van een instelling behorend tot de Vlaamse Gemeenschap of tot de Nederlandse taalrol van een federale instelling.

Paragraaf 2: Kanalen voor Strategisch Basisonderzoek en Toegepast Biomedisch Onderzoek

Art. 12.

§1. Het Besluit van de Vlaamse Regering m.b.t. doctoraatsbeurzen strategisch basisonderzoek(*) schrijft voor dat commissies van deskundigen de raad van bestuur van het FWO adviseren voor zijn beslissing over elke beursaanvraag. De raad van bestuur is gemachtigd het aantal, de samenstelling en de werking van deze commissies nader te bepalen. Deze commissies (SB-expertpanels) worden na elke oproep ad hoc samengesteld in functie van de te evalueren dossiers.

(*)29 MEI 2009 — Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de toekenning van doctoraatsbeurzen voor de uitvoering van projecten van strategisch basisonderzoek.

§2. Ten minste een derde van het totaal aantal leden van de SB-expertpanels is rechtstreeks betrokken bij onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven, en tenminste een derde van het aantal leden is verbonden aan een hoger onderwijsinstelling of een onderzoekscentrum.

§3. Er wordt naar gestreefd dat ten minste een derde van het totaal aantal leden niet aan een Vlaamse onderzoeksinstelling verbonden zijn noch behoren tot de Nederlandse taalrol van een federale onderzoeksinstelling, noch behoren tot een Vlaamse exploitatiezetel van een onderneming.

§4. Maximum twee derden van het totaal aantal leden mag tot hetzelfde geslacht behoren.

§5. Elke deskundige kan per oproep slechts in één SB-Expertpanel zetelen. De raad van bestuur draagt bij nieuwe oproepen zorg voor een regelmatige vernieuwing van de panels.

§6. Elk SB-expertpanel bestaat uit 5 of 6 leden. Minstens één deskundige is rechtstreeks betrokken bij onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven.

§7. Elk SB-expertpanel evalueert 12 tot 16 kandidaten (richtwaarden). Tijdens de zitting leggen de kandidaten een mondelinge proef af. De voertaal hierbij is het Engels.

§8. De expertpanels geven hun advies volgens de procedure van consensus.

§9. Elk SB-expertpanel wordt begeleid door een vertegenwoordiger van het FWO, die als moderator ook de rol van voorzitter vervult. Hij/zij kan een FWO beleidsmedewerker zijn of een adviseur van het Agentschap Innoveren en Ondernemen(**).

(**)Samenwerkingsprotocol tussen het FWO en het Agentschap Innoveren en Ondernemen van 25 januari 2016.

Art. 13.

§1. Het Besluit van de Vlaamse Regering m.b.t. strategisch basisonderzoek(*) schrijft voor dat colleges van experten de raad van bestuur van het FWO adviseren voor zijn beslissing over elke projectaanvraag. De raad van bestuur is gemachtigd het aantal, de samenstelling en de werking van deze expertcolleges nader te bepalen. Deze expertcolleges (SBO-expertpanels) worden elke oproep ad hoc samengesteld in functie van de te evalueren dossiers. De werking en de samenstelling van de expertcolleges is beschreven in artikel 19 van dit reglement.

Daarnaast kan de raad van bestuur ook overkoepelende commissies van externe deskundigen aanstellen per finaliteitsluik, die een finale rangschikking- en selectievoorstel zal doorvoeren op basis van de resultaten van de afzonderlijke expertencolleges.

(*)3 OKTOBER 2003 - Besluit van de Vlaamse regering houdende de instelling van een financieringskanaal voor het strategisch basisonderzoek in Vlaanderen.

§2. Tijdens de SBO evaluatieprocedure worden twee overkoepelende commissies (één commissie per finaliteitsluik: SBO-E en SBO-M) ingeschakeld. Deze zullen, via een bevoegdheidsdelegatie vanuit de raad van bestuur, instaan voor 1) de aanstelling van de (inter)nationale evaluatoren die zetelen in de expertcolleges en 2) de formulering van een advies van finale rangschikking- en selectie op basis van de resultaten van de afzonderlijke SBO expertpanels. Op basis van de adviezen van de overkoepelende commissies neemt de raad van bestuur aansluitend de beslissing over de SBO steunverlening.

§2.1. Er wordt naar gestreefd een SBO overkoepelende commissie samen te stellen uit 15 academische en niet-academische experten, verdeeld over verschillende wetenschappelijke en socio-economische onderzoeksgebieden. De leden van een commissie worden zo geselecteerd dat de desbetreffende commissie in haar geheel beschikt over deskundigheid op een breed domein van de sociale, respectievelijk economische, toepassingsgebieden van innovatieve producten, processen en diensten, het wetenschappelijk onderzoek en/of beleid. Teneinde een maximale complementariteit met de project-specifieke wetenschappelijke SBO expertpanels te bekomen, dienen zij in het bijzonder onderlegd te zijn in het evalueren van de utiliteitsperspectieven van de projectvoorstellen: de gebruiksmogelijkheden van de resultaten op de langere termijn en mits vervolgonderzoek door economische, maatschappelijke of overheidsactoren. Er wordt tevens gestreefd naar een maximale 2/3 vertegenwoordiging van elk geslacht.

§2.2. Het onafhankelijk functioneren van de overkoepelende commissies dient tevens te worden gewaarborgd. Dit impliceert dat er geen leden van Vlaamse onderzoekscentra zitting kunnen nemen. Lidmaatschap is ook niet wenselijk voor personen die tot minder dan 3 jaar een actieve of adviserende rol speelden in Vlaamse onderzoekscentra.

§2.3. Voor de commissie SBO-M worden, met het oog op de evaluatie van de maatschappelijke context van de sociale valorisatie/utilisatie in Vlaanderen, de helft van de leden van de commissie uit België en/of Nederland gerekruteerd.

§2.4. De leden van de overkoepelende commissie worden gekozen voor 3 jaren, eventueel éénmaal verlengbaar voor 3 jaren.

§2.5. De raad van bestuur van het FWO beslist over de samenstelling van de overkoepelende commissie voor elk van beide finaliteitsluiken.

Art. 14.

§1. Het Besluit van de Vlaamse Regering m.b.t. toegepast biomedisch onderzoek met een primair maatschappelijke finaliteit (*) schrijft voor dat colleges van experten de raad van bestuur van het FWO adviseren voor zijn beslissing over elke projectaanvraag. De raad van bestuur is gemachtigd het aantal, de samenstelling en de werking van deze expertcolleges nader te bepalen. Deze expertcolleges (TBM-expertpanels) worden elke oproep ad hoc samengesteld in functie van de te evalueren dossiers.

(*)15 SEPTEMBER 2006 - Besluit van de Vlaamse Regering voor de financiering van toegepast biomedisch onderzoek met een primair maatschappelijke finaliteit.

§2. Bij de beoordeling van TBM projectvoorstellen wordt beroep gedaan op TBM expertpanels. De raad van bestuur stelt de TBM-expertpanels samen. De TBM-expertpanels stellen op basis van de beoordelingscriteria die zijn vastgelegd in het TBM-besluit een gemotiveerd advies op.

§2.1. De TBM-expertpanels worden elke oproep ad hoc samengesteld uit een pool van experten. Het FWO onderhoudt hiertoe een voldoende grote pool van TBM-experten (80-tal) waarin volgende profielen opgenomen zijn: vertegenwoordigers van de belangrijkste klinische expertises (meerdere per expertise-domein), onderzoeksmethodologen en statistici, gezondheidseconomen, experten die kunnen oordelen over mogelijke industriële interesse in de projectuitkomsten. Voor eventuele ontbrekende expertises kunnen bijkomende experten worden gezocht. Er wordt gestreefd naar een maximale 2/3 vertegenwoordiging van elk geslacht.

§2.2. De TBM-expertpool zal op regelmatige basis vernieuwd worden. Experten die 3-4 jaar hebben deelgenomen aan een TBM-expertpanel worden vervangen door nieuwe experten, zodat ervaring met het programma en de selectieprocedure gecombineerd wordt met nieuwe inzichten en expertise.

§2.3. De samenstelling van de TBM-expertpool kan jaarlijks herzien worden op basis van een evaluatie van de panelvergaderingen en de noodzakelijke expertise voor de goede werking van de TBM-expertpanels. Voorstellen tot herziening van de TBM-expertpool worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur van het FWO.

Paragraaf 3: Onderzoeksinfrastructuur

Art. 15.

§1. Onderzoeksinfrastructuur beoogt alle faciliteiten en bronnen die het verrichten van grensverleggend en strategisch basisonderzoek bevorderen, en dit in alle wetenschappelijke disciplines. Hieronder zijn naast wetenschappelijke infrastructuur ook collecties, natuurlijke habitats, corpora en databanken (inclusief de digitale ontsluiting ervan) begrepen.

§2. Zware onderzoeksinfrastructuur omvat investeringsinitiatieven hoger dan 1 miljoen euro.

Art. 16.

§1. De commissie Science bestaat uit ten minste zes effectieve en zes plaatsvervangende leden die in hun onderzoeksdomein een internationale uitstraling en een bredere kijk hebben dan enkel op de (deel)discipline(s) waarin ze actief zijn. De commissie dekt in zijn samenstelling alle wetenschapsgebieden af. Minstens één effectief en één plaatsvervangend lid komt uit de industriële sector. Binnen de commissie is eveneens expertise aanwezig inzake het wetenschaps- en innovatiebeleid en het beheer van grote onderzoeksfaciliteiten. Ten hoogste een derde van de leden is op het ogenblik van de samenstelling van de commissie werkzaam in België.

De leden van deze commissie worden door de raad van bestuur benoemd voor een hernieuwbare termijn van zes jaar. De raad van bestuur duidt onder de leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

§2. De commissie Science evalueert de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen en rangschikt de excellent bevonden aanvragen op grond van volgende selectiecriteria:

1°        de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma;

2°        het belang van de onderzoeksinfrastructuur voor het onderzoek binnen de betrokken wetenschappelijke discipline;

3°        het innoverend karakter van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma;

4°        de mate waarin de onderzoeksinfrastructuur als logistiek knooppunt een grote reeks nieuwe projecten kan genereren;

5°        het technologisch vernieuwend karakter van de onderzoeksinfrastructuur;

6°        in geval de onderzoeksinfrastructuur moet worden geconstrueerd: de technische haalbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur;

7°        de kwaliteit en de competentie van de betrokken onderzoeksgroep of -groepen, de wetenschappelijke positie van de betrokken onderzoeksgroep of -groepen in internationale context, alsook de betrokkenheid bij het beleid van internationale onderzoeksinfrastructuren;

8°        de mate waarin het voorstel kan worden ingepast in het strategische onderzoeksbeleid van de betrokken instelling of instellingen;

9°        de mate waarin de investering in de onderzoeksinfrastructuur bijdraagt tot de versteviging van de Vlaamse of de regionale positie op het betreffende onderzoeksdomein;

10°      de mate waarin het voorstel gealigneerd is op zowel binnen- als buitenlandse initiatieven en infrastructuren binnen het betreffende onderzoeksdomein;

11°      de toegankelijkheid van de onderzoeksinfrastructuur voor onderzoekers van buiten de onthaalinstelling, alsook de kwaliteit van de toegangsregeling.

§3. De werkzaamheden van de commissie Science leiden tot een schriftelijk advies aan de raad van bestuur. Dit advies bestaat uit twee onderdelen, ten eerste een overzicht van welke aanvragen als excellent beschouwd worden en welke niet, ten tweede een rangschikking van de excellente aanvragen.

De commissie Science motiveert haar advies aan de raad van Bestuur. Zij somt hierin minstens de redenen op waarom een aanvraag al dan niet als excellent beschouwd wordt en waarom ze de excellente aanvragen gerangschikt heeft zoals ze gedaan heeft. Haar motivatie moet feitelijk en afdoende zijn. Dit betekent dat ze haar advies onder andere zal onderbouwen door materiële elementen uit het aanvraagdossier aan te halen, door de beoordelingsrapporten van referees, de geschreven reacties op de geanonimiseerde beoordelingsrapporten van de indieners van de aanvragen, de eventuele bijkomende informatie die door de indieners van de aanvragen verschaft werd, en het verloop en de uitkomst van de hoorzittingen in rekening te brengen, door te verwijzen naar gespecialiseerde en relevante informatie waarvan zij kennis heeft, of door gebruik te maken van algemeen gekende feiten. Zij zal deze verantwoordingselementen linken aan de vermelde selectiecriteria.

§4. De voorzitter heeft volgende taken:

- het voorzitten van de vergaderingen van de commissie Science;

- het bepalen van de datum en dagorde van de vergaderingen, in overleg met de secretaris;

- het opdragen van voorbereidende en administratieve taken naar de secretaris.

Het secretariaat wordt bemand door een van de personeelsleden van het FWO, genoemd de secretaris.

De secretaris heeft volgende taken:

- het elektronisch ter beschikking stellen aan de leden van de commissie Science, aan de leden van de raad van bestuur en eventueel derde organisaties waarmee het FWO een overeenkomst heeft afgesloten, van de aanvraagdossiers met het oog op het voorstellen van mogelijke referenten;

- de terbeschikkingstelling aan de leden van de commissie Science van de aanvraagdossiers, de referentenrapporten, de reacties van de indieners op de geanonimiseerde beoordelingsrapporten en de eventuele bijkomende informatie die de indieners van een aanvraag aan de commissie Science moeten verschaffen voor de hoorzitting;

- het versturen van de uitnodiging voor de vergaderingen, in opdracht van de voorzitter, en alle andere documenten aan zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden;

- de praktische organisatie van de hoorzittingen, in overleg met de voorzitter;

- de verzending van de uitnodigingen voor de hoorzittingen aan de promotoren-woordvoerder van de aanvragen;

- de redactie van de verslagen van de vergaderingen, van de notulen van de hoorzittingen en van de adviezen, onder het gezag van de voorzitter;

- de uitvoering van de door de commissie Science aan haar of hem ad hoc opgedragen taken.

Art. 17.

§1. De commissie Invest bestaat uit een effectief lid en een plaatsvervanger voorgedragen door respectievelijk het departement Economie, Wetenschap en Innovatie, de Participatiemaatschappij Vlaanderen en het FWO. Voor het FWO kunnen noch leden van de raad van bestuur noch medewerkers zitting hebben in de commissie Invest.

De leden van deze commissie worden door de raad van bestuur benoemd voor een hernieuwbare termijn van zes jaar. De raad van bestuur duidt onder de leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

§2. De commissie Invest dient na te gaan of de opgemaakte investeringsplannen van de door de commissie Science excellent bevonden aanvragen voldoende realistisch en objectief zijn. Deze commissie onderzoekt daarnaast of er zich geen noden of opportuniteiten aandienen op het vlak van instellings- of associatie-overschrijdende samenwerking of samenwerking met onderzoekcentra, wetenschappelijke instellingen, of ondernemingen.

De investeringsplannen omvatten daartoe ten minste volgende elementen:

- een beschrijving van de voorgenomen investering;

- een beschrijving van de wijze waarop de infrastructuur verkregen wordt;

- een gedetailleerd gebruiksplan;

- een beschrijving van de kwaliteit van de infrastructuur waarin de onderzoeksinfrastructuur desgevallend wordt gehuisvest;

- een schatting van de financiële, personele en materiële kosten;

- een sluitende begroting.

Indien zij dit in het kader van haar opdracht nodig acht, beschikt de commissie Invest over de mogelijkheid aan de aanvragers bijkomend informatie te vragen ofwel schriftelijk ofwel via een interview.

§3. De werkzaamheden van de commissie Invest leiden tot een schriftelijk advies aan de raad van bestuur. Dit advies bestaat uit een deeladvies per aanvraagdossier waarvan de commissie Invest het investeringsdossier beoordeeld heeft. In dit deeladvies worden enerzijds de bemerkingen opgesomd die de commissie al dan niet heeft met betrekking tot het realistisch en objectief karakter van het betrokken investeringsplan en anderzijds de suggesties die ze al dan niet heeft met betrekking tot de noden of opportuniteiten op het vlak van samenwerking.

De commissie Invest motiveert haar advies aan de raad van bestuur. Zij somt hierin minstens de redenen op waarom ze met betrekking tot bepaalde investeringsplannen de bemerkingen heeft geformuleerd inzake het realistisch en objectief karakter die ze geformuleerd heeft, en waarom ze met betrekking tot bepaalde aanvraagdossiers suggesties heeft gedaan inzake de noden en opportuniteiten op het vlak van samenwerking. Haar motivatie moet feitelijk en afdoende zijn. Dit betekent dat ze haar advies onder andere zal onderbouwen door materiële elementen uit het aanvraagdossier aan te halen, door te verwijzen naar gespecialiseerde en relevante informatie waarover zij kennis heeft, of door gebruik te maken van algemeen gekende feiten.

§4. De voorzitter heeft volgende taken:

- het voorzitten van de vergaderingen van de commissie Invest;

- het bepalen van de datum en dagorde van de vergaderingen, in overleg met de secretaris;

- het opdragen van voorbereidende en administratieve taken naar de secretaris.

Het secretariaat wordt bemand door een van de personeelsleden van het FWO, genoemd de secretaris.

De secretaris heeft volgende taken:

- de terbeschikkingstelling aan de leden van de commissie Invest van de aanvraagdossiers die door de commissie Invest als excellent beoordeeld werden;

- het versturen van de uitnodiging voor de vergaderingen, in opdracht van de voorzitter, en alle andere documenten aan zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden;

- de redactie van de verslagen van de vergaderingen en van de adviezen, onder het gezag van de voorzitter;

- de uitvoering van de door de commissie Invest aan haar of hem ad hoc opgedragen taken.

Hoofdstuk II – Externe Peer Review

Paragraaf 1: Kanalen voor fundamenteel onderzoek en mobiliteit

Art. 18.

§1. Voor een postdoctoraal mandaat, Pegasus Marie Curie Fellowship, fundamenteel klinisch mandaat en een project voor fundamenteel onderzoek dient de aanvrager in het aanvraagdossier een lijst met tien experts, die mogelijk kunnen optreden als externe referent, op te nemen. Bij een respons vanwege de uitgenodigde referenten die niet toelaat de norm zoals vooropgesteld in §2 van dit artikel te halen, zal de aanvrager verzocht worden om vijf extra namen. Er wordt aan de aanvrager nooit meer dan de opgave van in totaal vijftien kandidaat-referenten gevraagd.

§2. De FWO-administratie selecteert uit de voornoemde lijst de referenten die worden uitgenodigd om een schriftelijke evaluatie van het onderzoeksvoorstel en de kandidaat in te dienen. Daarbij wordt ernaar gestreefd minstens twee evaluaties per aanvraagdossier te verzamelen.

§3. Referenten dienen verbonden te zijn aan een universiteit, onderzoeksinstelling of onderzoeksafdeling van een ander type van organisatie en dit minstens op postdoctoraal niveau.

§4.Zijn niet ontvankelijk als referent:

- leden van de Raad van Bestuur van het FWO;

- leden van een Expertpanel van het FWO;

- zij die een aanstelling genieten aan een Belgische universiteit, onderzoeksinstelling of welke andere organisatie ook of, in het geval van onderzoeksoproepen in het kader van bilaterale of lead agency overeenkomsten, aan een soortgelijke instelling of organisatie in het land waar de buitenlandse projectpartner werkzaam is;

- zij die een professionele aanstelling genieten aan een buitenlandse instelling waar de aanvrager(s) na 1 januari van het jaar n-3 (n=aanvraagjaar) ingeschreven was/waren als student of professioneel aangesteld was/waren;

- co-auteurs met de aanvrager(s) van een publicatie die ingediend of verschenen is na 1 januari van het jaar n-3 (n=aanvraagjaar);

Daarbij wordt onder 'co-auteurschap' begrepen:

- co-auteurschap van een monografie waarvan ook de aanvrager mede-auteur is;

- co-auteurschap van een artikel of ander type van bijdrage aan een verzamelwerk (boek, tijdschriftnummer, verslag, handelingen van een congres, abstract,...) waarvan ook de aanvrager mede-auteur is.

Editors worden niet beschouwd als co-auteurs voor zover zij in de desbetreffende publicatie niet ook een rol hebben opgenomen die valt onder wat hierboven begrepen wordt als 'co-auteur'. Co-editors van de aanvrager zijn evenwel niet toegestaan als externe referent.

- partners van de aanvrager(s) in een onderzoekssamenwerking, al dan niet geformaliseerd in een onderzoeksproject, dat aangevraagd is of liep na 1 januari van het jaar n-3 (n=aanvraagjaar. In dit kader worden alleszins als onderzoekssamenwerking aangemerkt (niet-exhaustieve opsomming):

  • Samenwerking in het kader van een onderzoeksmandaat, toegekend door het FWO;
  • Samenwerking in het kader van een onderzoeksproject, al of niet rond een specifiek thema of in het kader van  internationale samenwerking, toegekend door het FWO;
  • Samenwerking in het kader van het Odysseus-programma of het Big Science-programma, toegekend door het FWO;
  • Samenwerking in het kader van een Wetenschappelijke Onderzoeksgemeenschap, toegekend door het FWO;
  • Samenwerking in het kader van soortgelijke programma’s zoals hierboven, toegekend door andere organisaties dan het FWO;
  • Gezamenlijke uitvoering van onderzoek, maar niet geformaliseerd in een samenwerkingsverband zoals hierboven omschreven;
  • Uitvoering van onderzoek in de onderzoeksruimten en/of met onderzoeksfaciliteiten die ter beschikking gesteld zijn door de aanvrager aan de referent of omgekeerd;

§5.

  1. De aanvragers zijn er verantwoordelijk voor dat de voorgestelde referenten beantwoorden aan de ontvankelijkheidscriteria.
  2. Bij één of twee inbreuken op de regels m.b.t. belangenconflicten tussen een aanvrager (zijnde de kandidaat-mandaathouder of bij projecten de promotor en/of de copromotor) en een voorgestelde referent in eenzelfde aanvraagronde wordt een negatieve opmerking gemaakt.

    Deze negatieve opmerking wordt opgenomen in het dossier van de aanvrager met wie het belangenconflict zich heeft voorgedaan; bijgevolg zijn aanvragers van hetzelfde dossier bij wie zich geen belangenconflict stelt, hier niet door gevat.
  3. De aanvrager krijgt daarop de kans de inbreuk recht te zetten door het voorstellen van een andere referent.
  4. Bij vaststelling van een nieuwe inbreuk in het kader van een volgende aanvraag wordt het dossier meteen onontvankelijk, indien de nieuwe vaststelling wordt gedaan:
    • bij mandaataanvragen: tijdens de ronde voor mandaataanvragen volgend op degene tijdens dewelke de inbreuk was vastgesteld;
    • bij projectaanvragen: tijdens de drie rondes voor projectaanvragen volgend op degene tijdens dewelke de inbreuk was vastgesteld.
  5. Bij meer dan twee inbreuken op de regels wordt de aanvraag meteen onontvankelijk verklaard.
  6. De aanvrager kan voorafgaand aan het indienen van de aanvraag het FWO contacteren (via uw account in het e-loket), indien er twijfels rijzen over de ontvankelijkheid van de voorgestelde referent. Vragen die door de aanvrager zijn gesteld vóór indiening worden voorgelegd aan de FWO-referentencommissie van het betrokken wetenschappelijk domein, die bestaat uit de voorzitters van de Expertpanels van dat domein. Er zijn in totaal vijf referentencommissies, telkens één voor Biologische Wetenschappen, Cultuurwetenschappen, Gedrags- en Maatschappijwetenschappen, Medische Wetenschappen en Wetenschap & Technologie; voor de aanvragen van het Interdisciplinair Panel worden de referentencommissies van de betrokken domeinen geconsulteerd. Voor coauteurs van publicaties met meer dan 10 auteurs consulteert de administratie van het FWO in elk geval de referentencommissie. De referentencommissie beslist voor alle voorgelegde gevallen of de aangeduide referent al dan niet toelaatbaar is.

    Bij een negatieve conclusie over een vóór indiening gestelde vraag over de ontvankelijkheid van een voorgestelde referent zal de aanvrager verzocht worden de betrokken referent te vervangen door een andere die wel aan de regels beantwoordt.

    Bij een negatieve conclusie over de ontvankelijkheid van een voorgestelde referent in een reeds ingediende aanvraag wordt deze indiening aangemerkt als een inbreuk, met inachtneming van de bepalingen onder de punten 2 tot 5 van deze paragraaf. 
  7. Na de administratieve controle zal aan de aanvrager worden gemeld welke inbreuk is vastgesteld en de mogelijkheid worden geboden te reageren als het zou gaan om een feitelijke vergissing vanwege de administratie.

§6. De aanvragers dienen er zorg voor te dragen dat de contactgegevens van de referent actueel zijn. Indien dit niet het geval is, onderneemt het FWO geen verdere actie voor het opsporen van de betrokken referent en kunnen de aanvragers, conform het bepaalde in §1 van dit artikel, om de namen van nieuwe kandidaat-referenten worden verzocht.

§7. De aanvragers en de referenten mogen over geen enkel aspect van de aanvraag en de evaluatie daarvan op welke manier dan ook met elkaar communiceren.

§8. De referenten dienen bij de toegang tot de aanvraag te verklaren dat ze voldoen aan de ontvankelijkheidsvereisten voor referenten en dat ze de informatie die in de aanvraag vervat is vertrouwelijk zullen behandelen en daarvan op geen enkele manier gebruik zullen maken voor andere doeleinden dan het opmaken van hun evaluatie.

§9. Het directiecomité ziet in eerste instantie toe op de naleving van de ontvankelijkheidsregels en andere richtlijnen.

§10. De FWO-Werkgroep Onderzoeksbeleid neemt over inbreuken daarop een finale beslissing.

Paragraaf 2: Kanalen voor Strategisch Basisonderzoek en Toegepast Biomedisch Onderzoek

Art. 19.

§1. De overkoepelende commissie stelt voor elk SBO projectvoorstel een SBO-expertpanel  van (inter)nationale evaluatoren samen. De taak van het SBO-expertpanel bestaat uit het beoordelen van de SBO projectvoorstellen op basis van de beoordelingscriteria die zijn vastgelegd in het SBO besluit.

§2. Elk SBO-expertpanel dient bij de samenstelling minstens vier leden te tellen. De leden van het panel geven onafhankelijk van elkaar schriftelijk feedback op zowel het wetenschappelijke luik als het valorisatieluik van het projectvoorstel.

§3. Er wordt getracht om in elk expertcollege minimaal één expert vanuit het veld waarin de beoogde valorisatie zal plaatsvinden te laten zetelen.

§4. Maximum twee derden van het totaal aantal leden in de SBO-expertpanels mag tot hetzelfde geslacht behoren.

§5. De bepalingen uit artikel 18 §4, §7 en §8 betreffende de ontvankelijkheid van referenten alsmede de confidentialiteitsverklaring zijn tevens van toepassing op de externe peer review van SBO-projectvoorstellen.

Art. 20.

Binnen het TBM financieringskanaal beoordelen ad hoc samengestelde expertpanels de ingediende projectvoorstellen. Voor eventuele ontbrekende expertises kunnen bijkomende experten worden gezocht.

Paragraaf 3: Kanalen voor onderzoeksinfrastructuur

Art. 21.

§1. De regels en procedure voor externe referenten betreffende de aanvragen voor zware onderzoeksinfrastructuur door de commissies Science en Invest zijn beschreven in artikel 29 en 30.

§2. Het zoeken, voordragen en uitnodigen van externe referenten behoort tot de verantwoordelijkheid van het secretariaat, met als doel minstens drie referentenverslagen te ontvangen. De aanvragers mogen zelf tot maximum vijf namen van potentiële referenten voorstellen en drie namen van experts die zij niet als referent geselecteerd wensen te zien.

§3. De bepalingen uit artikel 18 §4, §7 en §8 betreffende de ontvankelijkheid van referenten alsmede de confidentialiteitsverklaring zijn tevens van toepassing op de externe peer review van de commissies Science en Invest.

Hoofdstuk III – Gedragscode FWO -Expertpanels

27/04/2017