Internationale onderzoeksinfrastructuur

Doel?

Onderzoeksinfrastructuur beoogt alle faciliteiten en bronnen die het verrichten van grensverleggend en strategisch basisonderzoek bevorderen, en dit in alle wetenschappelijke disciplines. Hieronder zijn naast wetenschappelijke infrastructuur ook collecties, natuurlijke habitats, corpora en databanken (inclusief de digitale ontsluiting ervan) begrepen.

Het programma tot regeling van de deelname aan en/of financiering van internationale onderzoeksinfrastructuur heeft tot doel de Vlaamse deelname aan en/of de subsidiëring van internationale investeringsinitiatieven te ondersteunen die uitgevoerd worden aan grootschalige, internationale of supranationale faciliteiten waaraan de Vlaamse Overheid bijdraagt en/of waarvan het strategisch belang voor Vlaanderen kan worden aangetoond.

Deze ondersteuning kan betrekking hebben op:

  • de beslissing tot deelname van Vlaanderen aan de internationale onderzoeksinfrastructuur;
  • de betaling van het lidgeld voor de deelname;
  • de subsidiëring van de activiteiten of investeringen die deel uitmaken van de deelname

Kenmerken?

  • Periode: 4 jaar, met max. 2 jaar verlengbaar
  • Subsidieerbare organisatie: een onderzoeksgroep of onderzoeksgroepen van een Vlaamse wetenschappelijke instelling, een Vlaamse universiteit, van een strategisch onderzoekscentrum, van een instelling voor postinitieel onderwijs, van het VLIZ, van de KMDA-CRC, van de Plantentuin van Meise, van een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht, een samenwerkingsverband tussen voornoemde instanties of een samenwerkingsverband tussen ten minste één der voornoemde instanties en één of meer derden.
  • Aanvaardbare kosten: De subsidie wordt aangewend voor de financiering van de uitrustings-, personele, institutionele, operationele en logistieke kosten. Daaronder vallen de volgende kostencategorieën die niet noodzakelijk allemaal tegelijk dienen voor te komen in elke projectaanvraag:
    • uitrusting: de kosten voor onderzoeksinvesteringen, namelijk de kosten voor de aanschaf of de opbouw en de aansluiting van (onderdelen) van de internationale onderzoeksinfrastructuur, substantiële upgrades, inclusief het niet-recupereerbare deel van de btw;
    • personeelskosten voor de ontwikkeling, de constructie of de opbouw van de internationale onderzoeksinfrastructuur. Daaronder vallen ook de personeelskosten voor de upgrade van de internationale onderzoeksinfrastructuur en de kosten voor het personeel voor de bediening of het onderhoud als de infrastructuur eenmaal operationeel is;
    • werkingskosten zoals onderhoudskosten gedurende de hele afschrijvingsperiode, namelijk de kosten die voortvloeien uit onderhoudsovereenkomsten of upgrades van de internationale onderzoeksinfrastructuur en de herstellingskosten aan de uitrusting, de coördinatiekosten die voortvloeien uit het multilaterale karakter incl. de coördinatiekosten om samenwerkingsverbanden tussen internationale projecten vorm te geven, de institutionele kosten zoals de bijdragen en de engagementen die zijn aangegaan binnen internationale samenwerkingsakkoorden en die de voorwaarde vormen om te kunnen deelnemen, en de logistieke kosten die noodzakelijk zijn om onderzoek te verrichten aan de internationale onderzoeksfaciliteit zoals de huisvesting van vorsers.
  • Subsidiepercentage:
    • 80% van de subsidiabele kosten.
    • De subsidiëring wordt verhoogd tot 90% als het investeringsinitiatief uitgaat van een of meer onderzoeksgroepen bij meer dan een aanvrager, en als in het aanvraagdossier wordt aangetoond dat alle aanvragers ten minste de helft dragen van het bedrag dat zij zouden moeten betalen, mocht de resterende 10% van de subsidiabele kosten naar evenredigheid wordt verdeeld zodat een daadwerkelijke inbreng en engagement wordt aangetoond.
    • Als het aanvragende consortium via het operationeel plan kan aantonen dat, door de aard van de infrastructuur, geen co-financiering mogelijk is, kan het subsidiepercentage opgetrokken worden tot 100%, maar de participatie, gedragenheid en het engagement van de betrokken instanties moet aangetoond worden.
  • Cofinanciering: niet steeds wordt dus 100% van de subsidiabele kosten gefinancierd. Dit betekent dat een deel van de financiering gevonden moet worden bij andere instanties of uit eigen middelen moet komen.

Timing?

  • Call open: 1 maart 2018
  • Indiening van projectvoorstellen via het e-loket van FWO
  • Om een vlotte opstart van het evaluatieproces te garanderen, dient een vooraanmelding ingediend te worden bij het e-loket met de titel van de aanvraag, een algemene samenvatting en voorgestelde experten (zie tabs ‘General’, ‘Host Institution’, ‘Supervisor’, ‘Summary’ en ‘Referees’ in het aanvraagformulier) tegen 4 mei 2018 om 17u
  • Deadline transfer van de aanvraag-in-opmaak door de promotor naar de ‘instelling van de promotor’ (= hoofdaanvrager): zie interne deadlines
  • Deadline indiening finaal projectvoorstel door hoofdaanvrager: 4 juni 2018 om 17u
  • Bekendmaking resultaten: november/december 2018

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

  • De raad van bestuur van het FWO steunt bij zijn beslissingen op het advies van experten die de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen evalueren, en die vervolgens voor de aanvragen die excellent of zeer goed bevonden zijn, nagaat of de opgemaakte investeringsplannen realistisch, haalbaar en van strategisch belang zijn voor het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap.  Twee experten commissies worden ingesteld: de commissies science en strategie die gedefinieerd worden in het reglement interne en externe peer review.
  • Als promotor van het infrastructuurproject bereid je de aanvraag voor via het e-loket van FWO en draag je de aanvraag-in-opmaak over naar je instelling (= de hoofdaanvrager van het voorstel). Gelieve voor interne deadlines en praktische modaliteiten contact op te nemen met de dienst onderzoekscoördinatie van uw onderzoeksinstelling.
  • Je instelling dient het finale project voorstel in bij FWO tegen 4 juni 2018 om 17u.  
  • Je projectaanvraag infrastructuur wordt aan een aantal externe niet in België werkzame deskundigen voorgelegd.
  • De promotor ontvangt de anonieme adviezen van deze externe deskundigen en krijgt de mogelijkheid hierop feedback te leveren. Dit zal doorgaan in de periode juni - augustus 2018. 
  • De leden van de Commissie Science worden in kennis gesteld van de refereerapporten en van de eventuele reacties van aanvragers.
    Op basis hiervan beoordeelt de Commissie Science op 26, 27 en 28 september 2018 alle ingediende aanvragen en organiseert hoorzittingen. Tijdens de hoorzitting worden de uitgenodigde aanvragers in de mogelijkheid gesteld hun aanvraag toe te lichten en te antwoorden op vragen van de leden van de Commissie Science. Op basis van de evaluatiecriteria vastgelegd in artikel 16.2 van het reglement interne en externe peer review  catalogiseert de Commissie Science de aanvragen binnen vier categorieën:
    • Categorie A: vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken de excellente projecten uit de ingediende lijst;
    • Categorie B: vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken de zeer goede projecten inclusief de projecten die nog niet matuur zijn (‘emerging projects’)
    • Categorie C: de eerder gesubsidieerde projecten die vanuit wetenschappelijk oogpunt niet meer tot categorie A en B behoren en waarvoor een uitdoofscenario wordt voorgesteld.
    • Categorie D: vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken de overige projecten

De commissie science rangschikt in haar advies de aanvragen dus niet volgens prioriteit maar deelt de aanvragen in categorieën in.

  • Van de voorstellen die door de Commissie Science in categorie A en B zijn  beoordeeld, onderzoekt de Commissie Strategie in oktober 2018 de opbouw, kwaliteit en haalbaarheid van het operationeel en financieel plan en het strategisch belang voor Vlaanderen. De evaluatiecriteria hiervoor zijn vastgelegd in artikel 17 bis van het reglement interne en externe peer review. Indien de commissie het nodig acht, kan ze de kandidaten oproepen hun project mondeling en/of schriftelijk te verdedigen. Op basis van deze beoordelingen, formuleert de commissie strategie een rangschikking en een voorstel van deelname en/of financiering per aanvraag en de duurtijd ervan. Voor categorie C aanvragen beslist de commissie strategie hoe het uitdoofscenario wordt bewerkstelligd.  Bij deze eerder gesubsidieerdeprojecten die vanuit wetenschappelijk oogpunt noch excellent noch zeer goed zijn maar waarvoor internationale engagementen verhinderen dat het project onmiddellijk kan worden stopgezet, zal een haalbaar scenario worden uitgewerkt in samenspraak met de aanvragers. Hierbij zal rekening gehouden worden met het feit dat geen nieuwe investeringen gefinancierd kunnen worden en dat de financiering zo snel als mogelijk dient stopgezet te worden in de mate dat dit overeenkomt met de bepalingen in de statuten van de internationale infrastructuur en met engagementen die aangegaan werden ten aanzien van de internationale infrastructuur.
  • De raad van bestuur neemt een eindbeslissing tijdens de zitting van november/december 2018:
    • aan welke projecten Vlaamse onderzoekers zullen deelnemen;
    • of er vanuit Vlaanderen lidgelden zullen betaald worden, mocht de Federale Overheid hiervoor niet instaan, en in voorkomend geval het bedrag;
    • naast de beslissing tot deelname welke subsidies, verleend worden;
    • voor welke projecten het uitdoofscenario zal worden uitgetekend, dat vervolgens eveneens voor beslissing aan de raad van bestuur zal worden voorgelegd;

Hierbij wordt rekening gehouden met volgende beginselen:

  • De raad van bestuur neemt haar eindbeslissing rekening houdend met het advies van de commissie strategie.  De voordracht van de aanvragen kan slechts worden bekrachtigd of afgewezen. Bij afwijzing worden de commissies science en strategie opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke vermelding van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.
  • Indien de commissie strategie omtrent een aanvraagdossier een bijkomende voorwaarde  heeft geformuleerd, handelt de raad van bestuur van het FWO als volgt:
    • ofwel wordt de bijkomende voorwaarde verworpen, en wordt het dossier goedgekeurd;
    • ofwel wordt de bijkomende voorwaarde geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier goedgekeurd, met dien verstande dat de door de raad van bestuur opgelegde voorwaarden op het vlak van financiering of samenwerking zullen gelden als subsidiëringsvoorwaarden;
    • ofwel wordt de bijkomende voorwaarde geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier slechts goedgekeurd indien aan de raad van bestuur de nodige remediëring wordt voorgelegd binnen een door de raad van bestuur bepaalde termijn, die niet korter kan zijn dan tien kalenderdagen en de zestig kalenderdagen niet mag overschrijden.  
  • Indien het globale bedrag van toe te kennen subsidies van de voor financiering voorgedragen voorstellen hoger ligt dan het beschikbare bedrag, worden de voorstellen in de volgorde van de rangschikking betoelaagd met het door de commissie strategie voorgestelde financieringsbedrag. De niet of gedeeltelijk gefinancierde maar wel excellent bevonden voorstellen verwerven hieruit geen rechten in het kader van een volgende oproep.

Intakegesprek

  • Aanvragers die nog geen ESFRI (European Strategy Forum on Research Infrastructures) of Big Science financiering hebben ontvangen, dienen deel te nemen aan een intake gesprek voor de indiendatum. Voor de overige aanvragers is dit facultatief. Praktisch gebeurt dit via een verzoek per e-mail aan infrastructuur@fwo.be.

Reglementen en downloads

Contact

Alle inlichtingen omtrent de oproep voor internationale onderzoeksinfrastructuur kunnen worden bekomen op het secretariaat van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, Egmontstraat 5 te 1000 BRUSSEL, telefoon 02 512.91.10 of infrastructuur@fwo.be of op de onderzoekscoördinatiedienst van uw instelling.

Vragen over de werking van het e-loket kunnen gericht worden aan fwohelpdesk@fwo.be.  De helpdesk voor het e-loket kan ook telefonisch gecontacteerd worden op het nummer 0800 23326 (gedurende werkdagen van 09:00 tot 17:00).