Reglement inzake Big Science programmaprojecten

Algemeen reglement

Het algemeen reglement is van toepassing.

Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn on line beschikbaar
Alle aanvullende inlichtingen kunnen worden bekomen op het secretariaat van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, Egmontstraat 5 te 1000 BRUSSEL, telefoon 02 512 91 10. of BigScience@fwo.be.

Achtergrond

Art. 1.

De Vlaamse Regering verleent het FWO conform art. 8 en 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering “betreffende de subsidiëring van het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen” van 10/11/2011 een toelage ter ondersteuning van het Big Science programma.

Big Science programmaprojecten

Art. 2.

Het “Big Science”-programma heeft tot doel internationale onderzoeksprojecten te ondersteunen die worden uitgevoerd aan internationale of supranationale faciliteiten waaraan de federale of de Vlaamse overheid bijdraagt.

Art. 3.

De subsidie wordt aangewend voor de financiering van de institutionele, operationele en logistieke kosten van Vlaamse onderzoekers die deelnemen aan grootschalige, internationale onderzoeksinfrastructuren, waarvan de Belgische federale of de Vlaamse overheid lid is of waarvoor ze de deelname financiert.

De toegestane uitgaven zijn enerzijds de vaste kosten (vb. bijdragen ‘right to compete’, MoU, huisvesting vorsers …) en engagementen die werden aangegaan binnen de internationale samenwerkingsakkoorden en die voorwaarde zijn om te kunnen deelnemen.  Anderzijds kunnen ook logistieke kosten (i.e. personeels- en werkingskosten), verbonden aan de uitvoering van de Big Science programmaprojecten aangevraagd worden.

Uitgaven voor het doorvoeren van het eigenlijke onderzoek kunnen NIET worden begroot op een Big Science programmaproject, maar moeten als regulier FWO-onderzoeksproject worden ingediend.

De Mercatortelescoop die deel uitmaakt van het Internationaal Sterrenkundig Observatorium voor het Noordelijk Halfrond ‘Roque de los Muchachos Observatory’ in Santa Cruz de la Palma, wordt eveneens beschouwd als een onderzoeksinfrastructuur, als vermeld in het eerste lid.

Art. 4.

De Raad van Bestuur van het FWO kan toelagen toekennen voor onderzoek doorgevoerd aan internationale of supranationale faciliteiten waaraan de federale of de Vlaamse overheid bijdraagt waarbij de promotoren verbonden zijn aan universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aan de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven en de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel, eventueel in samenwerking met Vlaamse of Federale wetenschappelijke instellingen. Zo het onderzoek gebeurt in samenwerking met een hogeschool zal het worden uitgevoerd onder de leiding en de verantwoordelijkheid van een Vlaamse universiteit.

Een Big Science programmaproject wordt uitgevoerd onder leiding van een promotor, die optreedt als woordvoerder.  Meerdere copromotoren zijn mogelijk.

Alle briefwisseling met het FWO gebeurt via de promotor als verantwoordelijke woordvoerder. Tevens ontvangen de copromotoren een kopie van deze briefwisseling.

 

Aanvragen

Art. 5.

De aanvragen om subsidies worden, bij het FWO ingediend in het Engels door middel van online ingevulde formulieren. Betrokken formulieren moeten op het secretariaat van het FWO toekomen, uiterlijk op 1 april om 17u00 van het jaar dat het budgettaire dienstjaar, waarop het krediet is aangevraagd, voorafgaat. Zo deze datum op zaterdag of zondag valt wordt de indienlimiet verdaagd tot de daaropvolgende maandag om 17u00. 

Art. 6.

Indien een Big Science programmaproject doorgevoerd wordt in de schoot van één of meerdere universiteiten of wetenschappelijke instellingen, zal de aanvraag bovendien:

  • moeten bewijzen dat dit Big Science programmaproject verder reikt dan de huidige opdracht van de dienst of van de diensten, die er belang bij hebben, en dat de uitvoering ervan middelen vereist die de normale financiële mogelijkheden van bedoelde dienst(en) overschrijden;
  • het aandeel aanduiden - in speciën of in prestaties - van voornoemde wetenschappelijke instelling(en) in de verwezenlijking van het Big Science programmaproject.

 

Evaluatie

Art. 7.

Voor de evaluatie van de dossiers doen de bestuursorganen een beroep op een overkoepelende wetenschappelijke commissie, bestaande uit vooraanstaande internationale experten. Deze commissie wordt samengesteld na de deadline, op basis van de ontvangen aanvraagdossiers. De samenstelling wordt bekrachtigd door de Raad van Bestuur van het FWO.

 

Art. 8.

De promotoren moeten aan het FWO een wetenschappelijk verslag voorleggen:

  • voor de in uitvoering zijnde Big Science programmaprojecten: het voorlaatste jaar van de overeenkomst, een wetenschappelijk verslag, waarin de vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project wordt aangegeven, samen met de lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties.
  • voor de volledig afgewerkte Big Science programmaprojecten : bij het verstrijken van de overeenkomst, een eindverslag over de wetenschappelijke activiteiten waaraan de lijst van de publicaties met betrekking tot dit project moet worden toegevoegd.

Overeenkomst

Contractuele partijen

Art. 9.

De kredieten, door het FWO verleend, worden in een overeenkomst nader omschreven. De bij deze overeenkomst betrokken partijen zijn:

De promotor en de promotoren die de verplichting aangaan onderzoek uit te voeren aan de internationale grote onderzoeksfaciliteit in kwestie;

§1. De promotor die ook de verantwoordelijke woordvoerder is  t.a.v. het FWO, is ofwel:

1°     een ZAP-lid met een bezoldigde aanstelling van meer dan 10% aan een Vlaamse universiteit;

2°     een ZAP-lid dat een bezoldigde aanstelling van 10% heeft aan een Vlaamse universiteit met een onderzoeksopdracht

3°     een ZAP-lid dat een bezoldigde aanstelling van 5% heeft aan een Vlaamse universiteit én kliniekhoofd of adjunct-kliniekhoofd is of een gelijkgestelde functie heeft in een Universitair Ziekenhuis;

4°     een academisch personeelslid, met een bezoldigde aanstelling aan de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven en de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel;

5°     een onderzoeksdirecteur van het FWO

6°     een nominatieve beneficiant van een ERC Starting Grant, een ERC Advanced Grants of een  Odysseus II toelage.

§2. Alle copromotoren zijn onderzoekers op minstens postdoctoraal niveau. De copromotoren zijn in een bezoldigde aanstelling verbonden aan een Vlaamse universiteit, of een Vlaamse onderzoeksinstelling, of een Vlaams universitair ziekenhuis, of de Transnationale universiteit Limburg, of de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven, of de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel, of een federale wetenschappelijke instelling, waarbij de copromotor behoort tot het Nederlands taalkader. (Onderzoekers uit het buitenland kunnen als copromotor bij het Big Science programmaproject betrokken worden zonder financiering door het FWO,  voor zover de samenwerking relevant is voor het project.)

§3. Indien bij het Big Science programmaproject meerdere universiteiten betrokken zijn, dient per universiteit minstens de promotor of één copromotor te voldoen aan de voorwaarden, zoals vermeld in §1, lid 1°, 2°, 3°, en bovendien een bezoldigde aanstelling te hebben die de duur van het aangevraagde Big Science programmaproject volledig dekt.

§ 4. Indien op het ogenblik van de aanvraag nog niet voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in § 1 , dient de aanvrager aan te tonen dat dit wel het geval zal zijn bij de start van de overeenkomst.

Art. 10.

In het bijzondere geval van onderzoek aan grote internationale onderzoeksinstellingen dat gemeenschappelijk door een promotor en copromotoren in verschillende onthaalinstellingen doorgevoerd wordt, dient iedere promotor en iedere onthaalinstelling bij de overeenkomst betrokken te zijn: het contract zal alle nodige bepalingen omvatten inzake het aantrekken van personeel en het beheer der toelagen.

Duur en modaliteiten

Art. 11.

De Big Science contracten duren vijf jaar.

Art. 12.

Het opgemaakte contract zal eenzijdige verbrekingsclausules omvatten, die in ieder geval van vooropzegbepalingen zullen vergezeld zijn. 

Art. 13.

Het promotor zal de internationale onderzoeksfaciliteit verzoeken hun instemming te willen geven betreffende de toegankelijkheid en het doorvoeren, in hun faciliteit, van het door het FWO ondersteund Big Science programmaproject.  De promotor is verantwoordelijk deze toestemming bij de aanvraag te voegen.

Art. 14.

Toelagen, goedgekeurd door het FWO, in het kader van Big Science programmaprojecten, kunnen uitsluitend aangewend worden voor het bekostigen van de vaste en logistieke kosten zoals gespecificeerd in artikel 4. Zodra hun aanwending deze verplichting niet meer nakomt, zullen de toelagen - of hun saldi - moeten terugvallen aan het FWO. 

Art. 15.

Elke fundamentele verandering van het in uitvoering zijnde Big Science programmaproject moet het voorwerp uitmaken van een onderzoek, gelijk aan die voor een nieuwe aanvraag en zal in een aanpassing van de overeenkomst, die de oorspronkelijke overeenkomst niet verlengt, worden opgenomen. Elke gedeeltelijke wijziging van het Big Science programmaproject, alsook elke wijziging van de voorziene uitgaven, moeten vooraf de goedkeuring van het FWO bekomen.

Kostencategorieën

Art. 16.

Voor de uitvoering van Big Science programmaprojecten kan het FWO personeelskredieten, en werkingsmiddelen toekennen.

Aan de promotoren en copromotoren kan geen enkele bezoldiging of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een FWO Big Science programmaproject, tenzij de bestuursorganen een afwijking toestaan.

1) PERSONEEL

Art. 17.

Zo de promotoren de toelating hebben in het kader van overeenkomsten door het FWO gesteund, personeel aan te trekken, dienen de aanstellingen te geschieden in overeenstemming met de ter zake geldende wettelijke bepalingen en overeenkomstig de vergoedingen en reglementen van kracht in de onthaalinstelling, (in het overgrote deel van de gevallen dus volgens het stelsel van toepassing in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap) voor wat betreft de hiërarchie der graden, de vereisten voor aanwerving en bevordering, alsmede de bezoldigingen.
De onthaalinstellingen kunnen desgewenst bijkomende eisen stellen.

De wetenschappelijke personeelsleden dienen aan de voorwaarden te voldoen om zich aan een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap in te schrijven voor een doctoraat of houder te zijn van een diploma van Doctor op proefschrift of van een diploma of certificaat dat wettelijk of in toepassing van de richtlijnen van de Europese Unie of een bilateraal akkoord hiermee als gelijkwaardig wordt erkend, conform de bepalingen van Artikel V 20 van de Vlaamse Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013.

Jaarlijks voor 30 april bezorgt de onthaalinstelling aan het FWO een lijst met een overzicht van het personeel op de verschillende FWO-projecten.  De lijst wordt opgedeeld per project/budget en vermeldt volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut (BAP - doctoraatsbursaal, BAP – WM, ATP, …) en hoogst behaalde diploma en een verklaring van de onthaalinstelling dat het wetenschappelijk personeel aan de gevraagde voorwaarden voldoen.  De personeelsuitgaven op programmaprojecten van het FWO, die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden verworpen.

Art. 18.

Verantwoording van personeel: Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden indien personeel opgenomen is in de overeenkomst en omvatten:

  • personeel door de onthaalinstelling (als werkgever) aangeworven met een arbeidsovereenkomst;
  • beurzen (met inbegrip van beurzen, onderworpen aan de sociale zekerheid, voortvloeiend uit de uitnodiging van een gastonderzoeker in de onderzoekseenheid).

Is uitgesloten: elke andere vorm van vergoeding, op basis van geleverde prestaties (d.w.z. prestaties zonder opmaak van een arbeidsovereenkomst en niet onderworpen aan enige vorm van sociale zekerheid).

De forfaitaire personeelsbedragen worden jaarlijks aangepast en gemeld aan de onthaalinstellingen.

Voor de oproep 2012 bedraagt een voltijds equivalent:

  • voor een wetenschappelijke eenheid: 60.000,00€
  • voor een technische eenheid: 50.000,00€


Het maximale bedrag dient gerespecteerd te worden, men dient zich echter niet noodzakelijkerwijze te houden aan het aantal toegekende posten.

Daar de verantwoordelijkheid inzake de uitvoering van het Big Science programmaproject, zowel wetenschappelijk als financieel, bij de promotoren ligt, kunnen zij zowel voltijds, halftijds als deeltijds wetenschappelijk of technisch personeel aanwerven.  Daarbij dient wel in acht genomen te worden dat personeel enkel wordt toegestaan op een Big Science programmaproject in het kader van logistieke en vaste kosten.  Dit betekent concreet dat dit personeel verbonden moet zijn aan de uitvoering van het goedgekeurd Big Science programmaproject. Personeelsuitgaven voor het doorvoeren van het eigenlijke onderzoek kunnen NIET worden begroot op een Big Science programmaproject, maar moeten als regulier FWO-onderzoeksproject worden ingediend.

De personeelskredieten zijn bestemd voor de vergoeding van wetenschappelijke of technische medewerkers, gedurende de looptijd van de voor de uitvoering van het Big Science programmaproject door betrokken partijen ondertekende overeenkomst en het daarop volgende jaar.

Positieve saldi  van het toegekende personeelskrediet kunnen tot maximum één jaar na de einddatum van de overeenkomst worden aangewend voor de bezoldiging van personeel  en tot  twee jaar na de einddatum van de overeenkomst als bijkomende werkingskosten.  Negatieve saldi van het personeelskrediet kunnen worden verhaald op het werkingskrediet, voor zover het totaal  toegewezen bedrag niet wordt overschreden. 

Vakantiegeld bij uitdiensttreding van personeelsleden, dat ofwel 3/4 van de duur van het project, ofwel ten minste drie opeenvolgende jaren op één of meerdere projecten van het FWO stond, kan worden verantwoord op een afzonderlijk daarvoor voorziene begrotingspost. Dit vakantiegeld bij uitdiensttreding is dus niet ten laste van het forfaitaire personeelskrediet. Voor personeel dat niet aan de gestelde voorwaarden voldoet dient dit wel op het forfaitaire personeelsbedrag van het project aangerekend te worden.

2) UITRUSTING

Art. 19.

Op een Big Science programmaproject kan geen uitrustingskrediet aangevraagd worden.  Grote apparatuur kan niet via het Big Science programma gefinancierd worden en dient via de reguliere onderzoeksprojecten aangevraagd te worden. 

3) WERKING

Art. 20.

Werkingskredieten:

Als werkingskredieten kunnen volgende kosten verantwoord worden, voor zover ze in de originele aanvraag vermeld zijn:

  • engagementen die werden aangegaan binnen internationale samenwerkingsakkoorden en die voorwaarde zijn om te kunnen deelnemen aan de grote internationale onderzoeksfaciliteit in kwestie (vb. bijdragen ‘right to compete’, MoU,…);
  • kosten van verblijven en huisvestiging vorsers noodzakelijk om onderzoek aan de grote internationale onderzoeksfaciliteit te kunnen uitvoeren;
  • negatieve saldi van het personeelskrediet;
  • verplaatsingskosten naar de grote internationale onderzoeksfaciliteit in kwestie;
  • kosten voor jobstudenten, enquêteurs;
  • kleine apparatuur van minder dan 20.000 EUR per eenheid, noodzakelijk voor het Big Science programmaproject te kunnen uitvoeren;
  • andere vaste kosten noodzakelijk om onderzoek te doen aan de grote internationale onderzoeksfaciliteit in kwestie
  • andere logistieke kosten noodzakelijk om onderzoek te doen aan de grote internationale onderzoeksfaciliteit in kwestie

Werkingskosten gekoppeld aan het eigenlijke onderzoek kunnen NIET worden begroot op een Big Science programmaproject, maar moeten als regulier FWO-onderzoeksproject worden ingediend.

Uitgaven worden aanvaard zo ze gedateerd zijn tijdens de looptijd van de voor de uitvoering van het Big Science programmaproject door betrokken partijen ondertekende overeenkomst  en de twee daarop volgende jaren.

Overheadkosten:

Art. 21.

Op voorwaarde dat dit door de overheid wordt toegestaan kunnen overheadkosten aan de onthaalinstellingen worden uitgekeerd volgens de door de overheid en het FWO nader te bepalen richtlijnen. Buiten deze overheadkosten mogen onderstaande rubrieken niet op een krediet van het FWO geheven worden:

  • de huur, verwarming, verlichting, onderhoud van de lokalen en meubilair van de Vlaamse universiteitsgebouwen, daar dit kosten zijn die normaliter door de onthaalinstelling dienen gedragen te worden;
  • de beheers- of administratiekosten gemaakt bij de Vlaamse universiteiten.

Betaling – verantwoording – controle

Art. 22.

financieel verslag (rapportering) - betaling

§1. Per Big Science programmaproject wordt in de maanden april en juli een voorafbetaling van telkens 25% van het toegekende krediet, inclusief de overhead op het toegekende krediet in verhouding met de voorafbetaling en exclusief de kosten voor de personeelsadministratie berekend op basis van de personeelsuitgaven, van het betrokken jaar overgemaakt aan de onthaalinstelling. De kosten voor de personeelsadministratie op basis van de personeelsuitgaven worden berekend en uitbetaald bij de jaarlijkse afrekening en zitten vervat in de door het FWO vastgelegde forfaitaire personeelsbedragen.

§2. Na het betrokken jaar wordt er vóór 30 april per Big Science programmaproject een financieel verslag bezorgd aan het FWO.  In het financieel verslag wordt er een opdeling gemaakt per categorie/krediet (werking en personeel) en boekingsnummer en boekingsdatum of factuurdatum en een globaal totaal per semester of per jaar.  In het globaal financieel verslag worden de totalen per semester of per jaar per project en per categorie (werking en personeel) opgenomen. Dit financieel verslag wordt afgetekend door  het hoofd van het departement financiën en een tweede verantwoordelijke (bijv. hoofd van de onderzoeksadministratie) ter staving dat de nodige controles werden uitgevoerd. Zij verklaren het financieel verslag voor “waar en echt”.

§3. Op basis van de financiële verslagen wordt het betrokken jaar definitief afgerekend, inclusief overhead, en het resterende deel van de verantwoorde uitgaven uitbetaald. Het resterende niet verantwoorde deel van het toegekende krediet wordt toegevoegd aan het krediet van  het jaar n+1.  Het resultaat is het totale beschikbare krediet voor het jaar n+1.

§4. De voorafbetalingen van het jaar n+1 zijn opnieuw twee schijven van 25% van het toegekende krediet.  Bij de berekening van de tweede schijf van 25% wordt het saldo van het jaar n toegevoegd, omdat de definitieve afrekening van het jaar n pas kan gebeuren na 30 april van het jaar n+1. Op dat ogenblik wordt het definitief budget van het jaar n+1 vastgesteld door bij het toegekend budget van het jaar n+1 het saldo van het jaar n toe te voegen.  Op dit definitief budget wordt de tweede schijf van 25% berekend.   Deze werkwijze is van toepassing voor de ganse looptijd van het Big Science programmaproject.

Art. 23.

Verantwoording/controle

§1 Systeemaudit

De onthaalinstellingen bezorgen jaarlijks voor 31 mei aan het FWO het commissarisverslag m.b.t. de gecontroleerde jaarrekening van het voorbije boekjaar.  Bij het laattijdig of niet bezorgen van dit verslag worden de betalingen opgeschort. 

§2. Globale reconciliatie FWO-programmaprojecten

Voor 30 april maakt iedere onthaalinstelling een verklaring van de bedrijfsrevisor, m.b.t. het voorbije boekjaar, over aan het FWO waarin meegedeeld wordt, zonder rekening te houden met de toegekende en aangerekende overhead, dat de door de onthaalinstelling ingebrachte uitgaven d.m.v. de financiële verslagen bij het FWO overeenstemmen met de boekhouding van de onthaalinstelling. Bij het laattijdig of niet doorsturen van dit verslag worden de betalingen opgeschort. 

§3. Project audit

Voor Big Science programmaprojecten vanaf 350.000 EUR wordt ter plaatse op het einde van het Big Science programmaproject een audit uitgevoerd door de bedrijfsrevisor van het FWO.  De audit rekent het Big Science programmaproject definitief af. De bedrijfsrevisor van het FWO dient zich uit te spreken of de financiële rapportering aan het FWO een getrouw beeld geeft van de bestedingen van de middelen. De audit door de bedrijfsrevisor kadert binnen de normen en aanbevelingen van het instituut der bedrijfsrevisoren. Aan de bedrijfsrevisor van het FWO worden op zijn vraag, door de onthaalinstelling, alle stukken ter beschikking gesteld  die hij nodig acht voor het uitvoeren van deze controleopdracht.  De kosten van deze audits worden gedragen door het FWO.

 

§4. Steekproefsgewijze controle

De FWO administratie zal steekproefsgewijs stukken, inclusief weddenfiches, van de Big Science programmaprojecten tijdens de looptijd opvragen en controleren.  Deze stukken kunnen elektronisch worden bezorgd.  Op dat ogenblik worden de opgevraagde verantwoordingstukken afgestemd met het dossier van de projectaanvraag.  De opgevraagde stukken worden binnen de 3 maanden overgemaakt aan het FWO. Deze werkwijze blijft gehandhaafd tot het definitief afsluiten van een Big Science programmaproject. Bij het laattijdig indienen of niet bezorgen van de opgevraagde stukken worden de betalingen opgeschort.

Indien er belangrijke lacunes worden gevonden m.b.t. Big Science programmaprojecten bij een onthaalinstelling op basis van deze steekproefsgewijze controles, kan het FWO aan zijn bedrijfsrevisor ook voor Big Science programmaprojecten van minder dan 350.000 EUR opdragen om een  projectaudit uit te voeren, overeenkomstig de bepalingen van artikel 24 – paragraaf 4.

In ieder geval behoudt de onthaalinstelling een recht van antwoord en kan de onthaalinstelling, ter ondersteuning, de bedrijfsrevisor van het FWO toegang verlenen tot het dossier van de bedrijfsrevisor van de onthaalinstelling.  De doelstelling van deze procedures bestaat erin om dubbele controles te vermijden. 

Art. 24.

De bepalingen in art. 23, § 1 t/m 4 en art. 24 § 1, 2  en 4 zijn niet van toepassing op de onthaalinstellingen met minder dan 15 lopende FWO gefinancierde projecten. Hierbij worden zowel onderzoeksprojecten als programmaprojecten in acht genomen.  Het aantal lopende FWO gefinancierde projecten wordt jaarlijks op 1 januari vastgesteld.  Voor deze onthaalinstellingen is enkel de projectaudit van toepassing voor de projecten vanaf 350.000 EUR.  Voor de projecten van minder dan 350.000 EUR geldt dat per trimester de verantwoordingsstukken moeten worden doorgestuurd aan het FWO.

Algemene financiële bepalingen

Art. 25.

In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op kredieten toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt tevens in dat geen facturen worden aanvaard die dateren van vóór de begindatum van de overeenkomst.

Art. 26.

Het beheer van de verleende kredieten wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de universiteit of de wetenschappelijke instelling waaraan de promotoren verbonden zijn. 

Art. 27.

Het begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december. 

Slotbepaling

Art. 28.

Voor alle gevallen die bij dit reglement niet zouden zijn voorzien, wordt er verwezen naar het reglement en de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.  

 

21/09/2016