Reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen tot regeling van onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek

Goedgekeurd bij beslissing van de raad van bestuur van 22 november 2017

Hoofdstuk 1. Inleidende bepalingen en toepassingsgebied

Art. 1.

§1. Krachtens artikel 18 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en het besluit van de Vlaamse regering van 10 november 2011 betreffende de subsidiëring door het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen verleent de Vlaamse regering het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen een toelage ter ondersteuning van niet-gerichte onderzoeksprojecten.

§2. Het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen beheert de federale toelage van het Federale Ministerie voor Economische Zaken en Energie zoals ontvangen door het Interuniversitair Instituut voor Kernwetenschappen.

§3. Het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen beheert de federale toelage van het Federale Ministerie van Volksgezondheid zoals ontvangen door het Fonds voor Geneeskundig Wetenschappelijk Onderzoek.

Art. 2.

§1. Dit reglement regelt de ontvankelijkheid van de aanvragen, overeenkomsten, de uitvoering, wijziging en verlenging, de evaluatie, de toelage en kosten, aspecten van personeel, werking, apparatuur en overige uitrusting, algemene financiële bepalingen, de betaling, het financieel verslag en de audit van junior en senior onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

§2. De interne en externe peer review met betrekking tot de selectie van de projectaanvragen wordt geregeld door het reglement FWO – interne en externe peer review.

§3. Onderhavig reglement geldt onverminderd het algemeen reglement van het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek.

§4. In geval zich een situatie voordoet die niet wordt geregeld door dit reglement zijn de overige reglementen en de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen van toepassing.

§5. Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn online beschikbaar.

Art. 3.

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

1° promotor-woordvoerder: de hoofdaanvrager van het project;

2° promotor: de hoofdaanvrager van de partner-hoofdonthaalinstelling binnen het project;

3° copromotor: de mede-aanvrager binnen dezelfde hoofdonthaalinstelling of een andere ontvankelijke onthaalinstelling binnen het project.

Art. 4.

De onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen hebben het bevorderen van fundamenteel wetenschappelijk onderzoek tot doel, dat gebeurt op initiatief van de onderzoekers in alle wetenschappelijke disciplines.

Hoofdstuk 2. Ontvankelijkheid aanvragen

Art. 5.

Twee types van onderzoeksproject kunnen worden toegekend: een type ‘junior’ en een type ‘senior’, met elks specifieke aanvraagmodaliteiten zoals nader bepaald in dit reglement.

Art. 6. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28.03.2018)

§1. De aanvragen voor onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek worden ingediend in het Engels door middel van online ingevulde formulieren.

§2. De betrokken formulieren dienen uiterlijk op de indiendatum en het indienuur zoals vermeld bij de oproep te worden ingediend.

Art. 7.

§1. De raad van bestuur van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen kan toelagen toekennen voor projectonderzoek doorgevoerd aan hoofdonthaalinstellingen zoals bepaald in § 2 van dit artikel. De promotor-woordvoerder of promotor dient verbonden te zijn aan een van deze instellingen.

§2. De hoofdonthaalinstellingen met betrekking tot dit artikel zijn de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven, de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft, de Hogere Zeevaartschool voor zover het wetenschappelijk onderzoek in de nautische wetenschappen betreft, de Vlerick Business School en de Antwerp Management School voor zover het onderzoek in de managementwetenschappen betreft en het Instituut voor Tropische Geneeskunde voor zover het onderzoek in tropische geneeskunde, diergeneeskunde of gezondheidszorg in ontwikkelingslanden betreft.

§3. De hoofdonthaalinstellingen uit de vorige paragraaf kunnen hun onderzoek desgevallend in samenwerking met een Vlaamse of federale wetenschappelijke instelling en/of Vlaamse hogere onderwijsinstelling en/of een niet-Vlaamse universiteit uitvoeren.

Art. 8.

Een onderzoeksproject wordt uitgevoerd onder leiding van één promotor per hoofdonthaalinstelling, eventueel in samenwerking met één of meerdere copromotoren.

Art. 9. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28.03.2018)

§1. Een onderzoeker kan per aanvraagronde voor maximaal twee onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek optreden als promotor-woordvoerder, promotor of copromotor.

§2. De som van de aangevraagde en lopende onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek op naam van eenzelfde promotor-woordvoerder, promotor of copromotor mag niet groter zijn dan twee. De datum waarop een nieuw toegekend onderzoeksproject fundamenteel onderzoek normaliter zou starten geldt als referentiedatum voor het berekenen van dit totaal.

§3. De eerste en tweede paragraaf van dit artikel zijn niet van toepassing op de projecten fundamenteel onderzoek in het kader van ERA-NET en bilaterale projecten.

Art. 10. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28.03.2018)

§1. Elke promotor-woordvoerder of promotor van een junior- of senior-project dient over minimum één van de volgende aanstellingen te beschikken respectievelijk houder te zijn van één van volgende onderzoeksmandaten:

  • een ZAP-aanstelling of een equivalente aanstelling met doctoraat van minimaal 50 procent aan een hoofdonthaalinstelling vermeld in artikel 7, §2 van dit reglement;
  • een aanstelling als onderzoeksdirecteur van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen;
  • een ERC Grant aan een hoofdonthaalinstelling vermeld in artikel 7, §2 van dit reglement;
  • een Odysseus II-toelage met een universiteit van de Vlaamse gemeenschap als hoofdonthaalinstelling.

§2. Een promotor-woordvoerder of promotor die geen van de aanstellingen uit de eerste paragraaf van dit artikel geniet en een ZAP-aanstelling of een equivalente aanstelling met doctoraat van minimaal 10 procent aan een hoofdonthaalinstelling vermeld in artikel 7, §2 van dit reglement heeft, kan als promotor-woordvoerder of promotor van een onderzoeksproject optreden in het kader van dit reglement, indien hij

  • houder is van een onderzoeksmandaat van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen;

of aangesteld is aan een van de volgende instellingen:

  • een hoofdonthaalinstelling, zoals opgesomd in artikel 7, § 2 van dit reglement, die reeds als hoofdonthaalinstelling kan fungeren in het kader van een onderzoeksproject van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen;
  • een Vlaams academisch ziekenhuis;
  • een Vlaams ziekenhuis met academisch karakter;
  • een erkende Vlaamse of federale onderzoeksinstelling;
  • een Strategisch Onderzoekscentrum (SOC);
  • een academische opleiding van een Vlaamse School of Arts.

Het totale aanstellingspercentage aan een hoofdonthaalinstelling, zoals vermeld in artikel 7, §2 van dit reglement, en aan één of meerdere van de in deze paragraaf genoemde instellingen dient minstens 70% van een voltijds equivalent te bedragen.

§3. Een promotor-woordvoerder of promotor met zowel een ZAP-aanstelling van minimum 5 procent als een aanstelling van kliniekhoofd of adjunct-kliniekhoofd of een gelijkgestelde functie in een Vlaams Academisch Ziekenhuis kan eveneens als promotor-woordvoerder of promotor optreden in het kader van dit reglement.

§4. Voor junior-projecten fundamenteel onderzoek geldt als bijkomende ontvankelijkheidsvoorwaarde dat een promotor-woordvoerder en (co)promotor zijn of haar eerste doctoraatsdiploma maximaal 12 jaar voor de uiterste indiendatum van de projectaanvraag heeft verworven.

§5. De in paragraaf 4 bepaalde maximumgrens wordt met één jaar verlengd per periode van minstens 3 maanden moederschapsrust of per aaneensluitende periode van minstens 3 maanden voltijds ouderschapsverlof of per aaneensluitende periode van minstens 3 maanden voltijds ziekteverlof die genomen werd tussen de datum van het doctoraatsdiploma en de aanvraag.

§6. Voor senior-projecten fundamenteel onderzoek is aan de bijkomende  ontvankelijkheidsvoorwaarde voldaan voorzover de promotor-woordvoerder of de (co) promotor zijn of haar eerste doctoraatsdiploma meer dan 12 jaar voor de uiterste indiendatum van de projectaanvraag heeft verworven.

Art. 11. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28.03.2018)

§1. Alle copromotoren zijn onderzoekers  minstens op postdoctoraal niveau.

§2. De copromotoren dienen een bezoldigde aanstelling te hebben aan een van de volgende instellingen: 

  • een onthaalinstelling zoals opgesomd in artikel 7, § 2 van dit reglement;
  • een academische opleiding van een Vlaamse School of Arts;
  • een andere erkende Vlaamse onderzoeksinstelling;
  • een erkende federale wetenschappelijke instelling, waarbij de copromotor behoort tot het Nederlands taalkader;
  • een niet-Vlaamse universiteit.

§3. Een copromotor van een niet-Vlaamse universiteit kan bij het onderzoeksproject betrokken worden en desgevallend financiering van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen ontvangen, voor zover de samenwerking relevant is voor het project en voor zover de financiering niet meer bedraagt dan 10 procent van het totale projectbudget voor alle copromotoren van niet-Vlaamse universiteiten samen.

Art. 12. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28.03.2018)

Indien op het ogenblik van de aanvraag nog niet werd voldaan aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden vermeld in de artikelen 10 en 11 van dit reglement, dient de aanvrager aan te tonen dat dit wel het geval zal zijn bij de start van de overeenkomst.

Hoofdstuk 3. Overeenkomst met betrekking tot het onderzoeksproject

Art. 13.

§1. De kredieten, door het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen verleend, worden in een overeenkomst nader omschreven. Partijen bij deze overeenkomst zijn de promotor-woordvoerder, de promotor en/of de copromotoren. Deze partijen gaan steeds de verplichting aan het gesubsidieerde onderzoek te voltrekken of verder te zetten.

§2. Alle briefwisseling met het FWO met betrekking tot de overeenkomst gebeurt via de promotor-woordvoerder. De promotoren en copromotoren ontvangen een kopie van deze briefwisseling.

§3. In geval het projectonderzoek gemeenschappelijk door een promotor-woordvoerder en één of meerdere (co)promotoren van verschillende onthaalinstellingen wordt uitgevoerd, dient iedere (co)promotor(-woordvoerder) en iedere onthaalinstelling bij de overeenkomst vermeld in de eerste paragraaf betrokken te zijn.

De overeenkomst dient alle noodzakelijke bepalingen te bevatten inzake het aantrekken van personeel, het beheer van de toelagen en de eigendom van de toegekende apparatuur.

Art. 14.

In beginsel behelzen de overeenkomsten met betrekking tot de onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek vier jaar en zijn ze eventueel met maximum twee jaar hernieuwbaar mits een nieuwe aanvraag, die ook als zodanig meetelt voor het quotum zoals bepaald in artikel 9.

Art. 15.

De overeenkomst met betrekking tot het onderzoeksproject dient een bepaling of bepalingen te bevatten die de mogelijkheid bieden aan een van de contractpartijen de overeenkomst eenzijdig op te zeggen. De overeenkomst dient tevens een bepaling of bepalingen te bevatten omtrent opzeggingstermijnen. 

Hoofdstuk 4. Uitvoering, wijziging en verlenging onderzoeksproject

Art. 16.

§1. Het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen verzoekt de onthaalinstelling hun instemming te willen geven betreffende het doorvoeren, in de lokalen van de onthaalinstelling, van het door het FWO ondersteunde onderzoek.

§2. Het akkoord van het hoofd van de onthaalinstelling zal worden gevraagd aangaande de toegankelijkheid voor onderzoekers van andere instellingen tot de installaties die ter beschikking worden gesteld. 

Art. 17.

§1. De toelagen worden uitsluitend toegekend voor het uitvoeren van onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek goedgekeurd door het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

§2.De promotor-woordvoerder en de promotor is verplicht de toelagen uitsluitend te besteden aan het uitvoeren van het onderzoeksproject zoals goedgekeurd door het FWO.

§3. In geval de promotor-woordvoerder of promotor de toelagen niet uitsluitend aanwendt voor het uitvoeren van het onderzoeksproject, komt de toelage of het overblijvende saldo toe aan het FWO.

Art. 18.

§1. Elke fundamentele verandering van het in uitvoering zijnde onderzoeksproject moet het voorwerp uitmaken van een onderzoek, zoals dat bestaat voor een nieuwe onderzoeksaanvraag.

§2. Elke fundamentele verandering van het in uitvoering zijnde onderzoeksproject wordt opgenomen in de overeenkomst vermeld in de artikelen 13, 14 en 15 van dit reglement. De overeenkomst wordt niet verlengd.

§3. Elke gedeeltelijke wijziging van het onderzoeksproject, alsook elke wijziging van de voorziene uitgaven, moet vooraf worden goedgekeurd door het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

Art. 19.

Per uitzondering kunnen grondig gemotiveerde aanvragen tot verlenging van de aanwendingsduur ten laatste tegen 30 november van het laatste jaar van de door het reglement toegestane aanwendingsduur, zijnde de duur van de ondertekende overeenkomst plus twee jaar, aan het FWO worden bezorgd en deze kunnen slechts voor maximum zes maanden worden toegekend.

Hoofdstuk 5. Evaluatie

Art. 20.

§1. Voor de ex ante-, intermediaire en ex post- evaluatie van de dossiers doet de raad van bestuur van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen  beroep op de daartoe aangestelde en bevoegde expertpanels.

§2.Voor de ex ante-evaluatie wordt bovendien beroep gedaan op externe referenten, overeenkomstig het reglement FWO – interne en externe peer review.

Art. 21.

§1. Voor de in uitvoering zijnde projecten fundamenteel onderzoek dient de promotor-woordvoerder, gedurende het laatste projectjaar van de overeenkomst, aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen een wetenschappelijk verslag voor te leggen waarin de vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project wordt aangegeven, samen met de lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties die resulteerden uit het desbetreffende project.

§2. Voor de volledig afgewerkte projecten dient de promotor-woordvoerder, na het verstrijken van de overeenkomst, aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen een eindverslag voor te leggen over de wetenschappelijke activiteiten waaraan de lijst van publicaties met betrekking tot het project moet worden toegevoegd.

Art. 22.

§1. Voor de uitvoering van onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek kan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen toelagen toekennen voor twee categorieën van kosten:

1ste categorie: toelage personeel en werking

2de categorie: toelage apparatuur en overige uitrusting

§2. De toelagen kunnen niet overgedragen worden van de 1ste categorie naar de 2de categorie of van de 2de categorie naar de 1ste categorie.

Art. 23.

§1. Per onderzoeksproject moet per onthaalinstelling, tussen de 45.000 euro en 130.000 euro per projectjaar worden aangevraagd voor personeel- en werkingsmiddelen. Voor interuniversitaire projecten fundamenteel onderzoek gelden deze grenzen  per instelling, maar kan de ondergrens voor de partner verlaagd worden naar 20.000 euro. 

§2. Indien noodzakelijk kunnen de expertpanels de gevraagde toelage vermeld in paragraaf 1 van dit artikel reduceren.

§3. De toelage kan niet worden verhoogd of verlaagd tot boven of onder de grens zoals bepaald in de eerste paragraaf van dit artikel.

Art. 24.

Voor apparatuur en overige uitrusting kan maximaal 150.000 euro worden aangevraagd. Het aanvragen van matching funding tot maximaal 150.000 euro is mogelijk.

Art. 25.

Voor onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek aangevraagd in het kader van gezamenlijke internationale oproepen, zoals ERA-NET en Joint Programming Initiatives, gelden de voorwaarden met betrekking tot de aan te vragen toelage zoals bepaald bij de desbetreffende oproep.

Art. 26.

Aan de promotoren-woordvoerder, de promotor of de copromotor kan geen enkele bezoldiging of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een onderzoeksproject met toelage van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, tenzij de raad van bestuur van het FWO een afwijking toestaat.

Hoofdstuk 7. Personeel en werking

Kosten

Art. 27.

§1. Met betrekking tot de toegekende toelage voor personeel en werking kunnen de volgende kosten verantwoord worden, voor zover ze in de originele aanvraag vermeld werden:

  1. personeelskosten van wetenschappelijke of technische medewerkers;
  2. de normale werkingskosten, noodzakelijk voor de uitvoering van het project;
  3. kosten voor jobstudenten, enquêteurs en onkosten, voortvloeiend uit de uitnodiging van een gastonderzoeker in de onderzoekseenheid;
  4. kleine apparatuur van minder dan 20.000 euro per eenheid, noodzakelijk voor het project;
  5. kosten van studieverblijven en deelname aan congressen in het buitenland voor zover deze in de lijn liggen van het toegekende onderzoeksproject;
  6. toegang tot en disseminatie van onderzoeksresultaten;
  7. verplaatsingskosten in België;
  8. gebruik van de infrastructuur van het Vlaams Supercomputer Centrum zoals bepaald in het reglement en de tarieven op www.vscentrum.be/nl/systemen-en-toegang/projecttoegang-tier1.

§2. Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden indien cumulatief wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

  • het aanwerven van personeel werd opgenomen in de originele aanvraag;
  • het personeel werd aangeworven d.m.v. een arbeidsovereenkomst of een beursovereenkomst voor de aanstelling van een doctoraatsbursaal of postdoctoraal bursaal door de onthaalinstelling;
  • wanneer het gaat om een aanstelling via een beurs,  is deze beurs onderworpen aan de sociale zekerheid,

§3.Vakantiegeld bij uitdiensttreding van personeelsleden, die ofwel gedurende 3/4 van de duur van het project, ofwel gedurende ten minste drie opeenvolgende jaren op één of meerdere projecten fundamenteel onderzoek van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen werden betaald, kan worden verantwoord op een afzonderlijk daarvoor voorziene begrotingspost. Voor personeel dat niet aan de gestelde voorwaarden voldoet, dient dit wel op het project aangerekend te worden.

Art. 28.

Positieve saldi van de toegekende personeels- en werkingstoelage kunnen tot maximum twee jaar na de einddatum van de overeenkomst worden aangewend voor het verantwoorden van de kosten zoals bepaald in de eerste paragraaf van artikel 27. Personeelskosten van wetenschappelijke of technische medewerkers, zoals bepaald in de eerste paragraaf van artikel 27, a, kunnen worden verantwoord gedurende de looptijd van de voor de uitvoering van het project ondertekende overeenkomst en het daarop volgende jaar.

Rekrutering en aanstelling

Art. 29.

§1. Om het rekruteringsproces te starten, dient de promotor-woordvoerder of de promotor de toestemming de hebben van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen in het kader van de overeenkomst die werd gesloten met betrekking tot het onderzoeksproject.

§2. De rekrutering van de personeelsleden verloopt conform de bepalingen van de Gedragscode voor de Rekrutering van Onderzoekers van de Europese Commissie zoals vastgesteld in het Europees Handvest voor Onderzoekers zoals gepubliceerd in 2005.

§3. De aanstelling van personeelsleden dient te geschieden in overeenstemming met de terzake geldende wettelijke bepalingen en overeenkomstig de reglementen zoals van kracht in de onthaalinstelling en met naleving van de verschuldigde vergoedingen zoals van kracht in de onthaalinstelling, voor wat betreft de hiërarchie der graden, de vereisten voor aanwerving en bevordering, alsmede de bezoldigingen. De onthaalinstellingen kunnen desgewenst bijkomende eisen stellen.

Art. 30.

§1. De wetenschappelijke personeelsleden dienen, ofwel te voldoen aan de voorwaarden die worden gesteld om zich aan een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap in te kunnen schrijven voor een doctoraat, ofwel houder te zijn van een diploma van doctor op proefschrift of van een diploma of certificaat dat wettelijk of in toepassing van de richtlijnen van de Europese Unie of een bilateraal akkoord hiermee als gelijkwaardig wordt erkend, conform de bepalingen van Artikel V.20 van de Besluit van de Vlaamse Regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs.

§2. Binnen de objectieven door het project gesteld, zal het onderzoek, indien mogelijk, zo worden georganiseerd dat het voor de predoctorale onderzoeker kan leiden tot een doctoraat op proefschrift.

Art. 31.

De onthaalinstelling bezorgt jaarlijks voor 15 maart van het daaropvolgende jaar aan het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek een lijst met een overzicht van het personeel tewerkgesteld binnen de verschillende onderzoeksprojecten van het FWO. De lijst wordt opgedeeld per project/budget en vermeldt volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut (BAP - doctoraatsbursaal, BAP – WM, ATP, of andere), hoogst behaalde diploma en een verklaring van de onthaalinstelling dat het wetenschappelijk personeel aan de gevraagde voorwaarden voldoet.

De personeelsuitgaven op onderzoeksprojecten van het FWO, die niet aan de voorwaarden voldoen, worden verworpen.

Hoofdstuk 8. Apparatuur en overige uitrusting

Art. 32.

§1. Alle materiaal, verworven dankzij een werkings- of uitrustingskrediet van het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek, wordt eigendom van de hoofdonthaalinstelling waaraan de titularis van het krediet verbonden is of van de onthaalinstelling, krachtens een afspraak met de hoofdonthaalinstelling die in de aanvraag wordt opgenomen.

§2. De onthaalinstelling of hoofdonthaalinstelling verbindt zich ertoe het materiaal ter beschikking te laten van de onderzoeker, gedurende de tijd die vereist is voor het afwerken van het onderzoek waarvoor het werd toegekend.

§3. De onthaalinstelling of hoofdonthaalinstelling verbindt zich ertoe het materiaal noch te verkopen, noch uit te lenen zonder de instemming van het FWO.

§4. Ingeval het materiaal dankzij de bijdrage van een vreemd krediet kon worden aangekocht, beslist de raad van bestuur van het FWO, in overleg met de betrokken autoriteiten, over de eigendomsregeling zoals bepaald in paragraaf 1 van dit artikel.

§5. Het materiaal, aangekocht met een krediet van het FWO, door een onderzoeker die geen deel uitmaakt van de kaders van een universiteit, van een gelijkgestelde inrichting of van een Vlaamse of federale wetenschappelijke instelling, blijft eigendom van het FWO. De houder van dergelijk materiaal verbindt er zich toe het materiaal in volmaakte staat, behoudens wat de normale slijtage of gevallen van overmacht betreft, terug in te leveren wanneer het hem niet langer meer van dienst is.

Art. 33.

§1. Enkel apparatuur die voor het project noodzakelijk is en die in de kredietaanvraag wordt vermeld kan als post apparatuur worden verantwoord. Het aangevraagde bedrag voor deze post mag het bedrag van 150.000 euro niet overschrijden. Matching funding tot 150.000 euro is toegelaten.

§2. Zo andere apparatuur dan deze vermeld in het aanvraagformulier zal aangekocht worden, dient dit vooraf bij het FWO te worden aangevraagd.

§3. Uitgaven voor apparatuur worden aanvaard indien ze gedateerd zijn tijdens de eerste twee projectjaren.

§4. De verantwoording van werkings- en/of personeelskosten is onmogelijk op de post apparatuur.

Art. 34.

§1. Op voorwaarde dat dit door de overheid wordt toegestaan, kunnen overheadkosten aan de onthaalinstellingen worden uitgekeerd volgens de door de overheid en het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek nader te bepalen richtlijnen.

§2.Buiten de overheadkosten mogen onderstaande rubrieken niet op een krediet van het FWO geheven worden:

  • huur, verwarming, verlichting, onderhoud van de lokalen en meubilair;
  • beheers- of administratiekosten.

De kosten vermeld onder het eerste streepje worden normaliter door de onthaalinstelling gedragen.

Hoofdstuk 9. Betaling en financieel verslagen

Art. 35.

§1. Per onderzoeksproject dient gedurende diens looptijd zoals bepaald in de overeenkomst, in de maanden april en oktober een voorafbetaling overgemaakt te worden aan de onthaalstelling van respectievelijk 40 procent en 35 procent van het toegekende krediet van het betrokken kredietjaar, inclusief, indien van toepassing, de overhead op het toegekende krediet in verhouding met de voorafbetaling. De kosten voor de personeelsadministratie zitten vervat in het toegekende krediet.

In het eerste jaar na de einddatum van het project wordt 15 procent van de totale toekenning uitbetaald.

Bij de definitieve afrekening van het project, na ontvangst het financieel verslag, wordt het saldo uitbetaald.

§2. Vóór 15 februari van het daaropvolgende kredietjaar dient de onthaalinstelling een prefiguratie in bij het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen van de uitgaven binnen de onderzoeksprojecten van het betrokken kredietjaar.

Art. 36.

§1. Per onderzoeksproject dient jaarlijks vóór 15 maart van het daaropvolgende kredietjaar een financieel verslag van de uitgaven van het betrokken kredietjaar te worden bezorgd aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

§2. In het financieel verslag wordt een opdeling gemaakt per categorie/krediet,  boekingsnummer, boekingsdatum of factuurdatum en een globaal totaal per jaar. 

In het globaal financieel verslag worden de totalen per jaar per project en per categorie opgenomen.

§3. Het financieel verslag wordt ondertekend door het hoofd van het departement financiën en een tweede verantwoordelijke, zoals bijvoorbeeld het hoofd van de onderzoeksadministratie, ter staving dat de nodige controles werden uitgevoerd. Zij verklaren het financieel verslag “voor waar en echt”.

§4. Projecten die eindigen en waarop geen uitgaven meer verantwoord kunnen worden, worden definitief afgerekend op basis van de ingediende financiële verslagen, en, indien van toepassing, op basis van de projectaudit van de revisor van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

§5. De werkwijze uit artikel 35 en 36 is van toepassing voor de ganse looptijd van het project.

Art. 37.

Bij het laattijdig of niet indienen van de verslagen vermeld in artikel 36, worden de betalingen voortvloeiende uit dit reglement opgeschort.

Hoofdstuk 10. Audit

Systeemaudit

Art. 38.

De onthaalinstelling bezorgt jaarlijks vóór 30 april aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen het commissarisverslag m.b.t. de gecontroleerde jaarrekening van het voorbije boekjaar.

Globale reconciliatie

Art. 39.

Iedere onthaalinstelling bezorgt jaarlijks vóór 15 maart aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen een verklaring van de eigen bedrijfsrevisor, waarin meegedeeld wordt, zonder rekening te houden met - indien van toepassing - de toegekende en aangerekende overhead, dat de door de onthaalinstelling gerapporteerde uitgaven m.b.t. het afgelopen boekjaar d.m.v. de financiële verslagen overeenstemmen met de boekhouding van de onthaalinstelling.

Projectaudit

Art. 40.

§1. Voor projecten vanaf 450.000 euro wordt op het einde van het onderzoeksproject een projectaudit ter plaatste uitgevoerd bij de onthaalinstelling door de bedrijfsrevisor van het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek. De projectaudit rekent het project definitief af.

§2. De bedrijfsrevisor van het FWO dient zich uit te spreken of de financiële rapportering aan het FWO door de onthaalinstelling een getrouw beeld geeft van de bestedingen van de middelen.

§3. De audit door de bedrijfsrevisor kadert binnen de normen en aanbevelingen van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.

§4. Aan de bedrijfsrevisor van het FWO worden op zijn vraag, door de onthaalinstelling, alle stukken ter beschikking gesteld  die hij nodig acht voor het uitvoeren van deze controleopdracht.

§5. De kosten van de projectaudits wordt gedragen door het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

Art. 41.

Naast de regeling uit artikel 40 van dit reglement zullen jaarlijks een  aantal onderzoeksprojecten willekeurig worden geselecteerd door het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen. Het aantal projectaudits uit artikel 42 wordt per onthaalinstelling jaarlijks beperkt tot maximaal 30 procent van het aantal onderzoeksprojecten binnen de onthaalinstelling.

De willekeurig geselecteerde projecten uit dit artikel zullen het voorwerp uitmaken van een projectaudit die ter plaatse wordt uitgevoerd worden door de bedrijfsrevisor van het FWO.

Steekproefsgewijze controle

Art. 42.

§1. De administratie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen vraagt steekproefsgewijs stukken, inclusief weddenfiches, van de onderzoeksprojectprojecten tijdens hun looptijd op en controleert deze. De stukken kunnen elektronisch worden bezorgd. De stukken worden binnen de drie maanden na de datum van de opvraging bezorgd aan het FWO.

Op het ogenblik van de opvraging worden de verantwoordingstukken afgestemd met het dossier van de projectaanvraag.

De werkwijze uit deze paragraaf blijft gehandhaafd tot het definitief afsluiten van een onderzoeksproject.

§2. Indien er belangrijke lacunes worden gevonden m.b.t. onderzoeksprojecten bij een onthaalinstelling kan het FWO aan zijn bedrijfsrevisor voor projecten van minder dan 450.000 euro opdragen een projectaudit uit te voeren overeenkomstig de bepalingen van artikel 41 van dit reglement.

§3. De onthaalinstelling heeft een recht van antwoord en kan ter ondersteuning de bedrijfsrevisor van het FWO toegang verlenen tot het dossier van de bedrijfsrevisor van de onthaalinstelling. De doelstelling van deze bepaling bestaat erin om dubbele controles te vermijden.

Art. 43.

Bij het laattijdig of niet indienen van de verklaringen zoals vermeld in de artikelen 39, 40, 41, 42 en 43, worden de betalingen voortvloeiende uit dit reglement opgeschort.

Hoofdstuk 11. Algemene financiële bepalingen

Art. 44.

In geen enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op kredieten toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt tevens in dat geen facturen kunnen worden aanvaard die dateren van vóór de startdatum van het onderzoeksproject.

Art. 45.

Het beheer van de verleende kredieten wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de universiteit of de wetenschappelijke instelling waaraan de promotor-woordvoerder of promotor aan verbonden is. 

Art. 46.

Het begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december.