Reglement inzake de Onderzoeksprojecten

ALGEMEEN REGLEMENT

Het algemeen reglement is van toepassing.

Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn on line beschikbaar
Alle aanvullende inlichtingen kunnen worden bekomen op het secretariaat van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, Egmontstraat 5 te 1000 BRUSSEL, telefoon 02 512 91 10.

ACHTERGROND

Art. 1.

De Vlaamse Regering verleent het FWO krachtens artikel 18 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid een toelage ter ondersteuning van niet-gerichte onderzoeksprojecten (*).

In het kader van het Koninklijk Besluit van 18 januari 1965 (Belgisch Staatsblad 5/2/65) ontvangt het Interuniversitair Instituut voor Kernwetenschappen (IIKW) een federale toelage van het Federale Ministerie voor Economische Zaken en Energie (Overeenkomst van 12/4/1965).

Het Fonds voor Geneeskundig Wetenschappelijk Onderzoek (FGWO) wordt federaal betoelaagd door het federale Ministerie van Volksgezondheid (Overeenkomst van 7/11/1969, aangepast in 8/1971).

Het FWO beheert al de voormelde toelagen.

* Franse nomenclatuur: Programme de Recherche du Fonds de la Recherche Scientifique - Flandre (FWO). Duitse nomenclatuur: Forschungsprojekt des Fonds für Wissenschaftliche Forschung - Flandern (FWO). Engelse nomenclatuur: Research Programme of the Research Foundation - Flanders (FWO).

Art. 2.

De onderzoeksprojecten van het FWO hebben tot doel het bevorderen van fundamenteel wetenschappelijk onderzoek, op initiatief van de onderzoekers in alle disciplines.

ONDERZOEKSPROJECTEN

Art. 3.

De raad van bestuur van het FWO kan toelagen toekennen voor onderzoek doorgevoerd aan volgende hoofdonthaalinstellingen: universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap, aan de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven en de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft, de Hogere Zeevaartschool voor zover het wetenschappelijk onderzoek in de nautische wetenschappen betreft, de Vlerick Management School en de Antwerp Management School voor zover het onderzoek in de managementwetenschappen betreft, of het Instituut voor Tropische Geneeskunde voor zover het onderzoek in tropische geneeskunde en diergeneeskunde en in gezondheidszorg in ontwikkelingslanden betreft, eventueel in samenwerking met Vlaamse of Federale wetenschappelijke instellingen. Zo het onderzoek gebeurt in samenwerking met een hogeschool zal het worden uitgevoerd onder de leiding en de verantwoordelijkheid van een Vlaamse universiteit.

Een onderzoeksproject wordt uitgevoerd onder leiding van een promotor, eventueel in samenwerking met één of meerdere copromotoren.

Accent wordt gelegd op projecten, die het eigen onderzoek in een groter wetenschappelijk geheel onderbrengen.

AANVRAGEN

Art. 4.

De aanvragen om subsidies worden, via de onthaalinstelling van de promotor, ingediend in het Engels door middel van online ingevulde formulieren. Betrokken formulieren moeten op het secretariaat van het FWO toekomen, uiterlijk op 1 april om 17u00 van het jaar dat het budgettaire dienstjaar, waarop het krediet is aangevraagd, voorafgaat. Zo deze datum op zaterdag of zondag valt wordt de indienlimiet verdaagd tot de daaropvolgende maandag om 17u00. 

Art. 5.

Een onderzoeker kan per aanvraagronde voor maximaal twee projecten optreden als (co-) promotor. Wanneer de promotor-woordvoerder een project krijgt toegekend en hiervoor financiering ontvangt, kan hij/zij de aanvraagronde nadien geen aanvraag indienen als promotorwoordvoerder of als copromotor. Indien een aanvrager als co-promotor  financiering ontvangt, kan hij/zij de aanvraagronde nadien wel meedingen voor nieuwe financiering.

Alle briefwisseling met het FWO gebeurt via de promotor als verantwoordelijke woordvoerder. Tevens ontvangen de copromotoren een kopie van deze briefwisseling.

Art. 6.

Indien een onderzoeksproject doorgevoerd wordt in de schoot van één of meerdere universiteiten of wetenschappelijke instellingen of hogescholen, zal de aanvraag bovendien:

  • moeten bewijzen dat dit project verder reikt dan de huidige opdracht van de dienst of van de diensten, die er belang bij hebben, en dat de uitvoering ervan middelen vereist die de normale financiële mogelijkheden van bedoelde dienst(en) overschrijden;
  • het aandeel aanduiden - in speciën of in prestaties - van voornoemde instelling(en) in de verwezenlijking van het onderzoeksproject.

EVALUATIE

Art. 7.

Voor de ex ante, intermediaire en ex post evaluatie van de dossiers doen de bestuursorganen een beroep op de wetenschappelijke commissies van het FWO. Voor de ex ante evaluatie wordt bovendien een beroep gedaan op externe referenten, overeenkomstig het reglement over interne en externe peer review.

Art. 8.

De promotoren moeten aan het FWO een wetenschappelijk verslag voorleggen:

  • voor de in uitvoering zijnde projecten: het laatste jaar van de overeenkomst, een wetenschappelijk verslag, waarin de vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project wordt aangegeven, samen met de lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties.
  • voor de volledig afgewerkte projecten : bij het verstrijken van de overeenkomst, een eindverslag over de wetenschappelijke activiteiten waaraan de lijst van de publicaties met betrekking tot dit project moet worden toegevoegd.

OVEREENKOMST

Contractuele partijen

Art. 9.

De kredieten, door het FWO verleend, worden in een overeenkomst nader omschreven. De bij deze overeenkomst betrokken partijen zijn:

De promotor en de copromotoren die de verplichting aangaan het gesubsidieerde onderzoek te ondernemen of verder te zetten.

§1. De promotor die ook de verantwoordelijke woordvoerder is t.a.v. het FWO, heeft een bezoldigde aanstelling van ten minste 10% aan de desbetreffende onthaalinstelling, en voldoet bijkomend voor deze aanstelling aan één van de volgende voorwaarden:

1° heeft een minstens een 10% ZAP- aanstelling aan een Vlaamse universiteit;

2° is tenminste voor 10% als ZAP-lid, aangesteld  aan de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven en de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel, voor zover het onderzoek in godsdienstwetenschappen of godgeleerdheid betreft;

3° is een onderzoeksdirecteur van het FWO;

is een nominatieve beneficiant van een ERC Grant met een Vlaamse universiteit of de Evangelische Protestantse Faculteit in Leuven, de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel, de Hogere Zeevaartschool, de Vlerick Management School, de Antwerp Management School of het Instituut voor Tropische Geneeskunde als onthaalinstelling;

5° is een nominatieve beneficiant van een Odysseus II toelage met een Vlaamse universiteit als onthaalinstelling;

6° is ten minste 10% (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar verbonden aan de Hogere Zeevaartschool en houder van een doctoraat, voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de nautische wetenschappen betreft;

7° is ten minste 10% (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar (of aangesteld in een functie met equivalente Engelstalige benaming) aan de Vlerick Management School en houder van een doctoraat, voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de managementwetenschappen betreft;

8° is ten minste 10% (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar verbonden aan de Antwerp Management School en houder van een doctoraat, voor zover diens aanvraag wetenschappelijk onderzoek in de managementwetenschappen betreft;

9° is ten minste 10% (hoofd)docent of (gewoon) hoogleraar met aan het Instituut voor Tropische Geneeskunde en houder van een doctoraat.

Of

10° is een bezoldigd ZAP-lid met een aanstelling van 5% aan een Vlaamse universiteit én kliniekhoofd of adjunct-kliniekhoofd is of houder van een gelijkgestelde functie in een Universitair Ziekenhuis.

§2. Alle copromotoren zijn onderzoekers op minstens postdoctoraal niveau. De copromotoren hebben een bezoldigde aanstelling aan een onthaalinstelling die kan optreden als hoofdonthaalinstelling zoals vermeld in art. 3 of aan een academische opleiding van een Vlaamse School of Arts, of aan een andere Vlaamse onderzoeksinstelling of aan een federale wetenschappelijke instelling,  waarbij de copromotor behoort tot het Nederlands taalkader. (Onderzoekers uit het buitenland kunnen als copromotor bij het project betrokken worden zonder financiering door het FWO,  voor zover de samenwerking relevant is voor het project.)

§3. Indien bij het project meerdere instellingen betrokken zijn die kunnen optreden als hoofdonthaalinstelling zoals vermeld in art. 3, dient voor elk van deze instellingen minstens de promotor of één copromotor te voldoen aan de voorwaarden, zoals vermeld in §1 van dit artikel en bovendien een dergelijke aanstelling te hebben die de duur van het aangevraagde onderzoeksproject volledig dekt.

§ 4. Indien op het ogenblik van de aanvraag nog niet voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in § 1 , dient de aanvrager aan te tonen dat dit wel het geval zal zijn bij de start van de overeenkomst.

Art. 10.

In het bijzondere geval van onderzoek dat gemeenschappelijk door een promotor en copromotoren in verschillende onthaalinstellingen doorgevoerd wordt, dient iedere promotor en iedere onthaalinstelling bij de overeenkomst betrokken te zijn: het contract zal alle nodige bepalingen omvatten inzake het aantrekken van personeel, het beheer der toelagen en de eigendom van de toegekende apparatuur.

DUUR EN MODALITEITEN

Art. 11.

In beginsel duren de onderzoekscontracten vier jaar en zijn ze eventueel met maximum twee jaar hernieuwbaar. 

Art. 12.

Het opgemaakte contract zal eenzijdige verbrekingsclausules omvatten, die in ieder geval van vooropzegbepalingen zullen vergezeld zijn. 

Art. 13.

Het FWO zal de onthaalinstellingen verzoeken hun instemming te willen geven betreffende het doorvoeren, in hun lokalen, van het door het FWO ondersteund onderzoek. Het akkoord van de hoofden der onthaalinstellingen zal worden gevraagd aangaande de toegankelijkheid, voor onderzoekers van andere instellingen, tot de installaties ter beschikking gesteld door het FWO. 

Art. 14.

Daar de toelagen uitsluitend worden toegekend voor het uitvoeren van onderzoeksprojecten goedgekeurd door het FWO, zijn de promotoren verplicht ze alleen hieraan te besteden. Zodra hun aanwending deze verplichting niet meer nakomt, zullen de toelagen - of hun saldi - moeten terugvallen aan het FWO. 

Art. 15.

Elke fundamentele verandering van het in uitvoering zijnde onderzoeksproject moet het voorwerp uitmaken van een onderzoek, gelijk aan die voor een nieuwe aanvraag en zal in een aanpassing van de overeenkomst, die de oorspronkelijke overeenkomst niet verlengt, worden opgenomen. Elke gedeeltelijke wijziging van het onderzoeksproject, alsook elke wijziging van de voorziene uitgaven, moeten vooraf de goedkeuring van het FWO bekomen.

Kostencategorieën

Art. 16.

§ 1. Voor de uitvoering van onderzoeksprojecten kan het FWO middelen toekennen voor twee categorieën:

1e categorie: middelen voor personeel en werking

2e categorie: middelen voor apparatuur (uitrusting)

Deze middelen kunnen niet overgedragen worden van de 1e categorie (personeel en werking) naar de 2e categorie (uitrusting)en omgekeerd.

§ 2. Per project en in het geval van een interuniversitair project, kan per onthaalinstelling, tussen de 45.000 en 130.000 euro per jaar personeel- en werkingsmiddelen worden aangevraagd. Voor interuniversitaire projecten kan de ondergrens voor de partner verlaagd worden naar 20.000 euro. 

§ 3. De Expertpanels kunnen het gevraagde budget indien nodig reduceren, maar niet verhogen en dienen zich wel aan de gestelde boven- en ondergrens te houden.

§ 4. Voor uitrustingsmiddelen kan maximum 150.000 euro worden aangevraagd.  Het aanvragen van matching funding tot maximaal 150.000 euro is mogelijk.

§ 5. Voor projecten aangevraagd in het kader van gezamenlijke internationale oproepen, zoals in het kader van ERA-NET en Joint Programming Initiatives, gelden de in §2 van dit artikel vermelde limieten niet.

§ 6. Aan de promotoren en copromotoren kan geen enkele bezoldiging of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een FWO-onderzoeksproject, tenzij de bestuursorganen een afwijking toestaan.

1) PERSONEEL EN WERKING

Art. 17.

§ 1. Op de toegekende personeels- en werkingsmiddelen kunnen de volgende kosten verantwoord worden, voor zover ze in de originele aanvraag vermeld zijn:

a. Personeelskosten van wetenschappelijke of technische medewerkers;

b. de normale werkingskosten, noodzakelijk voor de uitvoering van het project;

c. kosten voor jobstudenten, enquêteurs en onkosten, voortvloeiend uit de uitnodiging van een gastonderzoeker in de onderzoekseenheid;

d. kleine apparatuur van minder dan 20.000 EUR per eenheid, noodzakelijk voor het project;

e. kosten van studieverblijven en deelname aan congressen in het buitenland voor zover deze in de lijn liggen van het toegekende onderzoeksproject;

f. toegang tot en disseminatie van onderzoeksresultaten

g. verplaatsingskosten in België.

h. gebruik Vlaamse Supercomputer (VSC) (reglement en tarieven)

§ 2. Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden indien:

- het aanwerven van personeel is opgenomen in de originele aanvraag;

- het personeel werd aangeworven d.m.v. een arbeidsovereenkomst of een beursovereenkomst voor de aanstelling van een doctoraatsbursaal of postdoctoraal bursaal door de onthaalinstelling;

- wanneer het gaat om een aanstelling via een beurs, het beurzen zijn onderworpen aan de sociale zekerheid,

Personeelskosten kunnen gedurende de looptijd van de voor de uitvoering van het project door betrokken partijen ondertekende overeenkomst en het daarop volgende jaar worden verantwoord.

Vakantiegeld bij uitdiensttreding van personeelsleden, dat ofwel 3/4 van de duur van het project, ofwel ten minste drie opeenvolgende jaren op één of meerdere projecten van het FWO stond, kan worden verantwoord op een afzonderlijk daarvoor voorziene begrotingspost. Voor personeel dat niet aan de gestelde voorwaarden voldoet, dient dit wel op het project aangerekend te worden.

§ 3. Positieve saldi van de toegekende personeels- en werkingsmiddelen kunnen tot maximum twee jaar na de einddatum van de overeenkomst worden aangewend voor het verantwoorden van de kosten zoals bepaald in § 1, uitgezonderd de personeelskosten (§1, a).

Art. 18.

Zo de promotoren de toelating hebben in het kader van overeenkomsten door het FWO gesteund, personeel aan te trekken, verloopt de rekrutering van deze personeelsleden conform aan de bepalingen van de Gedragscode voor de Rekrutering van Onderzoekers, zoals door de Europese Commissie samen met het Europese Handvest voor Onderzoekers in 2005 gepubliceerd. Daarnaast dienen de aanstellingen te geschieden in overeenstemming met de terzake geldende wettelijke bepalingen en overeenkomstig de vergoedingen en reglementen van kracht in de onthaalinstelling, (in het overgrote deel van de gevallen dus volgens het stelsel van toepassing in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap) voor wat betreft de hiërarchie der graden, de vereisten voor aanwerving en bevordering, alsmede de bezoldigingen.
De onthaalinstellingen kunnen desgewenst bijkomende eisen stellen.

De wetenschappelijke personeelsleden dienen aan de voorwaarden te voldoen om zich aan een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap in te schrijven voor een doctoraat of houder te zijn van een diploma van Doctor op proefschrift of van een diploma of certificaat dat wettelijk of in toepassing van de richtlijnen van de Europese Unie of een bilateraal akkoord hiermee als gelijkwaardig wordt erkend, conform de bepalingen van Artikel V 20 van de Vlaamse Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013.

Binnen de objectieven, door het project gesteld, zal het onderzoek, zo mogelijk derwijze worden georganiseerd dat het voor de predoctorale onderzoekers kan leiden tot een doctoraat op proefschrift.

Vanaf het begrotingsjaar 2014 bezorgt de onthaalinstelling jaarlijks voor 15 maart van het daaropvolgende jaar aan het FWO een lijst met een overzicht van het personeel op de verschillende FWO-projecten.  De lijst wordt opgedeeld per project/budget en vermeldt volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut (BAP - doctoraatsbursaal, BAP – WM, ATP, …) en hoogst behaalde diploma en een verklaring van de onthaalinstelling dat het wetenschappelijk personeel aan de gevraagde voorwaarden voldoen.  De personeelsuitgaven op onderzoeksprojecten van het FWO, die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden verworpen.

2) UITRUSTING

Art. 19.

Apparatuur: Alle materiaal, verworven dankzij een werkings- of uitrustingskrediet van het FWO, wordt eigendom van de universiteit of van een instelling voor wetenschappelijk onderzoek waaraan de titularis van het krediet verbonden is of van een hogeschool, krachtens een afspraak met een Vlaamse universiteit die in de aanvraag wordt opgenomen.

Deze instelling verbindt er zich nochtans toe het bedoelde materiaal ter beschikking te laten van de onderzoeker, gedurende de tijd die vereist is voor het afwerken van het onderzoek waarvoor het werd toegekend. Bovendien gaat ze de verbintenis aan het materiaal noch te verkopen, noch uit te lenen zonder de instemming van het FWO.

Ingeval het materiaal slechts mits bijdrage van een vreemd krediet kon worden aangekocht, beslissen de bestuursorganen van het FWO in overleg met de betrokken autoriteiten, over de eigendomskwestie.

Het materiaal, aangekocht met een krediet van het FWO, door een onderzoeker die geen deel uitmaakt van de kaders van een universiteit, van een gelijkgestelde inrichting of van een Vlaamse of Federale wetenschappelijke instelling, blijft eigendom van het FWO. De houder van dergelijk materiaal verbindt er zich toe het in volmaakte staat - behoudens wat de normale slijtage of gevallen van overmacht betreft - terug in te leveren wanneer het hem niet langer meer van dienst is.

Art. 20.

Op de post apparatuur kan enkel de apparatuur die voor het project noodzakelijk is en die in de kredietaanvraag wordt vermeld, worden verantwoord. Het aangevraagde bedrag voor deze post mag de 150.000 EUR niet overschrijden. Matching funding tot 150.000 EUR is toegelaten.

Zo andere apparatuur dan deze vermeld in het aanvraagformulier zal aangekocht worden, dan dient dit vooraf bij het FWO te worden aangevraagd.

Op de post apparatuur is de verantwoording van werkings- en personeelskosten uitgesloten.

Uitgaven worden aanvaard zo ze gedateerd zijn tijdens het jaar van toekenning en de twee daaropvolgende budgettaire jaren.

OVERIGE BEPALINGEN

Art. 21.

Uitzonderlijk en grondig gemotiveerde aanvragen tot verlengingen moeten ten laatste tegen 30 november van het laatste jaar van de door het reglement toegestane aanwendingsduur, zijnde de duur van de ondertekende overeenkomst plus twee jaar, aan het FWO worden bezorgd en kunnen slechts voor maximum zes maand worden toegekend.

Art. 22.

Op voorwaarde dat dit door de overheid wordt toegestaan kunnen overheadkosten aan de onthaalinstellingen worden uitgekeerd volgens de door de overheid en het FWO nader te bepalen richtlijnen. Buiten deze overheadkosten mogen onderstaande rubrieken niet op een krediet van het FWO geheven worden:

  • de huur, verwarming, verlichting, onderhoud van de lokalen en meubilair, daar dit kosten zijn die normaliter door de onthaalinstelling dienen gedragen te worden;
  • de beheers- of administratiekosten.

BETALING – VERANTWOORDING – CONTROLE

Art. 23.

financieel verslag (rapportering) - betaling

§1. Vanaf 2016 wordt per project gedurende de looptijd, zoals voorzien voor de uitvoering van het project in de ondertekende overeenkomst, in de maanden april en oktober een voorafbetaling van respectievelijk 40% en 35% van het toegekende krediet van het betrokken kredietjaar, inclusief de overhead (indien van toepassing) op het toegekende krediet in verhouding met de voorafbetaling, overgemaakt aan de onthaalinstelling. De kosten voor de personeelsadministratie zitten vervat in het toegekende krediet.  In het eerste jaar na de einddatum van het project wordt er 15% van de totale toekenning uitbetaald. Bij de definitieve afrekening van het project, na ontvangst het financieel verslag, wordt het saldo uitbetaald.

§2. Vóór 15 februari van het daaropvolgende kredietjaar dient de onthaalinstelling een prefiguratie in bij het FWO van de uitgaven op de onderzoeksprojecten van het betrokken kredietjaar.

§3. Vóór 15 maart van het daaropvolgende kredietjaar wordt per project jaarlijks een financieel verslag van de uitgaven bezorgd aan het FWO van het betrokken kredietjaar. In het financieel verslag wordt er een opdeling gemaakt per categorie/krediet en boekingsnummer en boekingsdatum of factuurdatum en een globaal totaal per jaar.  In het globaal financieel verslag worden de totalen per jaar per project en per categorie opgenomen. Dit financieel verslag wordt afgetekend door het hoofd van het departement financiën en een tweede verantwoordelijke (bijv. hoofd van de onderzoeksadministratie) ter staving dat de nodige controles werden uitgevoerd. Zij verklaren het financieel verslag voor “waar en echt”.

§4. Deze werkwijze is van toepassing voor de ganse looptijd van het project.

§5. Projecten die eindigen en waarop geen uitgaven meer verantwoord kunnen worden volgens artikel 17 §3 worden definitief afgerekend op basis van de ingediende financiële verslagen en indien van toepassing, de projectaudit van de revisor van het FWO.

Art. 24.

§1 Systeemaudit

De onthaalinstellingen bezorgen jaarlijks vóór 30 april aan het FWO het commissarisverslag m.b.t. de gecontroleerde jaarrekening van het voorbije boekjaar.

§2. Globale reconciliatie FWO-projecten

Iedere onthaalinstelling bezorgt jaarlijks vóór 15 maart aan het FWO een verklaring van de eigen bedrijfsrevisor, m.b.t. het voorbije boekjaar, waarin meegedeeld wordt, zonder rekening te houden met de toegekende en aangerekende overhead van 6% (indien van toepassing), dat de door de onthaalinstelling gerapporteerde uitgaven d.m.v. de financiële verslagen overeenstemmen met de boekhouding van de onthaalinstelling.

§3. Projectaudit

Vanaf 2016 wordt voor projecten vanaf 450.000 euro ter plaatse op het einde van het project een audit uitgevoerd door de bedrijfsrevisor van het FWO.  De audit rekent het project definitief af. De bedrijfsrevisor van het FWO dient zich uit te spreken of de financiële rapportering aan het FWO een getrouw beeld geeft van de bestedingen van de middelen. De audit door de bedrijfsrevisor kadert binnen de normen en aanbevelingen van het instituut der bedrijfsrevisoren. Aan de bedrijfsrevisor van het FWO worden op zijn vraag, door de onthaalinstelling, alle stukken ter beschikking gesteld  die hij nodig acht voor het uitvoeren van deze controleopdracht.  De kosten van deze audits worden gedragen door het FWO.

Bovenop deze regeling zullen er jaarlijks een behoorlijk aantal projecten random geselecteerd worden door het FWO. Ook deze projecten zullen ter plaatse gecontroleerd worden door de bedrijfsrevisor van het FWO.  Het aantal projectaudits wordt jaarlijks per onthaalinstelling beperkt tot maximum 30% van het aantal projecten.

§4. Steekproefsgewijze controle

De FWO administratie zal steekproefsgewijs stukken, inclusief weddenfiches, van de projecten tijdens de looptijd opvragen en controleren. Deze stukken kunnen elektronisch worden bezorgd. Op dat ogenblik worden de opgevraagde verantwoordingstukken afgestemd met het dossier van de projectaanvraag. De opgevraagde stukken worden binnen de 3 maanden bezorgd aan het FWO. Deze werkwijze blijft gehandhaafd tot het definitief afsluiten van een project.

Indien er belangrijke lacunes worden gevonden m.b.t. projecten bij een onthaalinstelling op basis van deze steekproefsgewijze controles, kan het FWO aan zijn bedrijfsrevisor ook voor projecten van minder dan 450.000 euro opdragen om een projectaudit uit te voeren, overeenkomstig de bepalingen van artikel 24 – paragraaf 3.

In ieder geval behoudt de onthaalinstelling een recht van antwoord en kan de onthaalinstelling, ter ondersteuning, de bedrijfsrevisor van het FWO toegang verlenen tot het dossier van de bedrijfsrevisor van de onthaalinstelling. De doelstelling van deze procedures bestaat erin om dubbele controles te vermijden.

Art. 25

Bij het laattijdig of niet indienen van de verslagen en verklaringen, zoals vermeld in artikels 23 en 24, worden de betalingen opgeschort.

ALGEMENE FINANCIËLE BEPALINGEN

Art. 26.

In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op kredieten toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt tevens in dat geen facturen worden aanvaard die dateren van vóór de begindatum van de overeenkomst.

Art. 27.

Het beheer van de verleende kredieten wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de universiteit of de wetenschappelijke instelling waaraan de promotoren verbonden zijn. 

Art. 28.

Het begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december. 

SLOTBEPALING

Art. 29.

Voor alle gevallen die bij dit reglement niet zouden zijn voorzien, wordt er verwezen naar het reglement en de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.  

 

21/09/2016