Reglement voor de werkingstoelage van de FWO - mandaathouders

TOEPASSINGSGEBIED

Art. 1.

Jaarlijks wordt een werkingstoelage aan de aspiranten en postdoctoraal onderzoekers van het FWO ter beschikking gesteld als tegemoetkoming in de werkingskosten ter ondersteuning van hun onderzoek.

BEDRAG VAN DE WERKINGSTOELAGE PER MANDAATJAAR

Art. 2.

§ 1. Voor aspiranten bedraagt de werkingstoelage per mandaatjaar forfaitair 3.720 euro.  De werkingstoelage wordt automatisch toegekend op het ogenblik dat het mandaat wordt opgenomen.

§ 2. Voor de postdoctorale onderzoekers bedraagt de werkingstoelage per mandaatjaar minimum 4.000 euro en maximum 10.000 euro. De postdoctorale onderzoeker dient bij zijn mandaataanvraag de werkingstoelage per mandaatjaar aan te vragen. Aanvragen van meer dan 4.000 euro per mandaatjaar dienen te worden gemotiveerd waarbij duidelijk wordt aangegeven waarvoor en wanneer tijdens het onderzoeksproject de werkingstoelage zal worden gebruikt.

§ 3. De werkingstoelage is cumuleerbaar met eventuele aanvullende toelagen ter beschikking gesteld door de onthaalinstelling.

UITBETALING VAN DE KOSTENVERGOEDING

Art. 3.

§ 1. De werkingstoelage wordt na het indienen van een verantwoording per kwartaal uitbetaald op een rekeningnummer van de onthaalinstelling waaraan de mandaathouder is verbonden.

§ 2. De financiële dienst van de onthaalinstelling opent voor betrokkenen een kredietlijn.

BEGUNSTIGDEN

Art. 4.

§ 1. De begunstigden zijn alle aspiranten en postdoctoraal onderzoekers van het FWO in functie.

§ 2. Bij voortijdige stopzetting van het mandaat wordt ook de uitbetaling van de werkings-toelage beëindigd. Wanneer de beurs tijdelijk wordt geschorst en in geval van een onderzoeksopdracht wordt de uitbetaling van de werkingstoelage eveneens tijdelijk opgeschort. Dit gebeurt eveneens indien het mandaat voor minder dan 50% wordt waargenomen.

AANWENDING EN BEHEER

Art. 5.

De aspirant en zijn promotor beheren samen en in overleg de werkingstoelage. De postdoctoraal onderzoeker van het FWO beheert zelf zijn werkingstoelage.

Art. 6.

§1. De werkingstoelage kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle uitgaven die in rechtstreeks verband staan met de onderzoeksactiviteiten van de mandaathouders. Hiertoe behoren enkel de volgende op limitatieve wijze opgesomde kosten:

  • aankoopkosten voor goederen met blijvende waarde, nuttig voor het onderzoek (apparatuur, computers, boeken,…). Bij het beëindigen van het mandaat worden deze goederen eigendom van de onthaalinstelling;
  • kosten van verbruiksgoederen (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën,…);
  • verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningsstaat) voor fotokopie, opzoekingen en dataverkeer (post/internet);
  • verplaatsing- en verblijfkosten in binnen- en buitenland, met uitsluiting van woon-werkverkeer;
  • publicatiekosten voor artikels met de mandaathouder als eerste auteur (of als medeauteur op basis van een redelijke kostendeling);
  • drukkosten van het doctoraatsproefschrift van de aspirant;
  • verblijfskosten voor het bijwonen van congressen.

§ 2. Specifiek en enkel voor [PEGASUS]2 Marie Skłodowska-Curie postdoctorale onder-zoekers kan de werkingstoelage eveneens aangewend worden voor deelname aan trainingsactiviteiten ter bevordering van transferable skills (communicatie, valorisatie, leiderschap, carrièreplanning, …), op voorwaarde dat dit de initieel goedgekeurde onderzoeksactiviteiten niet in het gedrang brengt.

§ 3. In geen enkel geval kan de werkingstoelage worden gebruikt voor:

  • kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student in binnen- of buitenland;
  • kosten voor inschrijving als doctoraatsstudent en voor de doctoraatsopleiding;
  • strikt persoonlijke uitgaven van de mandaathouder of de promotor met inbegrip van huisvesting en woon-werkverkeer;
  • de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten;
  • uitgaven die reeds een andere financiering genoten;
  • kosten van andere bursalen, doctorandi, postdoctoraal onderzoekers of personeelsleden.

§ 4. De aspirant en zijn promotor of de postdoctoraal onderzoeker beslissen vrij over de planning van uitgaven op de werkingstoelage. Dit betekent o.m. dat de saldi van de werkingstoelage  naar een volgend mandaatjaar kunnen overgedragen worden, binnen de duur van het toegekende mandaat.

§ 5. In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op werkingstoelagen  toegewezen voor toekomstige mandaatjaren.

§ 6. Ná het verstrijken van het mandaat kunnen de niet-gebruikte middelen niet meer worden opgenomen en komen terug toe aan het FWO. Evenmin kunnen kosten die voor het begin van het mandaat werden gemaakt, gefinancierd worden.

Art. 7.

§ 1. De toewijzing van deze werkingstoelage heeft tot gevolg dat aspiranten en postdoctoraal onderzoekers van het FWO geen kredieten voor korte verblijven of het bijwonen van congressen binnen Europa  bij het FWO kunnen aanvragen.

§ 2. Aspiranten en postdoctoraal onderzoekers van het FWO komen wel nog in aanmerking voor lange verblijven in het buitenland en korte verblijven buiten Europa en kredieten voor congressen buiten Europa.

TOESTEMMING TOT UITGAVEN, CONTROLE

Art. 8.

§ 1. De aspirant autoriseert, samen met zijn promotor, de aanrekening van uitgaven door het aanbrengen van zijn schriftelijke goedkeuring en die van zijn promotor op elke originele factuur of interne verrekeningsnota die zij vervolgens bezorgen aan de bevoegde financiële dienst van de onthaalinstelling. Met deze handtekeningen erkennen zij de correctheid van de aanrekening, overeenkomstig dit reglement.

§ 2. In het geval van de postdoctoraal onderzoekers is het de mandaathouder die autonoom beslist en tekent ter bevestiging van de juistheid van de gegevens. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende:

  • de werkingstoelage wordt niet verhoogd als de reële uitgaven deze overschrijden. Het is dus in het belang van het onderzoek om deze gelden correct te beheren;
  • de onthaalinstelling kan alleen eventuele kosten aanrekenen die door de specifieke uitvoering van het project werden veroorzaakt, en voor zover de aspirant en zijn promotor of de postdoctoraal onderzoeker akkoord gaan met de aanrekening.

Art. 9.

§ 1. De bevoegde administratie van de onthaalinstelling verantwoordt per kwartaal de stand van het beschikbare saldo op de rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten aan het FWO.

§ 2. De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven bij de onthaalinstelling voor eventuele controle door de diensten van het FWO, de FWO-commissaris en alle instanties die het FWO kunnen controleren.

 

28/02/2018