Reglement voor de werkingstoelage van de FWO - mandaathouders

TOEPASSINGSGEBIED

Art. 1.

Vanaf het academiejaar 2007-2008 wordt jaarlijks een forfaitaire  werkingstoelage aan de Aspiranten en Postdoctoraal Onderzoekers van het FWO ter beschikking gesteld als tegemoetkoming in de werkingskosten ter ondersteuning van hun onderzoek. Vanaf januari 2016 komt deze werkingstoelage ook de doctoraatsbursalen strategisch basisonderzoek (SB) toe. Deze werkingstoelage wordt toegekend per mandaatjaar.

JAARLIJKS FORFAITAIR BEDRAG VAN DE WERKINGSTOELAGE

Art. 2.

De forfaitaire werkingstoelage bedraagt voor één academiejaar:

  • voor Aspiranten en doctoraatsbursalen SB van het FWO: 3.720 EUR
  • voor Postdoctoraal Onderzoekers van het FWO: 4.000 EUR

De FWO-werkingstoelage voor mandaathouders is cumuleerbaar met eventuele aanvullende toelagen ter beschikking gesteld door de onthaalinstelling.

UITBETALING VAN DE KOSTENVERGOEDING

Art. 3.

De werkingstoelage wordt na het indienen van een verantwoording (uitgavenstaten) per kwartaal uitbetaald op een rekeningnummer van de universiteit/hoofdonthaalinstelling waaraan de mandaathouder is verbonden.

De financiële dienst van de onthaalinstelling opent voor betrokkenen een kredietlijn.

BEGUNSTIGDEN

Art. 4.

De begunstigden zijn alle Aspiranten, doctoraatsbursalen SB en Postdoctoraal Onderzoekers van het FWO in functie.

Bij voortijdige stopzetting van het mandaat wordt ook de uitbetaling van de werkingstoelage beëindigd. Wanneer de beurs tijdelijk wordt geschorst en in geval van een onderzoeksopdracht wordt de uitbetaling van de werkingstoelage eveneens tijdelijk opgeschort. Dit gebeurt eveneens indien het mandaat voor minder dan 50% wordt waargenomen.

AANWENDING EN BEHEER

Art. 5.

De Aspirant of doctoraatsbursaal SB van het FWO en zijn promotor beheren samen in overleg de werkingstoelage. 

De Postdoctoraal Onderzoeker van het FWO beheert zelf zijn werkingstoelage.

Art. 6.

De werkingstoelage kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle uitgaven die in rechtstreeks verband staan met de onderzoeksactiviteiten van de mandaathouders. Hiertoe behoren:

  • aankoopkosten voor goederen met blijvende waarde, nuttig voor het onderzoek (apparatuur, computers, boeken,…). Bij het beëindigen van het mandaat worden deze goederen eigendom van de universiteit;
  • kosten van verbruiksgoederen (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën,…);
  • verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningstaat) voor fotokopie, opzoekingen en dataverkeer (post/fax/internet);
  • verplaatsings- en verblijfkosten in binnen- en buitenland, met uitsluiting van woon-werkverkeer;
  • publicatiekosten voor artikels met de mandaathouder als eerste auteur (of als medeauteur op basis van een redelijke kostendeling);
  • drukkosten van het doctoraatsproefschrift van de Aspirant en doctoraatsbursaal SB;
  • verblijfskosten voor het bijwonen van congressen.

Specifiek en enkel voor [PEGASUS]2 Marie Skłodowska-Curie Postdoctorale Onderzoekers kan de werkingstoelage eveneens aangewend worden voor deelname aan trainingsactiviteiten ter bevordering van transferable skills (communicatie, valorisatie, leiderschap, carrièreplanning, …), op voorwaarde dat dit de initieel goedgekeurde onderzoeksactiviteiten niet in het gedrang brengt.

In geen enkel geval kan de werkingstoelage worden gebruikt voor:

  • kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student in binnen- of buitenland;
  • kosten voor inschrijving als doctoraatsstudent en voor de doctoraatsopleiding;
  • strikt persoonlijke uitgaven van de mandaathouder of de promotor met inbegrip van huisvesting en woon-werkverkeer;
  • de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten;
  • uitgaven die reeds een andere financiering genoten;
  • kosten van andere bursalen, doctorandi, postdoctoraal onderzoekers of personeelsleden.

De Aspirant of doctoraatsbursaal SB en zijn promotor of de Postdoctoraal Onderzoeker beslissen vrij over de planning van uitgaven op de kostenvergoeding. Dit betekent o.m. dat de saldi van de kostenvergoeding naar een volgend mandaatjaar kunnen overgedragen worden, binnen de duur van het toegekende mandaat.

Ná het verstrijken van het mandaat kunnen de niet-gebruikte middelen niet meer worden opgenomen en vallen aan het FWO terug. Evenmin kunnen kosten die voor het begin van het mandaat werden gemaakt, gefinancierd worden.

Art. 7.

De toewijzing van deze werkingstoelage houdt in dat Aspiranten en doctoraatsbursalen SB van het FWO en Postdoctoraal Onderzoekers van het FWO geen kredieten voor korte verblijven of het bijwonen van congressen binnen Europa  bij het FWO kunnen aanvragen. Dit zal eveneens het geval zijn voor de IWT-bursalen, die eveneens een werkingstoelage genieten.

Aspiranten, doctoraatsbursalen SB en Postdoctoraal Onderzoekers van het FWO komen wel nog in aanmerking voor lange verblijven in het buitenland en korte verblijven buiten Europa en kredieten voor congressen buiten Europa.

TOESTEMMING TOT UITGAVEN, CONTROLE

Art. 8.

De Aspirant en doctoraatsbursaal SB autoriseert, samen met zijn promotor, de aanrekening van uitgaven door het aanbrengen van zijn schriftelijke goedkeuring en die van zijn promotor op elke originele factuur of interne verrekeningsnota die zij vervolgens bezorgen aan de bevoegde financiële dienst van de onthaalinstelling. Met deze handtekeningen erkennen zij de correctheid van de aanrekening, overeen-komstig dit reglement.

In het geval van de Postdoctoraal Onderzoekers is het de mandaathouder die autonoom beslist en tekent ter bevestiging van de exactheid van de gegevens.

Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende:

  • de werkingstoelage wordt niet verhoogd als reële uitgaven die overschrijden. Het is dus in het belang van het onderzoek deze gelden correct te beheren;
  • de universiteit kan alleen eventuele kosten aanrekenen die door de specifieke uitvoering van het project werden veroorzaakt, en voor zover de Aspirant en doctoraatsbursaal SB en zijn promotor of de Postdoctoraal Onderzoeker akkoord gaan met de aanrekening.

Art. 9.

De bevoegde administratie van de onthaalinstelling verantwoordt per kwartaal de stand van het beschikbare saldo op de rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten aan het FWO.

De afrekening gebeurt voor elke mandaathouder afzonderlijk. Het document getekend door de Aspirant of doctoraatsbursaal SB en zijn promotor of de Postdoctoraal Onderzoeker, bevat daartoe in elk geval minstens volgende gegevens:

  • de naam en voornaam van de ondertekende mandaathouder;
  • de naam en voornaam van de ondertekende promotor in geval van een Aspirant of doctoraatsbursaal SB;
  • opgave van de werkmaanden waarover verantwoording wordt afgelegd;
  • het eindsaldo bij het einde van het kwartaal;
  • de omschrijving van de aard van de in rekening gebrachte kosten.

De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven in de universiteit voor eventuele controle door de diensten van het FWO, de FWO-commissaris en alle instanties die het FWO kunnen controleren.

 

21/09/2016