Predoctorale mandaten

Aspirant / Bijzondere doctoraatsbeurs

  • Eén aangevuld en ondertekend exemplaar van de overeenkomst dat u wordt toegestuurd midden juli.
  • De verklaring op erewoord om uw anciënniteit te kunnen bepalen.
  • Diplomafiche indien u pas afgestudeerd bent.
  • Indien niet-Belgische nationaliteit: kopie identiteitskaart en verblijfstitel.
  • Indien gehuwd: uittreksel uit de huwelijksakte, en vermelding van de beroepsbezigheid van uw echtgeno(o)t(e).
  • Indien wettelijk samenwonende: een 'ontvangstbewijs verklaring wettelijk samenwonen', verstrekt door de dienst bevolking van de stad/gemeente, en vermelding van de beroepsbezigheid van uw partner.
  • Indien echtgeno(o)t(e) of wettelijke samenwonende partner ten laste is: een attest van uw ziekenfonds, waaruit blijkt dat hij/zij bij u ingeschreven staat.

Bij een eerste tewerkstelling moet u zich afzonderlijk inschrijven bij een ziekenfonds naar keuze. U moet zich uitschrijven bij het kinderbijslagfonds van uw ouder(s). U bent fiscaal ten laste van uw ouder(s) zolang u op hetzelfde adres gedomicilieerd bent. 

Voor de berekening van de wedde van uw echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner, wordt u beschouwd als persoon ten laste, mits hij/zij een belastbare bezoldiging ontvangt.

Het mandaat kan geschorst worden tijdens de periode van langdurig ziekteverlof, zwangerschapsverlof, borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof, palliatief verlof en verlof voor medische bijstand. In deze gevallen wordt het mandaat verlengd met de periode tijdens dewelke het niet werd uitgekeerd.

Verlengingen van minder dan twee weken worden niet in aanmerking genomen. 

Aspiranten
Indien voltijdse schorsingen van aaneensluitende periodes van 3 maanden hebben voorgedaan, waarbij het mandaat niet werd uitgekeerd, omwille van langdurig ziekteverlof, zwangerschaps- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof, palliatief verlof en verlof voor medische bijstand, wordt het mandaat automatisch verlengd met één jaar, waarbij die verlenging ingaat vanaf de oorspronkelijke einddatum van het mandaat. Deze administratieve verlenging wordt slechts eenmaal verleend en schorsingen tijdens deze automatische verlenging van het mandaat geven geen aanleiding meer tot verdere verlenging van het mandaat. De hernieuwing van het mandaat moet in elk geval worden aangevraagd tijdens het tweede mandaatjaar.

Het directiecomité van bet FWO kan uitzonderlijk een verlenging tot maximum vijf jaar toewijzen in die gevallen waar omwille van sociale en medische redenen een verminderd arbeidsrendement zich voordoet. 

ICM-FWO fellowship

Indien voltijdse schorsingen van aaneensluitende periodes van 3 maanden hebben voorgedaan, waarbij het mandaat niet werd uitgekeerd, omwille van langdurig ziekteverlof, zwangerschaps- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof en palliatief verlof en verlof voor medische bijstand, wordt het mandaat automatisch verlengd met één jaar, waarbij die verlenging ingaat vanaf de oorspronkelijke einddatum van het mandaat. Deze administratieve verlenging wordt slechts eenmaal verleend en schorsingen tijdens deze automatische verlenging van het mandaat geven geen aanleiding meer tot verdere verlenging van het mandaat.

Het directiecomité van het FWO kan uitzonderlijk een verlenging tot maximum vier jaar toewijzen in die gevallen waar omwille van sociale en medische redenen een verminderd arbeidsrendement zich voordoet.  

Bijzondere doctoraatsbeurs

Verlengingen zullen slechts effectief zijn zo ook de terbeschikkingstelling wordt verlengd. Bijzondere doctoraatsbeurzen komen niet in aanmerking voor een administratieve verlenging.

Tijdskrediet en vrijwillige deeltijdse tewerkstelling geven géén aanleiding tot verlenging van het mandaat.

Iedere wijziging in privé- en werkgegevens  moet aan het FWO gemeld worden.

U kan dit doen door uw e-loket aan te passen en de nodige documenten op te laden.

Te bezorgen aan het FWO bij:

  • huwelijk: uittreksel uit de huwelijksakte, en vermelding van de beroepsbezigheid van uw echtgeno(o)t(e);
  • wettelijk  samenwonende: een 'ontvangstbewijs verklaring wettelijk samenwonen', verstrekt door de dienst bevolking van de stad/gemeente en vermelding van de beroepsbezigheid van uw partner;
  • ontbinding huwelijk of wettelijk samenwonen: een officieel document van ontbinding;
  • geboorte kinderen: geboortebewijs;
  • rekeningnummer: door uzelf ondertekende verklaring als houder van het bankrekeningnummer.

In de databank wordt altijd de officiële naam en voornaam, zoals vermeld op de identiteitskaart, geregistreerd. Deze worden immers gebruikt voor het opmaken van officiële documenten.

Op ieder ogenblik kan u in overleg met uw promotor en onthaalinstelling afstand doen van uw mandaat.

U moet het FWO en de academische overheid hiervan tijdig (bij voorkeur één maand voor uw uitdiensttreding) schriftelijk op de hoogte brengen.

Uw ontslagbrief moet de volgende informatie bevatten:

  • de ontslagdatum,
  • uw nieuwe functie,
  • de opgenomen vakantiedagen van het lopende jaar (uw supervisor/promotor moet het aantal bevestigen d.m.v. een handtekening).

U kan uw ondertekende ontslagbrief met de gevraagde informatie eerst via e-mail aan het FWO bezorgen. De originele ontslagbrief moet u nadien per post aan het FWO bezorgen.

Aspirant

Het bedrag van de beurs aspirant stemt overeen met het nettoloon dat u zou ontvangen als assistent van een universiteit van de Vlaamse Gemeenschap. De beurs houdt rekening met de gezinstoestand en is onderworpen aan de Belgische sociale zekerheid.

Bedrag van de bezoldiging: zie respectievelijke reglementen.

Bijzondere doctoraatsbeurs

Het bedrag van de beurs stemt overeen met het laatste nettobedrag van de hoofdactiviteit beperkt tot het nettobedrag van de bezoldiging toegekend aan wetenschappelijk personeel van dezelfde leeftijd en met dezelfde kwalificatie als de verkrijger van de beurs. Voor personen, vast benoemd in het onderwijs, wordt slechts rekening gehouden met de wedde van één volledige opdracht. Verder moet u, ingevolge de algemene optiek van de predoctorale beurzen, van iedere nevenactiviteit en de hieraan verbonden bezoldiging afstand doen.

De beurs is gekoppeld aan de gezondheidsindex zoals van toepassing op  het academisch personeel van de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap.

De beurs wordt maandelijks, na het verstrijken van de maand, op een Belgische financiële rekening gestort.

De beurs is niet onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing dit krachtens artikel 90, 2° van het Wetboek Inkomstenbelasting (zie ook Com.IB 136/26-136/27-38/37-38/38) en een besluit van het Ministerie van Financiën (brief van 18 november 1992, Ci RH 241/430.824 van de heer G.A. De Groote, Inspecteur-generaal der Directe Belastingen), maar wel onderworpen aan de sociale zekerheid, krachtens art. 15, 2° van het Koninklijk Besluit van 28 november 1969.

Eindejaarstoelage

De eindejaarstoelage is gebaseerd op de bezoldiging van het lopende jaar en op de prestaties van de eerste 9 maanden van hetzelfde jaar. De eindejaarstoelage wordt half december uitbetaald.

Vakantiegeld

Het vakantiegeld is gebaseerd op de bezoldiging voor de maand mei van het lopende jaar en de prestaties van het voorgaande jaar, en wordt samen met de bezoldiging voor de maand mei gestort.

Melden van afwezigheid

Elke afwezigheid wegens ziekte, ongeval, arbeidsongeval, ongeval op weg naar of van het werk, beroepsziekte, bevalling, moet telefonisch of per mail vóór 10 uur ‘s morgens aan de personeelsdienst (personeelszaken@fwo.be) worden gemeld.

Staven van de afwezigheid

Naast de melding de afwezigheid moet elke afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid, ook voor één dag, gestaafd worden door een attest van werkonbekwaamheid afgeleverd door de behandelend arts. Dit attest dient binnen de 48 u naar het FWO gestuurd te worden. Dit geldt eveneens voor verlengingen.

Afwezigheid meer dan 30 dagen

Indien de afwezigheid meer dan 30 kalenderdagen duurt, moet u uiterlijk de 28ste dag van de afwezigheid het ziekenfonds verwittigen aan de hand van een briefje ‘vertrouwelijk’ dat enkel te verkrijgen is bij uw ziekenfonds. Het is mogelijk dat u van uw ziekenfonds formulieren ontvangt die gedeeltelijk door het FWO moeten ingevuld worden. Vanaf de 31ste kalenderdag wordt u niet bezoldigd door het FWO. U zal van uw ziekenfonds een vervangingsinkomen ontvangen.

Arbeidsongeval

Een arbeidsongeval is:

Een ongeval dat het slachtoffer is overkomen ten gevolge van de uitoefening van zijn normale functie.

Een ongeval op de weg naar en van het werk. Het heeft zich voorgedaan op de normale weg van de woonplaats naar het werk of van het werk naar de woonplaats.

Fomulieren:

Aangifte van arbeidsongeval (in pdf): in te vullen door de betrokkene zelf of indien betrokkene niet in de mogelijkheid is door het diensthoofd.

Medisch attest (in pdf): in te vullen door degene die de eerste zorgen toediende.

Alle formulieren moeten overgemaakt worden aan het FWO.

Moederschapsrust

Het wettelijk zwangerschapsverlof bedraagt 15 weken (105 kalenderdagen) voor een éénling; 17 weken voor een meerling. Hiervan bent u verplicht minstens 7 kalenderdagen vóór de vermoedelijke datum van bevalling op te nemen. U bent tevens verplicht om 9 weken zwangerschapsverlof nà de bevalling op te nemen. 

U moet:

een geneeskundig getuigschrift waaruit de vermoedelijke datum van bevalling blijkt naar het FWO sturen.

Indien u in contact komt met schadelijke agentia, dient u binnen de drie maanden van uw zwangerschap, contact op te nemen met de bedrijfsgeneeskundige dienst van de universiteit.

Mocht op de kaart van medisch onderzoek vermeld staan dat u bepaalde stoffen, schadelijk voor de zwangerschap, dient te vermijden moet u het FWO melden of u tot het begin van uw zwangerschapsverlof vervangend werk zal uitoefenen.

bij de aanvang van uw zwangerschapsverlof uw ziekenfonds op de hoogte brengen. Tijdens uw zwangerschapsverlof wordt u immers niet bezoldigd door het FWO. U zal een vervangingsinkomen ontvangen van uw ziekenfonds.

Openbaar Vervoer

Alle personeelsleden van het FWO genieten de volledige terugbetaling van de kosten van een abonnement op het gemeenschappelijk openbaar vervoer (trein-tram-bus-metro) naar en van de plaats van het werk.

Bij buitenlands domicilieadres worden maximum de verplaatsingskosten tot aan de grens terugbetaald.

Wat u zo spoedig mogelijk aan het FWO moet bezorgen voor de terugbetaling:

  • Busabonnement: kopie busabonnement
  • Treinabonnement of gecombineerde abonnementen: kopie treinkaart (MOBIB) en kopie treinticket/‘bewijs opgeladen contract’
  • Metroabonnement: kopie metroabonnement (MOBIB) en kopie aankoopbewijs

Het supplement voor een abonnement in eerste klasse van de NMBS wordt niet terugbetaald door het FWO.

Het bedrag wordt samen met de eerstvolgende uitbetaling van uw beurs of wedde op uw rekening gestort.

Mocht u tijdens het jaar uit dienst treden, dan zal er een gedeelte van het gestorte bedrag teruggevorderd worden.

Als u bij indiensttreding bij het FWO nog beschikt over een abonnement van de universiteit, moet u dit laten stopzetten door het bewijs van het vorige abonnement op te sturen naar de personeelsdienst van de universiteit. U moet een nieuw abonnement rechtstreeks aanvragen bij de vervoersmaatschappij.

Fietsvergoeding

Elk personeelslid dat de fiets gebruikt voor:

  • het volledige woon-werktraject, dit is de verplaatsing met de fiets van de woonplaats tot aan de werkplaats, zonder dat een ander transportmiddel wordt gebruikt,
  • en gedeelte van het woon-werktraject, dit vóór of nadat een ander transportmiddel wordt gebruikt (voortraject en/of natraject),

heeft recht op een fietsvergoeding.

U gebruikt op maandbasis voor ten minste 80% van de effectief gewerkte dagen, de fiets voor het woon-werkverkeer in België.

De afstand die u aflegt (enkele rit) bedraagt ten minste één kilometer.

De fietsvergoeding bedraagt momenteel 0,21 euro per kilometer heen en terug.

De fietsvergoeding kan aangevraagd worden via het online formulier dat beschikbaar is in het e-loket. Elke wijziging (stopzetting, tijdelijk geen gebruik, wijziging aantal km ’s, enz.) dient onmiddellijk gemeld te worden.

Als wordt vastgesteld dat u valse verklaringen aflegt, worden de uitbetaalde bedragen teruggevorderd. Er kunnen ook tuchtsancties worden opgelegd. Valse verklaringen kunnen eveneens aanleiding geven tot strafrechtelijke vervolging.

Ouderschapsverlof, medische bijstand en palliatief verlof

Meer informatie in verband met het opnemen van ouderschapsverlof, verlof voor medische bijstand en palliatief verlof kan u vinden op de website van de RVA (www.rva.be).

Het FWO volgt de regelgeving van de privésector. 

Tijdskrediet

Volgens de terzake geldende wettelijke bepalingen kan ten vroegste 6  maanden op voorhand tijdskrediet worden aangevraagd. Meer informatie vindt u op de website van de RVA (www.rva.be). 

Vakantie

De vakantieperioden zijn dezelfde als deze bepaald in het reglement van de onthaalinstelling en worden in gemeenschappelijk overleg met de supervisor of de promotor vastgesteld. U moet de data van uw jaarlijkse vakantie bezorgen aan het FWO. Het vakantiegeld is gebaseerd op de bezoldiging voor de maand mei van het lopende jaar en de prestaties van het voorgaande jaar en wordt samen met de bezoldiging voor de maand mei gestort. 

Geboorteverlof

Wettelijk gezien heeft de vader bij de geboorte van zijn kind recht op 10 dagen geboorteverlof. Deze 10 dagen moeten genomen worden binnen een periode van 4 maanden vanaf de dag van de geboorte. De eerste 3 dagen worden door het FWO betaald; de overige 7 vallen ten laste van het ziekenfonds. De vader moet wel zelf gerechtigd zijn op ziekte- en invaliditeitsuitkeringen. Als u nog maar enkele maanden werknemer bent, vraagt u best eerst bij uw ziekenfonds of u wel in aanmerking komt voor betaling van het geboorteverlof. Bij de aanvraag van geboorteverlof moeten de dagen die u wenst op te nemen gedetailleerd opgegeven worden. Geboorteverlof kan enkel met volledige dagen genomen worden.

Alle verblijven, binnen- en buitenland, moeten gemeld worden aan het FWO door middel van het formulier ‘melding verblijf’, dat beschikbaar is in het e-loket bij download documenten.

Een verblijf kan zijn:

  • Congres/Seminarie
  • Summerschool
  • Studieverblijf
  • Stage (aspiranten)

Voor verblijven vanaf 3 maanden, met uitzondering van deze waarvoor een krediet van het FWO werd toegekend, moet steeds een cumulatieaanvraag ingediend worden. Voor stages (aspiranten) dient ook steeds een cumulatieaanvraag ingediend te worden en dit ongeacht de duur van de stage.

Het formulier ‘cumulatieaanvraag’ is beschikbaar in het e-loket bij download documenten.

De cumulatieaanvraag moet mee ondertekend worden door de supervisor en rector. Hiervoor kan u terecht bij de dienst onderzoekscoördinatie van uw universiteit.

Op basis van artikel 19 van het FWO reglement voor aspiranten fundamenteel onderzoek of strategisch basisonderzoek kan u als aspirant een bijkomende bezoldigde activiteit uitoefenen.

Uit de bewoordingen van dit artikel volgt dat de bijkomende inkomsten genererende activiteit NIET verbonden mag zijn met of in functie staan van het afwerken van het doctoraat en dat u er rekening mee dient te houden dat dat deze bijkomende activiteit het afwerken van uw doctoraat niet in het gedrang mag brengen.

Het artikel vermeldt niet welk percentage van uw tijd u kan spenderen aan deze bijkomende activiteit; noch de frequentie of de aard van deze activiteit. Deze voorwaarden kunnen dan ook vrij door u bepaald worden. Echter, de bovenvermelde bepalingen moeten steeds gerespecteerd worden, onafhankelijk van de aard of het type van bijkomende activiteit.

Bovendien dient u er ook over te waken dat deze bijkomende activiteit haar karakter niet verliest en m.a.w. steeds ondergeschikt of bijkomend is t.a.v. uw doctoraatsonderzoek, hetgeen uw hoofdactiviteit dient te zijn. Dit betekent dat deze bijkomende activiteiten dan ook buiten de normale activiteiten van het mandaat dienen uitgevoerd te worden oftewel in de vrije tijdsuren.

De beoordeling in concreto van deze voorwaarden dient uitgevoerd te worden door uw promotor. Via het cumulatieformulier, dat u kan terugvinden van op e-loket, kan u melding maken van de bijkomende activiteit waarna uw promotor die kan goedkeuren en u hiervan melding moet maken via e-loket.