FWO-beleid inzake open, transparante en op verdienste gebaseerde aanwerving van onderzoekers

Als onderzoeksfonds biedt het FWO momenteel financieringsprogramma's aan voor aspiranten en postdoctoraal onderzoekers. Deze doctorandi zullen uiteindelijk hun onderzoek uitvoeren aan een van de Vlaamse universiteiten. Aangezien deze onderzoekers worden geselecteerd en gefinancierd door het FWO, moeten onze procedures voldoen aan de principes van open, transparante en op verdienste gebaseerde rekrutering (OTM-R) zoals uiteengezet in het Handvest en de Code van de Europese Commissie.

Hieronder wordt beschreven hoe het FWO de OTM-R-principes permanent heeft ingebed in zijn beleid en procedures.

Duidelijke en transparante procedures

De programma’s van aspirant en postdoctoraal onderzoeker van het FWO zijn bijzonder competitief van aard en hebben als doel de best mogelijke kandidaten aan te trekken, zowel in Vlaanderen als in het buitenland. De basis voor de selectie van de kandidaten is academische uitmuntendheid, ongeacht de achtergrond, zoals nationaliteit of geslacht. Ter erkenning van de diversiteit van de kandidaten heeft het FWO een aangepast toelatingsreglement opgesteld dat onder meer rekening houdt met moederschaps-, ouderschaps- of ziekteverlof of militaire dienstplicht. Het FWO communiceert dit gelijkekansenbeleid aan al zijn aanvragers. Om er zeker van te zijn dat aan al deze principes wordt vastgehouden, is het FWO-beleid en de implementering ervan volledig gestoeld op transparante selectieprocedures.

Er werd een systeem van terugkerende oproepen voor het indienen van voorstellen opgezet en de websites van de respectieve onderzoeksprogramma's zijn voorzien van duidelijke tijdschema's, de vereiste competenties voor de kandidaten en een overzicht van de selectieprocedure. De selectiecriteria, zoals opgenomen in het gepubliceerde reglement tot regeling van de interne en externe peer review van het FWO, worden geoperationaliseerd in een scorerooster voor elk specifiek programma en aangepast aan elke specifieke fase van de selectieprocedure. Deze roosters kunnen ook geraadpleegd worden op de website van het FWO. Het FWO organiseert informatiesessies aan alle Vlaamse universiteiten om potentiële kandidaten te informeren. Daarnaast zorgt het FWO voor een vlotte toegankelijkheid van zijn administratie voor vragen over zijn procedures. Aangezien alle oproepen beantwoord kunnen worden door internationale aanvragers, is alle informatie beschikbaar in het Nederlands en in het Engels en verloopt de hele aanvraagprocedure in het Engels.

Minder administratieve rompslomp

Het FWO heeft een e-loket ontwikkeld zodat kandidaten online een beurs kunnen aanvragen. In geval van opeenvolgende aanvragen blijft alle informatie in het e-loket beschikbaar. Alle vereiste documenten, zoals kwalificatiebewijzen, kunnen elektronisch worden toegevoegd aan de aanvraag: tijdens de procedure worden geen exemplaren op papier gevraagd.

Ondersteuning en feedback

Tijdens de procedure kunnen aanvragers contact opnemen met het FWO voor administratieve vragen in verband met hun aanvraag. De IT-helpdesk beantwoordt hun technische vragen met betrekking tot het e-loket. De contactgegevens worden duidelijk gecommuniceerd op de website van het FWO.

Aan het einde van de procedure krijgen alle aanvragers feedback bestaande uit een score op elk van de beoordelingscriteria en specifieke opmerkingen over de sterke en zwakke punten van hun aanvraag.

Kwaliteitsbeheer en -controle

Voor de selectie van zijn onderzoekers doet het FWO een beroep op nationale en internationale experten, die deelnemen aan expertpanels en worden ondersteund door FWO-beleidsadviseurs. De gendersamenstelling van deze panels is vastgelegd in het reglement tot regeling van de peer review. Alle experten krijgen een opleiding voordat ze aan deze panels deelnemen, zodat ze zich zeker houden aan de door het FWO geïmplementeerde OTM-R-principes. Tijdens deze opleiding komen onder andere de interpretatie van de beoordelingscriteria, zoals vastgelegd in de scoreroosters, en onbewuste vooringenomenheid bij de beoordeling van kandidaten aan bod. De opleiding wordt ook ter beschikking gesteld van de aanvragers om een maximale transparantie te garanderen.

Na elke oproep voert het FWO een enquête onder de aanvragers met als doel zijn procedures door te lichten en te verbeteren. Over alle aspecten van de aanvraagprocedure wordt feedback verzameld: beschikbare informatie over de procedure, de procedure zelf en de feedback die achteraf wordt ontvangen.