Organisatie van een wetenschappelijk congres in België

Schematisch overzicht maatregelen rond internationale mobiliteit

Doel?

Dit krediet, bedoeld als cofinanciering, steunt onderzoekers bij de organisatie van wetenschappelijke congressen in België, waarbij de internationale dimensie en de samenwerking tussen de Vlaamse onthaalinstellingen centraal staan.

Internationale wetenschappelijke congressen zijn een belangrijk middel om het wetenschappelijk debat aan te moedigen, om de verspreiding van kennis te stimuleren en om informele netwerken uit te bouwen.

Kenmerken?

TYPE I: grote internationale referentiecongressen in een bepaald vakdomein (NIEUW sinds 01/03/2018)

  • Toelage: maximaal 10% van totale kostprijs van congres, maximum toelage van 10.000 euro.
  • Condities:
    • Internationaal referentiecongres dat volledig onderzoeksveld (vakdomein) afdekt;
    • Open karakter en bijgevolg toegankelijk voor iedereen die wenst deel te nemen;
    • Aanwezigheid van internationale keynote sprekers;
    • Verplichte registratiekost voor deelnemers;
    • Meer dan 200 te verwachten deelnemers en significante aanwezigheid van internationale deelnemers (50%);
    • Wetenschappelijk deel van congres neemt minimaal drie dagen in beslag;
    • Totale kost van congres minimaal 50.000 euro. De kosten dienen gedetailleerd in de aanvraag aangetoond te worden;
    • Cofinanciering verplicht en dient aangetoond te worden;
    • Indien één of meerdere onderzoekers verbonden aan een instelling uit de Franstalige gemeenschap betrokken zijn bij de organisatie van het congres, wordt het sterk aanbevolen ook een aanvraag voor financiering in te dienen bij het F.R.S.–F.N.R.S.

TYPE II: internationaal congres (Identiek aan vorig FWO financieringskanaal voor congresorganisatie in België)

  • Toelage: maximaal 5.000 euro.
  • Condities:
    • Internationaal congres;
    • Open karakter en bijgevolg toegankelijk voor iedereen die wenst deel te nemen;
    • Aanwezigheid van internationale keynote sprekers;
    • Verplichte registratiekost voor deelnemers;
    • Cofinanciering verplicht en dient aangetoond te worden;
    • Indien één of meerdere onderzoekers verbonden aan een instelling uit de Franstalige gemeenschap betrokken zijn bij de organisatie van het congres, wordt het sterk aanbevolen ook een aanvraag voor financiering in te dienen bij het F.R.S.– F.N.R.S.

Indienen aanvragen vanaf 01/03/2018 (zowel TYPE I als TYPE II): Doorlopend, minimum 6 maanden voor startdatum van congres. Let op: in FWO e-loket zullen vanaf 01/03/2018 aparte aanvraagformulieren terug te vinden zijn voor TYPE I en TYPE II. Gelieve het juiste aanvraagformulier te gebruiken.

Profiel en voorwaarden?

  • In het wetenschappelijk en organiserend comité van het congres moeten leden van het zelfstandig academisch personeel (of equivalente personeelscategorieën) van tenminste twee verschillende Belgische wetenschappelijke instellingen aanwezig zijn, waarvan één uit de Vlaamse Gemeenschap (voor details, zie reglement).
  • Ook aanvragen voor een congres in de gebouwen van de Academica Belgica te Rome georganiseerd door de Academia Belgica of het Belgisch Historisch Instituut zijn ontvankelijk.
  • Je bent als verantwoordelijke woordvoerder aangesteld als zelfstandig academisch personeel van een Vlaamse universiteit. Voor andere mogelijke aanstellingen zie reglement.
  • Je gaat akkoord met de Clausule wetenschappelijke integriteit.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

    • Je dient je aanvraag in via E-loket. Let op, het is noodzakelijk om uw E-loket profiel te actualiseren bij elke nieuwe FWO-aanvraag die u indient.
    • De Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC) buigt zich over je aanvraag en beslist over de toekenning.

Reglementen en downloads

  • Advies, selectie- en evaluatiecriteria
    Hier lees je alle advies, selectie- en evaluatiecriteria voor het aanvragen van een ‘Krediet voor de organisatie van een wetenschappelijk congres’.
  • Algemeen reglement
    Dit algemeen reglement is van toepassing voor elke specifieke aanvraag.

Wenst u verdere ondersteuning voor uw congres in Vlaanderen, contacteer dan Visit Flanders