Complimentendag: De impact van feedback

Isabeau Van Strydonck is een doctoraatsonderzoekster aan de Universiteit van Gent, faculteit Economie en Bedrijfskunde. Binnen de vakgroep HRM & Organisatiemanagement onderzoekt ze de rol van leidinggevenden binnen feedbackprocessen. In aanloop naar complimentendag vertelt ze ons wat meer over haar onderzoek en de impact van feedback en complimenten op ons welzijn.

Wat onderzoekt u precies?

Mijn onderzoek gaat over feedback en, meer specifiek, over de rol van de leidinggevende binnen feedbackprocessen. Er zijn al verschillende onderzoeken uitgevoerd naar de impact van feedback op de medewerker die de feedback ontvangt, maar we weten in dit verhaal nog maar beduidend weinig over de leidinggevende die de feedback geeft. In mijn onderzoek bekijk ik hoe de persoonlijkheid van de leidinggevende een impact heeft op het soort feedback dat hij/zij geeft en hoe die feedback op zijn beurt een impact heeft op het welzijn en de prestaties van de medewerkers. Daarnaast wil ik ook onderzoeken hoe het geven van continue, regelmatige feedback een impact heeft op de leidinggevende zelf.

Wat hoopt u te ontdekken?

We weten vanuit onderzoek bijvoorbeeld al dat medewerkers veel belang hechten aan hun ontwikkeling, en dat het krijgen van ontwikkelingsgerichte feedback, waar er voornamelijk gefocust wordt op medewerkers hun leren en toekomstige prestaties, zeer effectief is. In mijn onderzoek wil ik bijvoorbeeld nagaan of een leidinggevende die zelf veel belang hecht aan zijn/haar ontwikkeling, dit ook gaat ‘overdragen’ naar zijn/haar medewerkers. Dat kan dan door de medewerkers bijvoorbeeld meer ontwikkelingsgerichte feedback te geven.  

Hoe gaat zo’n onderzoek in zijn werk?

Wel, voor het eerste deel van het onderzoek, dat wil nagaan of de persoonlijkheid van een leidinggevende een impact heeft op het soort feedback dat hij/zij geeft, werken we momenteel met een vragenlijstonderzoek. We hebben vorig jaar een vragenlijst uitgestuurd naar verschillende medewerkers en hun leidinggevenden. Hierbij bevroegen we verschillende persoonlijkheidsaspecten bij de leidinggevenden en verschillende feedbackaspecten bij de medewerkers. Een paar maanden geleden hebben we naar diezelfde medewerkers ook een nieuwe vragenlijst uitgestuurd, waarbij we peilden naar verschillende welzijns- en prestatiesfacetten. Nu zijn we de data aan het analyseren om te kijken of de relaties die we vooropstellen, zich ook effectief voordoen.

Voor het tweede deel van het onderzoek, namelijk de impact van het geven van continue, regelmatige feedback op de leidinggevenden zelf, willen we ook werken met vragenlijsten. Daarnaast willen we ook verschillende leidinggevenden interviewen. De term ‘regelmatige feedback’ betekent namelijk niet voor elke leidinggevende hetzelfde. Daarom willen we ook echt met de leidinggevenden in gesprek gaan om eerst af te toetsen wat zij hieronder verstaan, welke impact het geven ervan precies op hen heeft, en welke factoren hier een rol in kunnen spelen. Nadat we hierin door de interviews dan een beter inzicht hebben gekregen, kunnen we met behulp van vragenlijsten dit ook effectief gaan meten.

"Het geven van die continue, regelmatige feedback
aan medewerkers brengt waarschijnlijk ook
wel bepaalde uitdagingen mee voor de leidinggevende"

 

Het onderzoek focust op leidinggevenden, is er dan een aanwijzing dat feedback geven een impact heeft op hen?

Dat is een goede vraag, waar we met dit onderzoek dus ook meer inzicht in willen krijgen. De onderzoeken van vandaag focussen vooral op de medewerkers, en de impact van het krijgen van feedback op hun welzijn en prestaties. We weten uit onderzoek dat het krijgen van continue, regelmatige feedback een belangrijk hulpmiddel is voor medewerkers en dat het leidt tot positieve resultaten zoals meer motivatie of betere prestaties. Maar je hebt natuurlijk ook een persoon aan de andere kant van het feedbackproces. Het geven van die continue, regelmatige feedback aan medewerkers brengt waarschijnlijk ook wel bepaalde uitdagingen mee voor de leidinggevende, wat dus ook een invloed kan hebben op zijn/haar eigen welzijn of prestaties. En dat is waar we met dit onderzoek dus meer inzicht in willen krijgen.

Stel dat het onderzoek uitwijst dat er wel degelijk een impact is, zijn er dan volgende stappen die u kan ondernemen?

Ik wil onderzoeken welke factoren een mogelijke invloed hebben op de impact die het geven van continue en regelmatige feedback met zich meebrengt. Met de resultaten willen ook concrete adviezen kunnen geven aan organisaties. Zo helpen we hen om hun feedbacksystemen zo effectief mogelijk te maken voor zowel de medewerkers als de leidinggevenden.

"Feedback draait ook om veel meer dan, formeel,
een aantal keer per jaar met elkaar samen
te zitten om prestaties te bespreken."

 

Is er een verandering geweest in de feedback die leidinggevenden geven door corona?

Ik denk dat corona het vooral een pak moeilijker gemaakt heeft voor leidinggevenden om feedback te geven. Vóór corona werkte iedereen, leidinggevenden en medewerkers, vaak gewoon samen op het kantoor. Dan is het natuurlijk al gemakkelijker om even feedback te geven aan iemand. Feedback draait ook om veel meer dan, formeel, een aantal keer per jaar met elkaar samen te zitten om prestaties te bespreken. De informele gesprekken aan bijvoorbeeld het koffiemachine of in de gang zijn ook heel belangrijk. Dat zijn de momenten om als leidinggevende een medewerker een complimentje te geven over iets wat hij/zij de dag ervoor heeft gedaan. Als je thuis achter een computer zit, moet dat al via mail of een teams-call gebeuren. Dat maakt het allemaal toch uitdagender om zo’n (informele) feedbackgesprekken te starten. Uit een bevraging die we vorig jaar hadden uitgestuurd bleek ook hetzelfde. Een vierde van de respondenten gaf aan dat ze nu minder feedback krijgen van hun leidinggevende dan voor corona, maar opvallend genoeg was er dan ook weer een tiental procent dat aangaf juist meer feedback te krijgen dan voor corona. Het hangt dus ook sterk af situatie tot situatie, en van leidinggevende tot leidinggevende. 

Binnenkort is het complimentendag, wat is wat de invloed van een complimentje of positieve feedback op een persoon?

Ja, dat heeft een grote invloed natuurlijk. Als we eerlijk zijn, wie van ons krijgt er niet graag eens positieve feedback of een complimentje van onze leidinggevende? Vanuit onderzoek is ook duidelijk dat het krijgen van positieve feedback ook positieve effecten met zich meebrengt (meer motivatie, etc.), en dan is het wel fijn dat een dag als complimentendag dat ook extra belicht. Het is hierbij natuurlijk wel belangrijk dat het geven van een complimentje niet iets is dat alleen maar gebeurt op complimentendag. Als je als medewerker nooit iets van positieve feedback krijgt van je leidinggevende, en op complimentendag plots wel, komt dit bij medewerkers misschien minder oprecht over, en kunnen ze het gevoel hebben dat de leidinggevende dit enkel doet omdat het ‘moet’. Het is eigenlijk maar een kleine moeite, maar appreciatie en dankbaarheid geven aan een medewerker is heel belangrijk, niet alleen op complimentendag, maar doorheen het hele jaar.

Bestaat er zoiets als te veel feedback?

Dat is een hele interessante vraag. Tot op de dag van vandaag is daar – helaas – ook nog geen duidelijk antwoord op. Er zijn al verschillende onderzoeken rond gebeurd, maar hun resultaten wijzen niet altijd in dezelfde richting.  Zo kom het ene onderzoek tot de conclusie: ‘hoe meer feedback hoe beter’. Andere onderzoeken tonen dan weer aan dat het ‘op een gegeven moment te veel wordt’, en niet meer verwerkt kan worden. Het antwoord op de vraag hangt waarschijnlijk ook af van heel wat contextuele en organisatorische kenmerken. Daarnaast spelen ook de persoonlijke kenmerken van de medewerker die de feedback krijgt een grote rol. 

Laatste vraagje hebt u nog tips voor werkgevers of werknemers om feedback op een goede manier te geven of te accepteren?

Als leidinggevende is het belangrijk om medewerkers regelmatig van feedback te voorzien. Wacht dus zeker niet een half jaar of langer om feedback te geven, maar probeer eerder een soort van continue feedbackcultuur op te bouwen, waar ook op een informele manier feedback kan gegeven én gevraagd worden. Laat het een medewerker ook expliciet weten als hij/zij iets goed gedaan heeft; het krijgen van een complimentje kost niet veel moeite, maar kan iemand z’n dag echt wel maken. En als je als leidinggevende negatievere feedback moet geven, toon dan ook dat je het beste met de medewerker voor hebt. Wees heel specifiek over wat er precies minder goed liep, maar geef ook duidelijke, constructieve feedback over hoe het beter kan. Gedane zaken kunnen immers niet meer veranderd worden, dus maak de feedback vooral toekomstgericht. Betrek de medewerker ook zeker mee in deze gesprekken: laat hem/haar zelf reflecteren over de eigen prestaties. Vraag wat goed ging, maar ook wat verbeterd kan worden en welke acties kunnen ondernomen worden om de gewenste resultaten in de toekomst te bereiken. Door medewerkers in dit reflectieproces te brengen en mee te betrekken, zullen ze ook meer geneigd zijn om de feedback te aanvaarden.