FAQ Internationale mobiliteit

WIE KAN AANVRAGEN? - ONTVANKELIJKHEID

Ik behoud mijn wedde niet tijdens mijn lang verblijf in het buitenland. Kan ik dan een aanvraag indienen?

Vermits de in deze rubriek toegekende kredieten slechts forfaitaire en aanvullende bedragen zijn, dienen de kandidaten, tijdens de volledige duur van hun verblijf in het buitenland, hun salaris of beurs met een minimale aanstelling van 50% van de Vlaamse universiteit of wetenschappelijke instelling waaraan ze werkzaam zijn te behouden. Er wordt geen krediet verleend indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan.

Ik ben verbonden aan een hogeschool, kan ik een reiskrediet voor uitgaande mobiliteit aanvragen?

Neen, tenzij je deel uitmaakt van een academische opleiding aan een Vlaamse School of Arts.

Is een buitenlandse beurs (d.i. een beurs verkregen aan een andere buitenlandse instelling bv. Fulbright, BAEF, JSPS Postdoctoral Fellowship, …) of reiskrediet voor uitgaande mobiliteit cumuleerbaar met een FWO-mandaat?

Ja, een buitenlandse beurs kan cumuleerbaar zijn met een FWO-mandaat maar hiervoor moet echter de toestemming verkregen worden van het FWO en de betrokken onthaalinstelling. Neem dus eerst contact op met personeelszaken@fwo.be.

Indien je als FWO-mandaathouder een FWO-reiskrediet voor uitgaande mobiliteit (bv. congresdeelname, een kort studieverblijf of deelname aan een cursus/workshop) wenst aan te vragen, kan dat enkel voor een congresdeelname, kort studieverblijf of deelname aan een workshop/cursus buiten de E.E.R.,  Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, gezien u reeds over een werkingstoelage beschikt.

Indien je voor een lang verblijf naast een FWO-reiskrediet ook een volwaardig onderzoeksmandaat of -beurs door een andere instantie (bv. BAEF, Fulbright, …) ontvangt, ben je verplicht dit te melden in de FWO-aanvraag. Het FWO staat dan een maandelijkse top-up toe van €500 en de FWO-toelage wordt aangepast. De beurs mag het bedrag van een FWO-loon met een toelage voor lang verblijf (€1.650/maand) en een top-up van €500 niet overschrijden.

Kan ik als FWO-mandaathouder tijdens mijn buitenlands verblijf (al dan niet met een krediet voor een kort studieverblijf buiten de E.E.R., Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk/lang verblijf) over de werkingstoelage (bench fee) beschikken?

De werkingstoelage blijft volledig ter beschikking van de FWO-mandaathouder indien minstens 50% aanstelling op een FWO-mandaat. Indien minder dan 50%, vervalt de werkingstoelage.

De bench fee kan in het buitenland gebruikt worden volgens de reglementaire voorwaarden. Voor concrete vragen, neem contact op met de dienst onderzoekscoördinatie van de Vlaamse hoofdonthaalinstelling of de desbetreffende dienst van het universitair ziekenhuis. Voor vragen rond het kredietbeheer dient de mandaathouder contact op te nemen met de financiële dienst van de Vlaamse hoofdonthaalinstelling of het universitair ziekenhuis. 

AANVRAAGPROCEDURE

Aanvullende documenten bij de aanvraag:

  • Mijn reiskredietaanvraag is reeds ingediend. Hoe kan ik het officiële aanvaardingsbewijs/de uitnodigingsbrief aan mijn dossier toevoegen?

Als de aanvraag is ingediend, dan is het niet meer mogelijk dit document online toe te voegen aan uw dossier. Om ervoor te zorgen dat het aanvaardingsbewijs/de uitnodigingsbrief alsnog aan uw dossier wordt toegevoegd, neemt u via e-mail contact op met uw specifieke dossierbeheerder (zie contactgegevens per wetenschappelijk gebied).

  • Organisatie van een wetenschappelijk congres in België: ik wil de indientermijn van 6 maanden respecteren maar het programma van het congres is nog niet klaar. Wat moet ik doen?

U kunt het beste een aanvraag indienen waarop de grote lijnen van het programma en eventuele keynote sprekers vermeld staan. Later kan u dan het gedetailleerde programma nasturen via uw specifieke dossierbeheerder (zie contactgegevens per wetenschappelijk gebied).

Hoeveel publicaties zijn nodig en wat houdt dit in? (Mag in press ook?)

Onder publicatie wordt verstaan: een peer-reviewed publicatie (opgenomen in Web of Science of de VABB-SHW lijsten). “In press” telt daarbij als een volwaardig artikel, net als “accepted” of “accepted pending revisions” – maar NIET: “submitted” of “in preparation”.

Voor een congres buiten een van de lidstaten van de E.E.R., Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk moeten er bij voorkeur 3 dergelijke publicaties zijn, voor deelname aan een congres binnen de E.E.R., in Zwitserland of in het Verenigd Koninkrijk dient er minimaal één dergelijke publicatie te zijn.

Voor de korte studieverblijven, deelnamen aan workshop/cursus of lange verblijven kan er van deze vereiste worden afgeweken, mits grondige motivatie in de daartoe voorziene plaats in het online aanvraagformulier.

Moet ik op de publicatie(s) die vereist is (zijn) om in aanmerking te komen voor een reiskrediet, als eerste auteur staan?

Dit is niet noodzakelijk maar wel een positief punt bij de selectie.

In geval van deelname aan een congres in het buitenland, moeten de op te geven publicaties over het onderwerp van mijn voordracht gaan?

Neen, de 3 beste publicaties van de laatste 5 jaren volstaan.

Mogen reiskredietaanvragen gecombineerd worden? Bv. aanvraag voor deelname aan een congres en een kort studieverblijf in 1 aanvraag?

Ja, dit kan, maar in dat geval worden tussentijdse verplaatsingen (bv. van de plaats van het congres naar de plaats van het studieverblijf of omgekeerd) niet vergoed. Indien men wil dat de plaatselijke reiskosten wel vergoed worden, dan moet men twee aparte aanvragen indienen.

Voorbeeld 1 - Combinatie congres-kort studieverblijf of workshop:

  • 1 aanvraag (als kort studieverblijf of workshop) -> tussentijdse verplaatsing niet rechtstreeks betaald
  • 2 aanvragen (1 voor congres + 1 voor kort studieverblijf of workshop) -> indien beide toegekend, tussentijdse verplaatsing betaald, maar kredieten voor dat jaar opgebruikt (max. 2 toekenningen/aanvrager/jaar in de categorie congres/kort studieverblijf/workshop of cursus)

Voorbeeld 2 - Combinatie congres-lang verblijf:

  • 1 aanvraag (als lang verblijf) -> tussentijdse verplaatsing niet rechtstreeks betaald
  • 2 aanvragen (1 voor congres + 1 voor lang verblijf) -> indien beide toegekend, tussentijdse verplaatsing terugbetaald, krediet voor lang verblijf opgebruikt (max 1 toekenning/aanvrager/jaar); congres of kort studieverblijf aanvragen wel nog mogelijk in dat jaar

Mag een krediet lang verblijf in het buitenland doorgaan op 2 verschillende locaties? Hoe gaat het dan met de verplaatsing?

Ja, een lang verblijf mag op verschillende locaties doorgaan; de meerwaarde hiervan moet uiteraard in de aanvraag wel duidelijk blijken en het dient steeds om (strategisch) basisonderzoek te gaan. Wat betreft de financiering van de verplaatsing: slechts 2 tickets worden vergoed door het FWO (heen- en terugreis). Concreet voorbeeld: verblijf in Australië en Nieuw-Zeeland -> de vlucht van Brussel naar Australië en de vlucht vanuit Nieuw-Zeeland naar Brussel worden vergoed door het FWO. Andere (tussentijdse) vluchten moeten met de forfaitaire dagvergoeding of op eigen kosten betaald worden.

Wat indien ik ná toekenning van mijn lang verblijf in het buitenland iets wil wijzigen aan mijn bestemming(en)?

Voor elke wijziging van het reeds toegekende verblijf dient vooraf toestemming gevraagd te worden aan het FWO (interprog@fwo.be).

Mogen twee aansluitende congressen op één aanvraag vermeld worden?

Ja, maar bij toekenning betaalt FWO enkel de eerste verplaatsing (heenreis) en de laatste verplaatsing (terugreis). De tussentijdse verplaatsingen zijn ten laste van de begunstigde zelf.   

Kan ik mijn verplaatsing boeken bij een door het FWO gemachtigde reisagent vooraleer mijn reiskrediet is toegekend?

Soms stelt zich het probleem, meestal bij congressen, dat de onderzoeker de verplaatsing wil boeken vóór de toekenning van het reiskrediet door het FWO. Het FWO is zich bewust van dit probleem en heeft daarom met de FWO gemachtigde reisagenten, waarmee het FWO een overeenkomst heeft, een oplossing gezocht en gevonden: 

ONTVANKELIJKE KOSTEN & UITBETALING

De plaats van het congres/verblijf in het buitenland ligt een heel eind van de luchthaven: worden de verplaatsingskosten van de luchthaven naar de plaats van het congres/verblijf ook vergoed? En de verplaatsing van mijn domicilie naar de luchthaven?

De verplaatsing van de domicilie naar een luchthaven/treinstation in België wordt enkel vergoed indien dit via het openbaar vervoer gebeurt. Verplaatsingskosten vanuit een luchthaven/treinstation in het buitenland naar de plaats van het congres/verblijf kunnen eveneens bij het FWO worden teruggevorderd en gebeuren bij voorkeur ook via het openbaar vervoer. Voor elke terugvordering van verplaatsingskosten dient u de nodige bewijsstukken/betalingsbewijzen te bezorgen aan het FWO.

Hoe gebeurt de uitbetaling van de forfaitaire vergoeding voor een verblijf in het buitenland of deelname aan een workshop of cursus in het buitenland?

De forfaitaire vergoeding wordt gestort op de rekening van de begunstigde in België.

  • Bij lange verblijven wordt 80% van het toegekende bedrag vooruit betaald. Het resterende bedrag (20% van het toegekende bedrag) wordt gestort van zodra u aan het FWO de financiële verantwoording stuurt, binnen de drie maanden na uw terugkeer in België.
  • Bij korte studieverblijven (vanaf 8 dagen) of deelname aan een workshop of cursus in het buitenland (vanaf 8 dagen) wordt het volledige toegekende bedrag vooruit

Welke uitgaven kunnen verantwoord worden op een krediet voor een kort studieverblijf (vanaf 8 dagen)/deelname aan workshop of cursus (vanaf 8 dagen)/lang verblijf in het buitenland?

De financiële verantwoording gebeurt door middel van het hiervoor bestemde formulier dat terug te vinden is op de specifieke webfiche van elk kanaal. De uitgaven die op het verblijfskrediet kunnen verantwoord worden (ontvankelijke kosten), vindt u eveneens terug in datzelfde formulier. Alleen voor de grotere uitgaven (vanaf €500) moet een origineel bewijsstuk meegestuurd worden. Voor de rest kan men een bedrag per dag bepalen voor levensonderhoud.

Kan men op lang verblijf vertrekken vanuit een andere bestemming dan België of kan men terugkeren naar België vanuit een andere bestemming dan die van het lang verblijf?

Volgens het reglement voorziet dit krediet in de verplaatsingskosten Brussel - plaats van het congres/verblijf, heen en terug. Het is mogelijk om van dit traject af te wijken, maar indien dit een financiële meerkost met zich meebrengt, dient deze door de begunstigde zelf gedragen te worden.

UITVOERING TOEGEKEND KREDIET

Kan ik mijn lang verblijf in verschillende delen opsplitsen omwille van sociale redenen?

De toegekende periode wordt in principe aaneensluitend opgenomen, maar bij verblijven langer dan zes maanden is er flexibiliteit mogelijk omwille van sociale of familiale redenen, mits een grondige motivatie.

VARIA

Moet ik het krediet voor een kort studieverblijf of lang verblijf in het buitenland vermelden op mijn belastingaangifte?

Neen, kredieten voor korte studieverblijven of lange verblijven in het buitenland zijn belastingsvrije onkostenvergoedingen en moeten niet op uw aangifte vermeld worden.