Onderzoekers en Corona: update maatregelen FWO

Het FWO neemt actief deel aan de strijd tegen het Corona-virus. Via 2 projectoproepen werd 5 miljoen euro toegekend aan onderzoek rond COVID-19.

Het FWO voorziet tegelijk een aantal tegemoetkomingen aan onderzoekers in een FWO project of mandaat.

Uitvoering lopende projecten

Als onderzoekers vertraging oplopen en/of andere problemen ondervinden bij de uitvoering van hun onderzoeksproject fundamenteel onderzoek, strategisch basisonderzoek en/of TBM ten gevolge van de situatie die het coronavirus veroorzaakt, kunnen ze gebruik maken van de reglementair voorziene mogelijkheid om twee jaar na de formele einddatum van het project zowel de middelen voor personeel als die voor werking verder aan te wenden met het oog op de afronding van het onderzoek.

Wat de EOS-onderzoeksprojecten betreft, namen F.R.S.-FNRS en het FWO, gezien de huidige COVID-19 problematiek, de gezamenlijke beslissing dat zowel de middelen voor werking als die voor personeel tot twee jaar na de formele einddatum van het project aangewend kunnen worden met het oog op de afronding van het onderzoek. Dit in plaats van 1 jaar voor de personeelskredieten, volgens Art. 20 §3. Uiteraard moeten de limieten van de initieel toegekende budgetten steeds worden gerespecteerd. De voorziene einddatum van de EOS onderzoeksprojecten blijft eveneens behouden (nl. 31 december 2021).

In de verslaggeving over het project kunnen de onderzoekers aangeven welke vertraging en problemen zijn opgetreden ten gevolge van de situatie t.g.v. het coronavirus. Het FWO zal de expertpanels die verslagen beoordelen er uitdrukkelijk op wijzen dat ze rekening dienen te houden met deze uitzonderlijke omstandigheden.

Het FWO zal ook bekijken hoe vertragingen e.d. ten gevolge van de huidige problematiek nog op andere manieren kunnen worden opgevangen. Nadere communicatie daarover volgt later.

Het verantwoorden van een tussenkomst in de kosten voor thuiswerk, zoals bijvoorbeeld een tussenkomst in het internetabonnement thuis, op de bench fee van een mandaat of op de werkingsmiddelen van een project is uitzonderlijk mogelijk tijdens de huidige coronacrisis voor mandaathouders van het FWO en personeel, die tewerkgesteld zijn op een FWO-project. Hierbij worden de interne regels m.b.t. de tussenkomst in de kosten voor thuiswerk tijdens de huidige coronacrisis van de betrokken onthaalinstelling gevolgd.

Projecten Europese Programma’s

Voor bepaalde oproepen met FWO-deelname, in het kader van de Europese programma’s (ERA-NET, EJP, JPI), worden maatregelen getroffen die onderzoekers moeten toelaten om projectvoorstellen te kunnen afwerken door de indientermijn te verlengen. Deze, voornamelijk Europese, multilaterale samenwerkingsverbanden ondervinden sterke hinder door de gebeurtenissen, gezien de veelheid aan betrokken partners en landen/regio’s, die allen kampen met organisatorische problemen.

Het is niet zo dat de indiendeadlines voor alle oproepen systematisch worden verlengd. Dit wordt per netwerk en per oproep afzonderlijk bekeken, in samenspraak met alle betrokken nationale/regionale financiers. Het FWO zal de centrale onderzoeksdiensten van de Vlaamse kennisinstellingen op de hoogte brengen bij eventueel uitstel, wat eveneens zal worden aangepast op de FWO-website, bij de aankondigingen van de oproepen. Vanzelfsprekend wordt dit ook opgenomen op de websites en in de communicatie(kanalen) van de specifieke netwerken in het bijzonder.

FWO aspirant mandaten

Voor aanvragers (Oproep Frank De Winne aspirant mandaten)

De Covid-19 crisis verstoort en vertraagt sinds maart 2020 vele onderwijs- en onderzoeksactiviteiten. Mogelijk is je laatste masterjaar, je master thesis, of je startend doctoraatsonderzoek hierdoor beïnvloed. Internationale mobiliteit ligt zo goed al stil. Ook familiale omstandigheden tijdens lock-down, een verhoogde inzet voor onderwijs of in de zorg, … kunnen je voorziene activiteiten gehinderd hebben.

Als kandidaat aspirant onderzoeker maak je je mogelijk zorgen over de impact hiervan op de sterkte van je aanvraagdossier en de ambities van je onderzoeksproject.

Daarom raden we aan de specifieke factoren die je aanvraagdossier beïnvloeden expliciet te vermelden in het aanvraagformulier. Dit kan in het invulveld ‘career breaks’, en waar toepasselijk ook in ‘personal statement’, ‘research stays’ en/of in de projectbeschrijving. Het FWO zal de panelleden expliciet instrueren hiermee rekening te houden bij de beoordeling van je dossier.

Voor aspirant mandaathouders

Verlenging aspirant mandaten

Om de impact van de Covid-19 bij doctoraatsonderzoekers deels te compenseren heeft de Vlaamse regering op 18 juni 2021 beslist om extra middelen te voorzien om voor een aantal FWO-aspiranten de lopende beurs met 3 tot 6 maanden te kunnen verlengen.

Tegelijkertijd biedt het FWO laatstejaars aspiranten, zoals vorig jaar, als alternatief voor een mandaatverlenging ook de mogelijkheid aan om het resterend bedrag van hun bench fee, met een maximum van 1.500 euro, nog aan te wenden tot drie maanden na afloop van hun mandaat. Kandidaten hiervoor kunnen zich tevens via de onthaalinstelling aanmelden. Tijdens deze periode moeten de betrokken mandaathouders wel in een erkend statuut verbonden blijven aan dezelfde onthaalinstelling waar zij hun mandaat hebben uitgevoerd. Dit is niet van toepassing indien wordt overgestapt naar een nieuw mandaat van het FWO (postdoc).  Dan kan er enkel nog gebruik gemaakt worden van de nieuwe bench fee.

Aanpak

De onthaalinstellingen nodigen deze aspiranten (in eerste instantie aspiranten in hun laatste mandaatjaar, en later ook naar aspiranten die nu in hun derde jaar zijn.) via hun promotor uit om een gemotiveerde aanvraag tot verlenging in te dienen, of een aanvraag tot verlengd gebruik van de bench fee.

De onderzoeksraad (of equivalent) van de betrokken onthaalinstelling evalueert de aanvragen en doet het FWO een voorstel van de toe te kennen verlengingen, evenals een lijst van aspiranten aan wie verlenging van het gebruik van de bench fee kan worden toegekend.

De raad van bestuur van het FWO bekrachtigt de voorstellen en stelt deze zo nodig bij, met inachtneming van de beschikbare middelen. 

Aanvraag en evaluatiecriteria

Met de Vlaamse universiteiten werd een uniforme aanpak en dito beoordelingscriteria afgesproken. Dit betekent dat dezelfde criteria voor alle FWO aspiranten gelden, ongeacht de hoofdonthaalinstelling.

De eigenlijke aanvraag tot verlenging is een beknopte motivering (max 2 pagina’s) op basis van de hieronder vermelde evaluatiecriteria. De aanvraag is vergezeld van een advies van de promotor, die mee een deel van de motivering onderbouwt (zie criteria).

De toekenningscriteria voor de verlenging van het mandaat gaan uit van een significante vertraging van minstens 3 maanden bij het uitvoeren van het onderzoek, die enkel kan geremedieerd worden door een verlenging van het FWO mandaat:

Een aantal voor het doctoraat cruciale onderzoeksactiviteiten op vlak van data collectie, zijn omwille van Covid-19 niet of pas na uitstel kunnen doorgaan, met een vertraging van minstens drie maanden voor het afwerken van doctoraatsonderzoek tot gevolg.

  • De activiteiten waarvan sprake zijn omschreven en gepland in de originele aspirant aanvraag en/of in de aanvraag 2e termijn.
  • De genoemde activiteiten konden niet zoals gepland doorgaan als rechtstreeks en aantoonbaar gevolg van Corona omstandigheden en/of beperkende maatregelen.

Vertragingen te wijten aan sociale of medische gevolgen van Corona kunnen opgevangen worden door een verlenging van het mandaat conform de FWO aspirant reglementen art. 26§3 (ziekte, (Corona-) ouderschapsverlof e.d.) of §4 (verminderd arbeidsrendement om medische en/of sociale redenen)

  • Het betreft activiteiten, essentieel en noodzakelijk voor de afwerking van de doctoraatsthesis, en niet op te vangen door alternatieve onderzoeksactiviteiten (bijv. datacollectie via desk research vs. field research) die wel mogelijk waren binnen de Corona beperkingen.
  • De niet tijdig uitgevoerde onderzoeksactiviteiten situeren zich op het ‘kritische pad’ van het onderzoeksproject. Aanpassing van de planning bijv. via herschikken werkpakketten bieden geen oplossing.
  • Er is geen mogelijkheid om de vertraging op te vangen en tot een kwaliteitsvol doctoraat te komen door bijsturen van onderzoeksvragen en/of bijstellen van oorspronkelijk gestelde doelen (mee te motiveren door de promotor).

Er is een duidelijk en haalbaar plan om binnen de gevraagde verlengingsperiode de vertraging op te halen, met duidelijk perspectief op de afwerking en verdediging van de doctoraatsthesis. (deels – haalbaarheid doctoraatsverdediging-  mee te motiveren door de promotor)

Er is geen alternatieve financiële oplossing voorhanden om het onderzoek na het mandaat verder te zetten., bijvoorbeeld binnen de eigen onderzoeksgroep via eigen middelen of projecten waarvoor nog budget is (mee te motiveren door de promotor)

Aanwending bench fee voor kosten thuiswerk

Het verantwoorden van een tussenkomst in de kosten voor thuiswerk, zoals bijvoorbeeld een tussenkomst in het internetabonnement thuis, op de bench fee van een mandaat of op de werkingsmiddelen van een project is uitzonderlijk mogelijk tijdens de huidige coronacrisis voor mandaathouders van het FWO en personeel, die tewerkgesteld zijn op een FWO-project. Hierbij worden de interne regels m.b.t. de tussenkomst in de kosten voor thuiswerk tijdens de huidige coronacrisis van de betrokken onthaalinstelling gevolgd.

Aanwending resterend bedrag bench fee na einde mandaat: zie hierboven bij ‘verlenging mandaat

Verslaggeving

In de verslaggeving over het mandaat kunnen onderzoekers aangeven welke vertraging en problemen zijn opgetreden ten gevolge van de situatie t.g.v. het coronavirus. Het FWO zal de expertpanels die verslagen beoordelen er uitdrukkelijk op wijzen dat ze rekening dienen te houden met deze uitzonderlijke omstandigheden.

FWO postdoctorale mandaten

Voor aanvragers

Nieuwe oproep 2022 open vanaf 20 september 2021.

Voor postdoc mandaathouders

Aanwending bench fee voor kosten thuiswerk

Het verantwoorden van een tussenkomst in de kosten voor thuiswerk, zoals bijvoorbeeld een tussenkomst in het internetabonnement thuis, op de bench fee van een mandaat of op de werkingsmiddelen van een project is uitzonderlijk mogelijk tijdens de huidige coronacrisis voor mandaathouders van het FWO en personeel, die tewerkgesteld zijn op een FWO-project. Hierbij worden de interne regels m.b.t. de tussenkomst in de kosten voor thuiswerk tijdens de huidige coronacrisis van de betrokken onthaalinstelling gevolgd.

Aanwending resterend bedrag bench fee na einde mandaat

De onderzoekers van wie het FWO-mandaat eindigt in 2021 wordt de mogelijkheid aangeboden om de resterende bench fee flexibel aan te wenden.  Deze mandaathouders kunnen het resterend bedrag van hun bench fee, met een maximum van 1.500 euro, nog gebruiken tot drie maanden na afloop van hun mandaat. Tijdens deze periode moeten de betrokken mandaathouders wel in een erkend statuut verbonden blijven aan dezelfde onthaalinstelling waar zij hun mandaat hebben uitgevoerd.

Het FWO informeerde alle in aanmerking komende onderzoekers persoonlijk over deze mogelijkheid.

Verslaggeving

In de verslaggeving over het mandaat kunnen onderzoekers aangeven welke vertraging en problemen zijn opgetreden ten gevolge van de situatie t.g.v. het coronavirus. Het FWO zal de expertpanels die verslagen beoordelen er uitdrukkelijk op wijzen dat ze rekening dienen te houden met deze uitzonderlijke omstandigheden.

Schematisch overzicht maatregelen rond internationale mobiliteit

In het licht van de huidige ontwikkelingen omtrent de uitbraak van het coronavirus is elke afreis, gebruik makend van FWO-middelen, enkel toegestaan mits positief reisadvies van de werkgever (onderzoeksinstelling waar je als onderzoeker aan verbonden bent). Daarbij dienen de bij deze instelling van kracht zijnde richtlijnen en procedures te worden gerespecteerd. 

Indien u het vertrek wenst uit te stellen en u nog geen boeking maakte via een van de gegunde reisagentschappen (Omnia of Uniglobe South West Travel), kunt u het krediet nog aanwenden op een latere datum, mits positief reisadvies van uw onthaalinstelling. Contacteer hiervoor het verantwoordelijke adviescomité van uw universiteit. Gelieve ook het FWO op de hoogte te brengen van uw uitgestelde vertrek.

Indien u reeds een ticket boekte bij een van de gegunde reisagentschappen en u deze wenst te annuleren, dient u zelf contact op te nemen met de gegunde reisagentschappen (Omnia of Uniglobe South West Travel) om uw vlucht te annuleren of om te boeken naar een latere datum. Indien de vluchten niet kosteloos kunnen omgeboekt worden of indien de extra kosten die hiermee gepaard gaan niet teruggevorderd kunnen worden bij de gegunde reisagentschappen, dient u een claim in te dienen bij AIG. Het FWO heeft namelijk voor zijn kredietgenieters een bijstandsverzekering bij AIG afgesloten. Let op! AIG zal enkel tussenkomen in de kosten indien de verplaatsing buiten uw wil en controle om werd geannuleerd. Het aan AIG specifiek te vermelden polisnummer is 9.500.573. Na het indienen van de claim zal AIG u een formulier bezorgen dat u zelf dient in te vullen en in te dienen. Indien het FWO rechtstreeks de verplaatsingskosten heeft betaald aan de gegunde reisagentschappen dient u het FWO als begunstigde te vermelden voor deze kosten. Indien AIG in de kosten tussenkomt, kunt u uw toegekend reiskrediet bij het FWO later opnieuw opnemen. Dit weliswaar op voorwaarde dat (1) het FWO de terugbetaalde verplaatsingskosten heeft ontvangen, (2) voor congres- of workshopdeelnames, hetzelfde congres/workshop op een later tijdstip plaatsvindt en (3) voor korte en lange verblijven, de wetenschappelijke doelstelling(en) en onthaalinstelling(en) zoals in uw oorspronkelijke aanvraag beschreven nog haalbaar/van toepassing zijn. Indien AIG niet in de kosten tussenkomt, vervalt het reiskrediet.