Data Management Plan (DMP)

Databeheer hoort onlosmakelijk bij kwaliteitsvol wetenschappelijk onderzoek. Onderzoekers dienen hierbij de volgende zaken in beschouwing te nemen:

  • de beschrijving van data en de bijbehorende verklarende metadata;
  • de opslag en duurzame bewaring hiervan;
  • het aanduiden van verantwoordelijken;
  • het aangeven van kosten die hiermee gepaard gaan;
  • het omgaan met gevoelige data;
  • het openstellen en delen van onderzoeksgegevens.

Degelijk databeheer vormt een vast onderdeel van het beleid gevoerd door het FWO. Voor alle ondersteuningskanalen waarbij financiële middelen worden aangewend voor wetenschappelijk onderzoek, verwacht het FWO dat onderzoekers hieraan de nodige aandacht schenken voor, tijdens en minimaal vijf jaar na het onderzoek.

Deze pagina biedt achtergrondinformatie over databeheer en de te volgen procedure bij een nieuwe aanvraag voor onderzoeksmiddelen en wanneer de middelen verkregen zijn.

Het belang van databeheer

Kwaliteitsvol databeheer als katalysator voor kennisontwikkeling

Via het DMP wil het FWO onderzoekers aanmoedigen om te zorgen dat hun databeheer zoveel mogelijk gebeurt conform de ‘FAIR’ principes. Dit wil zeggen dat data vindbaar (Findable), toegankelijk (Accessible), uitwisselbaar (Interoperable) en herbruikbaar (Re-usable) dient te zijn. Meer informatie over de betekenis van FAIR data beheer kan teruggevonden worden in de publicatie van Wilkinson et al. (2016). Via de FAIR-Aware tool kunnen onderzoekers nagaan hoe FAIR hun onderzoeksdata zijn. Hierbij dient opgemerkt te worden dat FAIR data niet noodzakelijk ‘open’ zijn. Open data zijn publiek toegankelijk en herbruikbaar voor iedereen. Er kunnen echter verantwoorde redenen zijn om het toegangsniveau van data te beperken (m.n. privacy, intellectuele eigendomsrechten, ethische aspecten, ‘dual use’ e.a.). Het FWO raadt onderzoekers hierbij aan om het principe ‘zo open als mogelijk, zo gesloten als nodig’ te hanteren.

Degelijk databeheer leidt tot efficiëntiewinsten voor zowel onderzoekers, financiers, overheden, industrie als de burger zelf. FAIR datasets vergroten enerzijds de transparantie van wetenschappelijk onderzoek en faciliteren anderzijds het voortbouwen op reeds verworven kennis door diverse belanghebbenden. De onderzoeker zelf wordt via het DMP gevraagd om reeds alle aspecten van databeheer in beschouwing te nemen in de vroege stadia van het onderzoek. Bijgevolg fungeert het DMP voor de onderzoeker als hulpmiddel tijdens het plannen en het uitvoeren van het wetenschappelijk werk.

De regionale en internationale context

De Europese Commissie heeft reeds lange tijd een actief beleid omtrent DMP. Concreet is een DMP binnen het Horizon Europe programma verplicht voor alle projecten die data genereren of hergebruiken (zoals aangegeven in de programmagids). Daarnaast zijn ook andere organisaties en netwerken in Europa hiermee aan de slag gegaan.

Zo werkt Science Europe, de koepelorganisatie van Europese onderzoeksfinanciers en kennisinstellingen waarvan het FWO stichtend lid is, reeds verschillende jaren rond het thema ‘data management’. In januari 2021 lanceerde de Science Europe werkgroep ‘Data Sharing and Supporting Infrastructures’ zijn uitgebreide editie van de ‘Practical Guide to the International Alignment of Research Data Management. De eerste versie van dit document werd gepubliceerd in 2019, en werd geïmplementeerd in vele organisaties. Deze gids bevat onder meer de minimale vereisten voor een DMP en de criteria voor de selectie van betrouwbare digitale archieven voor onderzoeksdata (trusted repositories).

In Vlaanderen werd eind 2019 het Flemish Research Data Network (FRDN) opgericht. Dit is een netwerk van 36 Vlaamse onderzoeksinstellingen die samenwerken rond Open en FAIR data. De task force DMP van het FRDN, waarin alle Vlaamse onderzoeksfinanciers en onderzoeksinstellingen vertegenwoordigd werden, ontwikkelde in 2021 het Vlaams Standaard DMP template. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen we naar de FRDN webpagina. Dit DMP template werd in gebruik genomen door het FWO vanaf 1 oktober 2022.

De FWO procedure

Databeheer en wie daarvoor zorg moet dragen

In de context van Open Science stimuleert het FWO kwaliteitsvol databeheer en probeert het mee het noodzakelijke vertrouwen te creëren om zoveel als mogelijk te evolueren naar open en FAIR Data. In eerste instantie ligt voor het FWO de nadruk op duurzame bewaring en beheer van data. Daarbij wordt als streefdoel vooropgesteld dat de data tot minimaal vijf jaar na het einde van het onderzoek worden bewaard. De vragen over het DMP die het aanvraagformulier bevat, zijn gerelateerd aan dat centrale aspect.

De vragenlijst in het aanvraagformulier

In het onderdeel van het aanvraagformulier ‘Data Management Plan’ dient de aanvrager de volgende vijf vragen te beantwoorden:

  1. Describe the datatypes (surveys, sequences, manuscripts, objects … ) the research will collect and/or generate and /or (re)use. (use up to 700 characters)
  2. Specify in which way the following provisions are in place in order to preserve the data during and at least 5 years after the end of the research? Motivate your answer. (use up to 700 characters)
    1. Designation of responsible person (If already designated, please fill in his/her name.)
    2. Storage capacity/repository
      • during the research
      • after the research
  3. What’s the reason why you wish to deviate from the principle of preservation of data and of the minimum preservation term of 5 years? (max. 700 characters)
  4. Are there issues concerning research data indicated in the ethics questionnaire of this application form? Which specific security measures do those data require? (use up to 700 characters)
  5. Which other issues related to the data management are relevant to mention? (use up to 700 characters)

Deze vragen en de antwoorden daarop maken deel uit van het aanvraagdossier dat aan de evaluatoren wordt bezorgd. Van de aanvrager wordt niet verwacht hier al een gedetailleerd plan van aanpak uiteen te zetten. Het gaat hier nog om essentiële maar beknopte informatie die later verder kan worden uitgewerkt in een DMP. Merk op dat de antwoorden op deze vragen alsook het DMP het volledige project moeten afdekken, inclusief alle nationale en internationale partners in het geval van interinstitutionele projecten.

De evaluatiepanels en externe referenten (voor de programma’s met externe peer review) die de aanvragen beoordelen, bekijken ook dit onderdeel van de evaluatie. Daarbij vormt de vragenlijst omtrent het DMP een integraal deel van het aanvraagdossier.

Het opstellen van een DMP

Voor alle FWO-projecten met startdatum op 1 januari 2019 of later moet verplicht een initieel DMP binnen 6 maanden na de officiële start van het project opgesteld worden. Het initieel DMP moet niet bij het FWO ingediend worden, maar wel bij de dienst onderzoekscoördinatie van de onthaalinstelling (of de dienst die verantwoordelijk is voor databeheer); het FWO kan het DMP wel steekproefsgewijs opvragen. Voor projecten die gestart zijn vóór 1 januari 2019 is het opstellen van een DMP niet verplicht, maar het FWO beveelt een DMP wel aan als een element van kwaliteitsvol wetenschappelijk onderzoek. In dit geval kan een DMP eveneens ingediend worden bij de dienst onderzoekscoördinatie van de onthaalinstelling. Voor de predoctorale en postdoctorale mandaathouders geldt vanaf aanvraagronde 2020 de DMP-vereiste. In het geval van instellingsoverschrijdende projecten is het de verantwoordelijkheid van de promotor-woordvoerder of de mandaathouder dat het DMP voor het volledige project tijdig ingediend wordt bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Dit DMP hoeft niet ingediend te worden bij de partner-(hoofd)onthaalinstellingen. Het DMP dient steeds betrekking te hebben op het volledige project, inclusief alle bijdragen van nationale en internationale partners in het geval van interinstitutionele projecten. Ook wanneer de effectieve startdatum van een project of mandaat afwijkt van de officiële startdatum (bv. door een tijdelijk uitstel van een mandaat ten gevolge van een buitenlandse onderzoeksopdracht), dient het initieel DMP binnen 6 maanden na de officiële startdatum ingediend te worden bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Enkel bij overmacht (bv. ten gevolge van ziekteverlof of moederschapsrust) kan uitzonderlijk uitstel worden verleend, steeds in samenspraak met het FWO.

Bij het einde van het project moet de finale versie van het DMP toegevoegd worden aan het eindverslag van het project. Dit kan via het e-loket door de promotor-woordvoerder of mandaathouder ingediend worden bij het FWO. Het DMP dient geactualiseerd te worden ten opzichte van de initiële versie, indien nodig. Het DMP is een element in de eindbeoordeling van het project door het bevoegde expertpanel. Indien een uitgewerkt DMP ontbreekt bij het eindverslag, zal dit laatste als onvolledig beschouwd worden.

Er is een standaard template die verplicht gebruikt moet worden voor het opstellen van een DMP. Het DMP kan gecreëerd en geactualiseerd worden in de online planning tool DMPonline. Via deze tool kan het DMP als PDF geëxporteerd worden om toe te voegen aan het eindverslag.

Links:

Indien de hoofdonthaalinstelling geen gebruik maakt van deze online planning tools, kan de finale versie van het DMP ook aangemaakt worden via deze Word-template. Een verklarende woordenlijst is beschikbaar via deze link.

De contactgegevens van de hoofdonthaalinstellingen voor vragen en begeleiding betreffende het DMP zijn:

Programma’s met specifieke bepalingen

Data Management Plan (DMP) voor ERA-NET projecten

Er dient voorzien te worden in een DMP dat op zijn minst betrekking heeft op het onderzoeksproject gefinancierd door het FWO in het kader van het desbetreffende Europese netwerk. Daartoe kan het DMP-document van dat netwerk volstaan.

Binnen de zes maanden na de officiële start van het project dient de promotor-woordvoerder van het FWO-project op zijn minst dat DMP m.b.t. het eigen project, maar indien gewenst of aangewezen het DMP van het consortium waarvan het FWO-project deel uitmaakt in zijn geheel, bij zijn Vlaamse hoofdonthaalinstelling te deponeren, of een link hiernaar te bezorgen, of indien niet anders mogelijk aan te geven dat een DMP, op projectniveau en/of consortiumniveau, is opgestart.

Na het einde van het FWO-project dient de promotor-woordvoerder van het FWO-project de finale versie van het DMP m.b.t. het eigen project, of indien aangewezen het DMP van het consortium waarvan het FWO-project deel uitmaakt, bij zijn Vlaamse hoofdonthaalinstelling te deponeren. Dit finale DMP dient door de Vlaamse hoofdonthaalinstelling gedurende minstens vijf jaar bewaard te worden en desgevraagd bezorgd te worden aan het FWO.

Data Management Plan (DMP) voor EOS projecten

Binnen 6 maanden na de officiële start van het EOS project dient er een DMP opgesteld te worden. Het DMP dient het volledige EOS-project af te dekken en niet enkel het Vlaamse gedeelte. Indien de woordvoerder-coördinator geaffilieerd is aan een TYPE I-FL instelling, is hij/zij verantwoordelijk om dit in te dienen bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling. Indien de woordvoerder-coördinator geaffilieerd is aan een TYPE I-FR instelling, dienen de betrokken Vlaamse onderzoekers in onderling overleg te bepalen welke Vlaamse partner het DMP zal indienen. Dit dient in een volgende EOS-oproep (vanaf 2025) reeds aangegeven te worden bij de indiening van de projectaanvraag. Het initiële DMP dient aangeleverd te worden binnen de 6 maanden na de officiële startdatum van het project bij de dienst onderzoekscoördinatie van de hoofdonthaalinstelling van deze Vlaamse partner.

Bij het einde van het project moet de finale versie van het DMP toegevoegd worden aan het eindverslag van het project via het e-loket-van de promotor-woordvoerder. Het DMP dient geactualiseerd te worden ten opzichte van de initiële versie, indien nodig.