Skip to content
Vlaanderen
EN Contact
Login E-loket

Ik heb een reiskrediet

Deze webpagina heeft als doel de belangrijkste praktische en administratieve informatie te bundelen ten behoeve van de begunstigden van een FWO-reiskrediet (inkomend en uitgaand).

Contact

Heb je vragen over je reiskrediet neem dan contact op:

interprog@fwo.be

+32 2550 15 96

Belangrijk

Je kan je reiskrediet enkel aanwenden mits positief reisadvies van je Vlaamse onthaalinstelling, onafhankelijk van de bestemming. Contacteer hiervoor, zeker bij risicobestemmingen (zie advies FOD buitenlandse zaken), het verantwoordelijke adviescomité van je onthaalinstelling. Tegelijk met het positief reisadvies van uw onthaalinstelling dient ook bekeken te worden of verzekeraar AIG deze reisbestemming afdekt. Onder sectie ‘Reisongevallenverzekering’ kan meer info gevonden worden.

Voor vertrek

FWO-mandaathouders zijn verplicht het formulier ‘melding buitenlands verblijf’ voor vertrek online in hun e-loket in te vullen en in te dienen.

Voor elke wijziging van het reeds toegekende verblijf dient vooraf toestemming gevraagd te worden aan het FWO (interprog@fwo.be).

Duurzaam reisbeleid

Het FWO zet in op de bewustmaking van de CO2-problematiek door het duurzaam reisbeleid voorop te plaatsen binnen haar financieringskanalen. Hierbij geldt de volgende richtlijn: voor alle reizen met minder dan 6 uur reistijd – bepaald vanaf het werkadres van de onderzoeker – wordt de onderzoeker uitgenodigd gebruik te maken van een technologisch alternatief (bv. videoconferencing) of een ander transportmiddel dan het vliegtuig te nemen. Voor het duurzaam reizen binnen de FWO-kanalen, biedt het FWO de onderzoekers een visueel stappenplan aan bij het plannen van hun reis, alsook een overzichtelijke stedenkaart als hulpmiddel voor het inschatten van de reistijd. Meer informatie over het duurzaam reisbeleid van het FWO kan op deze pagina worden teruggevonden.

Boeken van verplaatsingen (vlieg- en treintickets) in het kader van een FWO-reiskrediet

Een FWO-reiskrediet voorziet in de verplaatsingskosten Brussel - plaats congres/verblijf in het buitenland, heen en terug. Het is mogelijk om van dit traject af te wijken, maar indien dit een financiële meerkost met zich meebrengt, dient deze door de begunstigde zelf gedragen te worden. Indien het lang verblijf in het buitenland op meerdere locaties wordt doorgevoerd, worden enkel de eerste verplaatsing (heen) en de laatste verplaatsing (terug) afzonderlijk vergoed.

Vliegtickets (steeds in economy class) of treintickets (steeds voordeligste tarief) in het kader van een FWO-reiskrediet kunnen enkel geboekt worden via een door het FWO gemachtigde reisagentschap (Uniglobe South West Travel en  Omnia Travel). Vermeld in alle correspondentie met de reisagent steeds je FWO-dossiernummer, alsook het volgende Bluebiz Account nummer: BE02727. Gelieve, indien nodig, eerst te controleren of u effectief een geldig visum voor je bestemming kunt bekomen alvorens je verplaatsing te boeken.

Boekingen via een ander reisbureau worden niet terugbetaald!

Voor toekenning FWO-reiskrediet:

  1. De onderzoeker boekt bij Uniglobe South West Travel of Omnia Travel zijn of haar verplaatsing vooraleer de toekenning van het FWO heeft plaatsgevonden (onderzoeker maakt bij de reisagent melding van zijn of haar aanvraag bij het FWO).
  2. Uniglobe South West Travel of Omnia Travel doet de boeking onder de klantencode van het FWO.
  3. Uniglobe South West Travel of Omnia Travel factureert aan de onderzoeker in kwestie.
  4. De onderzoeker in kwestie betaalt de factuur aan Uniglobe South West Travel of Omnia Travel
  5. Indien het FWO het reiskrediet toekent, gaat de onderzoeker met de toekenning (brief en/of e-mail) naar Uniglobe South West Travel of Omnia Travel.
  6. Uniglobe South West Travel of Omnia Travel crediteert de eerste factuur en betaalt het bedrag aan de onderzoeker terug.
  7. Op hetzelfde moment maakt Uniglobe South West Travel of Omnia Travel een nieuwe factuur op ten laste van het FWO met vermelding van het nummer van de dienstreis (FWO-dossiernummer).
  8. Het FWO betaalt de factuur aan Uniglobe South West Travel of Omnia Travel (derde betalersysteem).

Na toekenning FWO-reiskrediet:

  1. De onderzoeker boekt bij Uniglobe South West Travel of Omnia Travel op basis van de reeds ontvangen toekenningsbrief en/of e-mail m.b.t. de goedkeuring van het reiskrediet.
  2. Uniglobe South West Travel of Omnia Travel doet de boeking onder de klantencode van het FWO.
  3. Uniglobe South West Travel of Omnia Travel factureert aan FWO.
  4. Het FWO betaalt de factuur aan Uniglobe South West Travel of Omnia Travel (derde betalersysteem).

De verplaatsing van de domicilie naar een luchthaven/treinstation in België wordt enkel vergoed indien dit via het openbaar vervoer gebeurt. Verplaatsingskosten vanuit een luchthaven/treinstation in het buitenland naar de plaats van het congres/verblijf kunnen eveneens bij het FWO worden teruggevorderd en gebeuren bij voorkeur ook via het openbaar vervoer. Voor elke terugvordering van deze specifieke verplaatsingskosten dient u de nodige bewijsstukken/betalingsbewijzen te bezorgen aan het FWO.

Bij een verplaatsing per wagen wordt aan begunstigde van het FWO-reiskrediet een kilometervergoeding betaald, met een maximum van € 800,00. Deze kilometervergoeding kan worden aangevraagd op basis van dit formulier.

 

Tijdens verblijf in het buitenland

Aanwending forfaitaire dagvergoeding

Indien van toepassing, omvat het FWO-reiskrediet naast een vergoeding van de verplaatsingskosten ook een forfaitaire dagvergoeding van 66 EUR/dag, met een maximum van 1.650 EUR/maand:

  • Voor een kort verblijf of workshop in het buitenland vanaf 8 dagen wordt het volledige toegekende bedrag doorgaans voor vertrek gestort op rekening van de begunstigde.
  • Voor een lang verblijf in het buitenland wordt 80% van het toegekende bedrag doorgaans voor vertrek gestort op rekening van de begunstigde. Het resterend saldo wordt gestort na ontvangst financiële verantwoording (zie verslaggeving).

Deze vergoedingen zijn persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen noch aangewend voor het dekken van de verplaatsings- of verblijfskosten van anderen dan de begunstigde. Enkel de kosten die betrekking hebben op de toegekende periode, kunnen ter verantwoording worden voorgelegd.

Ontvankelijke kosten:

  1. Huisvesting
    • Huur (en hieraan gelinkte verzekeringen) steeds gestaafd aan de hand van originele bewijstukken van betaling.
    • Internet en telefonie
    • Elektriciteit, water, en gas
  2. Voedsel
  3. Kindgerelateerde kosten in het buitenland (bv. school en kinderopvang)
  4. Openbaar vervoer ter plekke in het kader van woon-werkverkeer, inclusief huur van een fiets of auto wanneer er geen openbaar verhuur beschikbaar is.

Uitgaven van meer dan 500 EUR dienen te worden voorzien van originele bewijsstukken. Voor dagelijks terugkerende kosten is een raming van de kosten voldoende.

Kunnen niet worden verantwoord op de forfaitaire dagvergoeding: verplaatsingskosten van familieleden (bv. vliegtickets, lokale verplaatsingen, visumkosten); vrijetijdskosten (bv. televisieabonnement, lidmaatschap sportvereniging); medische kosten; kosten voor producten met blijvende waarde (bv. meubilair en kledij); en onderzoeksgelateerde kosten (bv. reagentia, proefdieren, planten).

Reisongevallenverzekering

Alle begunstigden zijn automatisch gedekt door een reis- en bijstandsverzekering bij AIG. Let daarbij op; reizen naar ‘gevaarlijke regio’s en landen in oorlog’, zoals bepaald in de verzekeringspolis tussen FWO en AIG, worden niet door deze polis gedekt*. Onderzoekers krijgen in dergelijke geval de mogelijkheid om tegen betaling van een forfaitaire ad hoc te bepalen bijdrage een individuele reisongevallenverzekering af te sluiten bij AIG. Meer informatie over wat te doen bij eventuele schadegevallen kan u in deze brochure terugvinden of contacteer AIG (EN: +32 (0)2 739 99 91; NL: +32 (0)2 739 99 92; FR: +32 (0)2 739 99 90).

Het afsluiten van een geldige ziekteverzekering en arbeidsongevallenverzekering is de verantwoordelijkheid van de begunstigde.

* De volgende regio’s of landen worden momenteel (9/11/2023) door AIG beschouwd als landen in oorlog en gevaarlijke regio’s: Afghanistan, Irak, Noord-Korea, Somalië, Tsjetsjenië, Syrië, Oekraïne, Russische Federatie, Wit-Rusland, Israël, Gaza, de Westelijke Jordaanoever, de Golanhoogten en Libanon.

Na terugkeer

Verslaggeving

Binnen de drie maanden na eindedatum reiskrediet, is de begunstigde verplicht een wetenschappelijk verslag en een financiële verantwoording (bij ontvangen forfaitaire dagvergoeding) in te dienen. Gebruik hiervoor de verslagformulieren beschikbaar op de specifieke website van het FWO-reiskrediet.