Ik ben een panellid/evaluator

Het reglement van het FWO tot regeling van de interne en externe peer review bepaalt de voorwaarden voor de evaluatie- en toekenningsprocedure betreffende de ondersteuningsprogramma’s voor wetenschappelijk onderzoek die door het FWO worden beheerd. Dit reglement bevat ook FWO's algemene gedragscode voor panelleden en FWO-afgevaardigden. Bij aanvang van uw aanstelling als panellid bij FWO ondertekent u deze gedragscode, waarmee u aangeeft dat u akkoord gaat met het respecteren van ons reglement.

Onze evaluatieprocessen zijn volledig digitaal en verlopen via het FWO e-loket. Gebruik uw e-mailadres om in te loggen. Indien nodig kunnen wachtwoorden opnieuw worden ingesteld via de inlogpagina.

Om administratieve problemen te vermijden, vragen we u om uw FWO e-loket steeds up-to-date te houden met de meest recente informatie. Om dit te doen, logt u in op uw FWO e-loket en selecteert u de optie 'uw persoonlijke gegevens bewerken' op de startpagina van het FWO e-loket.

Zorg ervoor dat de volgende onderdelen van uw e-loket altijd up-to-date zijn:

• Uw persoonlijke gegevens: (inclusief uw persoonlijke bankrekeningnummer). Ons systeem kan alleen IBAN-rekeningnummers verwerken. Als u een ander rekeningnummer heeft (van buiten Europa), dient u dit te melden aan expert@fwo.be, met vermelding van uw buitenlandse rekeningnummer. Dit zal dan worden toegevoegd aan uw account.
• De sectie ‘Functies’: geef een volledig overzicht van al uw (vroegere en huidige) academische affiliaties. Vermeld ook affiliaties bij onderzoeksinstellingen (bv. VIB, IMEC, ...), onderzoekscentra, enz. Onder affiliaties worden alle formele banden met een instelling verstaan, inclusief aanstellingen als gastdocent.
• Contactgegevens: vul uw woon- en werkadres, e-mailadres(sen) en telefoonnummer in.
• Disciplines: selecteer de (maximaal 5) disciplines die het meest overeenkomen met uw expertise.
• Panelleden die onderworpen zijn aan de Belgische fiscale wetgeving worden gevraagd hun rijksregisternummer op te geven. FWO heeft dit nodig om de werkvergoeding rechtstreeks aan te geven bij de Belgische belastingdienst.

De data van de panelvergaderingen worden ruim van tevoren vastgesteld om panelleden in staat te stellen hun agenda vrij te maken en deel te nemen aan de vergadering(en). U wordt geïnformeerd over de datum van de panelvergadering voor het volgende jaar zodra deze is vastgesteld. Een overzicht van de vergaderdata voor uw panel vindt u hier.

Wanneer panelvergaderingen in Brussel worden georganiseerd, moedigen we panelleden aan om naar Brussel te reizen en persoonlijk deel te nemen. We bieden echter ook de mogelijkheid om online deel te nemen. Als u ervoor kiest om online deel te nemen, laat het ons dan zo snel mogelijk weten. Houd er ook rekening mee dat panelvergaderingen meestal plaatsvinden tijdens kantooruren CE(S)T.

Wanneer een panelvergadering plaatsvindt in Brussel, voorziet FWO hotelaccommodatie voor al onze panelleden die uit het buitenland komen (er wordt geen overnachting aangeboden aan Belgische leden). Ruim voor de vergadering ontvangt u een hotelreserveringsformulier waarop u kunt aangeven voor welke nachten u een hotelkamer nodig hebt. Wij bieden overnachtingen aan de nacht voor de panelvergadering en alle nachten van de vergadering zelf.

Houd er rekening mee dat u uw eigen reis naar Brussel moet boeken. Deze reis vergoeden wij uiteraard volledig. We willen u vragen om uw reis te boeken zodra de data en tijden van de vergadering bekend zijn. We danken u bij voorbaat om de kosten redelijk te houden.

FWO vergoedt met plezier uw reis- en hotelkosten. Mocht u echter om één of andere reden uw hotelkamer moeten annuleren, breng ons dan zo snel mogelijk op de hoogte. In sommige situaties kunnen we de kosten terugvorderen; te late annuleringen worden meestal volledig aan FWO aangerekend. Houd hier rekening mee als u een hotelkamer aanvraagt.

FWO biedt een vergoeding per vergaderdag (inclusief halve dagen). Deze vergoeding is bedoeld als compensatie voor het werk dat u voor ons doet; we bieden geen aparte vergoedingen per geschreven evaluatierapport. 

Voor leden van onze expertpanels fundamenteel onderzoek (mandaten en projecten) en strategisch fundamenteel onderzoek (mandaten en projecten) wordt op de volgende pagina met instructievideo's informatie gegeven over de evaluatieprocedure van het panel. In de voorziene video’s gaan we dieper in op het verloop van het evaluatieproces en bespreken we de rol die panelleden spelen in dit proces. We behandelen zowel technische aspecten (het gebruik van het FWO e-loket) als inhoudelijke kwesties (de rol van de interne reviewer, de rapporteur, de tijdslijn van het proces, het gebruik van het scorerooster, enz.).

We organiseren ook een interactieve vraag- en antwoordronde in de vorm van een online webinar voor panelleden fundamenteel onderzoek (mandaten en projecten) en strategisch basisonderzoek (mandaten) waarin FWO-medewerkers eventuele resterende vragen van panelleden beantwoorden. U wordt hierover tijdig geïnformeerd.