Klokkenluidersprocedure

Europa wil het eenvoudiger maken om onregelmatigheden in een organisatie of onderneming te melden. Met een duidelijke klokkenluidersrichtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden) wil het melders de nodige bescherming bieden en drempels wegnemen. De klokkenluidersrichtlijn werd door de wet van 28 november 2022 geïmplementeerd in het Belgisch recht, met inwerkingtreding op 15 februari 2023 (hierna “Klokkenluiderswet”).

In het kader van de Klokkenluiderswet voorziet het FWO in een intern meldingskanaal. De werking van dit kanaal werd opgenomen in een afzonderlijke policy, m.n. als bijlage 8 aan het arbeidsreglement van het FWO. De onderstaande tekst is een aanvulling op deze policy teneinde het FWO-personeel en derden snel wegwijs te maken betreffende de inhoud van de Klokkenluiderswet en de werking van het intern meldingskanaal van het FWO.

Ingeval van vragen of onduidelijkheden verwijst het FWO naar de voormelde policy of kan er contact opgenomen worden met de interne meldingsbeheerder van het FWO.

Reglement klokkenluidersprocedure.

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken. Het gaat dus ruimer dan enkel personeelsleden van FWO. Ook externen die via hun werk met FWO in contact komen, kunnen een melding maken; bijvoorbeeld sollicitanten, aanvragers/onderzoekers, consultants of leveranciers.

De regelgeving voorziet veilige meldkanalen binnen en buiten elke organisatie. Bij FWO kan je een melding zowel schriftelijk als mondeling bezorgen aan de interne meldingsbeheerder.

Het directiecomité van het FWO heeft Rutger Robijns, jurist, aangeduid als interne meldingsbeheerder.

Het interne meldingskanaal kan gecontacteerd worden:

• Per brief: FWO – t.a.v. de interne meldingsbeheerder – Leuvenseweg 38 1000 Brussel
• via e-mail: klokkenluiders@fwo.be
• via telefoon: 02/550.15.23
• Binnen een redelijke termijn na aanvraag, via een afspraak met de meldingsbeheerder. De afspraken zullen doorgaan in de gebouwen van het FWO.

Overeenkomstig de Klokkenluiderswet kan je inbreuken of zaken melden waarvan men te goeder trouw meent dat deze een inbreuk betekenen op de volgende gebieden

• overheidsopdrachten
• financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
• productveiligheid en productconformiteit
• veiligheid van het vervoer
• bescherming van het milieu
• stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
• veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
• volksgezondheid
• consumentenbescherming
• bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen
• bestrijding van belastingfraude
• sociale fraudebestrijding
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie worden geschaad
• inbreuken in verband met de interne markt (mededinging en staatssteun, vennootschapsbelasting of constructies die erop gericht zijn onterecht een belastingvoordeel te krijgen).

De identiteit van de melder wordt te allen tijde vertrouwelijk gehouden en er geldt een geheimhoudingsplicht in hoofde van de meldingsbeheerder. FWO kan echter wel persoonsgegevens doorgeven aan externe adviseurs, bevoegde autoriteiten en toezichthouders voor zover vereist of toegelaten binnen de voorwaarden van de Klokkenluiderswet.

Indien de melding dit vereist kan de meldingsbeheerder deze afhandelen in samenspraak met de voorzitter van het auditcomité van het FWO. De (persoons-)gegevens zullen dan op een beveiligde wijze gedeeld worden en de geheimhoudingsplicht blijft gehandhaafd.

Elke melder krijgt binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging. Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangt de melder feedback, meer bepaald de als opvolging geplande of genomen maatregelen en de redenen voor die opvolging.