Data Management Plan (DMP)

Databeheer hoort onverbrekelijk bij gedegen wetenschappelijk onderzoek. Het gaat van beschrijving van data en metadata, hun opslag en duurzame bewaring, het aangeven van verantwoordelijken,  het omgaan met extra gevoelige data tot het openstellen en delen van onderzoeksgegevens.

Het FWO maakt databeheer tot een vast onderdeel van zijn beleid voor alle ondersteuningskanalen die het aanbiedt. Van de onderzoekers verwacht het dat ze de nodige aandacht aan deze dimensie schenken voor, tijdens en ook nog minimaal vijf jaar na hun onderzoek.

Je vindt hier achtergrondinformatie over data management en de toelichting bij de procedure daarvoor als je een aanvraag voor onderzoeksmiddelen wil doen en later, als je de middelen ook gekregen hebt.

Internationale context

De Europese Commissie rolt al volop beleid rond DMP uit. Een DMP is onder het Europese Kaderprogramma voor Onderzoek en Innovatie verplicht voor elk onderzoeksproject.

Daarnaast zijn ook andere organisaties en netwerken in Europa hiermee aan de slag gegaan.

Bij Science Europe, de koepelorganisatie van 43 RFOs en RPOs in 27 Europese landen waarvan het FWO stichtend lid is, is een werkgroep ‘Research Data’ actief. Ook het FWO neemt daaraan deel. Deze werkgroep werkt aan een Framework Document for Discipline Dependent Research Data Management. Het zal minimale vereisten voor een DMP bevatten. Een leidend idee daarbij is dat de verdere invulling van een DMP van geval tot geval kan verschillen en van onderuit (bottom-up) nadere invulling zal krijgen.

Het delen van data is een kwestie op zich, die niet onverbrekelijk bij een beleid van databeheer hoort. Bij zo’n beleid hoort wel het beantwoorden van de vraag over het delen en de modaliteiten van zo’n openstelling. Voor deze thematiek volstaat het hier te verwijzen naar RECODE: Open access to data specific project policy recommendations for open access to research data

Het FWO: regelgeving en -procedure voor DMP

Databeheer en wie daarvoor zorg moet dragen

Voor het FWO ligt de nadruk op duurzame bewaring en beheer van data. Daarbij wordt als streefdoel vooropgesteld dat de data tot minimaal vijf jaar na het einde van het onderzoek worden bewaard.  De vragen over het DMP die het aanvraagformulier bevat, zijn gerelateerd aan dat centrale aspect.

Behoorlijk databeheer is vereist voor al het onderzoek dat het FWO ondersteunt. Daarbij gaat het om data die worden verzameld, gegenereerd, gebruikt en herbruikt in de loop van het betrokken onderzoek. Van de onderzoekers wordt verwacht dat ze in een Data Management Plan (DMP) het type data dat betrekking heeft op hun onderzoek en de wijze van bewaring daarvan (met alle essentiële aspecten die daarbij horen) beschrijven.

Hoewel een behoorlijk databeheer een opdracht is voor alle onderzoekers die FWO-middelen ontvangen, wordt het verplichte DMP geleidelijk ingevoerd. Eerst dienen de promotoren van de projecten voor fundamenteel en strategisch basisonderzoek vanaf aanvraagronde 2018 aan deze vereiste te voldoen. Met de ervaring die ze daarbij opdoen zullen ze beter in staat zijn de junior-onderzoekers (pre-doctorale en postdoctorale mandaathouders) te begeleiden wanneer vanaf  aanvraagronde 2020 ook voor hen de DMP-vereiste geldt.

De vragenlijst in het aanvraagformulier

In het onderdeel van het aanvraagformulier ‘Data Management Plan’ vindt de aanvrager de volgende vijf vragen:

  1. Describe the datatypes (surveys, sequences, manuscripts, objects … ) the research will collect and/or generate and /or (re)use. (use up to 700 characters)
  2. Specify in which way the following provisions are in place in order to preserve the data during and at least 5 years after the end of the research? Motivate your answer. (use up to 700 characters)
    1. Designation of responsible person (If already designated, please fill in his/her name.)
    2. Storage capacity/repository
      • during the research
      • after the research
  3. What’s the reason why you wish to deviate from the principle of preservation of data and of the minimum preservation term of 5 years? (max. 700 characters)
  4. Are there issues concerning research data are indicated in the ethics questionnaire of this application form? Which specific security measures those data require? (use up to 700 characters)
  5. Which other issues related to the data management are relevant to mention? (use up to 700 characters)

Deze vragen en de antwoorden daarop maken deel uit van het aanvraagdossier dat aan de evaluatoren wordt bezorgd. Van de aanvrager wordt niet verwacht hier al een gedetailleerd plan van aanpak uiteen te zetten. Het gaat hier nog om essentiële maar beknopte informatie die later verder kan worden uitgewerkt in een DMP.

De evaluatie

De evaluatiepanels en externe referenten (voor de programma’s met externe peer review) die de aanvragen beoordelen, bekijken ook dit onderdeel van de evaluatie. Daarbij vormt het DMP als zodanig geen criterium op basis waarvan een aanvraag wordt toegekend of afgewezen. Deze vragenlijst wordt veeleer gehanteerd zoals die betreffende de ethische adviezen: het panel kan dus opmerkingen maken of bijkomende eisen stellen, waaraan de onderzoeker wordt geacht te beantwoorden, maar raakt niet aan de wetenschappelijke verdiensten van de aanvrager en de aanvraag zelf. Bovendien wordt aan de aanvrager ruimte gelaten om specifieke aspecten en modaliteiten van het DMP met betrekking tot zijn/haar type van onderzoek toe te lichten. In die zin komt het er niet altijd op neer dat men een ‘correct’ of ‘fout’ antwoord geeft, omdat zo’n antwoord er soms helemaal niet is.

De uitwerking van een DMP

Voor alle FWO-projecten met startdatum op 1 januari 2019 of later moet verplicht een DMP binnen 6 maanden na de effectieve start van het project opgesteld worden. Dit DMP moet niet bij het FWO ingediend worden op dat moment, maar wel bij de bevoegde dienst onderzoekscoördinatie van de onthaalinstelling; het FWO kan dit DMP wel steekproefsgewijs opvragen. Voor projecten die gestart zijn vóór 1 januari 2019 is het opstellen van een DMP niet verplicht, maar het FWO beveelt een DMP wel aan als een element van gedegen wetenschappelijk onderzoek. In dit geval kan een DMP eveneens ingediend worden bij de bevoegde dienst onderzoekscoördinatie van de onthaalinstelling. Ook voor de pre-doctorale en postdoctorale mandaathouders geldt vanaf aanvraagronde 2020 de DMP-vereiste.

Bij het einde van het project moet de finale versie van het DMP toegevoegd worden aan het eindverslag van het project; dit kan via het e-loket en moet door de promotor-woordvoerder ingediend worden bij het FWO. Dit DMP kan uiteraard aangepast zijn sinds de opmaak van de eerste versie ervan. Het DMP is een element in de eindbeoordeling van het project door het bevoegde expert panel.

Er is een standaard template voor het opstellen van een DMP, dat door alle instellingen gebruikt wordt; deze template moet verplicht gebruikt worden voor het DMP. De finale versie van het DMP kan gecreëerd worden in de online planning tool DMPonline en via deze tool als PDF geëxporteerd om toe te voegen aan het eindverslag.

Links:

Indien de hoofdonthaalinstelling geen gebruik maakt van deze online planning tools, kan de finale versie van het DMP ook aangemaakt worden via deze Word-template.

De contactgegevens van de hoofdonthaalinstellingen voor vragen en begeleiding betreffende het DMP zijn:

Het principe is in elk geval dat de promotor van een project, en vanaf aanvraagronde 2020 eveneens de houder van een mandaat, te allen tijde verantwoording moet kunnen afleggen over het databeheer van het betrokken project of mandaat.