Reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen tot regeling van de interne en externe peer review

Goedgekeurd bij beslissing van de raad van bestuur van 25/04/2018

Hoofdstuk I - Inleidende bepalingen en toepassingsgebied

Art. 1.

§1. Dit reglement bepaalt de voorwaarden van de evaluatie- en toekenningsprocedure betreffende de door het FWO beheerde ondersteuningsprogramma’s voor wetenschappelijk onderzoek, in uitvoering van artikel 17 en 18 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid, het besluit van de Vlaamse regering van 10 november 2011 betreffende de subsidiëring door het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen, het besluit van de Vlaamse regering van 3 oktober 2003 houdende de instelling van een financieringskanaal voor het strategisch basisonderzoek in Vlaanderen, het besluit van de Vlaamse Regering van 15 september 2006 betreffende de financiering van toegepast biomedisch onderzoek met een primair maatschappelijke finaliteit en het besluit van 29 mei 2009 tot regeling van de toekenning van doctoraatsbeurzen voor de uitvoering van projecten van strategisch basisonderzoek, het besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2018 tot regeling van de Vlaamse deelname aan en/of subsidiëring van internationale onderzoeksinfrastructuren.

§2. Onderhavig reglement geldt onverminderd het algemeen reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

§3. De raad van bestuur kan zich voor specifieke aanvraagkanalen laten bijstaan door een ad hoc commissie bestaande uit ter zake bevoegde experts.

§4. Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn online beschikbaar.

Hoofdstuk II - Interne Peer Review

De organen bevoegd voor de interne peer review

Art. 2. - Ondersteuningsprogramma’s voor fundamenteel onderzoek: aspirant, postdoctoraal onderzoeker en project (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/06/2019)

§1. Zowel voor de evaluatie van de projectaanvragen als voor de aanvragen van de pre- en postdoctorale mandaten zijn telkens 30 expertpanels en 1 interdisciplinair expertpanel bevoegd, met als benaming Fundamenteel Mandaten (FM) - expertpanel voor de mandaten fundamenteel onderzoek en Fundamenteel Projecten (FP) - expertpanel voor de projecten fundamenteel onderzoek. Per discipline of disciplinecluster is één FM-expertpanel bevoegd voor de evaluatie van de mandaten en FP-expertpanel één voor de evaluatie van de projecten.

De indeling van deze telkens per discipline of disciplinecluster gekoppelde FP- en FM-expertpanels is als volgt:

Gebied Biologische wetenschappen

Gebied Cultuurwetenschappen

Gebied Gedrags- en Maatschappijwetenschappen

Gebied Medische wetenschappen

Gebied Wetenschap en Technologie

Interdisciplinair

§2. De FP- en FM-expertpanels bestaan elk uit maximum twaalf leden, die verbonden zijn aan universiteiten, instellingen voor wetenschappelijk onderzoek en/of entiteiten met wetenschappelijke onderzoeksopdrachten in andere instellingen en organisaties. De raad van bestuur kan, op voorstel van de FWO-administratie, uitzonderlijk afwijken van het vooropgestelde maximum aantal leden.

Een expertpanel wordt voorgezeten door een wetenschappelijk voorzitter, die onder de panelleden met niet-Vlaamse affiliatie wordt aangeduid door de raad van bestuur, en een administratief voorzitter, die wordt afgevaardigd vanuit de FWO-administratie. Bij de aanduiding van de wetenschappelijke voorzitters wordt ernaar gestreefd dat niet meer dan twee derde van alle wetenschappelijke voorzitters samen behoren tot hetzelfde geslacht.

§3. De leden worden aangeduid door de raad van bestuur.

De raad van bestuur neemt haar beslissing ter zake op advies van de gebiedsraden per wetenschapsgebied, die bestaan uit de wetenschappelijke voorzitters van de betrokken FP- en FM-expertpanels.

De administratie van het FWO legt aan de gebiedsraden voorstellen tot panelsamenstelling voor. Ze kan kandidaat-leden onder meer aanbrengen op basis van spontane sollicitaties van kandidaten, relevante databanken en voorstellen van zetelende FP- en FM-expertpanelleden. De wetenschappelijke voorzitter van elk panel raadpleegt  voor het overleg in de gebiedsraad het betrokken panel over de daar in te vullen vacatures.

Alle kandidaat-panelleden worden geëvalueerd op hun wetenschappelijke expertise door het Expertisecentrum O&O Monitoring (ECOOM).

Alle kandidaat-leden zijn van minimaal postdoctoraal niveau of equivalent.

Bij de aanduiding van de panelleden geldt in eerste instantie hun wetenschappelijke excellentie. Daarvoor geldt als norm dat het kandidaat-lid behoort tot de 30 procent meest excellente experts met als referentiegroep de experts in België met betrekking tot dezelfde discipline(s). Van deze norm kan slechts gemotiveerd worden afgeweken. Bij de aanduiding van de panelleden geldt in tweede instantie het streefcijfer van maximum 2/3 van de aangestelde leden van hetzelfde geslacht over alle panels van eenzelfde aanvraagprogramma heen.

Bij de samenstelling van de panels wordt tevens aandacht besteed aan de complementariteit tussen de expertises betreffende de door het panel afgedekte (sub)disciplines en aan het vermijden van een concentratie van instellingen waaraan panelleden verbonden zijn.  

§4. De meerderheid van de leden van een FP- en FM-expertpanel mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker).

§5. Tijdens de hele duur van hun mandaat geldt in principe dat de panelleden minstens 50 procent aan een universiteit, wetenschappelijke instelling en/of entiteit met wetenschappelijke onderzoeksopdrachten in andere instellingen en organisaties dienen aangesteld te zijn.

De raad van bestuur kan omwille van wetenschappelijke expertise afwijkingen van deze voorwaarde toestaan.

§6. Het lidmaatschap van een FP- en een FM-expertpanel is persoonlijk en onoverdraagbaar. De termijn van een lidmaatschap van een FP- en een FM-expertpanel bedraagt drie jaar. Deze termijn is eenmaal hernieuwbaar. De raad van bestuur kan een lid tijdelijk vervangen, zonder dat de termijn van het lidmaatschap evenwel verlengd wordt met de duur van de vervanging. Een lid kan slechts één keer per aanstellingstermijn en per aanvraagkanaal vervangen worden. Een lid kan pas opnieuw in een panel zetelen drie jaar na het einde van een eerste termijn die niet hernieuwd werd of drie jaar na het einde van een tweede termijn.

§7. Panelleden die een projectaanvraag hebben ingediend als promotor of copromotor dan wel optreden als (co)promotor of als supervisor voor een mandaataanvraag die behandeld zal worden door het panel waarvan ze lid zijn, zetelen tijdens de desbetreffende aanvraagronde niet in dat panel.

§8. Elke expert kan slechts in één vakspecifiek FP- of FM-expertpanel zetelen, met uitzondering van het interdisciplinaire panel, waarvan het lidmaatschap kan worden gecombineerd met dat van een ander expertpanel.

§9. Panelleden die de gedragscode, zoals geformuleerd in dit reglement, niet respecteren, kunnen door de werkgroep onderzoeksbeleid uit het FP- en FM-expertpanel worden ontslagen of geschorst. De raad van bestuur fungeert als beroepsinstantie.

§10. Het lidmaatschap van een FP- en FM-expertpanel is onverenigbaar met de functie van rector, vice-rector, directeur of verantwoordelijke van het onderzoeksbeleid van een bij het FWO ontvankelijke onthaalinstelling of met het lidmaatschap van de raad van bestuur van het FWO.

§11. Emeriti kunnen zetelen in een FP- en FM-expertpanel indien ze nog actief bij wetenschappelijk onderzoek betrokken zijn. Deze activiteit wordt vastgesteld aan de hand van hun publicaties in het betrokken wetenschappelijk domein.

Art. 3- Aspiranten strategisch basisonderzoek (SB)

§1. Voor de evaluatie van de aanvragen voor een mandaat van aspirant strategisch basisonderzoek zijn SB-expertpanels op basis van verschillende wetenschappelijke thema's bevoegd. Deze wetenschappelijke thema’s worden gedefinieerd door de raad van bestuur.

§2. De leden van SB-expertpanels zijn verbonden aan universiteiten, instellingen voor wetenschappelijk onderzoek, entiteiten met wetenschappelijke onderzoeksopdrachten in andere instellingen en organisaties, of ondernemingen met activiteiten in onderzoek en ontwikkeling.

§3. De leden worden aangeduid door de raad van bestuur.

De administratie van het FWO legt aan de raad van bestuur voorstellen tot panelsamenstelling voor. Ze kan kandidaat-leden onder meer aanbrengen op basis van spontane sollicitaties van kandidaten, door middel van relevante databanken, op voorstel van zetelende expertpanelleden en van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO).

Alle kandidaat-leden zijn van minimaal postdoctoraal niveau of equivalent.

Ten minste een derde van het totaal aantal aangestelde leden is rechtstreeks betrokken bij onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven.

Ten minste een derde van de aangestelde leden is verbonden aan een hoger onderwijsinstelling of een onderzoekscentrum. Bij de aanduiding van deze panelleden geldt in eerste instantie hun wetenschappelijke excellentie als criterium. Daarbij wordt ernaar gestreefd dat panelleden verbonden aan een universiteit behoren tot de 30 procent meest excellente experts met als referentiegroep de experts in België met betrekking tot dezelfde discipline(s).

Bij de aanstelling van de panelleden geldt een streefcijfer van maximum 2/3 van de aangestelde leden van hetzelfde geslacht over alle panels heen.

Bij de samenstelling van de panels wordt tevens aandacht besteed aan de complementariteit tussen de door het panel afgedekte (sub)disciplines en aan het vermijden van een concentratie van instellingen waaraan panelleden verbonden zijn.

§4. De meerderheid van de leden van de SB-expertpanels mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker), noch verbonden zijn (geweest) aan een Vlaamse exploitatiezetel van een onderneming.

§5. De wetenschappelijke thema’s, de ledensamenstelling en/of het ledenaantal van de SB-expertpanels kunnen jaarlijks door de raad van bestuur herzien worden, op basis van tendensen bij het aantal aanvragen en/of de onderwerpen van de projectvoorstellen,

Indien genoodzaakt door het aantal aanvragen per wetenschappelijk thema kan de raad van bestuur een wetenschappelijk thema opsplitsen naar meerdere panels of meerdere thema’s samenvoegen in één panel.

§6. Het lidmaatschap van de SB-expertpanels is persoonlijk en onoverdraagbaar. De termijn van een lidmaatschap bedraagt drie jaar. Deze termijn is eenmaal hernieuwbaar. Een lid kan pas opnieuw in een panel zetelen drie jaar na het einde van een eerste termijn die niet hernieuwd werd of drie jaar na het einde van een tweede termijn.

De raad van bestuur kan een lid tijdelijk vervangen. Een panel kan ad-hoc aangevuld worden met bijkomende leden, op basis van de overeenkomst tussen ingediende onderwerpen en beschikbare expertise in het SB-expertpanel.

§7. Panelleden die (co)promotor zijn van een mandaataanvraag die behandeld zal worden door het SB-expertpanel waarin ze zetelen, zetelen tijdens de desbetreffende aanvraagronde niet in dat panel.

§8. Elke expert kan slechts in één vakspecifiek SB-expertpanel zetelen.

§9. Panelleden die de gedragscode, zoals geformuleerd in dit reglement, niet respecteren, kunnen door de werkgroep onderzoeksbeleid uit het SB-expertpanel worden ontslagen of geschorst. De raad van bestuur fungeert als beroepsinstantie.  

§10. Het lidmaatschap van een SB-expertpanel is onverenigbaar met de functie van rector, vice-rector, directeur of verantwoordelijke van het onderzoeksbeleid van een bij het FWO ontvankelijke onthaalinstelling of met het lidmaatschap van de raad van bestuur van het FWO.

§11. Emeriti kunnen zetelen in een SB-expertpanel indien ze nog actief bij wetenschappelijk onderzoek betrokken zijn. Deze activiteit wordt vastgesteld aan de hand van hun publicaties in het betrokken wetenschappelijk domein.

§12. Elk SB-expertpanel wordt begeleid door een vertegenwoordiger van het FWO, die optreedt als moderator.

De evaluatieprocedures interne peer review  

Art. 4. - Evaluatieprocedure aspirant fundamenteel onderzoek en aspirant strategisch basis onderzoek (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 30/01/2019 en 26/06/2019)

§1. De evaluatie van de oproepen aspirant fundamenteel en aspirant strategisch basisonderzoek omvat twee stappen.

In stap één maakt het FM- resp. SB-expertpanel een preselectie van de kandidaten op basis van het aanvraagdossier, waarbij drie interne evaluatierapporten, op te stellen door panelleden die optreden als interne evaluatoren, de insteek voor de discussie vormen. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra intern evaluatierapport worden gevraagd.

In stap twee geven de geselecteerde aanvragers een mondelinge presentatie over hun onderzoeksvoorstel en wordt de kandidaat door de panelleden geïnterviewd. Nadat alle geselecteerde kandidaten gehoord en geëvalueerd zijn, stelt het FM- resp. SB-expertpanel een rangschikking op van de kandidaten aan wie het een mandaat wenst toe te kennen.

§2. De evaluatie van de predoctorale aanvragen vindt plaats op basis van de hieronder bepaalde criteria. Deze criteria worden vermeld in de oproep- en aanvraagdocumenten, de scoreroosters en gehanteerd tijdens het evaluatieproces.

§2.1. - aspiranten fundamenteel onderzoek

De aanvragen worden beoordeeld op de onderdelen kandidaat en project.

De kandidaat wordt in stap één geëvalueerd op basis van de studieresultaten, de motivatie en de relevante competenties.

De kandidaat wordt in stap twee geëvalueerd op basis van de potentiële bekwaamheid tot het zelfstandig uitvoeren van doctoraatsonderzoek, met inbegrip van het redeneervermogen, de kritische geest, de wetenschappelijke vakkennis en het inzicht in het project.

Het project wordt in beide stappen geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwende karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

§2.2. - aspiranten strategisch basisonderzoek

De aanvragen worden beoordeeld op de evaluatiecriteria kandidaat, project en toepassingspotentieel.

De kandidaat wordt in stap één geëvalueerd op basis van de studieresultaten, de motivatie en de relevante competenties.

De kandidaat wordt in stap twee geëvalueerd op basis van de potentiële bekwaamheid tot het zelfstandig uitvoeren van doctoraatsonderzoek als innovatiegerichte onderzoeker, met inbegrip van redeneervermogen en kritische geest, wetenschappelijke vakkennis en inzicht in het project, en inzicht in het toepassingspotentieel.

Het project wordt in beide stappen geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke kwaliteit en de relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwende karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

Het toepassingspotentieel, of het strategisch belang van het onderzoeksproject met betrekking tot het lange termijn-potentieel voor innovatieve toepassingen met economisch toegevoegde waarde, wordt in beide stappen geëvalueerd op het strategisch belang van de onderzoeksaanpak voor de beoogde toepassingen (relevantie) en van de potentiële toepassingen voor mogelijke gebruikers (impact).

§3. Alle panelleden krijgen alle dossiers toegestuurd en worden geacht alle aanvragen te lezen.

§4. Elke aanvraag wordt in principe door drie panelleden grondig geëvalueerd. Zij schrijven hierover een intern evaluatierapport aan de hand van een sjabloon met de evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria worden ook geijkt en omschreven in het scorerooster dat deel uitmaakt van het sjabloon.

De interne evaluatierapporten worden beschikbaar gesteld aan de overige panelleden. Het panel wordt gewezen op significante afwijkingen tussen scores van interne evaluatierapporten. Interne evaluatierapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het FM- resp. SB-expertpanel.

Eén van de drie interne evaluatoren is bovendien verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

§5. Een interne evaluator geeft scores op de onderdelen kandidaat, project en voor aspiranten strategisch basisonderzoek ook op het onderdeel toepassingspotentieel.

De totaalscore van een interne evaluator wordt bepaald aan de hand van een weging van de deelscores. Voor de aspiranten fundamenteel onderzoek weegt het onderdeel kandidaat mee voor 60 procent en het onderdeel project voor 40 procent. Voor de aspiranten strategisch basisonderzoek weegt het onderdeel kandidaat mee voor 60 procent, het onderdeel project voor 20 procent en het onderdeel toepassingspotentieel voor 20 procent.

§6. Na inlevering van alle interne evaluatierapporten worden de aanvragen door het integrale FM- en SB-expertpanel besproken en op basis van de scores en de daaruit volgende rangschikking al dan niet geselecteerd voor stap twee. De geselecteerde kandidaten worden daarop tijdig uitgenodigd voor de mondelinge presentatie en het interview. Voor het maximum uit te nodigen kandidaten zie paragraaf 11 van dit artikel.

§7. In stap twee van de evaluatie leggen de kandidaten een mondelinge proef af. Deze bestaat uit een korte presentatie en een interview, bestaande uit een gesprek tussen de panelleden en de kandidaat over de aanvraag.

§8. Na het interview wordt door de panelleden in consensus een score toegekend voor de evaluatiecriteria kandidaat en project, en voor aspiranten strategisch basisonderzoek bijkomend ook voor het toepassingspotentieel.

§9. Na de interviews worden de kandidaten per FM- resp. SB-expertpanel gerangschikt aan de hand van een gewogen totaalscore, gebaseerd op de toegekende scores voor de evaluatiecriteria voor kandidaat, project en bijkomend in het geval van aspiranten strategisch basisonderzoek ook voor het toepassingspotentieel. Voor de berekening van de gewogen totaalscore worden de onderdelen gewogen op de wijze zoals bepaald in paragraaf 5 van dit artikel.

§10. Een aantal (streefwaarde 90 procent) van de toe te kennen mandaten wordt over de panels verdeeld pro rato van het aantal ontvankelijke kandidaten per expertpanel. Deze mandaten vormen in elk expertpanel het ‘panelquotum’, of het maximum aantal rechtstreeks toe te kennen mandaten. Deze verdeling wordt door raad van bestuur bij elke oproep en vóór de start van de preselecties vastgelegd voor 90 procent (streefwaarde) van het totaal aantal beschikbare mandaten.

§11. In elk expertpanel bedraagt het aantal kandidaten dat op basis van de preselectie kan uitgenodigd worden voor het interview maximum twee maal het panelquotum. Indien het panelquotum slechts 1 is, kan het panel ook een derde kandidaat uitnodigen.

§12. De mandaten uit het panelquotum worden rechtstreeks toegekend aan de na het interview hoogst gerangschikte kandidaten, voor zover deze voor elk evaluatiecriterium minstens een vooraf bepaalde minimumscore behalen. Het FWO legt bij elke oproep en vóór de start van de interviews deze minimumscores vast.

§13 Na afloop van alle interviews worden de resterende mandaten, zijnde (streefwaarde) 10 procent van het totale aantal en eventueel aangevuld met niet toegekende mandaten uit de panelquota, toegekend op basis van een rangschikking van overblijvende geïnterviewde kandidaten uit alle (…) –expertpanels. Deze rangschikking is gebaseerd op de gewogen eindscores die per expertpanel gestandaardiseerd werden. Elk expertpanel beslist, zonder de rangschikking te doorbreken, welke kandidaten hiervoor in aanmerking komen.

§14. Voor elke aanvraag wordt na stap twee een algemene conclusie over de sterke en zwakke punten van de aanvraag, zoals door het integrale FM- resp. SB-expertpanel vastgesteld, geformuleerd. Per aanvraag staat één van de interne evaluatoren als interne evaluator/feedback in voor de formulering van deze terugkoppeling.

§15. Bij het nemen van beslissingen in de FM- resp. SB-expertpanels wordt steeds gestreefd naar consensus. Slechts wanneer die niet kan bereikt worden, wordt de beslissing genomen bij gewone meerderheid.

§16. Bij beide stappen (preselectie en interview) wordt bij gelijke totaalscores de kandidaat met de hoogste score voor 'kandidaat' hoger gerangschikt. Bij kandidaten aspirant SB primeert bij gelijke totaalscores eerst de gewogen totaalscore, berekend zonder rekening te houden met de score voor toepasbaarheid. Indien nog gelijk wordt de score voor 'kandidaat' bepalend. Deze principes blijven ook van kracht bij de rangschikking van gestandaardiseerde totaalscores zoals in §13.

Art. 5. - Evaluatieprocedure postdoctorale onderzoekers - junior en senior mandaat

§1. Het junior postdoctoraal mandaat respectievelijk senior postdoctoraal mandaat vormen afzonderlijke aanvraagprogramma’s waarvoor de aanvragen afzonderlijk worden geëvalueerd en geselecteerd.

§2. De interne evaluatie van de postdoctorale mandaataanvragen vindt plaats in twee stappen, zoals bepaald in paragraaf 1 van artikel 4, tenzij anders bepaald in dit artikel 5, en op basis van de hieronder bepaalde criteria. Deze criteria worden vermeld in de oproep- en aanvraagdocumenten en gehanteerd tijdens het evaluatieproces.

De kandidaat wordt in stap één geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke bijdrage van de kandidaat, de motivatie en de relevante competenties.

De kandidaat wordt in stap twee geëvalueerd op basis van de bekwaamheid als zelfstandig onderzoeker op postdoctoraal niveau, bestaande uit de motivatie, de visie op de eigen professionele toekomst, het redeneervermogen, de kritische geest, de wetenschappelijke vakkennis en het inzicht in het project.

Het project wordt in beide stappen geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwend karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

§3. De evaluatieprocedure zoals beschreven in de paragrafen 3 tot en met 15 van artikel 4 geldt ook voor de postdoctorale mandaten, voor zover van toepassing. Voor de berekening van de eindscore worden de onderdelen kandidaat en project gewogen zoals bepaald in paragraaf 5 van artikel 4 voor de kandidaat-aspiranten fundamenteel onderzoek.

§4. In afwijking van paragrafen 1 en 4 van artikel 4 treden, naast de twee externe referenten, twee panelleden op als interne evaluator.

In afwijking van de bepalingen in de paragrafen 3 en 6 van artikel 4 wordt elke aanvraag postdoctoraal mandaat geëvalueerd door twee externe referenten, te selecteren en aan te stellen door het FWO. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra referentenverslag worden gevraagd.

§5. Naast deze twee interne evaluatoren treedt per aanvraag, in afwijking van de paragrafen 4 en 14 van artikel 4, een derde lid van het panel op als rapporteur, die met het oog op de preselectie door het panel een synthese maakt van de twee interne evaluatierapporten en de twee externe evaluatieverslagen van de externe referenten.

De scores van de externe referenten worden samen met die van de interne evaluatoren door de rapporteur in rekening gebracht bij het voorstellen van de eindscores in de preselectiefase van een aanvraag. Het integrale panel neemt de beslissing over de eindscores van een aanvraag in beide stappen van de evaluatie.

De rapporteur is tevens verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

Art. 6. – Projecten fundamenteel onderzoek

§1. Het junior project fundamenteel onderzoek respectievelijk senior project fundamenteel onderzoek vormen afzonderlijke aanvraagprogramma’s waarvoor de aanvragen afzonderlijk worden geëvalueerd en geselecteerd.

§2. De evaluatie van de oproepen projecten fundamenteel onderzoek wordt door het FP-expertpanel uitgevoerd op basis van de ingediende aanvraag.

§3. De evaluatiecriteria, zoals vermeld in de oproep- en aanvraagdocumenten en gehanteerd tijdens het evaluatieproces, betreffende de projecten fundamenteel onderzoek, bestaan uit het wetenschappelijk niveau van de promotor en de copromotor, en de groep van bij het voorgestelde project betrokken onderzoekers zoals beschreven in de aanvraag (verder ‘onderzoeksploeg’ genoemd), de wetenschappelijke kwaliteit en de relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwend karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

Het aangevraagde projectbudget vormt geen criterium, maar wel een aandachtspunt waarover het panel adviseert met het oog op de toekenning van financiële middelen aan de geselecteerde projecten door de raad van bestuur.

§4. Alle panelleden krijgen alle dossiers toegestuurd en worden geacht alle aanvragen te lezen.

§5. Elke aanvraag wordt in principe door twee panelleden grondig geëvalueerd. Zij schrijven hierover een intern evaluatierapport aan de hand van een sjabloon met de evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria worden vermeld in het scorerooster dat ter beschikking wordt gesteld van de panelleden. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra intern evaluatierapport worden gevraagd.

De interne evaluatierapporten worden beschikbaar gesteld aan de overige panelleden. Het panel wordt gewezen op significante afwijkingen tussen eindscores van interne evaluatierapporten. Interne evaluatierapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het FP-expertpanel.

§6. Daarnaast wordt elke projectaanvraag geëvalueerd door twee externe referenten, te selecteren en aan te stellen door het FWO. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra referentenverslag worden gevraagd.

§7. Zowel de interne evaluatierapporten als de externe evaluatierapporten worden aan de aanvrager bezorgd, waarop deze beargumenteerd kan reageren met betrekking tot elementen in de beoordeling die volgens de aanvrager aantoonbaar niet volledig of correct zijn.

§8. Een interne evaluator en externe referent kennen een score toe voor de onderdelen promotor, copromotor, onderzoeksploeg, wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, vernieuwend karakter van het project, en kwaliteit van de onderzoeksaanpak en haalbaarheid van het project. Het onderdeel promotor, copromotor en onderzoeksploeg weegt voor de eindscore mee voor 25 procent en het onderdeel wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, vernieuwend karakter van het project, en kwaliteit van de onderzoeksaanpak en haalbaarheid van het project voor 75 procent.

§9. Per aanvraag treedt een panellid op als rapporteur, die met het oog op de evaluatie door het integrale panel een synthese maakt van de twee interne evaluatierapporten, de twee externe evaluatierapporten en de reacties van de aanvrager(s). De rapporteur stelt op basis van deze synthese ook scores voor.

De scores van de externe referenten worden samen met die van de interne evaluatoren door de rapporteur in rekening gebracht bij het voorstellen van de eindscores van een aanvraag. Het integrale panel neemt de beslissing over de eindscores van een aanvraag.

De rapporteur is tevens verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

§10. Bij het nemen van beslissingen in de FP-expertpanels wordt steeds gestreefd naar consensus. Slechts wanneer die niet kan bereikt worden, wordt de beslissing genomen bij gewone meerderheid.

Art. 7. – Evaluatieprocedure SBO-projecten (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/02/2019)

§1. Expertpanels adviseren de raad van bestuur van het FWO over de steunbeslissing met betrekking tot elke projectvoorstel. De expertpanels kunnen het schriftelijk advies van deskundigen inwinnen. Daarnaast kan de raad van bestuur ook overkoepelende commissies van externe deskundigen aanstellen per finaliteitsluik, die een finale rangschikking- en selectievoorstel zal doorvoeren op basis van de resultaten van de afzonderlijke expertencolleges. De raad van bestuur is gemachtigd het aantal, de samenstelling en de werking van deze expertpanels nader te bepalen.

Twee FWO afgevaardigden/beleidsmedewerkers treden tijdens de zitting van de expertpanels en overkoepelende commissies als moderator op.

§2. De interne peer review van het SBO-projectvoorstel gebeurt via een tweetrapsproces door respectievelijk i) SBO-expertpanels en ii) overkoepelende commissies

§3. Binnen eenzelfde thematisch SBO-expertpanel kunnen projectaanvragen uit beide SBO programmaluiken (zowel het economische als het maatschappelijke) worden behandeld binnen ruim gedefinieerde wetenschapsgebieden.

§3.1.1. De SBO-expertpanels worden opgebouwd uit  academische experten met een translationele/toegepaste achtergrond, aangevuld met een aandeel van experten met een industriële/maatschappelijke achtergrond. Zetelende experten bezitten een senior wetenschappelijk/bedrijfskundige en/of socio-economische achtergrond en een eerder generalistisch profiel. Voor panels waar zowel dossiers met een economische als een maatschappelijke finaliteit aan bod komen, wordt bij de panelsamenstelling rekening gehouden met deze dubbele finaliteit.

§3.1.2. De SBO-expertpanels formuleren een schriftelijk advies aan de SBO-overkoepelende commissies (§4), op basis van het projectvoorstel, de externe peer reviews en het weerwoord van de aanvragers. Dit advies bestaat uit de consensusscores voor de verschillende beoordelingscriteria die werden vastgelegd in het SBO besluit, en de kwalitatieve onderbouwing van deze scores.

§3.1.3. Het expertpanel kent naast een consensusscore ook een algemene appreciatiescore (A, B, C) toe aan het projectvoorstel. De algemene appreciatiescore wordt tevens voorgelegd aan de SBO- overkoepelende commissie. De SBO-overkoepelende commissie die het dossier behandelt heeft het recht om de algemene appreciatiescore van het expertpanel te wijzigen. Indien een subsidieaanvraag finaal wordt ingedeeld in de C-categorie is het niet toegelaten om dit voorstel tijdens de eerstvolgende oproep opnieuw in de dienen. De individuele onderzoeker(s) wordt echter niet verboden om tijdens deze eerstvolgende oproep een projectvoorstel met een andere onderzoeksvraag in te dienen. Ten allen tijde hebben de evaluatieorganen het recht om een dossier niet te evalueren en/of uit te sluiten van finale ranking, indien het qua onderzoeksvraag, utilisatiedoelstelling en/of methodologie te veel gelijkenis vertoont met een project dat op basis van een C score niet heringediend had mogen worden tijdens de betrokken oproep. Deze beoordeling behoort tot de exclusieve en discretionaire bevoegdheid van het betrokken evaluatieorgaan.

§3.2. Om een goed evenwicht te krijgen tussen opgebouwde expertise, continuïteit en vernieuwing wordt gebruik gemaakt van semi-vaste panels: dergelijke semi-vaste panels bestaan uit een kernpanel dat aangesteld wordt voor 3 jaren (éénmaal verlengbaar voor 3 jaren) dat aangevuld wordt met leden die ad hoc geselecteerd worden op basis van de overeenkomst tussen ingediende onderwerpen en beschikbare expertise. In de SBO-expertpanels kunnen geen leden zetelen die actief zijn aan Vlaamse onderzoekscentra. Dit geldt tevens voor personen die tot minder dan drie jaar geleden een actieve of adviserende rol speelden in Vlaamse onderzoekscentra. Maximum 2/3de van de leden van een SBO-expertpanel mag tot hetzelfde geslacht behoren. De wetenschappelijke thema’s, ledensamenstelling en/of ledenaantal van deze panels kan jaarlijks door het FWO herzien worden op basis van aantal indieningen, tendensen in de onderwerpen van de projectvoorstellen, evaluatie van de panelvergaderingen en/of noodzakelijke expertise voor de goede werking van de SBO-expertpanels. Voorstellen tot herziening worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur van het FWO.

§3.3. De SBO-overkoepelende commissies (zie §4), bijgestaan door de administratie van het FWO, formuleren, indien nodig in onderling overleg (cf. panels waar de twee finaliteiten aan bod komen), voorstellen tot samenstelling van deze thematische SBO-expertpanels. Via een bekrachtiging door de raad van bestuur, worden de panelleden aangesteld als lid van een thematisch SBO-expertpanel.

§3.4. De onderzoeksthema’s van de verschillende panels worden bij de lancering van de SBO-oproep bekend gemaakt. De aanvragers dienen op basis van het wetenschappelijke veld waarin hun projectvoorstel zich situeert aan te geven in welk SBO-expertpanel hun dossier behandeld dient te worden. Het wetenschappelijk thema is hierbij bepalend voor de keuze. Indien genoodzaakt door het aantal indieningen per wetenschappelijk thema houdt het FWO zich het recht voor thema’s op te splitsen in meerdere panels of bij te weinig indieningen rond een bepaald thema expertisepanels samen te voegen. FWO kan indien opportuun geacht voor een goede evaluatie en mits goedkeuring door de aanvrager van het betrokken projectvoorstel, de aanvraag door een ander panel laten behandelen.

§4. Er worden twee overkoepelende commissies (één commissie per finaliteitsluik: SBO-E en SBO-M) ingeschakeld. Deze zullen, via een bevoegdheidsdelegatie vanuit de raad van bestuur, instaan voor 1) de aanstelling van de (inter)nationale evaluatoren voor de externe peer review; 2) het formuleren van advies voor de samenstelling van de thematische SBO-expertpanels (cf. §3.4.) en 3) de formulering van een advies van finale rangschikking en selectie op basis van de resultaten van de afzonderlijke thematische SBO-expertpanels. De werkzaamheden van elk van de commissies omvatten het beoordelen, wijzigen en/of bekrachtigen van de evaluatieverslagen en scores van de individuele SBO-expertpanels. De beraadslaging leidt tot een schriftelijk advies aan de raad van bestuur en feedback naar de aanvragers.

Dit advies bestaat uit twee onderdelen, ten eerste een overzicht van welke aanvragen als steunbaar beschouwd worden en welke niet, ten tweede een rangschikking op basis van excellentie over de twee beoordelingsassen (wetenschappelijk en utilisatie). Op basis van de adviezen van de overkoepelende commissies en het beschikbare budget neemt de raad van bestuur aansluitend de beslissing over de SBO-steunverlening.

§4.1. De SBO-overkoepelende commissie bestaat uit experten met een academische dan wel niet-academische achtergrond, verdeeld over verschillende wetenschappelijke en socio-economische onderzoeksgebieden. De leden van een commissie worden zo geselecteerd dat de desbetreffende commissie in haar geheel beschikt over deskundigheid op een breed domein van de sociale respectievelijk economische toepassingsgebieden van innovatieve producten, processen en diensten, het wetenschappelijk onderzoek en/of beleid. Teneinde een maximale complementariteit met de  SBO-expertpanels te bekomen, dienen de leden in het bijzonder onderlegd te zijn in het evalueren van de utiliteitsperspectieven van de projectvoorstellen: de gebruiks­mogelijkheden van de resultaten op de langere termijn en mits vervolgonderzoek door economische, maatschappelijke of overheidsactoren. Ook hier is de doelstelling een maximale 2/3 vertegenwoordiging van elk geslacht.

§4.2. Het onafhankelijke functioneren van de overkoepelende commissies dient tevens te worden gewaarborgd. Dit impliceert dat er geen leden van Vlaamse onderzoekscentra zitting kunnen nemen. Lidmaatschap is ook niet mogelijk voor personen die tot minder dan drie jaar geleden een actieve of adviserende rol speelden in Vlaamse onderzoekscentra.

§4.3. Voor de commissie SBO-M worden er, met het oog op de evaluatie van de maatschappelijke context van de sociale valorisatie/utilisatie in Vlaanderen, leden van de commissie uit België en/of Nederland gerekruteerd.

§4.4. De leden van de overkoepelende commissie worden aangesteld voor 3 jaren, eventueel éénmaal verlengbaar voor 3 jaren.

§4.5. De raad van bestuur van het FWO beslist over de samenstelling van de overkoepelende commissie voor elk van beide finaliteitsluiken.

Art. 8 – Evaluatieprocedure TBM

Selectiecriteria

 

§1.1 Het TBM-scorerooster is onderverdeeld in twee dimensies: een wetenschappelijke dimensie en een utilisatie-dimensie. Beide dimensies hebben een gelijk gewicht en bestaan elk uit 7 criteria:

W. Wetenschappelijke waarde

W1. Focus op ontwikkeling therapie/diagnose/specifieke preventie

W2. Situering van het project in het traject van ontdekking naar toepassing

W3. Bijdrage tot de state-of-the-art/wetenschappelijk belang

W4. Relevantie van de benadering voor het behalen van de wetenschappelijke doelstellingen

W5. Balans tussen risico's en haalbaarheid van de wetenschappelijke projectdoelstellingen

W6. Kwaliteit projectplan + beheer

W7. Competentie en infrastructuur

 

U. Utilisatie-waarde

U1. Relevantie van het project voor het behalen van de utilisatiedoelstelling

U2. Intrinsieke haalbaarheid van de utilisatiedoelstelling

U3. Verwachte impact voor de individuele patiënt

U4. Verwachte omvang van het maatschappelijk potentieel voor Vlaanderen

U5. Afwezigheid industriële interesse

U6. Kwaliteit en haalbaarheid van de utilisatie-aanpak

U7. Competentie en track record naar transfer en utilisatie

 

§1.2. Voor de meeste van de in §1.1 vermelde criteria bestaan volgende scoremogelijkheden:

  • uitstekend (= een numerieke score van +1);
  • positief of goed (= een numerieke score van 0);
  • redelijk (= een numerieke score van -1);
  • zwak (= een numerieke score van -2);
  • kritisch (= onmiddellijke uitsluiting, zelfs op basis van 1 criterium).

De score voor de wetenschappelijke waarde en de utilisatie-waarde is telkens de som van de scores van de 7 individuele criteria. De totale score van het project is de som van de score voor de wetenschappelijke waarde en de utilisatie-waarde.

Evaluatieprocedure (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/02/2019)

§2.1. De ontvankelijke TBM-projectvoorstellen worden op basis van hun onderwerp onderverdeeld in (ruime) thematische groepen (6-10 voorstellen per groep). Voor elke thematische groep wordt een specifiek expertpanel (4-8 experten) samengesteld op basis van de TBM-expertpool. Voor eventueel ontbrekende expertises worden ad hoc bijkomende experten uitgenodigd. Er wordt gestreefd naar een maximale 2/3-vertegenwoordiging van elk geslacht.

§2.2. Alle projectvoorstellen worden overgemaakt aan alle panelleden van het desbetreffende TBM-expertpanel. Aan alle experten wordt gevraagd om alle projectvoorstellen te lezen.

§2.3.1 Per projectvoorstel worden minstens twee experten als hoofdevaluator aangeduid. Elke hoofdevaluator dient voor de panelvergadering een schriftelijk preliminair advies in. Dit advies moet gebaseerd zijn op het TBM-scorerooster, zoals vermeld in §1. Zodra alle preliminaire adviezen voor een bepaald dossier ingediend werden, krijgen alle panelleden inzage in deze adviezen. De preliminaire adviezen (inclusief preliminaire scores) dienen enkel ter voorbereiding van de vergadering en kunnen bijgevolg bijgesteld worden tijdens de panelvergadering.

§2.3.2 Het expertpanel kent naast een consensusscore ook een algemene appreciatiescore (A, B, C) toe aan het projectvoorstel. Indien een aanvraag wordt ingedeeld in de C-categorie is het niet toegelaten om dit voorstel tijdens de eerstvolgende oproep opnieuw in de dienen. De individuele onderzoeker(s) wordt echter niet verboden om tijdens deze eerstvolgende oproep een projectvoorstel met een andere onderzoeksvraag in te dienen. Ten allen tijde hebben de evaluatieorganen het recht om een dossier niet te evalueren en/of uit te sluiten van finale ranking, indien het qua onderzoeksvraag, utilisatiedoelstelling en/of methodologie te veel gelijkenis vertoont met een project dat op basis van een C score niet heringediend had mogen worden tijdens de betrokken oproep. Deze beoordeling behoort tot de exclusieve en discretionaire bevoegdheid van het betrokken evaluatieorgaan.

§2.4. Er wordt bij de besluitvorming in de panels steeds gestreefd naar consensus. Slechts wanneer die niet kan bereikt worden, wordt de beslissing genomen bij gewone meerderheid (de helft van de stemmen plus één).

Rangschikking

§3.1. Na de panelvergaderingen worden de projecten over de verschillende panels heen gerangschikt. Een project is enkel steunwaardig en wordt dus enkel gerangschikt indien het minstens een projectscore van -12 behaalt (globaal bekeken beter dan ‘redelijk’) en indien het geen kritische score haalde op minstens één criterium.

§3.2. De rangschikking van de steunwaardige projectvoorstellen gebeurt op basis van de totale projectscore. Bij ex aequo's gebeurt de rangschikking vervolgens verder op basis van de score op de "fit" in het programma (som van W1, W2, U4 en U5). Indien er zich dan nog ex aequo’s zouden voordoen, gebeurt de verdere rangschikking op basis van de score voor de utilisatie-waarde.

§3.3. De hoogst gerangschikte projecten binnen de beschikbare middelen worden voorgesteld voor steunverlening. De beslissing tot steunverlening wordt genomen door de raad van bestuur van FWO.

Art. 9 – Terugkoppeling naar de aanvrager

§1. Na afronding van een evaluatieprocedure en bekendmaking van de resultaten door de raad van bestuur van het FWO worden de bevindingen van de evaluatie bezorgd aan de aanvrager. Bovendien wordt, waar van toepassing, de aanvrager geïnformeerd over de relatieve rangschikking van de aanvraag binnen de groep van aanvragen die gezamenlijk werden beoordeeld.

§2. De panelleden mogen zelf geen informatie over het evaluatieproces geven aan kandidaten of promotoren. Indien de panelleden vragen krijgen over de vergadering, melden zij die aan het FWO. In geen geval kan er informatie over de vergadering verstrekt worden aan derden.

Art. 10 - Verslaggeving

§1. De beoordeling van de intermediaire, waar van toepassing, en ex post-evaluatie van de ondersteunde mandaten en projecten behoort tot de bevoegdheid van de expertpanels die het mandaat respectievelijk project hebben toegekend.

§2. De beoordeling van de intermediaire, waar van toepassing, en ex post-evaluatie van de SBO- en TBM-projecten en de toekenningen betreffende onderzoeksinfrastructuur behoort tot de bevoegdheid van de FWO-administratie.

§3. Het reglement van elk financieringskanaal geeft aan welke verslaggeving is vereist en op welke tijdstippen de verslagen aan het FWO dienen te worden bezorgd.

Art. 11 - Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC)

§1. De raad van bestuur kan een beroep doen op de Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC) bij het beoordelen van aanvragen voor:

  • internationale mobiliteit: ondermeer deelname aan congressen en workshops, lange en korte verblijven in het buitenland;
  • organisatie van congressen in België;
  • wetenschappelijke opdrachten;
  • internationale uitwisselings- en samenwerkingsprojecten met focus op de uitwisseling van onderzoekers.

§2. Deze commissie bestaat uit 17 leden die bij voorkeur minstens drie jaar lid zijn of geweest zijn van een wetenschappelijke commissie/expertpanel en is multidisciplinair samengesteld.

§3. De duur van de mandaten is twee jaar, eventueel tweemaal hernieuwbaar. Om de twee jaar wordt in principe het derde van de leden met de grootste anciënniteit vervangen. Emeriti kunnen zetelen in de Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten. Ze moeten wel nog actief bij het onderzoek betrokken zijn.

§4. Leden, die meer dan drie maal per jaar afwezig zijn, kunnen het volgende jaar worden vervangen.

Art. 12 – Gebiedsoverschrijdend Panel (GOP) – (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/09/2018 en 30/01/2019)

§1. De raad van bestuur kan een beroep doen op het Gebiedsoverschrijdend Panel (GOP) bij het beoordelen van aanvragen ingediend over verschillende disciplines heen al dan niet met een internationale dimensie. Het gaat ondermeer om aanvragen in volgende financieringskanalen:

  • Bilaterale onderzoekssamenwerking, indien geen gezamenlijk evaluatiepanel optreedt;
  • Lead Agency Procedures (LAP), waarbij de partnerorganisatie ook als Lead Agency kan optreden;
  • Internationale Coördinatie-acties;
  • Pegasus Marie Curie Fellowships;
  • Wetenschappelijke onderzoeksgemeenschappen (WOGs);
  • Bijzonder Doctoraatsbeurzen.

In verband met de deelname aan ERA-NET worden de Vlaamse leden van dit panel voorafgaandelijk geconsulteerd voor het verlenen van advies.

§2 Deze commissie bestaat uit zestien leden. Bij de samenstelling ervan wordt rekening gehouden met volgende indicatieve verdeelsleutel:

  • 5 leden uit Biomedische Wetenschappen
  • 5 leden uit Wetenschap & Technologie
  • 3 leden uit Gedrags- en maatschappijwetenschappen
  • 3 leden uit Cultuurwetenschappen

De meerderheid van de leden van deze commissie mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker).

Deze commissie wordt voorgezeten door een wetenschappelijk voorzitter, die onder de panelleden met niet-Vlaamse affiliatie wordt aangeduid door de raad van bestuur, en een administratief voorzitter, die wordt afgevaardigd vanuit de FWO-administratie.

§3 Het lidmaatschap van dit panel kan gecombineerd worden met dat van een FWO-Expertpanel.

§4 De procedure voor kandidaatstellingen (met uitzondering van de wetenschappelijke screening door ECOOM – supra art. 2 §3), en de bepalingen met betrekking tot de aanstellingstermijn, de werking van de commissie en de gedragscode zijn dezelfde als deze die gelden voor de FM- en FP-expertpanels.

Onderzoeksinfrastructuur

Art. 13.

§1. Onderzoeksinfrastructuur beoogt alle faciliteiten en bronnen die het verrichten van grensverleggend en strategisch basisonderzoek bevorderen, en dit in alle wetenschappelijke disciplines. Hieronder zijn naast wetenschappelijke infrastructuur ook collecties, natuurlijke habitats, corpora en databanken (inclusief de digitale ontsluiting ervan) begrepen.

§2. Zware onderzoeksinfrastructuur omvat investeringsinitiatieven hoger dan 1 miljoen euro.

§3. Internationale onderzoeksinfrastructuur omvat de Vlaamse deelname aan en/of de subsidiëring van internationale investeringsinitiatieven die uitgevoerd worden aan grootschalige, internationale of supranationale faciliteiten waaraan de Vlaamse overheid bijdraagt en/of waarvan het strategisch belang voor Vlaanderen kan worden aangetoond.

Art. 14.

§1. De commissie science bestaat uit ten minste zes effectieve en zes plaatsvervangende leden die in hun onderzoeksdomein een internationale uitstraling en een bredere kijk hebben dan enkel op de (deel)discipline(s) waarin ze actief zijn. De commissie dekt in haar samenstelling alle wetenschapsgebieden af. Minstens één effectief en één plaatsvervangend lid komt uit de industriële sector. Binnen de commissie is eveneens expertise aanwezig inzake het wetenschaps- en innovatiebeleid en het beheer van grote onderzoeksfaciliteiten. Ten hoogste een derde van de leden is op het ogenblik van de samenstelling van de commissie werkzaam in België.

Bij de evaluatie van aanvragen internationale infrastructuur woont een waarnemend vertegenwoordiger van het departement EWI en van het FWO de commissie science bij.

De leden van deze commissie worden door de raad van bestuur benoemd voor een hernieuwbare termijn van zes jaar. De raad van bestuur duidt onder de leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

Art. 15 - Evaluatie van aanvragen zware onderzoeksinfrastructuur door de commissie science

§1. De commissie science evalueert de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen en rangschikt de excellent bevonden aanvragen op grond van de volgende selectiecriteria:

1° de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma;

2° het belang van de onderzoeksinfrastructuur voor het onderzoek binnen de betrokken wetenschappelijke discipline;

3° het innoverend karakter van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma;

4° de mate waarin de onderzoeksinfrastructuur als logistiek knooppunt een grote reeks nieuwe projecten kan genereren;

5° het technologisch vernieuwend karakter van de onderzoeksinfrastructuur;

6° in geval de onderzoeksinfrastructuur moet worden geconstrueerd: de technische haalbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur;

7° de kwaliteit en de competentie van de betrokken onderzoeksgroep of -groepen, de wetenschappelijke positie van de betrokken onderzoeksgroep of -groepen in internationale context, alsook de betrokkenheid bij het beleid van internationale onderzoeksinfrastructuren;

8° de mate waarin het voorstel kan worden ingepast in het strategische onderzoeksbeleid van de betrokken instelling of instellingen;

9° de mate waarin de investering in de onderzoeksinfrastructuur bijdraagt tot de versteviging van de Vlaamse of de regionale positie op het betreffende onderzoeksdomein;

10° de mate waarin het voorstel gealigneerd is op zowel binnen- als buitenlandse initiatieven en infrastructuren binnen het betreffende onderzoeksdomein;

11° de toegankelijkheid van de onderzoeksinfrastructuur voor onderzoekers van buiten de onthaalinstelling, alsook de kwaliteit van de toegangsregeling.

§2. De werkzaamheden van de commissie science leiden tot een schriftelijk advies aan de raad van bestuur. Dit advies bestaat uit twee onderdelen, ten eerste een overzicht van welke aanvragen als excellent beschouwd worden en welke niet, ten tweede een rangschikking van de excellente aanvragen.

De commissie science motiveert haar advies aan de raad van Bestuur. Zij somt hierin minstens de redenen op waarom een aanvraag al dan niet als excellent beschouwd wordt en waarom ze de excellente aanvragen gerangschikt heeft zoals ze gedaan heeft. Haar motivatie moet feitelijk en afdoende zijn. Dit betekent dat ze haar advies onder andere zal onderbouwen door materiële elementen uit het aanvraagdossier aan te halen, door de beoordelingsrapporten van referees, de geschreven reacties op de geanonimiseerde beoordelingsrapporten van de indieners van de aanvragen, de eventuele bijkomende informatie die door de indieners van de aanvragen verschaft werd, en het verloop en de uitkomst van de hoorzittingen in rekening te brengen, door te verwijzen naar gespecialiseerde en relevante informatie waarvan zij kennis heeft, of door gebruik te maken van algemeen gekende feiten. Zij zal deze verantwoordingselementen linken aan de vermelde selectiecriteria.

§3. De voorzitter heeft volgende taken:

  • het voorzitten van de vergaderingen van de commissie science;
  • het bepalen van de datum en dagorde van de vergaderingen, in overleg met de secretaris;
  • het opdragen van voorbereidende en administratieve taken naar de secretaris.

Het secretariaat wordt bemand door een van de personeelsleden van het FWO, genoemd de secretaris.

De secretaris heeft volgende taken:

  • het elektronisch ter beschikking stellen aan de leden van de commissie science, aan de leden van de raad van bestuur en eventueel derde organisaties waarmee het FWO een overeenkomst heeft afgesloten, van de aanvraagdossiers met het oog op het voorstellen van mogelijke referenten;
  • de terbeschikkingstelling aan de leden van de commissie science van de aanvraagdossiers, de referentenrapporten, de reacties van de indieners op de geanonimiseerde beoordelingsrapporten en de eventuele bijkomende informatie die de indieners van een aanvraag aan de commissie science moeten verschaffen voor de hoorzitting;
  • het versturen van de uitnodiging voor de vergaderingen, in opdracht van de voorzitter, en alle andere documenten aan zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden;
  • de praktische organisatie van de hoorzittingen, in overleg met de voorzitter;
  • de verzending van de uitnodigingen voor de hoorzittingen aan de promotoren-woordvoerder van de aanvragen;
  • de redactie van de verslagen van de vergaderingen, van de notulen van de hoorzittingen en van de adviezen, onder het gezag van de voorzitter;
  • de uitvoering van de door de commissie science aan haar of hem ad hoc opgedragen taken.

Art. 16 - Evaluatie van aanvragen internationale onderzoeksinfrastructuur door de commissie science

 §1. De commissie science evalueert de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen aan de hand van de volgende selectiecriteria:

  1. de wetenschappelijke kwaliteit van de onderzoeksprogramma’s die uitgevoerd zullen worden met de onderzoeksinfrastructuur;
  2. de wetenschappelijke kwaliteit van de gerealiseerde output van de Vlaamse aanvragers in relatie tot de state of the art in het onderzoeksdomein en in relatie tot de infrastructuur;
  3. het belang van de internationale onderzoeksinfrastructuur voor het onderzoek binnen de wetenschappelijk discipline in kwestie;
  4. het belang van de deelname of de investering in de internationale onderzoeksinfrastructuur om de positie van de Vlaamse onderzoekers binnen de wetenschappelijke discipline in kwestie te verstevigen;
  5. de mate waarin het voorstel aansluit bij het strategisch onderzoeksbeleid van de instelling of instellingen in kwestie;
  6. de mate waarin de onderzoeksinfrastructuur als logistiek knooppunt een grote reeks nieuwe projecten kan genereren op internationaal vlak ten opzichte van de Vlaamse deelnemers;
  7. als de onderzoeksinfrastructuur moet worden geconstrueerd, de technische haalbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur en de mate waarin al infrastructuur aanwezig is;
  8. vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken, de kwaliteit van de aanpak van het Vlaamse project in relatie tot de gevraagde subsidie (de input-outputbalans);
  9. de toegankelijkheid van de infrastructuur voor onderzoekers van buiten de onthaalinstellingen.

§2. De commissie science catalogiseert met motivatie de aanvragen binnen vier categorieën:

  • Categorie A: vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken de excellente projecten uit de ingediende lijst;
  • Categorie B: vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken de zeer goede projecten inclusief de projecten die nog niet matuur zijn (‘emerging projects’)
  • Categorie C: de eerder gesubsidieerde projecten die vanuit wetenschappelijk oogpunt niet meer tot categorie A en B behoren en waarvoor een uitdoofscenario wordt voorgesteld.
  • Categorie D: vanuit wetenschappelijk oogpunt bekeken de overige projecten

De commissie science rangschikt in haar advies de aanvragen dus niet volgens prioriteit maar deelt de aanvragen in categorieën in.

Art. 17. - Evaluatie van aanvragen zware onderzoeksinfrastructuur door de commissie invest

§1. De commissie invest bestaat uit een effectief lid en een plaatsvervanger voorgedragen door respectievelijk het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI), de Participatiemaatschappij Vlaanderen (PMV) en het FWO. Voor het FWO kunnen noch leden van de raad van bestuur noch medewerkers zitting hebben in de commissie invest.

De leden van deze commissie worden door de raad van bestuur benoemd voor een hernieuwbare termijn van zes jaar. De raad van bestuur duidt onder de leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

§2. De commissie invest dient na te gaan of de opgemaakte investeringsplannen van de door de commissie science excellent bevonden aanvragen voldoende realistisch en objectief zijn. Deze commissie onderzoekt daarnaast of er zich geen noden of opportuniteiten aandienen op het vlak van instellings- of associatie-overschrijdende samenwerking of samenwerking met onderzoekscentra, wetenschappelijke instellingen, of ondernemingen.

De investeringsplannen omvatten daartoe ten minste volgende elementen:

  • een beschrijving van de voorgenomen investering;
  • een beschrijving van de wijze waarop de infrastructuur verkregen wordt;
  • een gedetailleerd gebruiksplan;
  • een beschrijving van de kwaliteit van de infrastructuur waarin de onderzoeksinfrastructuur desgevallend wordt gehuisvest;
  • een schatting van de financiële, personele en materiële kosten;
  • een sluitende begroting.

Indien zij dit in het kader van haar opdracht nodig acht, beschikt de commissie invest over de mogelijkheid aan de aanvragers bijkomend informatie te vragen ofwel schriftelijk ofwel via een interview.

§3. De werkzaamheden van de commissie invest leiden tot een schriftelijk advies aan de raad van bestuur. Dit advies bestaat uit een deeladvies per aanvraagdossier waarvan de commissie invest het investeringsdossier beoordeeld heeft. In dit deeladvies worden enerzijds de bemerkingen opgesomd die de commissie al dan niet heeft met betrekking tot het realistisch en objectief karakter van het betrokken investeringsplan en anderzijds de suggesties die ze al dan niet heeft met betrekking tot de noden of opportuniteiten op het vlak van samenwerking.

De commissie invest motiveert haar advies aan de raad van bestuur. Zij somt hierin minstens de redenen op waarom ze met betrekking tot bepaalde investeringsplannen de bemerkingen heeft geformuleerd inzake het realistisch en objectief karakter die ze geformuleerd heeft, en waarom ze met betrekking tot bepaalde aanvraagdossiers suggesties heeft gedaan inzake de noden en opportuniteiten op het vlak van samenwerking. Haar motivatie moet feitelijk en afdoende zijn. Dit betekent dat ze haar advies onder andere zal onderbouwen door materiële elementen uit het aanvraagdossier aan te halen, door te verwijzen naar gespecialiseerde en relevante informatie waarover zij kennis heeft, of door gebruik te maken van algemeen gekende feiten.

§4. De voorzitter heeft volgende taken:

  • het voorzitten van de vergaderingen van de commissie invest;
  • het bepalen van de datum en dagorde van de vergaderingen, in overleg met de secretaris;
  • het opdragen van voorbereidende en administratieve taken naar de secretaris.

Het secretariaat wordt bemand door een van de personeelsleden van het FWO, genoemd de secretaris.

De secretaris heeft volgende taken:

  • de terbeschikkingstelling aan de leden van de commissie invest van de aanvraagdossiers die door de commissie invest als excellent beoordeeld werden;
  • het versturen van de uitnodiging voor de vergaderingen, in opdracht van de voorzitter, en alle andere documenten aan zowel de effectieve als de plaatsvervangende leden;
  • de redactie van de verslagen van de vergaderingen en van de adviezen, onder het gezag van de voorzitter;
  • de uitvoering van de door de commissie invest aan haar of hem ad hoc opgedragen taken.

Art. 18– Eindbeslissing door de raad van bestuur van aanvragen zware onderzoeksinfrastructuur

De raad van bestuur van het FWO neemt een eindbeslissing, rekening houdend met volgende beginselen:

§1. De lijst van de door de commissie science excellent bevonden aanvragen kan slechts worden bekrachtigd of afgewezen. Bij afwijzing worden de commissies science en invest opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke opgave van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.

Indien de commissie invest omtrent een aanvraagdossier een aanbeveling heeft geformuleerd, handelt de raad van bestuur van het FWO als volgt:

1° ofwel wordt de aanbeveling verworpen, en wordt het dossier goedgekeurd;

2° ofwel wordt de aanbeveling geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier goedgekeurd, met dien verstande dat de door de raad van bestuur opgelegde voorwaarden op het vlak van financiering of samenwerking zullen gelden als subsidiëringsvoorwaarden;

3° ofwel wordt de aanbeveling geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier slechts goedgekeurd indien aan de raad van bestuur de nodige remediëringen worden voorgelegd binnen een door de raad van bestuur bepaalde termijn, die niet korter kan zijn dan tien kalenderdagen en de zestig kalenderdagen niet mag overschrijden.  

Indien het globale bedrag aan toe te kennen subsidies van de als excellent beoordeelde voorstellen hoger ligt dan het beschikbare bedrag, worden de voorstellen in de volgorde van de rangschikking betoelaagd tot het laatste voorstel dat volledig kan worden gefinancierd. De niet gefinancierde maar wel excellent bevonden voorstellen verwerven hieruit geen rechten in het kader van een volgende oproep.

Nadat de raad van bestuur een eindbeslissing heeft genomen, worden alle documenten die in het kader van de procedure opgesteld zijn geweest voor de betrokkenen openbaar overeenkomstig de regelgeving op de openbaarheid van bestuur. Dit betekent onder andere dat de inhoud van de refereerapporten, de gemotiveerde adviezen van de commissies science en invest en de gemotiveerde eindbeslissingen van de raad van bestuur door alle aanvragers ingekeken kunnen worden.

Art. 19 - Evaluatie van aanvragen internationale onderzoeksinfrastructuur door de commissie strategie

§1. De raad van bestuur richt een commissie strategie op. De leden van die commissie worden door de raad van bestuur benoemd op voordracht van de beleidsraad van het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie.

§2. De leden van de commissie strategie bezitten gezamenlijk een internationale of Vlaamse expertise in het beheer van investeringsdossiers,  het internationale of Vlaamse wetenschaps- en innovatiebeleid, en het beheer of beleid van internationale onderzoeksinfrastructuren.

§3. De commissie Strategie bestaat uit maximaal tien leden, waaronder minimaal:

  1. een vertegenwoordiger van de minister;
  2. een vertegenwoordiger vanuit ParticipatieMaatschappij Vlaanderen;
  3. een vertegenwoordiger vanuit het Departement EWI;
  4. een lid van de commissie science;
  5. een vertegenwoordiger voorgedragen door de VLIR

§4. De commissie strategie kan worden aangevuld met experts als bijkomende expertise tijdelijk is vereist. Een waarnemend vertegenwoordiger van het Departement EWI en van het FWO wonen de commissie strategie bij.

§5. De leden van de commissie strategie worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van vijf jaar. De beleidsraad wijst een voorzitter en een plaatsvervangende voorzitter aan.  De leden van de eerste commissie strategie worden benoemd voor twee jaar.

§6. Van de aanvragen  die door de commissie science in categorie A en B als vermeld in artikel 16, §2 zijn ingedeeld, onderzoekt de commissie strategie de opbouw, kwaliteit en haalbaarheid van het operationeel en financieel plan en het strategisch belang voor Vlaanderen om deel te nemen aan de hand van volgende criteria:

  1. het strategische belang voor het Vlaamse gewest of de Vlaamse gemeenschap om deel te nemen of te investeren in de infrastructuur;
  2. de kwaliteit van het vierjarige operationeel plan, waarbij onder meer de volgende elementen worden geëvalueerd:
    1. de duidelijkheid en de aanpak;
    2. het managementteam;
    3. als dat van toepassing is, de kwaliteit van het investeringsplan waaronder de voorgenomen investering en hoe die wordt verkregen, de kwaliteit van de huisvesting van de infrastructuur;
    4. de schatting van de financiële, personele en materiële kosten en hoe ze worden ingezet;
    5. het gebruikersplan met de eventueel geschatte inkomsten;
    6. het exploitatieplan inclusief een tijdstabel met doelstellingen en mijlpalen;
    7. het financieringsplan met inbegrip van de cofinanciering;
    8. de risicoanalyse en de levensduur;
    9. het tijdpad;
  3. de evaluatie van het ESFRI-forum of andere van de internationale infrastructuur als dat beschikbaar is.

§7. De commissie kan zich laten bijstaan door externen, bijvoorbeeld voor de evaluatie van de individuele operationele en financiële plannen.  Indien de commissie het nodig acht, kan ze de kandidaten oproepen hun project mondeling en/of schriftelijk te verdedigen.

§8. Op basis van deze beoordelingen, formuleert de commissie strategie een rangschikking en een voorstel van deelname en/of financiering per aanvraag en de duurtijd ervan. Ze motiveert haar eventuele aanbevelingen uitdrukkelijk, afdoend en schriftelijk. Voor categorie C aanvragen zoals gedefinieerd in artikel 16, §6. beslist de commissie strategie hoe het uitdoofscenario wordt bewerkstelligd.  Bij deze eerder gesubsidieerdeprojecten die vanuit wetenschappelijk oogpunt noch excellent noch zeer goed zijn maar waarvoor internationale engagementen verhinderen dat het project onmiddellijk kan worden stopgezet, zal een haalbaar scenario worden uitgewerkt in samenspraak met de aanvragers. Hierbij zal rekening gehouden worden met het feit dat geen nieuwe investeringen gefinancierd kunnen worden en dat de financiering zo snel als mogelijk dient stopgezet te worden in de mate dat dit overeenkomt met de bepalingen in de statuten van de internationale infrastructuur en met engagementen die aangegaan werden ten aanzien van de internationale infrastructuur.

Art. 20 - Eindbeslissing door de raad van bestuur van aanvragen internationale onderzoeksinfrastructuur

§1.  Voor aanvragen internationale infrastructuur neemt de raad van bestuur van het FWO een eindbeslissing :

  • aan welke projecten Vlaamse onderzoekers zullen deelnemen;
  • of er vanuit Vlaanderen lidgelden zullen betaald worden, mocht de Federale Overheid hiervoor niet instaan, en in voorkomend geval het bedrag;
  • naast de beslissing tot deelname welke subsidies verleend worden;
  • voor welke projecten het uitdoofscenario zal worden uitgetekend, dat vervolgens eveneens voor beslissing aan de raad van bestuur zal worden voorgelegd.

De raad van bestuur neemt haar eindbeslissing rekening houdend met het advies van de commissie strategie.  De voordracht van de aanvragen kan slechts worden bekrachtigd of afgewezen. Bij afwijzing worden de commissies science en strategie opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke vermelding van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.

§2.  Indien de commissie strategie omtrent een aanvraagdossier een bijkomende voorwaarde  heeft geformuleerd, handelt de raad van bestuur van het FWO als volgt:

  1. ofwel wordt de bijkomende voorwaarde verworpen, en wordt het dossier goedgekeurd;
  2. ofwel wordt de bijkomende voorwaarde geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier goedgekeurd, met dien verstande dat de door de raad van bestuur opgelegde voorwaarden op het vlak van financiering of samenwerking zullen gelden als subsidiëringsvoorwaarden;
  3. ofwel wordt de bijkomende voorwaarde geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier slechts goedgekeurd indien aan de raad van bestuur de nodige remediëring wordt voorgelegd binnen een door de raad van bestuur bepaalde termijn, die niet korter kan zijn dan tien kalenderdagen en de zestig kalenderdagen niet mag overschrijden.  

§3.  Indien het globale bedrag van toe te kennen subsidies van de voor financiering voorgedragen voorstellen hoger ligt dan het beschikbare bedrag, worden de voorstellen in de volgorde van de rangschikking betoelaagd met het door de commissie strategie voorgestelde financieringsbedrag. De niet of gedeeltelijk gefinancierde maar wel excellent bevonden voorstellen verwerven hieruit geen rechten in het kader van een volgende oproep

Hoofdstuk III – Externe Peer Review

Art. 21 – Postdoctorale mandaten en projecten fundamenteel onderzoek

§1. Voor de evaluatie van elke aanvraag in het kader van de programma’s voor postdoctorale onderzoekers en projecten fundamenteel onderzoek, voor zover ingediend bij een FM respectievelijk FP - expertpanel, worden twee externe evaluatierapporten opgevraagd en toegevoegd aan het aanvraagdossier dat aan de expertpanels wordt bezorgd. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra extern evaluatierapport worden gevraagd.

§2. Het FWO zoekt en contacteert de experts met betrekking tot de thematiek van de aanvraag die optreden als externe referent.

§3. Externe referenten dienen te beantwoorden aan volgende criteria:

  • zij dienen verbonden te zijn aan een universiteit, onderzoeksinstelling of onderzoeksafdeling van een ander type van organisatie en dit minstens op postdoctoraal niveau;
  • zij beschikken over de expertise die zo dicht mogelijk aansluit bij de inhoud van de aanvraag.

§4. Er wordt naar gestreefd dat niet meer dan 2/3 van alle externe referenten samen die in het kader van eenzelfde aanvraagronde één of meerdere evaluaties indienen tot hetzelfde geslacht behoort.

§5. Zijn niet ontvankelijk als referent:

  • leden van de raad van bestuur van het FWO;
  • leden van een expertpanel van het FWO;
  • zij die een aanstelling genieten aan een Belgische universiteit, onderzoeksinstelling of welke andere organisatie ook of, in het geval van onderzoeksoproepen in het kader van bilaterale of lead agency overeenkomsten, aan een soortgelijke instelling of organisatie in het land (of zoals nader bepaald in de oproepdocumenten) waar de buitenlandse projectpartner werkzaam is;
  • coauteurs met de aanvrager(s) en/of hun (co)promotor(en) van een publicatie die ingediend of verschenen is na 1 januari van het jaar n-3 (n=aanvraagjaar), tenzij het totaal aantal auteurs groter is dan 10. Daarbij wordt onder 'co-auteurschap' begrepen:
    • co-auteurschap van een monografie waarvan ook de aanvrager medeauteur is;
    • co-auteurschap van een artikel of ander type van bijdrage aan een verzamelwerk (boek, tijdschriftnummer, verslag, handelingen van een congres, abstract,...) waarvan ook de aanvrager medeauteur is.

Editors worden niet beschouwd als coauteurs voor zover zij in de desbetreffende publicatie niet ook een rol hebben opgenomen die valt onder wat hierboven begrepen wordt als 'coauteur'. Co-editors van de aanvrager zijn evenwel niet toegestaan als externe referent;

  • partners van de aanvrager(s) in een onderzoekssamenwerking, al dan niet geformaliseerd in een onderzoeksproject, dat aangevraagd is of liep na 1 januari van het jaar n-3 (n=aanvraagjaar). In dit kader worden alleszins als onderzoekssamenwerking aangemerkt (niet-exhaustieve opsomming):
    • samenwerking in het kader van een onderzoeksmandaat, toegekend door het FWO;
    • samenwerking in het kader van een onderzoeksproject, al of niet rond een specifiek thema of in het kader van  internationale samenwerking, toegekend door het FWO;
    • samenwerking in het kader van het Odysseus-programma, toegekend door het FWO;
    • samenwerking in het kader van een Wetenschappelijke Onderzoeksgemeenschap, toegekend door het FWO;
    • samenwerking in het kader van soortgelijke programma’s zoals hierboven, toegekend door andere organisaties dan het FWO;
    • gezamenlijke uitvoering van onderzoek, maar niet geformaliseerd in een samenwerkingsverband zoals hierboven omschreven;
    • uitvoering van onderzoek in de onderzoeksruimten en/of met onderzoeksfaciliteiten die ter beschikking gesteld zijn door de aanvrager aan de referent of omgekeerd.

§6. Vooraleer de externe referenten toegang krijgen tot de te evalueren aanvraag dienen ze te verklaren dat ze voldoen aan de ontvankelijkheidsvereisten voor referenten en dat ze de informatie die in de aanvraag vervat is vertrouwelijk zullen behandelen en daarvan op geen enkele manier gebruik zullen maken voor andere doeleinden dan het opmaken van hun evaluatie, conform artikel 24, §4.

§7. De externe evaluatierapporten beantwoorden aan de volgende vereisten:

  • volledigheid;
  • voldoende motivering van de scores;
  • voldoende samenhang tussen de scores en de commentaren;
  • voldoende samenhang tussen de scores en de criteria van het door het FWO aangeleverde scorerooster;
  • opgesteld in respectvol en begrijpelijk taalgebruik.

§8. Aan de aanvragers is het toegestaan om in het aanvraagformulier maximum drie namen op te geven van experts die worden uitgesloten als externe referent wegens een aantoonbaar belangenconflict dat een objectieve evaluatie van de aanvraag in het gedrang kan brengen of wegens een aantoonbaar risico op misbruik van de informatie in de aanvraag door de genoemde expert. Aanvragers dienen elk verzoek tot uitsluiting te motiveren. Enkel tegen personen kan een reserve worden geformuleerd, niet tegen organisaties en instellingen of onderdelen daarvan.

Art. 22 – SBO-projecten

§1. Voor ieder SBO-projectvoorstel voorziet de FWO-administratie ten minste in vier internationale deskundigen die zich schriftelijk engageren het project te zullen evalueren. De FWO administratie onderneemt de nodige acties om deze vier externe reviews te bekomen. Deze deskundigen  beoordelen de SBO projectvoorstellen op basis van de beoordelingscriteria die zijn vastgelegd in het SBO besluit. Deze beoordelingscriteria zijn opgenomen in een scorerooster dat ook beschikbaar wordt gesteld aan de indieners van een projectvoorstel.

§2. De deskundigen geven schriftelijk feedback op zowel het wetenschappelijk luik als het valorisatieluik van het projectvoorstel.

§3. Op een ‘best effort basis’ voorziet de FWO administratie voor ieder SBO-projectvoorstel minimaal één expert uit het economische en/of maatschappelijk toepassingsveld waarin de beoogde valorisatie zal plaatsvinden.

§4. Maximum 2/3de van de aangeschreven experten die worden aangeschreven voor de externe peer review behoren tot hetzelfde geslacht.

§5. De bepalingen uit artikel 21, §4 tot en met §7, betreffende de ontvankelijkheid van referenten alsmede de confidentialiteitsverklaring zijn tevens van toepassing op de externe peer review van SBO-projectvoorstellen.

§6. Aan de aanvragers is het toegestaan om in het aanvraagformulier maximum drie namen op te geven van experts die worden uitgesloten als externe referent wegens een aantoonbaar belangenconflict dat een objectieve evaluatie van de aanvraag in het gedrang kan brengen of wegens een aantoonbaar risico op misbruik van de informatie in de aanvraag door de genoemde expert. Aanvragers dienen elk verzoek tot uitsluiting te motiveren. Enkel tegen personen kan een reserve worden geformuleerd, niet tegen organisaties en instellingen of onderdelen daarvan.

Art. 23 - Onderzoeksinfrastructuur

§1. Voor elke aanvraag zware en internationale infrastructuur voorziet de FWO administratie ten minste in drie internationale deskundigen die zich schriftelijk engageren het project te zullen evalueren.

§2. Het zoeken, voordragen en uitnodigen van externe referenten behoort tot de verantwoordelijkheid van de FWO-administratie, met als doel minstens drie referentenverslagen te ontvangen. De aanvragers mogen zelf tot maximum vijf namen van potentiële referenten voorstellen en drie namen van experts die zij niet als referent geselecteerd wensen te zien.

§3. De bepalingen uit artikel 21, §§ 5 en 6 betreffende de ontvankelijkheid van referenten alsmede de confidentialiteitsverklaring zijn tevens van toepassing op de externe peer review van de commissies science, invest en strategie.

Hoofdstuk IV - Algemene gedragscode panelleden en FWO-afgevaardigden

Art. 24 - Panelleden en wetenschappelijke voorzitters (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/06/2019)

De leden van de expertpanels, en waar van toepassing andere evaluatieorganen genoemd in dit reglement, dienen zich te houden aan de bepalingen van de gedragscode zoals bepaald in dit artikel, onverminderd andere algemeen aanvaarde principes en regels van wetenschappelijke integriteit. Een inbreuk door een panellid op de gedragscode kan leiden tot schorsing of ontslag, dat wordt uitgesproken door de werkgroep onderzoeksbeleid. De raad van bestuur geldt als beroepsinstantie.

§1. Procedure

De expertpanels hebben als bedoeling om

  • de mandaten en projecten, ingediend in het kader van een oproep, op correcte en objectieve wijze te evalueren aan de hand van vooraf bepaalde evaluatiecriteria; voor elk van de evaluatiecriteria worden de mogelijke scores vooraf duidelijk omschreven en als zodanig opgenomen in het scorerooster;
  • in consensus voor elk van de ingediende projectvoorstellen of mandaten tot een eindscore te komen;
  • in consensus finaal een rangschikking van de ingediende projectvoorstellen voor te stellen aan de raad van bestuur.

Het panellid respecteert de selectieprocedure en de evaluatiecriteria zoals die reglementair zijn vastgelegd en volgt die nauwgezet na.

Alle panelleden worden na afloop van de procedure per aanvraagronde uitgenodigd om het verloop daarvan te evalueren. Deze evaluaties worden gebundeld voorgelegd aan de raad van bestuur.

§2. Onafhankelijkheid

  • Het panellid zetelt enkel in eigen naam in het panel en niet als vertegenwoordiger van een organisatie, land of welke entiteit ook waaraan hij/zij verbonden is. Bij de evaluatie zal het door geen andere overwegingen gemotiveerd worden dan het belang van de wetenschap en de wetenschappelijke verdiensten van de aanvraag.

§3. Belangenconflicten

  • Tijdens een aanvraagronde waarin het lid zelf een aanvraag indient of als (co)promotor/supervisor ondersteunt, kan het niet zetelen in het panel dat zijn aanvraag evalueert.
  • Het panellid informeert het FWO telkens er zich een belangenconflict voordoet of zelfs indien daar enige twijfel over kan bestaan. Indien een lid een (mogelijk) belangenconflict niet meldt, kan de raad van bestuur het lid schorsen na een tegensprekelijke procedure.
  • Het panellid kan niet optreden als interne evaluator van een aanvraagdossier in volgende gevallen:
    • het lid is als onderzoeker betrokken bij het aanvraagdossier;
    • het lid kan direct of indirect voordeel hebben bij de toekenning of afwijzing van een aanvraag;
    • het lid is verbonden aan de instelling die optreedt als onthaalinstelling voor een of meerdere aanvragers;
    • het lid was in de loop van de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvraag of is tijdens het evaluatieproces van de aanvraag verbonden of plant reeds voor de toekomst een verbinding aan dezelfde onderzoekseenheid als degene waaraan ook één of meerdere van de aanvragers verbonden zijn; daarbij wordt onder ‘onderzoekseenheid’ begrepen: een structureel samenwerkingsverband m.b.t. onderzoek binnen een departement of over meerdere departementen van een of meerdere faculteiten dan wel instellingen heen;
    • het lid is betrokken of was betrokken tijdens de laatste drie jaar (voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de te evalueren aanvragen) bij een aanvraag of lopend onderzoek van de aanvrager of diens (co)promotor ;
    • het lid is met de aanvrager verbonden door familiale banden of een huwelijk of daarmee vergelijkbare relatie;
    • het lid is coauteur met een of meerdere aanvragers en/of hun (co)promotor(en) van een publicatie die ingediend of verschenen is binnen de laatste drie jaar voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de aanvraag of tijdens het evaluatieproces van de aanvraag of die gepland wordt voor de toekomst.
  • Het panellid kan niet deelnemen aan de bespreking van en de besluitvorming over een aanvraagdossier in volgende gevallen:
    • het lid is als onderzoeker betrokken bij het aanvraagdossier;
    • het lid is verbonden aan dezelfde onderzoekseenheid als degene waaraan ook één of meerdere van de aanvragers verbonden zijn; daarbij wordt onder ‘onderzoekseenheid’ begrepen: een structureel samenwerkingsverband m.b.t. onderzoek binnen een departement of over meerdere departementen van een of meerdere faculteiten dan wel instellingen heen;
    • het lid is betrokken of was betrokken tijdens de laatste drie jaar (voorafgaand aan de uiterste indiendatum voor de te evalueren aanvragen) bij een aanvraag of lopend onderzoek van de aanvrager of diens (co)promotor ;
    • het lid is met de aanvrager verbonden door familiale banden of een huwelijk of daarmee vergelijkbare relatie.

§4. Vertrouwelijkheid - Privacy

Het panellid communiceert niet extern over de beraadslagingen in het panel noch over de informatie die wordt verstrekt in het kader van de evaluatieprocedure en gebruikt deze informatie niet voor eigen doeleinden of die van een derde partij. Daarbij gaat het enkel om informatie die het panellid niet kende voordat het die rol opnam, die niet publiek beschikbaar is op het ogenblik waarop het panellid de informatie ontvangt of daarover communiceert, die daarna niet rechtmatig publiek werd gemaakt, en die niet rechtmatig verkregen is van een derde partij op een niet-vertrouwelijke basis.

Deze verplichting tot vertrouwelijkheid dient door het panellid gedurende een redelijke termijn in acht genomen te worden. De periode die als een redelijke termijn kan worden aanvaard, zal in concreto geval per geval worden beoordeeld en hierbij zal een termijn van 5 jaar als richtlijn gehanteerd worden. Iedere inbreuk ten aanzien van de verplichting tot vertrouwelijkheid zal echter in concreto en op individuele basis door het FWO beoordeeld worden.

Daarnaast dienen de panelleden er ook over te waken dat zij, conform de principes en bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming of “AVG”) op een correcte wijze omgaan met persoonsgegevens waarvan zij in het kader van hun functie als panellid kennis nemen.

Deze verplichting houdt onder andere in dat de panelleden erover waken dat zij de persoonsgegevens m.b.t. de aanvragen en beraadslagingen alsmede eventuele gegevensdragers die deze informatie bevatten niet (on)opzettelijk ter beschikking stellen van derden of overdragen aan derden.

Indien deze feiten zich desondanks, op eender welke manier, toch zouden voordoen, is er sprake van een data-inbreuk, zoals bepaald in bovenvermelde verordening, zodat het panellid het FWO hiervan onverwijld in kennis dient te stellen en dit via een e-mail aan de volgende e-mailadressen: expert@fwo.beit@fwo.be & dpo@fwo.be, waarna de medewerking van de betrokken expert nog verder vereist kan zijn.

§5. Meldingsplicht

Een panellid mag niet worden benaderd om de evaluatie te beïnvloeden. Ook de vraag naar vertrouwelijke informatie of contactneming met welke andere motieven betreffende de evaluatie ook, is niet aanvaardbaar. Indien ten aanzien van een panellid een poging tot dergelijke benadering wordt ondernomen, dient het lid dit te melden aan het FWO, dat daarop de gepaste maatregelen zal nemen.

§6. Rolverdeling in de expertpanels

Een individueel panellid heeft de volgende verantwoordelijkheden:

  • bijdragen aan de doelstelling van het expertpanel vanuit zijn eigen specifieke expertise en achtergrond.
  • opstellen van een intern evaluatierapport voor bepaalde hem/haar toegewezen dossiers volgens een evaluatiesjabloon, op basis van de evaluatiecriteria. De interne evaluatierapporten worden ter beschikking gesteld van het expertpanel en dienen als input voor de gezamenlijke panelvergadering;
  • ter voorbereiding van de gezamenlijke panelvergadering kennis nemen van de inhoud van alle aanvragen die aan het expertpanel toegewezen zijn en het lezen van de ter beschikking gestelde interne evaluatierapporten, externe evaluatierapporten en eventuele reacties;
  • deelnemen aan de preselectie van mandaten, waar van toepassing;
  • actief deelnemen aan de gezamenlijke panelvergadering;
  • na de panelvergadering aanpassen van de interne evaluatierapporten, die mede als basis voor de feedback aan de aanvragers dienen, conform de bespreking tijdens de panelvergadering (niet van toepassing voor het TBM-kanaal);
  • voor een deel van de aanvragen als interne evaluator die ook verantwoordelijk is voor de feedback aan de aanvrager of als rapporteur een syntheserapport maken van de bevindingen van de interne evaluatoren, de externe referenten (waar van toepassing), de reactie van de aanvragers (waar van toepassing) en het integrale panel met het oog op de terugkoppeling naar de aanvrager (niet van toepassing voor het TBM-kanaal).

In de panels met een wetenschappelijke voorzitter heeft deze, naast de hierboven opgesomde verantwoordelijkheden als panellid, de volgende verantwoordelijkheden:

  • de vergadering in goede banen leiden, conform de in dit reglement bepaalde gedragscode;
  • de verdeling van de aanvragen over interne evaluatoren organiseren;
  • de kwaliteit van het evaluatieproces bewaken;
  • bewaken van de kwaliteit van de terugkoppelingsrapporten;
  • zetelen in de gebiedsraad van het expertpanel.

§7. Mits motivering kan door het FWO van de bepalingen in dit artikel worden afgeweken.

Art. 25 - FWO-afgevaardigde (administratief voorzitter of moderator)

De FWO-afgevaardigde (administratief voorzitter) heeft volgende verantwoordelijkheden:

  • toekijken op de naleving van de in dit reglement bepaalde gedragscode;
  • identificeren van gekende belangenconflicten en ze kenbaar maken aan de panelleden;
  • voorstellen van externe onafhankelijke experten voor de aan het panel toegewezen aanvragen;
  • de kwaliteit van het evaluatieproces bewaken: de FWO-afgevaardigde gaat in het bijzonder na of de evaluatie van de aanvragen en de toekenning van de scores conform gebeurt met het vooraf bepaalde scorerooster. De FWO-afgevaardigde bewaakt de ijklijn en stuurt indien nodig het panel bij. De scores van gelijkwaardige dossiers moeten tussen verschillende panels binnen dezelfde reikwijdte liggen;
  • de preselectie van kandidaten bij de mandatenprogramma’s en van de panelvergaderingen voorbereiden;
  • het ontwerpverslag van de panelvergadering opstellen, inclusief het voorstel van rangschikking en de selectie van projectvoorstellen en/of mandaten die voor financiering in aanmerking komen, dat wordt voorgelegd aan de raad van bestuur;
  • informatie verstrekken aan de indieners over de evaluatie van hun dossiers;
  • de kwaliteit van de terugkoppelingsrapporten bewaken;
  • voor het TBM-kanaal: voor een deel van de aanvragen een syntheserapport maken op basis van de bevindingen van de interne evaluatoren, de reactie van de aanvragers en de bevindingen van het panel met het oog op de terugkoppeling naar de aanvrager.

In de panels zonder wetenschappelijk voorzitter heeft de moderator ook volgende verantwoordelijkheden:

  • de vergadering procedureel in goede banen leiden, conform de in dit reglement bepaalde gedragscode;
  • de verdeling van de aanvragen over interne evaluatoren organiseren;
  • de kwaliteit van het evaluatieproces bewaken;
  • bewaken van de kwaliteit van de terugkoppelingsrapporten.