Reglement tot regeling van de interne en externe peer review

Art. 2. - Ondersteuningsprogramma’s voor fundamenteel onderzoek: aspirant, postdoctoraal onderzoeker en project (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/06/2019, 24/06/2020, 23/09/2020, 16/12/2020, 23/11/2021 en 29/06/2022)

§1. Zowel voor de evaluatie van de projectaanvragen als voor de aanvragen van de pre- en postdoctorale mandaten zijn telkens 31 expertpanels en 1 interdisciplinair expertpanel bevoegd, met als benaming Fundamenteel Mandaten (FM) - expertpanel voor de mandaten fundamenteel onderzoek en Fundamenteel Projecten (FP) - expertpanel voor de projecten fundamenteel onderzoek. Per discipline of disciplinecluster is één FM-expertpanel bevoegd voor de evaluatie van de mandaten en FP-expertpanel één voor de evaluatie van de projecten. Voor G&M4 bestaat er een apart panel voor de evaluatie van de postdoctorale aanvragen (G&M4 PD) en voor de evaluatie van de aanvragen aspirant fundamenteel onderzoek (G&M4 ASP).

De indeling van deze telkens per discipline of disciplinecluster gekoppelde FP- en FM-expertpanels is als volgt:

Gebied Biologische wetenschappen

• Bio1: Moleculaire en Cellulaire Biologie
• Bio2: Functionele Biologie
• Bio3: Biodiversiteit, Ecologie en Evolutie
• Bio4: Toegepaste Biologische Wetenschappen

Gebied Cultuurwetenschappen

• Cult1: Taalkunde
• Cult2: Kunst, Kunstgeschiedenis, Architectuur, Design en Literatuur
• Cult3: Geschiedenis en Archeologie
• Cult4: Theologie en Religiewetenschappen
• Cult5: Filosofie en Ethiek

Gebied Gedrags- en Maatschappijwetenschappen

• G&M1: Rechtswetenschappen en Criminologie
• G&M2: Economie, Bedrijfskunde en Management
• G&M3: Psychologie, Pedagogiek en Onderwijskunde
• G&M4: Communicatiewetenschappen, Politieke Wetenschappen, Sociaal Werk, Sociale en Culturele Antropologie en Sociologie

Gebied Medische wetenschappen

• Med1: Farmaceutische Wetenschappen en Medische Biochemie
• Med2:Bio-informatica, Genetica en Functioneel Genoomonderzoek, Ontwikkelings- en Stamcelbiologie
• Med3: Immunologie en Microbiologie
• Med4: Kankeronderzoek
• Med5: Neurologie, Neurowetenschappen, NKO-geneeskunde, Oftalmologie, Psychiatrie
• Med6: Ademhalingssysteem, Cardiovasculair Systeem, Hematologie, Nefrologie
• Med7: Endocrinologie, Gastro-enterologie, Hepatologie, Metabolisme en Voeding, Reproductie, Urogenitaal System
• Med8: Gezondheidswetenschappen
• Med9: Bewegings- en Sportwetenschappen, Dermatologie, Fysiotherapie en Revalidatiewetenschappen, Tandheelkunde en Maxillofaciale Geneeskunde, Orthopedie en Musculoskeletale Wetenschappen, Reumatologie

Gebied Wetenschap en Technologie

• W&T1: Wiskundige Wetenschappen
• W&T2: Fysica
• W&T3: Gecondenseerde Materie
• W&T4: Chemie
• W&T5: Informatica en Informatietechnologie
• W&T6: Chemische Ingenieurstechnieken en Materiaalkunde
• W&T7: Elektronica, Energie, Elektrotechniek en Werktuigkunde
• W&T8: Wetenschappen van de Aarde en de Ruimte
• W&T9: Wetenschap, Technologie en Sociaal-Technische Analyse van de Gebouwde Omgeving

Interdisciplinair

• Specifiek Interdisciplinair Panel

§2. De FP- en FM-expertpanels bestaan elk in principe uit twaalf leden, die verbonden zijn aan universiteiten, instellingen voor wetenschappelijk onderzoek en/of entiteiten met wetenschappelijke onderzoeksopdrachten in andere instellingen en organisaties. In een FP- en FM-expertpanel dat 50 aanvragen of meer ontvangt in één oproep, kan een 13de lid worden aangesteld voor de behandeling van de betreffende oproep; in een FP- en FM-expertpanel dat 70 aanvragen of meer ontvangt in één oproep, kan een 14de lid worden aangesteld voor de behandeling van de betreffende oproep. De raad van bestuur kan, op voorstel van de FWO-administratie, uitzonderlijk afwijken van het vooropgestelde maximumaantal leden.

Een expertpanel wordt voorgezeten door een wetenschappelijk voorzitter, die onder de panelleden met niet-Vlaamse affiliatie wordt aangeduid door de raad van bestuur, en een administratief voorzitter, die wordt afgevaardigd vanuit de FWO-administratie. Bij de aanduiding van de wetenschappelijke voorzitters wordt ernaar gestreefd dat niet meer dan twee derde van alle wetenschappelijke voorzitters samen behoren tot hetzelfde geslacht.

§3. De leden worden aangeduid door de raad van bestuur.

De raad van bestuur neemt haar beslissing ter zake op advies van de gebiedsraden per wetenschapsgebied, die bestaan uit de wetenschappelijke voorzitters van de betrokken FP- en FM-expertpanels.

De administratie van het FWO legt aan de gebiedsraden voorstellen tot panelsamenstelling voor. Ze kan kandidaat-leden onder meer aanbrengen op basis van spontane sollicitaties van kandidaten, relevante databanken en voorstellen van zetelende FP- en FM-expertpanelleden. De wetenschappelijke voorzitter van elk panel raadpleegt  voor het overleg in de gebiedsraad het betrokken panel over de daar in te vullen vacatures.

Alle kandidaat-panelleden worden geëvalueerd op hun wetenschappelijke expertise door het Expertisecentrum O&O Monitoring (ECOOM).

Alle kandidaat-leden zijn van minimaal postdoctoraal niveau of equivalent.

Bij de aanduiding van de panelleden geldt in eerste instantie hun wetenschappelijke excellentie. Daarvoor geldt als norm dat het kandidaat-lid behoort tot de 30 procent meest excellente experts met als referentiegroep de experts in België met betrekking tot dezelfde discipline(s). Van deze norm kan slechts gemotiveerd worden afgeweken. Bij de aanduiding van de panelleden geldt in tweede instantie het streefcijfer van maximum 2/3 van de aangestelde leden van hetzelfde geslacht over alle panels van eenzelfde aanvraagprogramma heen.

Bij de samenstelling van de panels wordt tevens aandacht besteed aan de complementariteit tussen de expertises betreffende de door het panel afgedekte (sub)disciplines en aan het vermijden van een concentratie van instellingen waaraan panelleden verbonden zijn.  

§4. De meerderheid van de leden van een FP- en FM-expertpanel mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker).

§5. Tijdens de hele duur van hun mandaat geldt in principe dat de panelleden minstens 50 procent aan een universiteit, wetenschappelijke instelling en/of entiteit met wetenschappelijke onderzoeksopdrachten in andere instellingen en organisaties dienen aangesteld te zijn.

De raad van bestuur kan omwille van wetenschappelijke expertise afwijkingen van deze voorwaarde toestaan.

§6. Het lidmaatschap van een FP- en een FM-expertpanel is persoonlijk en onoverdraagbaar. De termijn van een lidmaatschap van een FP- en een FM-expertpanel bedraagt drie jaar. Deze termijn is eenmaal hernieuwbaar. De raad van bestuur kan een lid tijdelijk vervangen, zonder dat de termijn van het lidmaatschap evenwel verlengd wordt met de duur van de vervanging. Een lid kan slechts één keer per aanstellingstermijn en per aanvraagkanaal vervangen worden. In een FM-expertpanel kan een lid eenmaal voor de evaluatie van een postdoctorale oproep en eenmaal voor de evaluatie van een aspirantenoproep vervangen worden binnen een termijn van drie jaar van het panellidmaatschap. Een lid kan pas opnieuw in een panel zetelen drie jaar na het einde van een eerste termijn die niet hernieuwd werd of drie jaar na het einde van een tweede termijn.

§7. Panelleden die een projectaanvraag hebben ingediend als promotor of copromotor dan wel optreden als (co-)promotor of als (co-)supervisor voor een mandaataanvraag die behandeld zal worden door het panel waarvan ze lid zijn, zetelen tijdens de desbetreffende aanvraagronde niet in dat panel.

§8. Elke expert kan slechts in één vakspecifiek FP- of FM-expertpanel zetelen, met uitzondering van het interdisciplinaire panel, waarvan het lidmaatschap kan worden gecombineerd met dat van een ander expertpanel.

§9.1° Panelleden die de gedragscode, zoals geformuleerd in dit reglement, niet respecteren, kunnen op basis van een gemotiveerde beslissing uit het FP- en FM-expertpanel worden geschorst of ontslagen.

2° Indien een panellid de gedragscode niet heeft gerespecteerd wordt dit door de voorzitters van het betrokken panel gemeld aan het FWO. De voorzitters bezorgen het FWO hierbij een beknopt doch gemotiveerd verslag van de inbreuk(en) die ten laste worden gelegd van het betrokken panellid. Het FWO brengt vervolgens het betrokken panellid op de hoogte van de ten laste gelegde inbreuk waarna het panellid de kans geboden wordt om hierop (schriftelijk/elektronisch) te reageren en dit binnen een termijn van zeven werkdagen na ontvangst van de kennisgeving vanwege het FWO.

3° Het volledige dossier, bestaande uit het verslag van de voorzitters van het betrokken panel, de kennisgeving van de inbreuk door het FWO en de eventuele reactie hierop van het betrokken panellid wordt vervolgens bezorgd aan de betrokken gebiedsraad, die een gemotiveerde beslissing moeten nemen aangaande de schorsing of het ontslag van het panellid. Het FWO brengt het betrokken panellid op de hoogte van de genomen beslissing.

4° Panelleden die het niet eens zijn met de beslissing kunnen een vraag tot herziening indienen bij de raad van bestuur. De raad van bestuur fungeert als beroepsinstantie.

5° Deze vraag tot herziening moet ingediend worden binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van de beslissing en dient gebaseerd te zijn op de in de beslissing van de voorzitters van de gebiedsraad aangehaalde argumenten. Daarnaast moet deze vraag tot herziening ook gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare elementen.

6° Een panellid kan tegen de beslissing slechts eenmaal in beroep gaan.

7° De raad van bestuur beoordeelt of de vraag tot herziening gegrond is. Indien op de vraag wordt ingegaan, zal de schorsing of het ontslag van het panellid ongedaan gemaakt worden.

8° Bij ontevredenheid over de behandeling door het FWO kan te allen tijde schriftelijk of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 kalenderdagen na ontvangst behandeld.

§10. Het lidmaatschap van een FP- en FM-expertpanel is onverenigbaar met de functie van rector, vice-rector, directeur of verantwoordelijke van het onderzoeksbeleid van een bij het FWO ontvankelijke onthaalinstelling of met het lidmaatschap van de raad van bestuur van het FWO.

§11. Emeriti kunnen zetelen in een FP- en FM-expertpanel indien ze nog actief bij wetenschappelijk onderzoek betrokken zijn. Deze activiteit wordt vastgesteld aan de hand van hun publicaties in het betrokken wetenschappelijk domein.

§12. Kandidaat panelleden die behoren tot de 30% meest excellente experts met als referentiegroep de experts in België met betrekking tot dezelfde discipline, worden opgenomen in het FWO Review College waaruit nieuwe panelleden geselecteerd worden voor aanstelling. De termijn van een lidmaatschap van dit FWO Review College bedraagt in principe drie jaar. Panelleden wiens lidmaatschap van een expertpanel in de loop van het eerste mandaat wordt beëindigd kunnen eveneens worden opgenomen in het Review College. Indien zij binnen de periode van drie jaar opnieuw in het panel worden aangesteld, geldt dit als hun tweede termijn in het panel.

Art. 3- Aspiranten strategisch basisonderzoek (SB) (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 16/12/2020 en 29/06/2022)

§1. Voor de evaluatie van de aanvragen voor een mandaat van aspirant strategisch basisonderzoek zijn SB-expertpanels op basis van verschillende wetenschappelijke thema's bevoegd. Deze wetenschappelijke thema’s worden gedefinieerd door de raad van bestuur.

§2. De leden van SB-expertpanels zijn verbonden aan universiteiten, instellingen voor wetenschappelijk onderzoek, entiteiten met wetenschappelijke onderzoeksopdrachten in andere instellingen en organisaties, of ondernemingen met activiteiten in onderzoek en ontwikkeling.

§3. De leden worden aangeduid door de raad van bestuur.

De administratie van het FWO legt aan de raad van bestuur voorstellen tot panelsamenstelling voor. Ze kan kandidaat-leden onder meer aanbrengen op basis van spontane sollicitaties van kandidaten, door middel van relevante databanken, op voorstel van zetelende expertpanelleden en van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO).

Alle kandidaat-leden zijn van minimaal postdoctoraal niveau of equivalent.

Ten minste een derde van het totaal aantal aangestelde leden is rechtstreeks betrokken bij onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven.

Ten minste een derde van de aangestelde leden is verbonden aan een hoger onderwijsinstelling of een onderzoekscentrum. Bij de aanduiding van deze panelleden geldt in eerste instantie hun wetenschappelijke excellentie als criterium. Daarbij wordt ernaar gestreefd dat panelleden verbonden aan een universiteit behoren tot de 30 procent meest excellente experts met als referentiegroep de experts in België met betrekking tot dezelfde discipline(s).

Bij de aanstelling van de panelleden geldt een streefcijfer van maximum 2/3 van de aangestelde leden van hetzelfde geslacht over alle panels heen.

Bij de samenstelling van de panels wordt tevens aandacht besteed aan de complementariteit tussen de door het panel afgedekte (sub)disciplines en aan het vermijden van een concentratie van instellingen waaraan panelleden verbonden zijn.

§4. De meerderheid van de leden van de SB-expertpanels mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker), noch verbonden zijn (geweest) aan een Vlaamse exploitatiezetel van een onderneming.

§5. De wetenschappelijke thema’s, de ledensamenstelling en/of het ledenaantal van de SB-expertpanels kunnen jaarlijks door de raad van bestuur herzien worden, op basis van tendensen bij het aantal aanvragen en/of de onderwerpen van de projectvoorstellen,

Indien genoodzaakt door het aantal aanvragen per wetenschappelijk thema kan de raad van bestuur een wetenschappelijk thema opsplitsen naar meerdere panels of meerdere thema’s samenvoegen in één panel.

§6. Het lidmaatschap van de SB-expertpanels is persoonlijk en onoverdraagbaar. De termijn van een lidmaatschap bedraagt drie jaar. Deze termijn is eenmaal hernieuwbaar. Een lid kan pas opnieuw in een panel zetelen drie jaar na het einde van een eerste termijn die niet hernieuwd werd of drie jaar na het einde van een tweede termijn.

De raad van bestuur kan een lid tijdelijk vervangen. Een panel kan ad-hoc aangevuld worden met bijkomende leden, op basis van de overeenkomst tussen ingediende onderwerpen en beschikbare expertise in het SB-expertpanel.

§7. Panelleden die (co)promotor zijn van een mandaataanvraag die behandeld zal worden door het SB-expertpanel waarin ze zetelen, zetelen tijdens de desbetreffende aanvraagronde niet in dat panel.

§8. Elke expert kan slechts in één vakspecifiek SB-expertpanel zetelen.

§9.1° Panelleden die de gedragscode, zoals geformuleerd in dit reglement, niet respecteren, kunnen op basis van een gemotiveerde beslissing uit het SB-expertpanel worden geschorst of ontslagen.

2° Indien een panellid de gedragscode niet heeft gerespecteerd wordt dit door de voorzitter/ FWO-afgevaardigde (moderator) van het betrokken panel gemeld aan het FWO. De voorzitter/ FWO-afgevaardigde (moderator) bezorgt het FWO hierbij een beknopt doch gemotiveerd verslag van de inbreuk(en) die ten laste worden gelegd van het betrokken panellid. Het FWO brengt vervolgens het betrokken panellid op de hoogte van de ten laste gelegde inbreuk waarna het betrokken panellid de kans geboden wordt om hierop (schriftelijk/elektronisch) te reageren en dit binnen een termijn van zeven werkdagen na ontvangst van de kennisgeving vanwege het FWO.

3° Het volledige dossier, bestaande uit het verslag van de voorzitter/ FWO-afgevaardigde (moderator) van het panel, de kennisgeving van de inbreuk door het FWO en de eventuele reactie hierop van het betrokken panellid wordt vervolgens bezorgd aan de overkoepelende commissie SBO-Economisch, die een gemotiveerde beslissing moeten nemen aangaande de schorsing of het ontslag van het panellid. Het FWO brengt het betrokken panellid op de hoogte van de genomen beslissing.

4° Panelleden die het niet eens zijn met de beslissing kunnen een vraag tot herziening indienen bij de raad van bestuur. De raad van bestuur fungeert als beroepsinstantie.

5° Deze vraag tot herziening moet ingediend worden binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van de beslissing en dient gebaseerd te zijn op de in de beslissing van de overkoepelende commissie SBO-Economisch aangehaalde argumenten. Daarnaast moet deze vraag tot herziening ook gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare elementen.

6° Een panellid kan tegen de beslissing slechts eenmaal in beroep gaan.

7° De raad van bestuur beoordeelt of de vraag tot herziening gegrond is. Indien op de vraag wordt ingegaan, zal de schorsing of het ontslag van het panellid ongedaan gemaakt worden.

8° Bij ontevredenheid over de behandeling door het FWO kan te allen tijde schriftelijk of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden binnen de 45 kalenderdagen na ontvangst behandeld.

§10. Het lidmaatschap van een SB-expertpanel is onverenigbaar met de functie van rector, vice-rector, directeur of verantwoordelijke van het onderzoeksbeleid van een bij het FWO ontvankelijke onthaalinstelling of met het lidmaatschap van de raad van bestuur van het FWO.

§11. Emeriti kunnen zetelen in een SB-expertpanel indien ze nog actief bij wetenschappelijk onderzoek betrokken zijn. Deze activiteit wordt vastgesteld aan de hand van hun publicaties in het betrokken wetenschappelijk domein.

§12. Elk SB-expertpanel wordt begeleid door een vertegenwoordiger van het FWO, die optreedt als moderator.

Art. 4. - Evaluatieprocedure aspirant fundamenteel onderzoek en aspirant strategisch basis onderzoek (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 30/01/2019, 26/06/2019, 12/05/2021, 26/10/2022 en 28/06/2023)

§1. De evaluatie van de oproepen aspirant fundamenteel en aspirant strategisch basisonderzoek omvat twee stappen.

In stap één maakt het FM- resp. SB-expertpanel een preselectie van de kandidaten op basis van het aanvraagdossier, waarbij drie interne evaluatierapporten, op te stellen door panelleden die optreden als interne evaluatoren, de insteek voor de discussie vormen. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra intern evaluatierapport worden gevraagd.

In stap twee geven de geselecteerde aanvragers een mondelinge presentatie over hun onderzoeksvoorstel en wordt de kandidaat door de panelleden geïnterviewd. Nadat alle geselecteerde kandidaten gehoord en geëvalueerd zijn, stelt het FM- resp. SB-expertpanel een rangschikking op van de kandidaten aan wie het een mandaat wenst toe te kennen.

§2. De evaluatie van de predoctorale aanvragen vindt plaats op basis van de hieronder bepaalde criteria. Deze criteria worden vermeld in de oproep- en aanvraagdocumenten, de scoreroosters en gehanteerd tijdens het evaluatieproces.

§2.1. - aspiranten fundamenteel onderzoek

De aanvragen worden beoordeeld op de onderdelen kandidaat en project. Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel (FM-expertpanel) worden aanvragen ook beoordeeld op het onderdeel interdisciplinariteit. 

De kandidaat wordt in stap één geëvalueerd op basis van de studieresultaten, de motivatie en de relevante competenties. 

De kandidaat wordt in stap twee geëvalueerd op basis van de potentiële bekwaamheid tot het zelfstandig uitvoeren van doctoraatsonderzoek, met inbegrip van het redeneervermogen, de kritische geest, de wetenschappelijke vakkennis en het inzicht in het project. 

Het project wordt in beide stappen geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwende karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project. 

Voor de aanvragen bij het Specifiek Interdisciplinair Panel wordt in beide stappen op basis van de gehanteerde functionele definitie van interdisciplinariteit de kwaliteit van de interdisciplinariteit geëvalueerd.

§2.2. - aspiranten strategisch basisonderzoek

De aanvragen worden beoordeeld op de evaluatiecriteria kandidaat, project en toepassingspotentieel.

De kandidaat wordt in stap één geëvalueerd op basis van de studieresultaten, de motivatie en de relevante competenties.

De kandidaat wordt in stap twee geëvalueerd op basis van de potentiële bekwaamheid tot het zelfstandig uitvoeren van doctoraatsonderzoek als innovatiegerichte onderzoeker, met inbegrip van redeneervermogen en kritische geest, wetenschappelijke vakkennis en inzicht in het project, en inzicht in het toepassingspotentieel.

Het project wordt in beide stappen geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke kwaliteit en de relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwende karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

Het toepassingspotentieel, of het strategisch belang van het onderzoeksproject met betrekking tot het lange termijn-potentieel voor innovatieve toepassingen met economisch toegevoegde waarde, wordt in beide stappen geëvalueerd op het strategisch belang van de onderzoeksaanpak voor de beoogde toepassingen (relevantie) en van de potentiële toepassingen voor mogelijke gebruikers (impact).

§3. Alle panelleden krijgen alle dossiers toegestuurd en worden geacht alle aanvragen te lezen.

§4. Elke aanvraag wordt in principe door drie panelleden grondig geëvalueerd. Zij schrijven hierover een intern evaluatierapport aan de hand van een sjabloon met de evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria worden ook geijkt en omschreven in het scorerooster dat deel uitmaakt van het sjabloon.

De interne evaluatierapporten worden beschikbaar gesteld aan de overige panelleden. Het panel wordt gewezen op significante afwijkingen tussen scores van interne evaluatierapporten. Interne evaluatierapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het FM- resp. SB-expertpanel.

Eén van de drie interne evaluatoren is bovendien verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

§5. Een interne evaluator geeft scores op de onderdelen kandidaat, project en voor aspiranten strategisch basisonderzoek ook op het onderdeel toepassingspotentieel.

De totaalscore van een interne evaluator wordt bepaald aan de hand van een weging van de deelscores. Voor de aspiranten fundamenteel onderzoek weegt het onderdeel kandidaat mee voor 50 procent en het onderdeel project voor 50 procent. Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel weegt het onderdeel kandidaat mee voor 50 procent, het onderdeel project voor 30 procent en het onderdeel interdisciplinariteit voor 20 procent.

Voor de aspiranten strategisch basisonderzoek weegt het onderdeel kandidaat mee voor 50 procent, het onderdeel project voor 30 procent en het onderdeel toepassingspotentieel voor 20 procent.

§6. Na inlevering van alle interne evaluatierapporten worden de aanvragen door het integrale FM- en SB-expertpanel besproken en op basis van de scores en de daaruit volgende rangschikking al dan niet geselecteerd voor stap twee. De geselecteerde kandidaten worden daarop tijdig uitgenodigd voor de mondelinge presentatie en het interview. Voor het maximum uit te nodigen kandidaten zie paragraaf 11 van dit artikel.

§7. In stap twee van de evaluatie leggen de kandidaten een mondelinge proef af. Deze bestaat uit een korte presentatie en een interview, bestaande uit een gesprek tussen de panelleden en de kandidaat over de aanvraag.

§8. Na het interview wordt door de panelleden in consensus een score toegekend voor de evaluatiecriteria kandidaat en project, voor het Specifiek Interdisciplinair Panel bijkomend ook voor interdisciplinariteit, en voor aspiranten strategisch basisonderzoek bijkomend ook voor het toepassingspotentieel.

§9. Na de interviews worden de kandidaten per FM- resp. SB-expertpanel gerangschikt aan de hand van een gewogen totaalscore, gebaseerd op de toegekende scores voor de evaluatiecriteria voor kandidaat, project en bijkomend in het geval van het FM Specifiek Interdisciplinair Panel ook voor de interdisciplinariteit, en bijkomend in het geval van aspiranten strategisch basisonderzoek ook voor het toepassingspotentieel. Voor de berekening van de gewogen totaalscore worden de onderdelen gewogen op de wijze zoals bepaald in paragraaf 5 van dit artikel.

§10. Een aantal (streefwaarde 90 procent) van de toe te kennen mandaten wordt over de panels verdeeld pro rato van het aantal ontvankelijke kandidaten per expertpanel. Deze mandaten vormen in elk expertpanel het ‘panelquotum’, of het maximum aantal rechtstreeks toe te kennen mandaten. Deze verdeling wordt door raad van bestuur bij elke oproep en vóór de start van de preselecties vastgelegd voor 90 procent (streefwaarde) van het totaal aantal beschikbare mandaten.

§11. In elk expertpanel bedraagt het aantal kandidaten dat op basis van de preselectie kan uitgenodigd worden voor het interview maximum twee maal het panelquotum. Indien het panelquotum slechts 1 is, kan het panel ook een derde kandidaat uitnodigen.

§12. De mandaten uit het panelquotum worden rechtstreeks toegekend aan de na het interview hoogst gerangschikte kandidaten, voor zover deze voor elk evaluatiecriterium minstens een vooraf bepaalde minimumscore behalen. Het FWO legt bij elke oproep en vóór de start van de interviews deze minimumscores vast.

§13 Na afloop van alle interviews worden de resterende mandaten, zijnde (streefwaarde) 10 procent van het totale aantal en eventueel aangevuld met niet toegekende mandaten uit de panelquota, toegekend op basis van een rangschikking van overblijvende geïnterviewde kandidaten uit alle expertpanels. Deze rangschikking is gebaseerd op de gewogen totaalscores die per expertpanel gestandaardiseerd werden. Elke geïnterviewde kandidaat die de minimumscores haalt, komt hiervoor in aanmerking.

§14. Voor elke aanvraag wordt na stap twee een algemene conclusie over de sterke en zwakke punten van de aanvraag, zoals door het integrale FM- resp. SB-expertpanel vastgesteld, geformuleerd. Per aanvraag staat één van de interne evaluatoren als interne evaluator/feedback in voor de formulering van deze terugkoppeling.

§15. Bij het nemen van beslissingen in de FM- resp. SB-expertpanels wordt steeds gestreefd naar consensus. Slechts wanneer die niet kan bereikt worden, wordt de beslissing genomen bij gewone meerderheid.

§16. Bij beide stappen (preselectie en interview) wordt bij gelijke totaalscores de kandidaat met de hoogste score voor 'kandidaat' hoger gerangschikt. Bij kandidaten aspirant SB primeert bij gelijke totaalscores eerst de gewogen totaalscore, berekend zonder rekening te houden met de score voor toepasbaarheid. Indien nog gelijk wordt de score voor 'kandidaat' bepalend. Deze principes blijven ook van kracht bij de rangschikking van gestandaardiseerde totaalscores zoals in §13.

Art. 5. - Evaluatieprocedure postdoctorale onderzoekers - junior en senior mandaat (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/10/2022 en 29/03/2023)

§1. Het junior postdoctoraal mandaat respectievelijk senior postdoctoraal mandaat vormen afzonderlijke aanvraagprogramma’s waarvoor de aanvragen afzonderlijk worden geëvalueerd en geselecteerd.

§2. De interne evaluatie van de postdoctorale mandaataanvragen vindt plaats in twee stappen, zoals bepaald in paragraaf 1 van artikel 4, tenzij anders bepaald in dit artikel 5, en op basis van de hieronder bepaalde criteria. Deze criteria worden vermeld in de oproep- en aanvraagdocumenten en gehanteerd tijdens het evaluatieproces.

De kandidaat wordt in stap één geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke bijdrage van de kandidaat, de motivatie en de relevante competenties.

De kandidaat wordt in stap twee geëvalueerd op basis van de bekwaamheid als zelfstandig onderzoeker op postdoctoraal niveau, bestaande uit de motivatie, de visie op de eigen professionele toekomst, het redeneervermogen, de kritische geest, de wetenschappelijke vakkennis en het inzicht in het project.

Het project wordt in beide stappen geëvalueerd op basis van de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwend karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel worden aanvragen ook beoordeeld op het onderdeel interdisciplinariteit.

§3. De evaluatieprocedure zoals beschreven in de paragrafen 3 tot en met 16 van artikel 4 geldt ook voor de postdoctorale mandaten, voor zover van toepassing. Voor de berekening van de totaalscore worden de onderdelen kandidaat en project gewogen zoals bepaald in paragraaf 5 van artikel 4 voor de kandidaat-aspiranten fundamenteel onderzoek.

§4. In afwijking van paragrafen 1 en 4 van artikel 4 treden, naast de twee externe referenten, twee panelleden op als interne evaluator. Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel wordt de mandaataanvraag vanaf de oproep 2024 geëvalueerd door drie externe referenten.

In afwijking van de bepalingen in de paragrafen 3 en 6 van artikel 4 wordt elke aanvraag postdoctoraal mandaat geëvalueerd door twee externe referenten, te selecteren en aan te stellen door het FWO. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra referentenverslag worden gevraagd.

§5. Naast deze twee interne evaluatoren treedt per aanvraag, in afwijking van de paragrafen 4 en 14 van artikel 4, een derde lid van het panel op als rapporteur, die met het oog op de preselectie door het panel een synthese maakt van de twee interne evaluatierapporten en de twee externe evaluatieverslagen van de externe referenten.

De scores van de externe referenten worden samen met die van de interne evaluatoren door de rapporteur in rekening gebracht bij het voorstellen van de scores in de preselectiefase van een aanvraag. Het integrale panel neemt de beslissing over de eindscores van een aanvraag in beide stappen van de evaluatie.

De rapporteur is tevens verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

Art. 6. – Projecten fundamenteel onderzoek (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/10/2020, 09/02/2022, 29/06/2022 en 26/10/2022)

§1. Het junior project fundamenteel onderzoek respectievelijk senior project fundamenteel onderzoek vormen afzonderlijke aanvraagprogramma’s waarvoor de aanvragen afzonderlijk worden geëvalueerd en geselecteerd.

§2. De evaluatie van de oproepen projecten fundamenteel onderzoek wordt door het FP-expertpanel uitgevoerd op basis van de ingediende aanvraag.

§3. De evaluatiecriteria, zoals vermeld in de oproep- en aanvraagdocumenten en gehanteerd tijdens het evaluatieproces, betreffende de projecten fundamenteel onderzoek, bestaan uit het wetenschappelijk niveau van de promotor en de copromotor, en de groep van bij het voorgestelde project betrokken onderzoekers zoals beschreven in de aanvraag (verder ‘onderzoeksploeg’ genoemd), de wetenschappelijke kwaliteit en de relevantie van het onderzoeksproject, het vernieuwend karakter van het project, de kwaliteit van de onderzoeksaanpak en de haalbaarheid van het project.

Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel worden aanvragen ook beoordeeld op het evaluatiecriterium kwaliteit van de interdisciplinariteit.

Het aangevraagde projectbudget vormt geen criterium, maar wel een aandachtspunt waarover het panel adviseert met het oog op de toekenning van financiële middelen aan de geselecteerde projecten door de raad van bestuur.

§4. Alle panelleden krijgen alle dossiers toegestuurd en worden geacht alle aanvragen te lezen.

§5. Elke aanvraag wordt in principe door twee panelleden grondig geëvalueerd. Zij schrijven hierover een intern evaluatierapport aan de hand van een sjabloon met de evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria worden vermeld in het scorerooster dat ter beschikking wordt gesteld van de panelleden. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra intern evaluatierapport worden gevraagd.

De interne evaluatierapporten worden beschikbaar gesteld aan de overige panelleden. Het panel wordt gewezen op significante afwijkingen tussen scores van interne evaluatierapporten. Interne evaluatierapporten zijn strikt vertrouwelijk en blijven binnen het FP-expertpanel.

§6. Daarnaast wordt elke projectaanvraag geëvalueerd door twee externe referenten, te selecteren en aan te stellen door het FWO. Indien de wetenschappelijke voorzitter oordeelt dat bijkomende evaluatie vereist is, kan uitzonderlijk een extra referentenverslag worden gevraagd. Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel wordt de projectaanvraag vanaf de oproep 2024 geëvalueerd door drie externe referenten.

§7. Zowel de interne evaluatierapporten als de externe evaluatierapporten worden aan de aanvrager bezorgd, waarop deze beargumenteerd kan reageren met betrekking tot elementen in de beoordeling die volgens de aanvrager aantoonbaar niet volledig of correct zijn.

§8. Een interne evaluator en externe referent kennen een score toe voor de onderdelen promotor, copromotor, onderzoeksploeg, wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, vernieuwend karakter van het project, en kwaliteit van de onderzoeksaanpak en haalbaarheid van het project. Het onderdeel promotor, copromotor en onderzoeksploeg weegt voor de totaalscore mee voor 25 procent en het onderdeel wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het onderzoeksproject, vernieuwend karakter van het project, en kwaliteit van de onderzoeksaanpak en haalbaarheid van het project voor 75 procent. Voor het Specifiek Interdisciplinair Panel (FP-expertpanel) weegt het onderdeel project mee voor 55 procent en het onderdeel interdisciplinariteit voor 20 procent.

§9. Per aanvraag treedt een panellid op als rapporteur, die met het oog op de evaluatie door het integrale panel een synthese maakt van de twee interne evaluatierapporten, de twee externe evaluatierapporten en de reacties van de aanvrager(s). De rapporteur stelt op basis van deze synthese ook scores voor.

De scores van de externe referenten worden samen met die van de interne evaluatoren door de rapporteur in rekening gebracht bij het voorstellen van de scores van een aanvraag. Het integrale panel neemt de beslissing over de eindscores van een aanvraag.

De rapporteur is tevens verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

§10. Bij het nemen van beslissingen in de FP-expertpanels wordt steeds gestreefd naar consensus. Slechts wanneer die niet kan bereikt worden, wordt de beslissing genomen bij gewone meerderheid.

§11. Vanaf de projectoproep 2021 kan niet meer dan de helft van het toegekende budget van eenzelfde expertpanel worden toegekend aan projecten waaraan uitsluitend (co)promotoren met een affiliatie aan het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) participeren. Deze regel geldt niet voor aanvragen die (co)promotoren met VIB-affiliatie indienen in samenwerking met één of meerdere (co)promotoren zonder VIB-affiliatie.

§12. De evaluatie van de humanitaire onderzoeksprojecten “Kom op tegen Kanker” (KOTK) en “JEZ!” verloopt conform de bepalingen m.b.t. de evaluatie van de projecten fundamenteel onderzoek. De volgende specifieke bepalingen zijn evenwel van toepassing:

• De aanvragen worden collectief geëvalueerd en geselecteerd, er is geen opdeling op basis van de anciënniteit van de (co)promotor(en).
• De aanvragen voor humanitaire onderzoeksprojecten worden geëvalueerd door onafhankelijke FWO-jury’s: de jury KOTK en de jury RN. De jury is samengesteld uit wetenschappelijke experten (minimaal postdoctoraal niveau of equivalent) met affiniteit voor de scope van de oproep. De jury wordt aangesteld door de raad van bestuur voor de periode die overeenstemt met de duur van een welbepaalde scope (in principe drie jaar). De jury wordt voorgezeten door een administratief voorzitter afgevaardigd vanuit de FWO-administratie. De meerderheid van de juryleden mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker). Bovendien wordt aandacht besteed aan het vermijden van een concentratie van instellingen waaraan juryleden verbonden zijn. Bij de aanduiding van de juryleden geldt het streefcijfer van maximum 2/3 van de aangestelde leden van hetzelfde geslacht. De raad van bestuur kan omwille van wetenschappelijke expertise afwijkingen van deze voorwaarde toestaan. Het jurylidmaatschap is persoonlijk en onoverdraagbaar.
• De jury KOTK en de jury RN staan ook in voor de evaluatie van de (eind)verslagen.
• Voor de humanitaire onderzoeksprojecten zijn er geen beperkingen voor aanvragers met een affiliatie aan het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB).
• Voor de projectaanvragen KOTK wordt een Nederlandstalige omschrijving van het onderzoek voorgelegd aan patiëntenvertegenwoordigers die de jury KOTK adviseren over de relevantie en korte-termijnimpact van het onderzoek.

Art. 7. – Evaluatieprocedure SBO-projecten (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/02/2019)

§1. Expertpanels adviseren de raad van bestuur van het FWO over de steunbeslissing met betrekking tot elke projectvoorstel. De expertpanels kunnen het schriftelijk advies van deskundigen inwinnen. Daarnaast kan de raad van bestuur ook overkoepelende commissies van externe deskundigen aanstellen per finaliteitsluik, die een finale rangschikking- en selectievoorstel zal doorvoeren op basis van de resultaten van de afzonderlijke expertencolleges. De raad van bestuur is gemachtigd het aantal, de samenstelling en de werking van deze expertpanels nader te bepalen.

Twee FWO afgevaardigden/beleidsmedewerkers treden tijdens de zitting van de expertpanels en overkoepelende commissies als moderator op.

§2. De interne peer review van het SBO-projectvoorstel gebeurt via een tweetrapsproces door respectievelijk i) SBO-expertpanels en ii) overkoepelende commissies

§3. Binnen eenzelfde thematisch SBO-expertpanel kunnen projectaanvragen uit beide SBO programmaluiken (zowel het economische als het maatschappelijke) worden behandeld binnen ruim gedefinieerde wetenschapsgebieden.

§3.1.1. De SBO-expertpanels worden opgebouwd uit  academische experten met een translationele/toegepaste achtergrond, aangevuld met een aandeel van experten met een industriële/maatschappelijke achtergrond. Zetelende experten bezitten een senior wetenschappelijk/bedrijfskundige en/of socio-economische achtergrond en een eerder generalistisch profiel. Voor panels waar zowel dossiers met een economische als een maatschappelijke finaliteit aan bod komen, wordt bij de panelsamenstelling rekening gehouden met deze dubbele finaliteit.

§3.1.2. De SBO-expertpanels formuleren een schriftelijk advies aan de SBO-overkoepelende commissies (§4), op basis van het projectvoorstel, de externe peer reviews en het weerwoord van de aanvragers. Dit advies bestaat uit de consensusscores voor de verschillende beoordelingscriteria die werden vastgelegd in het SBO besluit, en de kwalitatieve onderbouwing van deze scores.

§3.1.3. Het expertpanel kent naast een consensusscore ook een algemene appreciatiescore (A, B, C) toe aan het projectvoorstel. De algemene appreciatiescore wordt tevens voorgelegd aan de SBO- overkoepelende commissie. De SBO-overkoepelende commissie die het dossier behandelt heeft het recht om de algemene appreciatiescore van het expertpanel te wijzigen. Indien een subsidieaanvraag finaal wordt ingedeeld in de C-categorie is het niet toegelaten om dit voorstel tijdens de eerstvolgende oproep opnieuw in de dienen. De individuele onderzoeker(s) wordt echter niet verboden om tijdens deze eerstvolgende oproep een projectvoorstel met een andere onderzoeksvraag in te dienen. Ten allen tijde hebben de evaluatieorganen het recht om een dossier niet te evalueren en/of uit te sluiten van finale ranking, indien het qua onderzoeksvraag, utilisatiedoelstelling en/of methodologie te veel gelijkenis vertoont met een project dat op basis van een C score niet heringediend had mogen worden tijdens de betrokken oproep. Deze beoordeling behoort tot de exclusieve en discretionaire bevoegdheid van het betrokken evaluatieorgaan.

§3.2. Om een goed evenwicht te krijgen tussen opgebouwde expertise, continuïteit en vernieuwing wordt gebruik gemaakt van semi-vaste panels: dergelijke semi-vaste panels bestaan uit een kernpanel dat aangesteld wordt voor 3 jaren (éénmaal verlengbaar voor 3 jaren) dat aangevuld wordt met leden die ad hoc geselecteerd worden op basis van de overeenkomst tussen ingediende onderwerpen en beschikbare expertise. In de SBO-expertpanels kunnen geen leden zetelen die actief zijn aan Vlaamse onderzoekscentra. Dit geldt tevens voor personen die tot minder dan drie jaar geleden een actieve of adviserende rol speelden in Vlaamse onderzoekscentra. Maximum 2/3de van de leden van een SBO-expertpanel mag tot hetzelfde geslacht behoren. De wetenschappelijke thema’s, ledensamenstelling en/of ledenaantal van deze panels kan jaarlijks door het FWO herzien worden op basis van aantal indieningen, tendensen in de onderwerpen van de projectvoorstellen, evaluatie van de panelvergaderingen en/of noodzakelijke expertise voor de goede werking van de SBO-expertpanels. Voorstellen tot herziening worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur van het FWO.

§3.3. De SBO-overkoepelende commissies (zie §4), bijgestaan door de administratie van het FWO, formuleren, indien nodig in onderling overleg (cf. panels waar de twee finaliteiten aan bod komen), voorstellen tot samenstelling van deze thematische SBO-expertpanels. Via een bekrachtiging door de raad van bestuur, worden de panelleden aangesteld als lid van een thematisch SBO-expertpanel.

§3.4. De onderzoeksthema’s van de verschillende panels worden bij de lancering van de SBO-oproep bekend gemaakt. De aanvragers dienen op basis van het wetenschappelijke veld waarin hun projectvoorstel zich situeert aan te geven in welk SBO-expertpanel hun dossier behandeld dient te worden. Het wetenschappelijk thema is hierbij bepalend voor de keuze. Indien genoodzaakt door het aantal indieningen per wetenschappelijk thema houdt het FWO zich het recht voor thema’s op te splitsen in meerdere panels of bij te weinig indieningen rond een bepaald thema expertisepanels samen te voegen. FWO kan indien opportuun geacht voor een goede evaluatie en mits goedkeuring door de aanvrager van het betrokken projectvoorstel, de aanvraag door een ander panel laten behandelen.

§4. Er worden twee overkoepelende commissies (één commissie per finaliteitsluik: SBO-E en SBO-M) ingeschakeld. Deze zullen, via een bevoegdheidsdelegatie vanuit de raad van bestuur, instaan voor 1) de aanstelling van de (inter)nationale evaluatoren voor de externe peer review; 2) het formuleren van advies voor de samenstelling van de thematische SBO-expertpanels (cf. §3.4.) en 3) de formulering van een advies van finale rangschikking en selectie op basis van de resultaten van de afzonderlijke thematische SBO-expertpanels. De werkzaamheden van elk van de commissies omvatten het beoordelen, wijzigen en/of bekrachtigen van de evaluatieverslagen en scores van de individuele SBO-expertpanels. De beraadslaging leidt tot een schriftelijk advies aan de raad van bestuur en feedback naar de aanvragers.

Dit advies bestaat uit twee onderdelen, ten eerste een overzicht van welke aanvragen als steunbaar beschouwd worden en welke niet, ten tweede een rangschikking op basis van excellentie over de twee beoordelingsassen (wetenschappelijk en utilisatie). Op basis van de adviezen van de overkoepelende commissies en het beschikbare budget neemt de raad van bestuur aansluitend de beslissing over de SBO-steunverlening.

§4.1. De SBO-overkoepelende commissie bestaat uit experten met een academische dan wel niet-academische achtergrond, verdeeld over verschillende wetenschappelijke en socio-economische onderzoeksgebieden. De leden van een commissie worden zo geselecteerd dat de desbetreffende commissie in haar geheel beschikt over deskundigheid op een breed domein van de sociale respectievelijk economische toepassingsgebieden van innovatieve producten, processen en diensten, het wetenschappelijk onderzoek en/of beleid. Teneinde een maximale complementariteit met de  SBO-expertpanels te bekomen, dienen de leden in het bijzonder onderlegd te zijn in het evalueren van de utiliteitsperspectieven van de projectvoorstellen: de gebruiks­mogelijkheden van de resultaten op de langere termijn en mits vervolgonderzoek door economische, maatschappelijke of overheidsactoren. Ook hier is de doelstelling een maximale 2/3 vertegenwoordiging van elk geslacht.

§4.2. Het onafhankelijke functioneren van de overkoepelende commissies dient tevens te worden gewaarborgd. Dit impliceert dat er geen leden van Vlaamse onderzoekscentra zitting kunnen nemen. Lidmaatschap is ook niet mogelijk voor personen die tot minder dan drie jaar geleden een actieve of adviserende rol speelden in Vlaamse onderzoekscentra.

§4.3. Voor de commissie SBO-M worden er, met het oog op de evaluatie van de maatschappelijke context van de sociale valorisatie/utilisatie in Vlaanderen, leden van de commissie uit België en/of Nederland gerekruteerd.

§4.4. De leden van de overkoepelende commissie worden aangesteld voor 3 jaren, eventueel éénmaal verlengbaar voor 3 jaren.

§4.5. De raad van bestuur van het FWO beslist over de samenstelling van de overkoepelende commissie voor elk van beide finaliteitsluiken.

Art. 7.1. Projecten in het domein van “Innovatie in de landbouw- en voedingssector” (zoals toegevoegd bij beslissing door de raad van bestuur van 27/09/2023)

§1. Elke projectaanvraag wordt aan een aantal externe internationale deskundigen voorgelegd.

§2. De aanvrager heeft de mogelijkheid om, binnen een termijn van 7 werkdagen na het ontvangen van de rapporten, een weerwoord in te dienen op de inhoud van deze externe evaluatierapporten.

§3. De interne peer review gebeurt door een thematisch expertpanel die de wetenschappelijke en valorisatie kwaliteit van de verschillende projectvoorstellen evalueert op basis van het projectvoorstel, de externe evaluatieverslagen en het weerwoord van de aanvragers. Enkel projecten die voldoen aan de thematische afbakening van de oproep worden gequoteerd. Een projectvoorstel heeft minstens een beoordeling van “redelijk goed” op alle evaluatiecriteria om voor steun in aanmerking te komen. De voormelde beoordeling “redelijk goed” komt overeen met een score van 6 op een schaal van 10.

§4. Het expertpanel wordt evenwichtig samengesteld met academische wetenschappers met expertise in ofwel basiswetenschappen, translational research of toegepast onderzoek. Binnen het panel zijn bedrijfskundige of socio-economische competentie en generalistische insteek vertegenwoordigd.

§5. Een FWO-afgevaardigde/beleidsmedewerker treedt tijdens de zitting van het expertpanel als moderator op.

§6. De raad van bestuur van FWO beslist over de steunverlening.

§7. Nadien ontvangt de aanvrager feedback over deze beslissing en de gronden waarop deze werd gemaakt.

Art. 8 (zoals ingevoerd bij beslissing van de raad van bestuur van 25/05/2022)

§1. Voor ieder TBM-projectvoorstel voorziet de FWO-administratie in principe ten minste in twee internationale deskundigen die zich schriftelijk engageren het project te zullen evalueren. De FWO-administratie onderneemt de nodige acties om deze twee externe reviews te bekomen. Deze deskundigen beoordelen de TBM-projectvoorstellen op basis van de beoordelingscriteria die zijn vastgelegd in het TBM-besluit. Deze beoordelingscriteria zijn opgenomen in een scorerooster dat ook beschikbaar wordt gesteld aan de indieners van een projectvoorstel.

§2. De deskundigen geven schriftelijk feedback op zowel het wetenschappelijk luik als het valorisatieluik van het projectvoorstel.

§3. In principe behoort maximum 2/3e van de experten die worden aangeschreven voor de externe peer review tot hetzelfde geslacht.

§4. De bepalingen uit artikel 21, §5 tot en met §8, betreffende de ontvankelijkheid van referenten alsmede de confidentialiteitsverklaring zijn tevens van toepassing op de externe peer review van TBM-projectvoorstellen.”

Art. 8 bis (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 25/05/2022)

Selectiecriteria

§1. Het TBM-scorerooster is onderverdeeld in drie dimensies. De eerste beoordeelt of het projectvoorstel past binnen de vooropgestelde krijtlijnen van het TBM-programma, de “fit”. Hier worden vier elementen beoordeeld volgens een geslaagd/niet-geslaagd principe. Vervolgens zijn er een wetenschappelijke dimensie en een utilisatie-dimensie. Beide dimensies hebben een gelijk gewicht en bestaan elk uit 4 criteria die gescoord worden op een schaal van 1 tot 10. Het TBM-scorerooster is opgebouwd als volgt:

F. Fit (geslaagd/niet geslaagd):

F1. Focus op ontwikkeling therapie/diagnose/specifieke preventie F2. Situering van het project in het traject van ontdekking naar toepassing F3. Meerwaarde voor de gezondheidssituatie in Vlaanderen F4. Afwezigheid van industriële interesse

 

W. Wetenschappelijke waarde (schaal 1-10)

W1. Bijdrage tot de internationale state-of-the-art/wetenschappelijk belang W2. Kwaliteit, relevantie en haalbaarheid van de wetenschappelijke doelstellingen W3. Kwaliteit van het projectplan en beheer W4. Competentie en infrastructuur

 

U. Utilisatie-waarde (schaal 1-10)

U1. Relevantie van het project voor het behalen van de utilisatiedoelstelling U2. Kwaliteit en haalbaarheid van de utilisatie-doelstellingen en -aanpak U3. Verwachte impact voor de individuele patiënt en/of verwachte omvang van het maatschappelijk potentieel voor Vlaanderen U4. Competentie en track record naar transfer en utilisatie

De score voor de wetenschappelijke waarde en de utilisatie-waarde is telkens de som van de scores van de 4 individuele criteria. Hierbij krijgen de scores voor criteria W2 en U3 een dubbel gewicht toegekend en de scores voor criteria W4 en U4 een half gewicht. De totale score van het project is de som van de score voor de wetenschappelijke waarde en de utilisatie-waarde.

Evaluatieprocedure

§2.1. Voor de evaluatie van de ontvankelijke TBM-projectvoorstellen doet het FWO beroep op expertpanels. Afhankelijk van het verwachte aantal aanvragen worden één of meerdere gelijkaardige panels samengesteld, bestaande uit in principe 14 experten. Indien de evaluatie plaatsvindt met behulp van meer dan één panel, dan worden de aanvragen at random over de panels verdeeld. Het beschikbare budget voor de oproep wordt in dat geval ook zo verdeeld dat de slaagkans uniform is in alle panels.

§2.2. Alle projectvoorstellen worden bezorgd aan alle panelleden van het desbetreffende TBM-expertpanel. Aan alle experten wordt gevraagd om alle projectvoorstellen te lezen.

§2.3.1 Per projectvoorstel worden in principe minstens twee experten als interne evaluator aangeduid. Elke evaluator dient voor de panelvergadering een schriftelijk preliminair advies in. Dit advies moet gebaseerd zijn op het TBM-scorerooster, zoals vermeld in §1. Voor elk criterium brengt de evaluator een score uit.

§2.3.2. Daarnaast wordt elke projectaanvraag in principe geëvalueerd door twee externe referenten, te selecteren en aan te stellen door het FWO. Dit advies moet gebaseerd zijn op het TBM-scorerooster, zoals vermeld in §1. Voor elk criterium brengt de evaluator een score uit.

§2.4. Zowel de interne als de externe evaluatierapporten worden aan de aanvrager bezorgd, waarop deze beargumenteerd kan reageren met betrekking tot elementen in de beoordeling die volgens de aanvrager aantoonbaar niet volledig of correct zijn. Tevens kan de aanvrager antwoorden op eventuele vragen die schriftelijk geformuleerd zijn door de interne of externe evaluatoren.

§2.5.1. Per aanvraag treedt een panellid op als rapporteur, die met het oog op de evaluatie door het integrale panel een synthese maakt van de twee interne evaluatierapporten, de twee externe evaluatierapporten en de reacties van de aanvrager(s). De rapporteur stelt op basis van deze synthese ook scores voor.

De scores van de externe referenten worden samen met die van de interne evaluatoren door de rapporteur in rekening gebracht bij het voorstellen van de scores van een aanvraag. Het integrale panel neemt de beslissing over de eindscores van een aanvraag.

De rapporteur is tevens verantwoordelijk voor de inhoud van het terugkoppelingsrapport ten behoeve van de aanvrager.

§2.5.2. Het expertpanel kent naast een consensusscore ook een algemene appreciatiescore (A, B, C) toe aan het projectvoorstel. Indien een aanvraag wordt ingedeeld in de C-categorie is het niet toegelaten om dit voorstel tijdens de eerstvolgende oproep opnieuw in de dienen. De individuele onderzoeker(s) wordt echter niet verboden om tijdens deze eerstvolgende oproep een projectvoorstel met een andere onderzoeksvraag in te dienen.

Te allen tijde hebben de evaluatieorganen het recht om een dossier niet te evalueren en/of uit te sluiten van finale ranking, indien het qua onderzoeksvraag, utilisatiedoelstelling en/of methodologie te veel gelijkenis vertoont met een project dat op basis van een C-score niet heringediend had mogen worden tijdens de betrokken oproep. Deze beoordeling behoort tot de exclusieve en discretionaire bevoegdheid van het betrokken evaluatieorgaan.

§2.6. Er wordt bij de besluitvorming in de panels steeds gestreefd naar consensus. Slechts wanneer die niet kan bereikt worden, wordt de beslissing genomen bij gewone meerderheid (de helft van de stemmen plus één).

Rangschikking

§3.1. Na de panelvergaderingen worden de projecten binnen een panel gerangschikt. Een project is enkel steunwaardig en wordt dus enkel gerangschikt indien het voor elk van de criteria F1, F2, F3 en F4 een score geslaagd behaalde en indien voor geen van de overige criteria een score lager dan 6 uitgebracht werd.

§3.2. De rangschikking van de steunwaardige projectvoorstellen gebeurt op basis van de totale projectscore. Bij ex aequo ‘s gebeurt de verdere rangschikking op basis van de score voor de utilisatie-waarde.

§3.3. De hoogst gerangschikte projecten binnen de beschikbare middelen per panel worden voorgesteld voor steunverlening. De beslissing tot steunverlening wordt genomen door de raad van bestuur van FWO.

§3.4. Indien beroep gedaan wordt op meer dan één panel, wordt na afloop van de procedure het gecumuleerde resterende budget bepaald. Over alle panels heen wordt op basis van de totaalscore een rangschikking gemaakt van elk eerste niet-gerangschikte project. Binnen deze rangschikking wordt bepaald voor welk projectvoorstel het gecumuleerde resterende budget eventueel volstaat om het integraal te steunen. Indien het budget geen volledige steun toelaat, wordt het resterend budget toegevoegd aan dat van de volgende oproep.

Art. 9 – Terugkoppeling naar de aanvrager

§1. Na afronding van een evaluatieprocedure en bekendmaking van de resultaten door de raad van bestuur van het FWO worden de bevindingen van de evaluatie bezorgd aan de aanvrager. Bovendien wordt, waar van toepassing, de aanvrager geïnformeerd over de relatieve rangschikking van de aanvraag binnen de groep van aanvragen die gezamenlijk werden beoordeeld.

§2. De panelleden mogen zelf geen informatie over het evaluatieproces geven aan kandidaten of promotoren. Indien de panelleden vragen krijgen over de vergadering, melden zij die aan het FWO. In geen geval kan er informatie over de vergadering verstrekt worden aan derden.

Art. 10 - Verslaggeving

§1. De beoordeling van de intermediaire, waar van toepassing, en ex post-evaluatie van de ondersteunde mandaten en projecten behoort tot de bevoegdheid van de expertpanels die het mandaat respectievelijk project hebben toegekend.

§2. De beoordeling van de intermediaire, waar van toepassing, en ex post-evaluatie van de SBO- en TBM-projecten en de toekenningen betreffende onderzoeksinfrastructuur behoort tot de bevoegdheid van de FWO-administratie.

§3. Het reglement van elk financieringskanaal geeft aan welke verslaggeving is vereist en op welke tijdstippen de verslagen aan het FWO dienen te worden bezorgd.

Art. 11 - Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC) (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 23/11/2021)

§1. De raad van bestuur kan een beroep doen op de Commissie voor Internationale Wetenschappelijke Contacten (CIWC) bij het beoordelen van aanvragen voor:

• internationale uitgaande mobiliteit: ondermeer deelname aan congressen en workshops, lange en korte wetenschappelijke verblijven in het buitenland
• internationale inkomende mobiliteit: wetenschappelijke verblijven in Vlaanderen;
• organisatie van congressen in België;
• werkingstoelage sabbatsverlof;
• internationale mobiliteitsprojecten met focus op de uitwisseling van onderzoekers.

§2. Deze commissie bestaat uit 17 leden die bij voorkeur minstens drie jaar lid zijn of geweest zijn van een wetenschappelijke commissie/expertpanel en is multidisciplinair samengesteld.

§3. De duur van de mandaten is twee jaar, eventueel tweemaal hernieuwbaar. Om de twee jaar wordt in principe het derde van de leden met de grootste anciënniteit vervangen. Emeriti kunnen zetelen in de Commissie Internationale Wetenschappelijke Contacten. Ze moeten wel nog actief bij het onderzoek betrokken zijn.

§4. Leden, die meer dan drie maal per jaar afwezig zijn, kunnen het volgende jaar worden vervangen.

Art. 12 – Gebiedsoverschrijdend Panel (GOP) – (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/09/2018, 30/01/2019 en 23/11/2021)

§1. De raad van bestuur kan een beroep doen op het Gebiedsoverschrijdend Panel (GOP) bij het beoordelen van aanvragen ingediend over verschillende disciplines heen al dan niet met een internationale dimensie. Het gaat ondermeer om aanvragen in volgende financieringskanalen:

• Bilaterale onderzoekssamenwerking, indien geen ad hoc (gezamenlijk) evaluatiepanel optreedt;
• Lead Agency Procedures (LAP), waarbij de partnerorganisatie ook als Lead Agency kan optreden;
• Internationale Coördinatie-acties;
• Wetenschappelijke onderzoeksgemeenschappen (WOGs);
• Bijzonder Doctoraatsbeurzen;
• Internationale mobiliteitsprojecten met focus op de uitwisseling van onderzoekers;
• Wetenschappelijke prijzen, indien geen ad hoc evaluatiepanel optreedt;
• Wetenschappelijke verslaggeving van bovenstaande kanalen.

In verband met de deelname aan ERA-NET worden de Vlaamse leden van dit panel voorafgaandelijk geconsulteerd voor het verlenen van advies.

§2 Deze commissie bestaat uit zestien leden. Bij de samenstelling ervan wordt rekening gehouden met volgende indicatieve verdeelsleutel:

• 5 leden uit Biomedische Wetenschappen
• 5 leden uit Wetenschap & Technologie
• 3 leden uit Gedrags- en maatschappijwetenschappen
• 3 leden uit Cultuurwetenschappen

De meerderheid van de leden van deze commissie mag gedurende de drie jaar voorafgaand aan en tijdens hun lidmaatschap niet verbonden zijn (geweest) aan een instelling van de Vlaamse Gemeenschap (via een bezoldigde aanstelling, gastprofessorschap of als vrijwillige medewerker).

Deze commissie wordt voorgezeten door een wetenschappelijk voorzitter, die onder de panelleden met niet-Vlaamse affiliatie wordt aangeduid door de raad van bestuur, en een administratief voorzitter, die wordt afgevaardigd vanuit de FWO-administratie.

§3 Het lidmaatschap van dit panel kan gecombineerd worden met dat van een FWO-expertpanel.

§4 De procedure voor kandidaatstellingen (met uitzondering van de wetenschappelijke screening door ECOOM – supra art. 2 §3), en de bepalingen met betrekking tot de aanstellingstermijn, de werking van de commissie en de gedragscode zijn dezelfde als deze die gelden voor de FM- en FP-expertpanels.