Reglement inzake middelzware onderzoeksinfrastructuur

Art. 1.

De Vlaamse Regering verleent aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen krachtens artikel 16 van het decreet van 30 april 2009  betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en titel 6/1 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 10 november 2011 betreffende de subsidiëring door het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, een toelage ter ondersteuning van investeringen in (middel)zware onderzoeksinfrastructuur.

Art.2. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. Dit reglement regelt de ontvankelijkheid van de aanvragen, overeenkomsten, de uitvoering, wijziging en verlenging, de selectie, de financiering en verslaggeving van de subsidiëring van middelzware onderzoeksinfrastructuur.

§2. Onderhavig reglement geldt onverminderd het algemeen reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen.

§3. Indien er zich een situatie voordoet die niet wordt geregeld door dit reglement, noch door de betrokken regelgeving (decreten, besluiten), zijn de overige reglementen en de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen van toepassing.

§4. Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn online beschikbaar.

Art. 3.

Het financieren van onderzoeksinfrastructuur kadert in de algemene doelstelling van de Vlaamse regering om via grotere samenwerking tussen de verschillende actoren het innovatiekarakter van Vlaanderen te versterken.

Art. 4.

Van de door de Vlaamse overheid ter beschikking gestelde middelen is 60 tot 70 procent bestemd voor de subsidiëring van middelzware onderzoeksinfrastructuur en voor 30 tot 40 procent voor de financiering van zware onderzoeksinfrastructuur. Binnen deze grenzen legt de raad van bestuur van het FWO de bestemming vast van de voor een oproep beschikbare middelen. De Vlaamse Regering kan jaarlijks beslissen op grond van objectief vastgestelde noodwendigheden van deze grenzen af te wijken.

Art. 5. Onderzoeksinfrastructuur (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

Onderzoeksinfrastructuur beoogt alle faciliteiten en bronnen die het verrichten van grensverleggend en strategisch basisonderzoek bevorderen, en dit in alle wetenschappelijke disciplines. Hieronder zijn naast wetenschappelijke infrastructuur ook collecties, natuurlijke habitats, corpora en databanken (inclusief de digitale ontsluiting ervan) en aansluiting bij dataplatformen begrepen. Ze kunnen single-sited, gedistribueerd, of virtueel zijn.

Databanken kunnen op drie manieren het voorwerp uitmaken van een aanvraag voor onderzoeksinfrastructuur:

• een aanvrager kan een aanvraag indienen om de constructie van een eigen databank te subsidiëren;
• een aanvrager kan een aanvraag indienen om de aankoop van een databank en haar eventuele upgrades te subsidiëren;
• een aanvrager kan een aanvraag indienen om een licentie of een abonnement, zijnde een recht van toegang en gebruik, op een databank te verwerven.

Art. 6. Middelzware onderzoeksinfrastructuur (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. Middelzware onderzoeksinfrastructuur omvat investeringsinitiatieven met een totale financieringskost* van ten minste 150.000 euro en ten hoogste 1.000.000  euro, inclusief btw. De oproep van het FWO voor middelzware onderzoeksinfrastructuur wordt gericht aan de onderzoeksgroepen van de universiteiten.

§2. Bij middelzware investeringen mag niet vermeden worden dat een investering valt onder de zware reglementering, door bijvoorbeeld de infrastructuur op te delen in elementen die eigenstandig geen volwaardige functie hebben, maar waarvoor dan middelzware gebruikt wordt, om deze dan samen te voegen. Pooling mag bijgevolg geen methode zijn om een integraal infrastructuurproject artificieel op te delen.

§3. De aanschaf van meerdere instrumenten mag aangevraagd worden, op voorwaarde dat deze instrumenten een geheel vormen en dat wordt aangetoond dat het niet mogelijk is om het voorgestelde onderzoeksprogramma of de voorgestelde onderzoeksprogramma’s uit te voeren als een ervan niet beschikbaar is.

* In het kader van dit reglement wordt onder het begrip financieringskost het totale toegekende subsidiebedrag, excl. cofinanciering door een andere partij dan FWO, verstaan.

Art. 7.  Universiteitsniveau (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. Elke universiteit neemt een reglementering rond middelzware onderzoeksinfrastructuur op in een universitair reglement en richt een interne adviescommissie ‘infrastructuur’ op. De samenstelling en de benaming van deze commissie behoort tot de autonomie van de universiteit.

§2. De universiteiten organiseren een interne oproep voor middelzware onderzoeksinfrastructuur. Elke promotor-woordvoerder, ongeacht de aard van tewerkstelling of herkomst van bezoldiging, die werkzaam is binnen de universiteit, dient zijn of haar aanvraag in via het elektronisch aanvraagformulier. Deze aanvragen worden verder beoordeeld volgens de interne procedure van de universiteiten, met naleving  van de bepalingen van artikel 25/7 van het Besluit FWO van 10 november 2011. De universiteit rangschikt de subsidieaanvragen op grond van de selectiecriteria en bezorgt deze aan het FWO. Universiteiten treden formeel als aanvragers op bij de oproep middelzware onderzoeksinfrastructuur. Promotoren kunnen dus niet rechtstreeks aanvragen indienen bij het FWO.

§3. Derden kunnen gebruik maken van een infrastructuur in ruil voor een financieel waardeerbare inbreng. Ze kunnen echter geen subsidies krijgen. Derden zijn in het kader van de oproep en selectieprocedure voor middelzware onderzoeksinfrastructuur andere instanties dan een Vlaamse universiteit. Het kan onder meer gaan over de Vlaamse strategische onderzoekscentra, de Vlaamse instellingen voor post-initieel onderwijs, andere binnen- en buitenlandse onderwijs- en/of onderzoeksinstellingen en binnen- en buitenlandse bedrijven. Ook publieke entiteiten die afhangen van, opgericht werden door of (gedeeltelijk) gefinancierd worden door de Vlaamse overheid, andere Belgische overheden, buitenlandse overheden en internationale of supranationale organisaties kunnen optreden als derden. Academische ziekenhuizen die rechtspersoonlijkheid hebben, kunnen geen aanvragen indienen, maar kunnen wel optreden als derden. Om de samenwerking met de Vlaamse bedrijven te bevorderen, communiceert het FWO de oproep naar de bedrijfsfederaties toe.

§4. De aanvragen om subsidies worden, via de onthaalinstelling van de promotor, ingediend in het Engels door middel van online ingevulde formulieren. Meer info, waaronder de timing, is te vinden op de website van het FWO en/of de andere digitale kanalen van het FWO. 

Art. 8. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. De subsidieaanvragen betreffende investeringsinitiatieven inzake middelzware onderzoeksinfrastructuur worden ingediend door onderzoeksgroepen van universiteiten. Twee of meerdere vakgroepen of onderzoeksgroepen binnen eenzelfde instelling die samen een aanvraag indienen, worden beschouwd als één aanvrager;

§2. In de aanvraagdossiers ingediend bij de universiteiten wordt helder aangegeven of er

• samenwerking is met (een) andere universiteit(en) i.e. twee of meer aanvragers verbonden aan instellingen die deel uitmaken van verschillende universiteit(en) dienen de aanvraag in;
• samenwerking met (een) andere universiteit(en), en/of met derden, en/of een samenwerking verder uitgebreid zal worden, i.e. de personen verbonden aan een Vlaamse universiteit of de derde partij zijn nog niet bekend.

§3. Ook moet een voorstel van globale financiering van de infrastructuur worden meegedeeld (incl. de cofinanciering en de financieel waardeerbare inbreng van derden), evenals een gebruiksplan, waaruit de aanwending van de beschikbare capaciteit moet blijken.

§4. Een aanvraag voor onderzoeksinfrastructuur wordt ingediend onder leiding van een promotor, eventueel in samenwerking met één of meerdere copromotoren.

§5. Indien er een voorstel wordt ingediend door onderzoeksgroepen uit meerdere universiteiten, wijzen de aanvragers één promotor aan die verder optreedt als woordvoerder van de aanvraag. Deze promotor wordt aangeduid met de term promotor-woordvoerder. In geval van toekenning van subsidies treedt deze op als budgethouder.

§6. Indien de promotor-woordvoerder binnen de drie jaar na toekenning van de aanvraag op emeritaat of pensioen gaat, dient naast deze promotor-woordvoerder een andere persoon verbonden aan dezelfde instelling als copromotor op te treden. Bij het emeritaat of de pensionering van de eerste neemt de tweede als nieuwe promotor-woordvoerder de verantwoordelijkheid over de infrastructuur over.

§7. Elke andere aan de aanvraag deelnemende onderzoeksgroep dan die waartoe de promotor-woordvoerder behoort, wijst minstens één copromotor aan. Deze copromotoren zijn geen budgethouder. Ze moeten via hun onderzoeksgroep of instelling een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in de aanvraag, zo niet worden ze als gebruiker toegevoegd. Maximaal 50 procent van de eventuele cofinanciering mag bestaan uit de personeelskosten van de copromotoren.

Copromotoren kunnen bij meerdere aanvragen tegelijkertijd als copromotor optreden. Indien de copromotor binnen de drie jaar na toekenning van de aanvraag op emeritaat of pensioen gaat, dient naast deze copromotor een andere persoon verbonden aan dezelfde instelling als copromotor op te treden. Bij het emeritaat of de pensionering van de eerste neemt de tweede als nieuwe copromotor de verantwoordelijkheid over de infrastructuur over.

§8. In geval er derden bij de indiening van een voorstel betrokken zijn, wijst elke derde een persoon aan die binnen de eigen organisatie verantwoordelijk is voor de aanvraag. Derden worden niet beschouwd als aanvragers.

§9. Alle communicatie met het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen gebeurt via de promotor-woordvoerder. De copromotoren worden door de promotor-woordvoerder ingelicht.

Art. 9. Selectieprocedure 

De investeringsinitiatieven middelzware onderzoeksinfrastructuur worden als volgt geselecteerd:

Art. 9.1. Selectieprocedure op niveau van elke universiteit

1. aanvragers dienen hun aanvraag in bij een universiteit op een daartoe ter beschikking gesteld elektronisch formulier;
2. de universiteiten plegen overleg om te komen tot een maximale samenwerking;
3. de aanvragen worden beoordeeld overeenkomstig de regeling van het van toepassing zijnde reglement van de universiteit: daarbij worden de aanvragen door minimum twee internationale deskundigen beoordeeld;
4. elke universiteit stelt een indicatieve lijst op met voor subsidiëring voorgestelde aanvragen, met dien verstande dat:
   1. de indicatieve lijst het bedrag waarover de universiteit beschikt kan overschrijden met ten hoogste twee aanvragen of met ten hoogste 15%;
   2. aan de indicatieve lijst een kort motiveringsverslag betreffende elke behandelende aanvraag wordt toegevoegd, met daarbij in voorkomend geval een verantwoording van wijzigingen aan voor subsidiëring voorgestelde aanvragen ten opzichte van hetgeen initieel werd ingediend.

Art. 9.2. Selectieprocedure op het niveau van het FWO

1. het FWO toetst, per universiteit, de indicatieve lijsten, met inachtneming van de selectiecriteria, vermeld in artikel 10 van dit reglement, waarbij ook rekening wordt gehouden met de resultaten van het overleg tussen de universiteiten;
2. het FWO kan aan elk universiteitsbestuur bijkomende informatie opvragen over deze indicatieve lijsten;
3. de raad van bestuur van het FWO neemt een finale beslissing over de toe te kennen financiering.

Art. 10. Selectiecriteria

§1. De selectiecriteria worden vastgesteld in het van toepassing zijnde reglement van de universiteit. De selectiecriteria, evenals de wijzigingen daarvan, worden aan het FWO meegedeeld.

§2. Voor de toetsing aan het selectiecriterium, als vermeld in artikel 18 §3, 1°, van het decreet van 30 april 2009, wordt erop toegezien dat het voor de voorgenomen investering opgemaakte investeringsplan ten minste volgende elementen omvat:

1. een beschrijving van de voorgenomen investering;
2. een beschrijving van de kwaliteit van de infrastructuur waarin de onderzoeksinfrastructuur desgevallend wordt gehuisvest; onder kwaliteit van de infrastructuur moet onder andere verstaan worden de huidige staat van het gebouw waarin de aangevraagde onderzoeksinfrastructuur ondergebracht zal worden, het feit of verbouwingen en aanpassingswerken noodzakelijk zijn en hoe ingrijpend deze zullen zijn, de aansluiting van de aangevraagde onderzoeksinfrastructuur bij reeds ter plaatse zijnde uitrusting of de compatibiliteit ervan met reeds aanwezige infrastructuur;
3. een schatting van de financiële, personele en materiële kosten; Alle kosten moeten worden gedekt, inbegrepen de kosten tijdens de afschrijvingstermijn (bv. onderhoud, bediening, upgrade,…), tenzij het om aantoonbare redenen onmogelijk is op het ogenblik van de aanvraag op realistische wijze de kosten tijdens de afschrijvingstermijn te begroten. De hiervoor te gebruiken afschrijvingstermijn bedraagt in principe 4 jaar, behalve voor ICT-apparatuur (hard- en software), waar de afschrijvingstermijn 3 jaar bedraagt. Voor de raming van de investeringskosten dient een indicatieve offerte bij de aanvraag te worden gevoegd. Voor de raming van de personele kost is een detailopgave vereist van het aantal mensmaanden, uitgedrukt in FTE equivalenten;
4. een gedetailleerd gebruiksplan dat betrekking heeft op de afschrijvingsperiode van de onderzoeksinfrastructuur; een verdeling van de gebruikstijd, uitgedrukt in percentages, voor eigen onderzoeksgroepen, voor andere onderzoeksgroepen binnen de eigen instelling, voor externe onderzoeksgroepen en voor derden dient te worden gespecifieerd;
5. een redelijke inschatting van de mate waarin de onderzoeksinfrastructuur bijdraagt tot belangrijke wetenschappelijke, technologische of maatschappelijke ontwikkelingen of innovatie;
6. een beschrijving van de kostenstructuur en een opgave van de financieringswijzen en de desbetreffende waarborgen. Onder financieringswijze moet verstaan worden de kanalen via de welke het te cofinancieren gedeelte van de kostprijs gefinancierd zal worden (bv. reserves van de instelling, private inbreng,…) en hoe men de verwerving van de aangevraagde onderzoeksinfrastructuur formeel-technisch vorm wil geven (bv. aankoop, operationele leasing, publiek-private samenwerking,…), terwijl onder waarborgen moet verstaan worden de garanties die men op het ogenblik van de aanvraag reeds kan voorleggen om aan te tonen dat de financieringswijzen geloofwaardig zijn (bv. getuigschrift van de instelling, overeenkomst met een private partner, “letter of intent” van een private partner,…).

§3. Het universiteitsbestuur evalueert de aanvragen en rangschikt deze op grond van de selectiecriteria op een indicatieve lijst.

Art. 11

§1. Het bedrag dat jaarlijks beschikbaar is voor middelzware onderzoeksinfrastructuur wordt over de universiteiten verdeeld met toepassing van een verdeelsleutel zoals bepaald in artikel 18 §8 van het decreet van 30 april 2009. 

§2. De aan een universiteit toekomende middelen voor middelzware onderzoeksinfrastructuur die na afloop van het betrokken kalenderjaar niet zijn toegewezen, kunnen met behoud van bestemming worden overgedragen naar de begroting van de universiteit van het daaropvolgende jaar.

§3. Geselecteerde initiatieven voor middelzware onderzoeksinfrastructuur ontvangen een subsidiëring ten bedrage van 100% van de subsidiabele kosten.

Art. 12. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. De subsidies, door het FWO verleend, worden in een overeenkomst nader omschreven.

§2. De gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur wordt contractueel beheerd door een aanwijsbare onthaalinstelling die over een zakelijk of bijzonder recht uit overeenkomst (eigendom, mede-eigendom, vruchtgebruik, …) op de infrastructuur beschikt, en die ook verantwoordelijkheid heeft over het optimale gebruik van de infrastructuur en het beheer van de kosten die daaraan verbonden zijn.

§3. In het geval van middelzware onderzoeksinfrastructuur is de onthaalinstelling:

• ofwel een Vlaamse universiteit;
• ofwel een gemandateerd orgaan van een Vlaamse universiteit;
• ofwel een samenwerkingsverband tussen één of meer Vlaamse universiteiten;
• ofwel een vereniging, stichting of vennootschap die door één of meer Vlaamse universiteiten wordt gecontroleerd. De controle over een vereniging of stichting moet samenvallen met het bezit van de meerderheid van stemmen in de raad van bestuur. De controle over een vennootschap wordt geïnterpreteerd in de zin die artikel 5 van het Wetboek van vennootschappen daaraan geeft.

§4. Het FWO zal een overeenkomst afsluiten met de onthaalinstelling van de promotor-woordvoerder. In geval de onderzoeksinfrastructuur gemeenschappelijk door een promotor of copromotoren in verschillende onthaalinstellingen wordt gebruikt of beheerd, dient iedere promotor en onthaalinstelling deel uit te maken van de overeenkomst.

§5. Indien het een inter-universiteit aanvraag betreft, zal deze overeenkomst pas van kracht worden nadat er aan het FWO een samenwerkingsovereenkomst wordt voorgelegd die werd afgesloten tussen de verschillende betrokken onderzoeksgroepen of hun respectievelijke instellingen. In deze samenwerkingsovereenkomst worden de modaliteiten vastgelegd van de samenwerking tussen de verschillende onderzoeksgroepen en hun respectievelijke instellingen in het kader van de uitvoering van de onderzoeksinfrastructuur. De samenwerkingsovereenkomst bevat onder andere bepalingen met betrekking tot de volgende onderwerpen:

• de zakelijke rechten of bijzondere rechten uit overeenkomsten 
  die de verschillende instellingen waarvan de onderzoeksgroepen deel uit maken, kunnen doen gelden op de gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur (eigendom, mede-eigendom, vruchtgebruik,…);
• de financieel waardeerbare inbreng van de verschillende onderzoeksgroepen of hun respectieve instellingen bij de aanschaf, installatie, constructie, onderhoud en/of bediening van de gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur en de eraan verbonden kosten;
• de (niet-)aanrekening van btw bij de onderlinge verrekening van kosten;
• de (potentiële) mogelijkheden die de toekenning van subsidiëring door het FWO biedt voor de participatie van de verschillende instellingen aan en hun positie binnen andere onderzoeksfinancieringsmechanismen;
• de toegang tot en het gebruik van de gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur door de verschillende onderzoeksgroepen, met een eventuele prioriteitsregeling en
• een bemiddelingsmechanisme ingeval van conflicten over de interpretatie en uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst of andere zaken die verband houden met de realisatie van de door het FWO gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur.

§6. Indien het een aanvraag betreft waarin (een) derde(n) betrokken word(t)(en), zal de overeenkomst tussen het FWO en de onthaalinstelling en de promotor-woordvoerder pas van kracht worden nadat aan het FWO de overeenkomst(en) word(t)(en) voorgelegd die met betrekking tot de uitvoering van de onderzoeksinfrastructuur gesloten werd(en) tussen de betrokken onderzoeksgroep(en) of zijn/hun (respectieve) instelling(en) en de betrokken derde(n).

§7. Derden kunnen nimmer begunstigde zijn van de subsidiëring. Deze subsidiëring wordt nimmer doorgestort aan bedoelde derden of aan een rechtspersoon waarin de subsidiegerechtigden samen met deze derden participeren.

§8. Derden kunnen te allen tijde participeren aan een gesubsidieerd investeringsinitiatief. Zij kunnen als tegenprestatie voor een financieel waardeerbare inbreng. i.e. een bepaalde financiële, personele of materiële inbreng in het investeringsinitiatief een gelimiteerd recht van gebruik of toegang tot, ten aanzien van de onderzoeksinfrastructuur doen gelden. Er dient een schatting van de waarde in euro vermeld te worden van de inbreng door derden.

Art. 13. Samenwerking met buitenlandse organisaties ingeval de te subsidiëren middelzware onderzoeksinfrastructuur zich in Vlaanderen zal bevinden (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. Buitenlandse organisaties (publieke en private onderwijs- en/of onderzoeksinstellingen, bedrijven,…) kunnen betrokken worden bij infrastructuur-investeringsinitiatieven. Vanuit juridisch oogpunt worden zij in dat geval behandeld als derden. Derden kunnen op geen enkele wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, subsidies ontvangen. Ze kunnen een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in een onderzoeksinfrastructuur. 

Dit betekent (1) dat ze als tegenprestatie voor hun financieel waardeerbare inbreng enkel een gelimiteerd recht van gebruik ten aanzien van de onderzoeksinfrastructuur kunnen verwerven en (2) dat ze nooit begunstigde kunnen zijn van subsidiëring, waarbij deze subsidiëring nooit aan hen of aan een rechtspersoon waarin ze samen met de subsidiegerechtigden participeren, doorgestort kan worden.

Uit het voorgaande volgt dat:

• buitenlandse organisaties te allen tijde betrokken kunnen worden bij de cofinanciering van middelzware onderzoeksinfrastructuur;
• buitenlandse organisaties betrokken kunnen worden bij de gezamenlijke bouw van middelzware onderzoeksinfrastructuur en
• buitenlandse onderzoekers uitgenodigd kunnen worden om in of met de gesubsidieerde middelzware onderzoeksinfrastructuur te werken.

§2. Hierbij moet bijzondere aandacht besteed worden aan de (gevolgen van de) juridische vormgeving van het samenwerkingsverband tussen de Vlaamse universiteit(en) en de buitenlandse organisaties, in het bijzonder wat betreft cofinanciering of gezamenlijke bouw. Het is aangewezen dat hiervoor een internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht wordt opgericht, waarin de Vlaamse universiteit(en) de meerderheid van de stemmen in de raad van bestuur bezitten.

Art. 14. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

In beginsel duren de overeenkomsten vier jaar en zijn ze eventueel met maximum twee jaar verlengbaar. 

Art. 15.

Het opgemaakte contract zal eenzijdige verbrekingsclausules omvatten, die in ieder geval van vooropzegbepalingen zullen vergezeld zijn. 

Art. 16.

Het FWO zal de onthaalinstellingen verzoeken hun instemming te willen geven betreffende het installeren, in hun lokalen, van de door het FWO ondersteunde infrastructuur. Het akkoord van de hoofden van de  onthaalinstellingen zal worden gevraagd aangaande de toegankelijkheid, voor onderzoekers van andere instellingen, tot de installaties ter beschikking gesteld door het FWO. 

Art. 17.

Daar de subsidies uitsluitend worden toegekend voor de installatie of bouw van onderzoeksinfrastructuur goedgekeurd door het FWO, zijn de promotoren verplicht ze alleen hieraan te besteden. Zodra hun aanwending deze verplichting niet meer nakomt, zullen de subsidies- of hun saldi - moeten terugvallen aan het FWO. 

Art. 18. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

Elke fundamentele verandering aan de goedgekeurde aanvraag moet aan het FWO meegedeeld worden en zal het voorwerp uitmaken van een onderzoek, gelijk aan die voor een nieuwe aanvraag en zal in een aanpassing van de overeenkomst, die de oorspronkelijke overeenkomst niet verlengt, worden opgenomen. Elke gedeeltelijke wijziging van de onderzoeksinfrastructuur, alsook elke wijziging van de voorziene uitgaven, moeten vooraf de goedkeuring van het FWO bekomen.

Art. 19. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/11/2019 en 26/02/2025)

§1. Kostencategorieën die voor subsidiëring in aanmerking komen:

• uitrusting: kosten voor onderzoeksinvesteringen, zijnde de kosten voor de aanschaf en de aansluiting van de onderzoeksinfrastructuur zelf of de aanschaf van de onderdelen voor de constructie van de beoogde onderzoeksinfrastructuur, inclusief het niet-recupereerbare deel van de btw. Ook het upgraden, zijnde het substantieel verbeteren, van bestaande onderzoeksinfrastructuur valt eronder;

• personeelskosten voor de ontwikkeling en de constructie van de onderzoeksinfrastructuur. Dit omvat ook de personeelskosten voor het upgraden van de onderzoeksinfrastructuur en de kosten voor het personeel voor de bediening of het onderhoud eenmaal de infrastructuur operationeel is;
• werkingskosten bestaande uit onderhoudskosten gedurende de hele afschrijvingsperiode, zijnde de kosten voortvloeiend uit onderhoudsovereenkomsten of upgrades van de onderzoeksinfrastructuur, de herstellingskosten aan de uitrusting, de verplaatsingskosten naar en van het buitenland en de kosten voor een CO₂-bijdrage gekoppeld aan een wetenschapsgerelateerde verplaatsing per vliegtuig, voor zover deze kosten in lijn liggen met de ontwikkeling, constructie, upgrade, bediening en/of onderhoud van de onderzoeksinfrastructuur.

§2. Het overheadpercentage van toepassing op de onderzoeksinfrastructuren bedraagt 10 %. Deze overhead moet in hoofdzaak worden gebruikt voor de kosten voor de aanpassingen aan gebouwen en aansluitingskosten ten behoeve van de onderzoeksinfrastructuur.

§3. Verschuivingen tussen personeel en werkingskosten zijn mogelijk en dienen in de wetenschappelijke verslaggeving gerapporteerd te worden en dienen in lijn te liggen met de doelstellingen van de goedgekeurde aanvraag. De toelagen voor uitrusting kunnen enkel overgedragen worden naar personeel- of werkingskosten mits een gemotiveerde vraag gericht aan het FWO. In voorkomend geval van goedkeuring zullen de betalingstermijnen zoals opgenomen in de subsidieovereenkomst echter niet wijzigen.

§4. Werkingskosten met betrekking tot het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur of het onderzoek dat met de onderzoeksinfrastructuur wordt uitgevoerd, komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Deze kosten vallen normaal ten laste van de onderzoeksprojecten die gebruik maken van de infrastructuur.

§5. De uitvoering van specifieke deeltaken kan ook uitbesteed worden aan onderaannemers op voorwaarde dat dit in de aanvraag werd opgenomen. De onderaannemers krijgen geen rechtstreekse financiering vanwege het FWO. De gecumuleerde bijdrage van onderaannemers bedraagt maximaal 20 procent van de totale werkingskosten. Een hoger aandeel kan enkel op voorwaarde dat dit grondig wordt gemotiveerd in de aanvraag.  

Art. 20. Regels voor de berekening van de personeelskosten (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 18/09/2019 en 26/02/2025)

§1. Voor het begroten van de personeelskosten worden de reële loonkosten gehanteerd voor personeel dat reeds in dienst is, zo niet dient een raming van de personeelskost te worden opgegeven van het personeel dat zal worden aangeworven. Ramingssystemen van de reële loonkost zijn beschikbaar bij de personeelsdienst van elke instelling.

§2. Dit is de maximaal voorziene individuele personeelskost op jaarbasis. Daarmee kunnen promotoren personeel met een arbeidscontract aanwerven of (in het geval van een wetenschappelijk medewerker) een doctoraatsbursaal engageren. Bij de uitvoering van een toegekende aanvraag dient men de maximaal voorziene bedragen te respecteren, maar men hoeft zich niet noodzakelijk te houden aan het aantal toegekende posten. Promotoren kunnen zowel voltijds als deeltijds personeel aanwerven (wetenschappelijk of technisch, al naargelang de aanstelling) (in het geval van bursalen echter steeds voltijds), als dit binnen het toegekende budget toelaatbaar is.

§3. Indien wat betreft personeelskosten voor het permanente onderhoud en de bediening van de onderzoeksinfrastructuur de kosten voor personeel dat reeds op statutaire of contractuele basis in dienst is bij de onthaalinstelling, in rekening worden gebracht, dan wordt de huidige loonkost van dat personeel geheel of gedeeltelijk (in functie van de totale arbeidstijd die dat personeel op maandbasis aan het permanent onderhoud en de bediening zal besteden) als subsidiabele kost in de begroting ingebracht. Bij de verantwoording van de kosten dient de tijdbesteding te worden aangetoond op basis van de gegevens opgenomen in het logboek.

§4. Kosten voor de opleiding, vorming en bijscholing van personeel voor het gebruik van onderzoeksinfrastructuur zijn subsidiabel. Het gaat immers om onderhoudskosten, meer bepaald om personele kosten voor het permanente onderhoud en het bedienen van de onderzoeksinfrastructuur. Opdat de onderzoeksinfrastructuur bediend zou kunnen worden, moet er immers ofwel competent personeel aangeworven worden ofwel personeel dat reeds in dienst is, opgeleid en bijgeschoold worden. De kosten voor opleiding, vorming en bijscholing van personeel zijn enkel subsidiabel gedurende de afschrijvingsperiode van de onderzoeksinfrastructuur. Dit betekent enerzijds dat niet enkel initiële opleidingskosten, maar ook de kosten voor bijscholing “en cours de route” (bijvoorbeeld na een upgrade) subsidiabel zijn. Anderzijds zijn zo’n bijscholingskosten enkel subsidiabel tot de afschrijvingsperiode afgelopen is. Na het verloop van de afschrijvingsperiode dienen deze kosten zelf gedragen te worden.

§5. Positieve saldi van de toegekende personeels-, werkings- en uitrustingstoelage kunnen tot maximum twee jaar na de einddatum van de overeenkomst worden aangewend voor het verantwoorden van de kosten zoals bepaald in artikel 19.

§6. Aan de promotor-woordvoerder, de promotor of de copromotor kan geen enkele bezoldiging of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een onderzoeksinfrastructuuraanvraag met toelage van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen, m.a.w. de (co-)promotor kan zichzelf niet vergoeden met de toelagen voor infrastructuuraanvragen.

§7. Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden indien:

• het aanwerven van personeel is opgenomen in de originele aanvraag;
• het personeel werd aangeworven d.m.v. een arbeidsovereenkomst.

Art. 21. 

§1. Zo de promotoren de toelating hebben in het kader van overeenkomsten door het FWO gesteund, personeel aan te trekken, verloopt de rekrutering van deze personeelsleden conform aan de bepalingen van de Gedragscode voor de Rekrutering van Onderzoekers, zoals door de Europese Commissie samen met het Europese Handvest voor Onderzoekers in 2005 gepubliceerd.

Daarnaast dienen de aanstellingen te gebeuren in overeenstemming met de terzake geldende wettelijke bepalingen en overeenkomstig de vergoedingen en reglementen van kracht in de onthaalinstelling, (in het overgrote deel van de gevallen dus volgens het stelsel van toepassing in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap) voor wat betreft de hiërarchie der graden, de vereisten voor aanwerving en bevordering, alsmede de bezoldigingen. De onthaalinstellingen kunnen desgewenst bijkomende eisen stellen.

§2. Jaarlijks bezorgt de onthaalinstelling voor 15 maart van het daaropvolgende jaar aan het FWO een lijst met een overzicht van het personeel op de verschillende FWO-projecten. De lijst wordt opgedeeld per project/budget en vermeldt volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut (BAP - doctoraatsbursaal, BAP – WM, ATP, …) en hoogst behaalde diploma en een verklaring van de onthaalinstelling dat het wetenschappelijk personeel aan de gevraagde voorwaarden voldoen. De personeelsuitgaven die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden verworpen.

Art. 22. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

§1. De promotor-woordvoerder moet aan de onthaalinstelling een wetenschappelijk verslag voorleggen:

• voor de in uitvoering zijnde onderzoeksinfrastructuren: de promotor-woordvoerder dient tweeënhalf jaar na de officiële startdatum van de overeenkomst een wetenschappelijk verslag voor te leggen, waarin de vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project wordt aangegeven, samen met de lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties;
• voor de volledig afgewerkte onderzoeksinfrastructuren: de promotor-woordvoerder dient uiterlijk zes maanden na het verstrijken van de overeenkomst een eindverslag voor te leggen over de wetenschappelijke activiteiten, waaraan de lijst van de publicaties met betrekking tot dit project moet worden toegevoegd en het logboek (in elektronische vorm).

De onthaalinstelling evalueert de verslagen en rapporteert hierover aan FWO.

§2. Bovendien houdt de promotor een logboek bij, vanaf het ogenblik dat de infrastructuur operationeel is tot het einde van de afschrijvingsperiode, waarin volgende elementen worden opgenomen:

• de gebruikers van de onderzoeksinfrastructuur;
• de aanwending van de onderzoeksinfrastructuur;
• de tijdsduur van het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur;
• commentaren van de gebruikers bij de efficiëntie en effectiviteit van de onderzoeksinfrastructuur.

§3. Deze logboeken vormen een element bij de evaluatie van de samenwerkingsverbanden.

Art. 23.

De betalingen, rapporteringen en controles gebeuren volgens de bepalingen van het FWO-reglement tot regeling van de onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek.

Art. 24. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op toelagen toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt tevens in dat geen facturen worden aanvaard die dateren van vóór de begindatum van de overeenkomst.

Art. 25. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 26/02/2025)

Het beheer van de verleende toelagen wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de universiteit of de wetenschappelijke instelling waaraan de promotoren verbonden zijn.

Art. 26.

Het begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december.

Art. 27.

§1. Alle infrastructuur, verworven dankzij een krediet van het FWO, wordt eigendom van een in Vlaanderen gevestigde universiteit of van een instelling voor wetenschappelijk onderzoek waaraan de promotor verbonden is, krachtens een afspraak met een Vlaamse universiteit die in de aanvraag wordt opgenomen.

§2. Deze instelling verbindt er zich toe de bedoelde infrastructuur ter beschikking te laten van de onderzoekers. Bovendien gaat ze de verbintenis aan de infrastructuur noch te verkopen, noch uit te lenen zonder instemming van het FWO.

Art. 28.

Uitzonderlijk en grondig gemotiveerde aanvragen tot verlengingen moeten ten laatste tegen 30 november van het laatste jaar van de door het reglement toegestane aanwendingsduur, zijnde de duur van de ondertekende overeenkomst plus twee jaar, aan het FWO worden bezorgd en kunnen slechts voor maximum zes maanden worden toegekend.

Art. 29.

Voor alle gevallen die bij dit reglement niet zouden zijn voorzien, wordt er verwezen naar de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen.