Reglement inzake zware onderzoeksinfrastructuur

Art. 1.

De Vlaamse Regering verleent aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen krachtens artikel 16 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en Titel 6/1 van het Besluit van 10 november 2011 de Vlaamse Regering betreffende de subsidiëring door het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen , een toelage ter ondersteuning van investeringen in (middel)zware onderzoeksinfrastructuur.

Art.2.

§1. Dit reglement regelt de ontvankelijkheid van de aanvragen, overeenkomsten, de uitvoering, wijziging en verlenging, de selectie, de financiering en verslaggeving van de subsidiëring van zware onderzoeksinfrastructuur.

§2. Onderhavig reglement geldt onverminderd het algemeen reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen.

§3. De interne en externe peer review met betrekking tot de selectie wordt geregeld door het reglement interne en externe peer review van het Fonds Wetenschappelijk onderzoek – Vlaanderen.

§4. In geval zich een situatie voordoet die niet wordt geregeld door dit reglement, noch door de betrokken regelgeving (decreten, besluiten), zijn de overige reglementen en de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen van toepassing.

§5. Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn online beschikbaar.

Art.3.

Het financieren van onderzoeksinfrastructuur kadert in de algemene doelstelling van de Vlaamse regering om via grotere samenwerking tussen de verschillende actoren het innovatiekarakter van Vlaanderen te versterken.

Art. 4.

Van de door de Vlaamse overheid ter beschikking gestelde middelen is 60 tot 70 procent bestemd voor de subsidiëring van middelzware onderzoeksinfrastructuur en voor 30 tot 40 procent voor de financiering van zware onderzoeksinfrastructuur. Binnen deze grenzen legt de raad van bestuur van het FWO de bestemming vast van de voor een oproep beschikbare middelen. De Vlaamse Regering kan jaarlijks beslissen op grond van objectief vastgestelde noodwendigheden van deze grenzen af te wijken.

Art. 5. Onderzoeksinfrastructuur

§1. Onderzoeksinfrastructuur beoogt alle faciliteiten en bronnen die het verrichten van grensverleggend en strategisch basisonderzoek bevorderen, en dit in alle wetenschappelijke disciplines. Hieronder zijn naast wetenschappelijke infrastructuur ook collecties, natuurlijke habitats, corpora en databanken (inclusief de digitale ontsluiting ervan) begrepen.

§2. Databanken kunnen op drie manieren het voorwerp uitmaken van een aanvraag voor onderzoeksinfrastructuur:

• Een aanvrager kan een aanvraag indienen om de constructie van een eigen databank te subsidiëren.
• Een aanvrager kan een aanvraag indienen om de aankoop van een databank en haar eventuele upgrades te subsidiëren.
• Een aanvrager kan een aanvraag indienen om een licentie of een abonnement, zijnde een recht van toegang en gebruik, op een databank te verwerven.

Art. 6. Zware onderzoeksinfrastructuur

§1. Zware onderzoeksinfrastructuur omvat investeringsinitiatieven* hoger dan 1 miljoen euro. Zware onderzoeksinfrastructuur wordt op Vlaams niveau rechtstreeks bij het FWO aangevraagd.

§2.  Een aanvraag mag niet ‘artificieel’ tot een aanvraag voor zware infrastructuur wordt ‘opgehoogd’ door het samenvoegen van een aantal instrumenten die structureel weinig of geen samenhang vertonen.

§3.  De aanschaf van meerdere instrumenten mag aangevraagd worden maar deze dienen een geheel te vormen waarbij moet worden aangetoond dat het (de) voorgestelde onderzoeksprogramma(‘s) niet kan (kunnen) worden uitgevoerd indien één ervan niet beschikbaar is.

*In het kader van dit reglement wordt onder het begrip investeringsinitiatieven het totale toegekende subsidiebedrag excl. cofinanciering door een andere partij dan FWO verstaan.

Art. 7.

§1.  In het kader van de oproep voor zware onderzoeksinfrastructuur kunnen aanvragen worden ingediend door een onderzoeksgroep of onderzoeksgroepen van een Vlaamse universiteit, van  hogeronderwijsinstellingen die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 worden belast met wetenschappelijk onderzoek en door de strategische onderzoekscentra vermeld in artikel 29 van het decreet van 30 april 2009, een samenwerkingsverband tussen voornoemde instanties of een samenwerkingsverband tussen ten minste één der voornoemde instanties en één of meer derden.

§2. Derden, in de eerste plaats bedrijven, kunnen gebruikmaken van een infrastructuur mits een financieel waardeerbare inbreng. Derden kunnen geen subsidies ontvangen. Derden is ruim gedefinieerd en niet beperkt tot in Vlaanderen gevestigde bedrijven of onderzoekscentra. De federale wetenschappelijke en culturele instellingen worden beschouwd als derden. Ook publieke entiteiten die afhangen van, opgericht werden door of (gedeeltelijk) gefinancierd worden door de Vlaamse overheid, andere Belgische overheden, buitenlandse overheden en internationale of supranationale organisaties kunnen optreden als derden. Academische ziekenhuizen die een rechtspersoonlijkheid hebben, kunnen geen aanvragen indienen, maar kunnen wel optreden als derden. Om de samenwerking met de Vlaamse bedrijven te bevorderen, communiceert  het FWO de oproep naar de bedrijfsfederaties toe.

Art. 8.

§1. Een aanvraag tot subsidie in het kader van de oproep zware onderzoeksinfrastructuur kan van uiteenlopende aard zijn:

• instellingsaanvraag: de aanvraag wordt ingediend door één of meer onderzoeksgroepen uit één en dezelfde universiteit, hogeschool, strategisch onderzoekscentrum of instelling die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 wordt belast met wetenschappelijk onderzoek ;
• consortiumaanvraag: de aanvraag wordt gezamenlijk ingediend door onderzoeksgroepen uit minstens twee universiteiten, hogescholen, strategische onderzoekscentra of instellingen die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 worden belast met wetenschappelijk onderzoek ;
• instellingsaanvraag met derden: de aanvraag is een instellingsaanvraag waarbij één of meer derden in het project betrokken zijn;
• consortiumaanvraag met derden: de aanvraag is een consortiumaanvraag waarbij één of meer derden in het project betrokken zijn.

§2. Een consortium met onderzoeksgroepen uit één instelling valt in deze context niet onder het begrip “samenwerking”.

Art. 9.

§1. In geval een voorstel wordt ingediend door onderzoeksgroepen uit meerdere instanties, wijzen de aanvragers één promotor aan die verder optreedt als woordvoerder van de aanvraag. Deze promotor wordt aangeduid met de term promotor-woordvoerder. In geval van toekenning van subsidies treedt deze op als budgethouder.

§2. Indien de promotor-woordvoerder binnen de drie jaar na toekenning van de aanvraag op emeritaat of pensioen gaat, dient naast deze promotor-woordvoerder een andere persoon verbonden aan dezelfde instelling als copromotor op te treden. Bij het emeritaat of de pensionering van de eerste neemt de tweede als nieuwe promotor-woordvoerder de verantwoordelijkheid over de infrastructuur over.

§3. Elke andere aan de aanvraag deelnemende onderzoeksgroep dan die waartoe de promotor-woordvoerder behoort, wijst minstens één copromotor aan. Deze copromotoren zijn geen budgethouder. Ze moeten via hun onderzoeksgroep of instelling een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in de aanvraag. Copromotoren kunnen bij meerdere aanvragen tegelijkertijd als copromotor optreden.

§4. In geval er derden bij de indiening van een voorstel betrokken zijn, wijst elke derde een persoon aan die binnen de eigen organisatie verantwoordelijk is voor de aanvraag. Derden worden niet beschouwd als aanvragers. Ze kunnen op geen enkele wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, subsidies ontvangen. Ze kunnen een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in het project.

§5. Alle briefwisseling met het FWO gebeurt via de promotor-woordvoerder. De copromotoren worden door de promotor-woordvoerder ingelicht.

Art. 10.

De aanvragen om subsidies worden, via de onthaalinstelling van de promotor, ingediend in het Engels door middel van online ingevulde formulieren. Meer info, waaronder de timing, is te  vinden op de website van het FWO en/of de andere digitale kanalen van het FWO.

Art. 11. Ontvankelijkheid

De ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen wordt beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

• de aanvraag wordt elektronisch ingediend ten laatste op de uiterste datum van inlevering;
• de aanvraag is volledig;
• de aanvraag dient in het Engels te worden opgesteld;
• de totale financieringskost dient tenminste 1.000.000 euro te bedragen;
• de aanvraag is ingediend door een onderzoeksgroep of onderzoeksgroepen van een Vlaamse universiteit, van een hogeronderwijsinstelling die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 wordt belast met wetenschappelijk onderzoek of van een strategisch onderzoekscentrum; en
• in de aanvraag wordt een onthaalinstelling voor de plaatsing van de aangevraagde onderzoeksinfrastructuur aangewezen.

Art. 12. Selectieprocedure

§1. Artikel 18 §7 van het decreet van 30 april 2009 bepaalt dat de raad van bestuur bij zijn beslissingen over het steunen van investeringsinitiatieven voor zware onderzoeksinfrastructuur steunt op het advies van experten die de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen evalueren, en die vervolgens voor de aanvragen die excellent bevonden zijn, nagaan of de opgemaakte investeringsplannen voldoende realistisch en objectief zijn.

§2. In uitvoering van de bepalingen van dit decreet worden twee experten commissies ingesteld: de commissies Science en Invest die gedefinieerd worden in het reglement interne en externe peer review.

Art. 12.1. Verloop van het beoordelings- en beslissingsproces

Het beoordelings- en beslissingsproces verloopt in verschillende fasen:

Art. 12.1.1 De wetenschappelijke beoordeling

§1. Voor elke aanvraag wordt aan minstens drie niet in België werkzame deskundigen een beoordeling gevraagd. De aanvragers kunnen personen suggereren die zij geschikt achten om als expert hun aanvraag te beoordelen en hebben de mogelijkheid ten hoogste drie personen als deskundige, op gemotiveerde wijze, te wraken. Elke deskundige ontvangt het volledige aanvraagdossier waarover zijn of haar oordeel wordt gevraagd. De deskundigen kennen met andere woorden de identiteit van de aanvragers.

§2. De aanvragers worden in kennis gesteld van de anonieme refereerapporten en kunnen hierop reageren. De aanvragers kennen met andere woorden de identiteit van de referees niet.

§3. De leden van de commissie Science worden in kennis gesteld van de deskundigenrapporten en van de eventuele reacties van aanvragers hierop.

§4. Op basis hiervan beoordeelt de commissie Science in een eerste vergadering alle ingediende aanvragen en stelt een lijst van aanvragen op waarvoor een hoorzitting wordt georganiseerd. Tijdens deze vergadering bereidt de Commissie ook deze hoorzittingen voor. De beoordeling en de samenstelling van de lijst gebeurt op grond van de in art. 13  vermelde selectiecriteria. Beoordeling en samenstelling worden uitdrukkelijk, afdoend en schriftelijk gemotiveerd.

§5. Tijdens de hoorzitting worden de uitgenodigde aanvragers in de mogelijkheid gesteld hun aanvraag toe te lichten en te antwoorden op vragen van de leden van de commissie Science.

§6. Nadat alle hoorzittingen hebben plaatsgevonden, formuleert de commissie Science haar advies met de rangschikking van de excellent bevonden aanvragen. Dit advies wordt opgesteld op grond van de in art. 13 vermelde selectiecriteria. Het wordt uitdrukkelijk, afdoend en schriftelijk gemotiveerd.

Art. 12.1.2. Beoordeling van het investeringsplan en onderzoek van de potentiële samenwerkingsmogelijkheden

§1. Van de voorstellen die door de commissie Science als excellent zijn beoordeeld, onderzoekt de commissie Invest de investeringsplannen aan de hand van de onder artikel 13 vermelde criteria.

§2. Vervolgens onderzoekt de commissie Invest of er zich geen noden of opportuniteiten aandienen andere dan deze die reeds deel uitmaken van de aanvraag, op het vlak van instellingsoverschrijdende samenwerking of samenwerking met binnen- of buitenlandse onderzoekscentra, wetenschappelijke instellingen, of ondernemingen.

§3. Op basis van deze twee beoordelingen, formuleert de commissie Invest desgevallend een aanbeveling, die toegevoegd wordt aan het advies van de commissie Science. Ze motiveert haar eventuele aanbevelingen uitdrukkelijk, afdoend en schriftelijk.

Art. 12.1.3. Beslissing van de raad van bestuur

De raad van bestuur van het FWO neemt een eindbeslissing, rekening houdend met volgende beginselen:

§1. De lijst van de door de commissie Science excellent bevonden aanvragen kan slechts worden bekrachtigd of afgewezen. Bij afwijzing worden de commissies Science en Invest opnieuw bevraagd, desgevallend met uitdrukkelijke opgave van de elementen die volgens de raad van bestuur nader moeten worden onderzocht.

§2. Indien de commissie Invest omtrent een aanvraagdossier een aanbeveling heeft geformuleerd, handelt de raad van bestuur van het FWO als volgt:

1° ofwel wordt de aanbeveling verworpen, en wordt het dossier goedgekeurd;

2° ofwel wordt de aanbeveling geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier goedgekeurd, met dien verstande dat de door de raad van bestuur opgelegde voorwaarden op het vlak van financiering of samenwerking zullen gelden als subsidiëringsvoorwaarden;

3° ofwel wordt de aanbeveling geheel of ten dele aanvaard, en wordt het dossier slechts goedgekeurd indien aan de raad van bestuur de nodige remediëringen worden voorgelegd binnen een door de raad van bestuur bepaalde termijn, die niet korter kan zijn dan tien kalenderdagen en de zestig kalenderdagen niet mag overschrijden.  

§3. Indien het globale bedrag aan toe te kennen subsidies van de als excellent beoordeelde voorstellen hoger ligt dan het beschikbare bedrag, worden de voorstellen in de volgorde van de rangschikking betoelaagd tot het laatste voorstel dat volledig kan worden gefinancierd. De niet gefinancierde maar wel excellent bevonden voorstellen verwerven hieruit geen rechten in het kader van een volgende oproep.

§4. Nadat de raad van bestuur een eindbeslissing heeft genomen, worden alle documenten die in het kader van de procedure opgesteld zijn geweest voor de betrokkenen openbaar overeenkomstig de regelgeving op de openbaarheid van bestuur. Dit betekent onder andere dat de inhoud van de refereerapporten, de gemotiveerde adviezen van de commissies Science en Invest en de gemotiveerde eindbeslissingen van de raad van bestuur door alle aanvragers ingekeken kunnen worden.

Art. 13. Selectiecriteria

De criteria voor de beoordeling van subsidieaanvragen zware onderzoeksinfrastructuur zijn als volgt bepaald:

§1 De commissie Science evalueert de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen en rangschikt de excellent bevonden aanvragen op grond van de hiernavolgende selectiecriteria:

1° de wetenschappelijke kwaliteit en relevantie van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma;

2° het belang van de onderzoeksinfrastructuur voor het onderzoek binnen de betrokken wetenschappelijke discipline;

3° het innoverend karakter van het door middel van de onderzoeksinfrastructuur uit te voeren onderzoeksprogramma;

4° de mate waarin de onderzoeksinfrastructuur als logistiek knooppunt een grote reeks nieuwe projecten kan genereren;

5° het technologisch vernieuwend karakter van de onderzoeksinfrastructuur;

6° in geval de onderzoeksinfrastructuur moet worden geconstrueerd: de technische haalbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur;

7° de kwaliteit en de competentie van de betrokken onderzoeksgroep of -groepen, de wetenschappelijke positie van de betrokken onderzoeksgroep of -groepen in internationale context, alsook de betrokkenheid bij het beleid van internationale onderzoeksinfrastructuren;

8° de mate waarin het voorstel kan worden ingepast in het strategische onderzoeksbeleid van de betrokken instelling of instellingen;

9° de mate waarin de investering in de onderzoeksinfrastructuur bijdraagt tot de versteviging van de Vlaamse of de regionale positie op het betreffende onderzoeksdomein;

10° de mate waarin het voorstel gealigneerd is op zowel binnen- als buitenlandse initiatieven en infrastructuren binnen het betreffende onderzoeksdomein;

11° de toegankelijkheid van de onderzoeksinfrastructuur voor onderzoekers van buiten de onthaalinstelling, alsook de kwaliteit van de toegangsregeling.

Er worden geen wegingsfactoren van deze verschillende selectiecriteria vastgelegd. De commissie Science beschikt op dit vlak over autonomie. Vóór de beoordeling van de in het kader van de oproep ingediende aanvragen zal zij de door haar te gebruiken wegingsfactoren schriftelijk expliciteren. Deze worden tezamen met het advies van de Commissie bekendgemaakt.

§2. De commissie Invest gaat ten aanzien van de door de commissie Science excellent bevonden aanvragen na of de opgemaakte investeringsplannen voldoende realistisch en objectief zijn.

De investeringsplannen omvatten daartoe ten minste volgende elementen:

1° een beschrijving van de voorgenomen investering;

2° een beschrijving van de wijze waarop de infrastructuur verkregen wordt;

3° een gedetailleerd gebruiksplan waarin ;

4° een beschrijving van de kwaliteit van de infrastructuur waarin de onderzoeksinfrastructuur desgevallend wordt gehuisvest; onder kwaliteit van de infrastructuur moet onder andere verstaan worden de huidige staat van het gebouw waarin de aangevraagde onderzoeksinfrastructuur ondergebracht zal worden, het feit of verbouwingen en aanpassingswerken noodzakelijk zijn en hoe ingrijpend deze zullen zijn, de aansluiting van de aangevraagde onderzoeksinfrastructuur bij reeds ter plaatse zijnde uitrusting of de compatibiliteit ervan met reeds aanwezige infrastructuur;

5° een schatting van de financiële, personele en materiële kosten. Alle kosten moeten worden gedekt, inbegrepen de kosten tijdens de afschrijvingstermijn (bv. onderhoud, bediening, upgrade,…), tenzij het om aantoonbare redenen onmogelijk is op het ogenblik van de aanvraag op realistische wijze de kosten tijdens de afschrijvingstermijn te begroten. De hiervoor te gebruiken afschrijvingstermijn bedraagt in principe 4 jaar, behalve voor ICT-apparatuur (hard- en software), waar de afschrijvingstermijn 3 jaar bedraagt. Voor de raming van de investeringskosten dient een indicatieve offerte bij de aanvraag te worden gevoegd. Voor de raming van de personele kost is een detailopgave vereist van het aantal mensmaanden, uitgedrukt in FTE;  en

6° een sluitende begroting.

Daarnaast onderzoekt de commissie Invest of er zich geen samenwerkingsmogelijkheden aandienen die niet zijn opgenomen in de aanvragen.

Art. 14

Voor de geselecteerde voorstellen voor zware onderzoeksinfrastructuur bedraagt de subsidiëring 70% van de subsidiabele kosten. Teneinde de samenwerking tussen kennisinstellingen onderling en tussen kennisinstellingen en derden te bevorderen, kan dit percentage verhoogd worden tot:

• 90% van de subsidiabele kosten als het voorstel uitgaat van onderzoeksgroepen uit meerdanéén instantie gerechtigd om subsidies aan te vragen en in het aanvraagdossier wordt aangetoond dat alle aanvragers ten minste de helft dragen van het bedrag dat zij zouden moeten betalen, mocht de resterende 10% van de subsidiabele kosten naar evenredigheid worden verdeeld. Hiermee wordt benadrukt dat er van alle aanvragers een daadwerkelijke inbreng en engagement moet zijn en dat het niet enkel gaat om een formele constructie. Bijvoorbeeld, indien er met twee partners wordt samengewerkt, dient het te co-financieren deel evenredig verdeeld te worden over de twee partners (elk 1/2 van 10%), waarbij de ene partner minstens de helft van de helft bijdraagt (1/4 van 10%) en de andere partner maximaal de overige 3/4. Indien er bijvoorbeeld met 3 partners wordt samengewerkt, dient het te co-financieren deel evenredig verdeeld te worden over de 3 partners (elk 1/3 van 10%), waarbij twee partners minstens 1/6 van 10% dragen, terwijl de andere partner maximaal de overige 2/3 moet bijdragen;
• 100% van het door de universiteit of hogeschool zelf te financieren gedeelte van de subsidiabele kosten indien ten minste 25% van de in aanmerking komende kosten ten laste wordt genomen door een andere instantie dan een universiteit of een hogeschool.

Art. 15.

§1. De subsidies, door het FWO verleend, worden in een overeenkomst nader omschreven.

§2. De gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur wordt contractueel beheerd door een aanwijsbare onthaalinstelling die over een zakelijk recht (eigendom, mede-eigendom, vruchtgebruik, …) op de infrastructuur beschikt, en die ook verantwoordelijkheid heeft over het optimale gebruik van de infrastructuur.

§3. In het geval van zware onderzoeksinfrastructuur is de onthaalinstelling

• ofwel een Vlaamse universiteit, een hogeronderwijsinstelling die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 is belast met wetenschappelijk onderzoek of  een strategisch onderzoekscentrum;

• ofwel een behoorlijk gemandateerd orgaan van een Vlaamse  universiteit, van een hogeronderwijsinstelling die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 is belast met wetenschappelijk onderzoek of  van een strategisch onderzoekscentrum ;
• ofwel een samenwerkingsverband tussen één of meer Vlaamse universiteiten, hogeronderwijsinstellingen die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 belast zijn met wetenschappelijk onderzoek of een strategisch onderzoekscentrum;
• ofwel een vereniging, stichting of vennootschap die door één of meer Vlaamse universiteit, door een hogeronderwijsinstelling die door de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013 belast is met wetenschappelijk onderzoek of door een strategisch onderzoekscentrum wordt gecontroleerd. De controle over een vereniging of stichting moet samenvallen met het bezit van de meerderheid van stemmen in de raad van bestuur. De controle over een vennootschap wordt geïnterpreteerd in de zin die artikel 5 van het Wetboek van vennootschappen daaraan geeft.

§4. Het FWO zal een overeenkomst afsluiten met de onthaalinstelling en de promotor-woordvoerder en de bij de aanvraag betrokken instellingen en hun co-promotoren.

§5. Indien het een consortiumaanvraag betreft, zal deze overeenkomst pas van kracht worden nadat er aan het FWO een samenwerkingsovereenkomst wordt voorgelegd die werd afgesloten tussen de verschillende betrokken onderzoeksgroepen of hun respectieve instellingen. In deze samenwerkingsovereenkomst worden de modaliteiten vastgelegd van de samenwerking tussen de verschillende onderzoeksgroepen en hun respectieve instellingen in het kader van de uitvoering van het onderzoeksinfrastructuurproject. De samenwerkingsovereenkomst bevat onder andere bepalingen met betrekking tot de volgende onderwerpen:

• de zakelijke rechten die de verschillende instellingen waarvan de onderzoeksgroepen deel uit maken, kunnen doen gelden op de gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur (eigendom, mede-eigendom, vruchtgebruik,…);
• de financieel waardeerbare inbreng van de verschillende onderzoeksgroepen of hun respectieve instellingen bij de aanschaf, installatie, constructie, onderhoud en/of bediening van de gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur;
• de (niet-)aanrekening van BTW bij de onderlinge verrekening van kosten;
• de (potentiële) mogelijkheden die de toekenning van subsidiëring door het FWO biedt voor de participatie van de verschillende instellingen aan en hun positie binnen andere onderzoeksfinancieringsmechanismen;
• de toegang tot en het gebruik van de gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur door de verschillende onderzoeksgroepen, met een eventuele prioriteitsregeling en
• een bemiddelingsmechanisme ingeval van conflicten over de interpretatie en uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst of andere zaken die verband houden met de realisatie van het door het  FWO gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuurproject.

§6. Indien het een aanvraag betreft waarin (een) derde(n) betrokken word(t)(en), zal de overeenkomst tussen het FWO en de onthaalinstelling en de promotor-woordvoerder pas van kracht worden nadat aan het FWO de overeenkomst(en) word(t)(en) voorgelegd die met betrekking tot de uitvoering van het onderzoeksinfrastructuurproject gesloten werd(en) tussen de betrokken onderzoeksgroep(en) of zijn/hun (respectieve) instelling(en) en de betrokken derde(n).

§7. Derden kunnen nimmer begunstigde zijn van de subsidiëring. Deze subsidiëring wordt nimmer doorgestort aan bedoelde derden of aan een rechtspersoon waarin de subsidiegerechtigden samen met deze derden participeren.

§8. Derden kunnen te allen tijde participeren aan een gesubsidieerd investeringsinitiatief. Zij kunnen als tegenprestatie voor een financieel waardeerbare inbreng. i.e. een bepaalde financiële, personele of materiële inbreng in het investeringsinitiatief een gelimiteerd recht van gebruik ten aanzien van de onderzoeksinfrastructuur doen gelden. Er dient een schatting van de waarde in euro vermeld te worden van de inbreng door derden.

Art. 16. Samenwerking met buitenlandse organisatiesingeval de te subsidiëren zware onderzoeksinfrastructuur zich in Vlaanderen zal bevinden

§1. Buitenlandse organisaties (publieke en private onderwijs- en/of onderzoeksinstellingen, bedrijven,…) kunnen voor zware onderzoeksinfrastructuur betrokken worden bij infrastructuur-investeringsinitiatieven. Vanuit juridisch oogpunt worden zij in dat geval behandeld als derden. Dit betekent (1) dat ze als tegenprestatie voor hun financieel waardeerbare inbreng enkel een gelimiteerd recht van gebruik ten aanzien van de onderzoeksinfrastructuur kunnen verwerven en (2) dat ze nooit begunstigde kunnen zijn van subsidiëring, waarbij deze subsidiëring nooit aan hen of aan een rechtspersoon waarin ze samen met de subsidiegerechtigden participeren, doorgestort kan worden.

§2. Uit het voorgaande volgt dat:

• buitenlandse organisaties te allen tijde betrokken kunnen worden bij de cofinanciering van zware onderzoeksinfrastructuur;
• buitenlandse organisaties betrokken kunnen worden bij de gezamenlijke bouw van zware onderzoeksinfrastructuur op voorwaarde dat de bepalingen van het Besluit van 10 november 2011 van de Vlaamse Regering betreffende de subsidiëring door het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen gerespecteerd worden en
• buitenlandse onderzoekers uitgenodigd kunnen worden om in of met de gesubsidieerde zware onderzoeksinfrastructuur te werken.

§3. Hierbij moet bijzondere aandacht besteed worden aan de (gevolgen van de) juridische vormgeving van het samenwerkingsverband tussen de Vlaamse universiteit(en) en/of hogescho(o)l(en) en de buitenlandse organisaties, in het bijzonder wat betreft cofinanciering of gezamenlijke bouw. Het is aangewezen dat hiervoor een internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht wordt opgericht, waarin de Vlaamse universiteit(en) en/of hogescho(o)l(en) de meerderheid van de stemmen in de raad van bestuur bezitten.

Art. 17.

In beginsel duren de overeenkomsten vier jaar en zijn ze eventueel met maximum twee jaar hernieuwbaar. 

Art. 18.

Het opgemaakte contract zal eenzijdige verbrekingsclausules omvatten, die in ieder geval van vooropzegbepalingen zullen vergezeld zijn. 

Art. 19.

Het FWO zal de onthaalinstellingen verzoeken hun instemming te willen geven betreffende het installeren, in hun lokalen, van de door het FWO ondersteunde infrastructuur. Het akkoord van de hoofden der onthaalinstellingen zal worden gevraagd aangaande de toegankelijkheid, voor onderzoekers van andere instellingen, tot de installaties ter beschikking gesteld door het FWO. 

Art. 20.

Daar de subsidies uitsluitend worden toegekend voor de installatie of bouw van zware onderzoeksinfrastructuur goedgekeurd door het FWO, zijn de promotoren verplicht ze alleen hieraan te besteden. Zodra hun aanwending deze verplichting niet meer nakomt, zullen de subsidies- of hun saldi - moeten terugvallen aan het FWO. 

Art. 21.

Elke fundamentele verandering aan de goedgekeurde aanvraag moet aan het FWO meegedeeld worden en zal het voorwerp uitmaken van een onderzoek, gelijk aan die voor een nieuwe aanvraag en zal in een aanpassing van de overeenkomst, die de oorspronkelijke overeenkomst niet verlengt, worden opgenomen. Elke gedeeltelijke wijziging van het onderzoeksproject, alsook elke wijziging van de voorziene uitgaven, moeten vooraf de goedkeuring van het FWO bekomen.

Art. 22. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/11/2019)

§1. Kostencategorieën die voor subsidiëring in aanmerking komen:

• Uitrusting: Kosten voor onderzoeksinvesteringen, zijnde de kosten voor de aanschaf en de aansluiting van de onderzoeksinfrastructuur zelf of de aanschaf van de onderdelen voor de constructie van de beoogde onderzoeksinfrastructuur, inclusief het niet recupereerbare deel van de BTW. Ook het upgraden, zijnde het substantieel verbeteren, van bestaande onderzoeksinfrastructuur valt eronder;

• personeelskosten voor de ontwikkeling en de constructie van de onderzoeksinfrastructuur. Dit omvat ook de personeelskosten voor het upgraden van de onderzoeksinfrastructuur en de kosten voor het personeel voor de bediening of het onderhoud eenmaal de infrastructuur operationeel is;
• Werkingskosten bestaande uit onderhoudskosten gedurende de hele afschrijvingsperiode, zijnde de kosten voortvloeiend uit onderhoudsovereenkomsten of upgrades van de onderzoeksinfrastructuur, de herstellingskosten aan de uitrusting, de verplaatsingskosten naar en van het buitenland en de kosten voor een CO₂-bijdrage gekoppeld aan een wetenschapsgerelateerde verplaatsing per vliegtuig, voor zover deze kosten in lijn liggen met de ontwikkeling, constructie, upgrade, bediening en/of onderhoud van de onderzoeksinfrastructuur.

§2. Het overheadpercentage van toepassing op de onderzoeksinfrastructuurprojecten bedraagt 10%. Deze overhead moet in hoofdzaak worden gebruikt voor de kosten voor de aanpassingen aan gebouwen en aansluitingskosten ten behoeve van de onderzoeksinfrastructuur.

§3.Verschuivingen tussen personeel en werkingskosten zijn mogelijk en dienen in de wetenschappelijke verslaggeving gerapporteerd te worden.  De toelagen voor uitrusting kunnen enkel overgedragen worden naar personeel- of werkingskosten mits een gemotiveerde vraag gericht aan FWO. In voorkomend geval van goedkeuring zullen de betalingstermijnen zoals opgenomen in de subsidieovereenkomst echter niet wijzigen.

§4. Werkingskosten met betrekking tot het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur of het onderzoek dat met de onderzoeksinfrastructuur wordt uitgevoerd, komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Deze kosten vallen normaal ten laste van de onderzoeksprojecten die gebruik maken van de infrastructuur.

§5. De uitvoering van specifieke deeltaken kan ook uitbesteed worden aan onderaannemers op voorwaarde dat dit in de aanvraag werd opgenomen. De onderaannemers krijgen geen rechtstreekse financiering vanwege FWO. De gecumuleerde bijdrage van onderaannemers bedraagt maximaal 20 procent van de totale werkingskosten. Een hoger aandeel kan enkel op voorwaarde dat dit grondig wordt gemotiveerd in de aanvraag.  

Art. 23. Regels voor de berekening van de personeelskosten (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 18/09/2019)

§1. Voor het begroten van de personeelskosten worden de reële loonkosten gehanteerd voor personeel dat reeds in dienst is, zo niet dient een raming van de personeelskost te worden opgegeven van het personeel dat zal worden aangeworven. Ramingssystemen van de reële loonkost zijn beschikbaar bij de personeelsdienst van elke instelling.

§2. Dit is de maximaal voorziene individuele personeelskost op jaarbasis. Daarmee kunnen promotoren personeel met een arbeidscontract aanwerven of (in het geval van een wetenschappelijk medewerker) een doctoraatsbursaal engageren. Bij de uitvoering van een toegekende aanvraag dient men de maximaal voorziene bedragen te respecteren, maar men hoeft zich niet noodzakelijk te houden aan het aantal toegekende posten. Promotoren kunnen zowel voltijds als deeltijds personeel aanwerven (wetenschappelijk of technisch, al naargelang de aanstelling) (in het geval van bursalen echter steeds voltijds), als ze maar binnen het toegekende budget blijven.

§3. Indien wat betreft personeelskosten voor het permanente onderhoud en de bediening van de onderzoeksinfrastructuur de kosten voor personeel dat reeds op statutaire of contractuele basis in dienst is bij de onthaalinstelling, in rekening worden gebracht, dan wordt de huidige loonkost van dat personeel geheel of gedeeltelijk (in functie van de totale arbeidstijd die dat personeel op maandbasis aan het permanent onderhoud en de bediening zal besteden) als subsidiabele kost in de begroting ingebracht.

§4. Kosten voor de opleiding, vorming en bijscholing van personeel voor het gebruik van onderzoeksinfrastructuur zijn subsidiabel. Het gaat immers om onderhoudskosten, meer bepaald om personele kosten voor het permanente onderhoud en het bedienen van de onderzoeksinfrastructuur. Kosten voor opleiding, vorming en bijscholing van personeel zijn subsidiabel gedurende de afschrijvingsperiode van de onderzoeksinfrastructuur. Dit betekent enerzijds dat niet enkel initiële opleidingskosten, maar ook de kosten voor bijscholing “en cours de route” (bijvoorbeeld na een upgrade) subsidiabel zijn. Anderzijds zijn zo’n bijscholingskosten enkel subsidiabel tot de afschrijvingsperiode afgelopen is. Na het verloop van de afschrijvingsperiode  dienen deze kosten zelf gedragen te worden.

§5. Positieve saldi van de toegekende toelage voor uitrusting, personeels- en werkingstoelage kunnen tot maximum twee jaar na de einddatum van de overeenkomst worden aangewend voor het verantwoorden van de kosten zoals bepaald in artikel 22.

§6. Aan de promotor-woordvoerder, de promotor of de copromotor kan geen enkele bezoldiging of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een onderzoeksinfrastructuuraanvraag met toelage van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen, m.a.w. de (co-)promotor kan zichzelf niet vergoeden met de toelagen voor infrastructuuraanvragen.

§7. Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden indien:

• het aanwerven van personeel is opgenomen in de originele aanvraag;
• het personeel werd aangeworven d.m.v. een arbeidsovereenkomst.

Art. 24.

§1. Zo de promotoren de toelating hebben in het kader van overeenkomsten door het FWO gesteund, personeel aan te trekken, verloopt de rekrutering van deze personeelsleden conform aan de bepalingen van de Gedragscode voor de Rekrutering van Onderzoekers, zoals door de Europese Commissie samen met het Europese Handvest voor Onderzoekers in 2005 gepubliceerd. Daarnaast dienen de aanstellingen te gebeuren in overeenstemming met de terzake geldende wettelijke bepalingen en overeenkomstig de vergoedingen en reglementen van kracht in de onthaalinstelling, (in het overgrote deel van de gevallen dus volgens het stelsel van toepassing in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap) voor wat betreft de hiërarchie der graden, de vereisten voor aanwerving en bevordering, alsmede de bezoldigingen.
De onthaalinstellingen kunnen desgewenst bijkomende eisen stellen.

§2. Jaarlijks bezorgt de onthaalinstelling voor 15 maart van het daaropvolgende jaar aan het FWO een lijst met een overzicht van het personeel op de verschillende FWO-projecten.  De lijst wordt opgedeeld per project/budget en vermeldt volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut (BAP - doctoraatsbursaal, BAP – WM, ATP, …) en hoogst behaalde diploma en een verklaring van de onthaalinstelling dat het wetenschappelijk personeel aan de gevraagde voorwaarden voldoen.  De personeelsuitgaven, die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden verworpen.

Art. 25.

§1. De promotoren moeten aan het FWO een wetenschappelijk verslag voorleggen:

• voor de in uitvoering zijnde projecten: het laatste jaar van de overeenkomst, een wetenschappelijk verslag, waarin de vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project wordt aangegeven, samen met de lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties.
• voor de volledig afgewerkte projecten : bij het verstrijken van de overeenkomst, een eindverslag over de wetenschappelijke activiteiten waaraan de lijst van de publicaties met betrekking tot dit project moet worden toegevoegd en het logboek (in elektronische vorm).

§2. De promotor houdt een logboek bij, vanaf het ogenblik dat de infrastructuur operationeel is tot het einde van de afschrijvingsperiode, waarin volgende elementen worden opgenomen:

• De gebruikers van de onderzoeksinfrastructuur;
• De aanwending van de onderzoeksinfrastructuur;
• De tijdsduur van het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur;
• Commentaren van de gebruikers bij de efficiëntie en effectiviteit van de onderzoeksinfrastructuur.

§3. Deze logboeken vormen een element bij de evaluatie van de samenwerkingsverbanden.

Art. 26.

De betalingen, rapporteringen en controles gebeuren volgens de bepalingen van FWO-reglement tot regeling van de onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek.

Art. 27.

In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op kredieten toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt tevens in dat geen facturen worden aanvaard die dateren van vóór de begindatum van de overeenkomst.

Art. 28.

Het beheer van de verleende kredieten wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de universiteit of de wetenschappelijke instelling waaraan de promotoren verbonden zijn. 

Art. 29.

Het  begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december.

Art. 30.

§1. Alle infrastructuur, verworven dankzij een krediet van het FWO, wordt eigendom van een in Vlaanderen gevestigde universiteit of van een instelling voor wetenschappelijk onderzoek waaraan de promotor verbonden is of van een hogeschool, krachtens een afspraak met een Vlaamse universiteit die in de aanvraag wordt opgenomen.

§2. Deze instelling verbindt er zich toe de bedoelde infrastructuur ter beschikking te laten van de onderzoekers. Bovendien gaat ze de verbintenis aan de infrastructuur noch te verkopen, noch uit te lenen zonder instemming van het FWO.

§3. Uitgaven worden aanvaard zo ze gedateerd zijn tijdens het jaar van toekenning en de twee daaropvolgende jaren.

Art. 31.

Uitzonderlijk en grondig gemotiveerde aanvragen tot verlengingen moeten ten laatste tegen 30 november van het laatste jaar van de door het reglement toegestane aanwendingsduur, zijnde de duur van de ondertekende overeenkomst plus twee jaar, aan het FWO worden bezorgd en kunnen slechts voor maximum zes maanden worden toegekend.

Art. 32.

Voor alle gevallen die bij dit reglement niet zouden zijn voorzien, wordt er verwezen naar de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.