Reglement Krediet voor deelname aan een workshop of cursus in het buitenland

Het algemeen reglement is van toepassing.

Art. 1. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van  20/12/2023)

§1 De kandidaten voor een reiskrediet voor deelname aan een workshop of cursus in het buitenland dienen tijdens de volledige duur van hun verblijf verbonden te zijn aan

• een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap (inclusief de academische opleidingen binnen de overeenkomstige associatie), of aan
• een federale of Vlaamse wetenschappelijke instelling als wetenschappelijk personeel van het Nederlandstalig kader, of aan
• een universitair ziekenhuis in de Vlaamse Gemeenschap als wetenschappelijk personeel, of aan
• een ziekenhuis met academisch karakter erkend als onderzoekscentrum in de Vlaamse Gemeenschap als wetenschappelijk personeel.

§2. Predoctorale kandidaten moeten hun masterdiploma behaald hebben in één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Kandidaten met een masterdiploma buiten de EER dienen in het bezit te zijn van een masterdiploma en een verklaring waarin het betrokken universiteitsbestuur bevestigt dat het de kandidaat toestaat een doctoraatsproefschrift voor te bereiden. Indien kandidaten niet aan deze voorwaarden voldoen, dienen ze over een periode van minstens één jaar, onmiddellijk voorafgaand aan de start van het krediet, een aanstelling van minimaal 50% te hebben aan één van de instellingen vermeld in Art.1. §1.

Voor kandidaten vanaf postdoctoraal niveau vervalt Art 1. §2. 

Art. 2.

Om in aanmerking te komen voor een toelage voor deelname aan een workshop of cursus in het buitenland moeten onderzoekers reeds tenminste één peer-reviewed publicatie hebben.

Art. 3.

Alle pre- en postdoctorale FWO Mandaathouders en houders van een Beurs Strategisch Basisonderzoek (SB) kunnen geen reiskrediet voor een deelname aan een workshop of cursus in één van de lidstaten van de E.E.R. of Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk aanvragen, daar zij hun werkingstoelage hiervoor kunnen aanwenden.

Zij komen wel in aanmerking voor een krediet voor deelname aan een workshop of cursus in landen niet nader gespecificeerd in bovenstaande paragraaf.

Art. 4.

Aanvragen voor reiskredieten dienen ten laatste 3 maanden vóór afreis online te worden ingediend in het Engels. Deze indientermijn is strikt bindend.

Art. 5.

Per burgerlijk jaar kunnen aan een onderzoeker maximaal twee reiskredieten binnen of buiten Europa toegekend worden (voor een congres, cursus/workshop en/of voor een kort studieverblijf). 

Art. 6.

De belanghebbenden moeten de toelagen vermelden die ze voor hetzelfde doel bij andere Belgische of buitenlandse instanties hebben bekomen of aangevraagd. De belanghebbenden dienen het FWO op de hoogte te brengen van de uitslag van de aangevraagde toelages die voor hetzelfde doel bij andere instanties werden aangevraagd.

Art. 7. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 30/03/2022)

De promotor/het diensthoofd van de aanvrager wordt op de hoogte gesteld van de aanvraag. Na ontvangst van deze notificatie heeft de promotor/het diensthoofd 5 werkdagen de tijd om, indien gewenst, hierop gemotiveerd bezwaar aan te tekenen.

Art. 8.

Het bevoegde instellingsbestuur moet over de ingediende aanvraag worden ingelicht. 

Art. 9.

De kredieten voor deelname aan een workshop of cursus in het buitenland zijn bestemd om aan  onderzoekers die zijn verbonden aan een instelling zoals vermeld in Art.1. §1, de kans te geven zich in een buitenlands wetenschappelijk kennis- of onderzoekscentrum op gebied van onderzoek of nieuwe technieken te specialiseren via het volgen van een cursus of workshop.  De additionele waarde van een verblijf ter plaatse moet duidelijk in de aanvraag worden gemotiveerd.

Indien de onderzoeker een voordracht/bijdrage op deze workshop of cursus geeft, dient de aanvraag te worden gestaafd met een samenvatting van de voordracht/bijdrage.

Art. 10.

Deze kredieten kunnen slechts toegekend worden voor verblijven van maximum 1 maand (31 dagen). Ze zijn persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen.  

Art. 11.

Het krediet omvat de vergoeding van de verplaatsingskosten Brussel - plaats van de workshop of cursus in het buitenland, heen en terug. Voor deelname aan een workshop of cursus in het buitenland die meer dan zeven dagen in beslag nemen, omvat het krediet naast een vergoeding van de verplaatsingskosten ook een forfaitaire tussenkomst in de verblijfskosten van € 66/dag, met een maximum van €1.650. De forfaitaire tussenkomst in de verblijfskosten wordt gestort op de rekening van de begunstigde in België. Deze vergoedingen zijn persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen noch aangewend voor het dekken van de verplaatsings- of verblijfskosten van anderen dan de aanvrager.  

Art. 12.

De beneficianten moeten binnen de drie maanden na hun terugkeer in België aan het FWO een beknopt verslag sturen over hun verblijf.

Art. 13. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/09/2022)

Verplaatsingskosten

Bij toekenning boekt de begunstigde op voorlegging van de officiële originele toekenningbrief bij een door het FWO gemachtigde reisagent de reis. 

• Per vliegtuig: in economy class.
• Per trein: voordeligste tarief

De factuur wordt rechtstreeks aan het FWO gestuurd.

Bij een verplaatsing per wagen wordt aan de kredietgenieter een kilometervergoeding betaald, met een maximum van € 800,00.

Alle begunstigden zijn automatisch gedekt door een reisongevallenverzekering bij AIG. FWO-mandaathouders zijn verplicht het formulier ‘melding buitenlands verblijf’ voor vertrek online in hun e-loket te vervolledigen en in te dienen.