Reglement Krediet voor een lang verblijf in het buitenland

Het algemeen reglement is van toepassing.

Art. 1. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van  20/12/2023)

§1 De kandidaten voor een reiskrediet voor een lang verblijf in het buitenland dienen tijdens de volledige duur van hun verblijf een bezoldigde aanstelling van minimaal 50% te hebben aan:

• een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap (inclusief de academische opleidingen binnen de overeenkomstige associatie), of aan
• een federale of Vlaamse wetenschappelijke instelling als wetenschappelijk personeel van het Nederlandstalig kader, of aan
• een universitair ziekenhuis in de Vlaamse Gemeenschap als wetenschappelijk personeel, of aan
• een ziekenhuis met academisch karakter erkend als onderzoekscentrum in de Vlaamse Gemeenschap als wetenschappelijk personeel.

§2. Predoctorale kandidaten moeten hun masterdiploma behaald hebben in één van de lidstaten van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Kandidaten met een masterdiploma buiten de EER dienen in het bezit te zijn van een masterdiploma en een verklaring waarin het betrokken universiteitsbestuur bevestigt dat het de kandidaat toestaat een doctoraatsproefschrift voor te bereiden. Indien kandidaten niet aan deze voorwaarden voldoen, dienen ze over een periode van minstens één jaar, onmiddellijk voorafgaand aan de start van het krediet, een aanstelling van minimaal 50% te hebben aan één van de instellingen vermeld in Art.1. §1.

Voor kandidaten op postdoctoraal niveau vervalt Art 1. §2. 

Art. 2.

Om in aanmerking te komen voor een krediet voor een lang verblijf in het buitenland moeten onderzoekers reeds minstens één peer-reviewed publicatie hebben.

Art. 3.

Aanvragen voor een krediet voor een lang verblijf in het buitenland dienen uiterlijk 3 maanden vóór afreis online te worden ingediend in het Engels. Deze indientermijn is strikt bindend.

Art. 4.

Per persoon en per burgerlijk jaar kan slechts één krediet voor een lang verblijf in het buitenland toegekend worden. De toegekende kredieten zijn persoonlijk en kunnen niet overgedragen worden.

Art. 5.

Bij aanvragen van Assisterend en Bijzonder Academisch Personeel moet het advies van het diensthoofd/promotor worden gevoegd. Laattijdig indienen van dit advies resulteert in onontvankelijkheid van de aanvraag.

Art. 6.

Het bevoegde instellingsbestuur moet over de ingediende aanvraag worden ingelicht.  

Art. 7.

De kredieten voor lange verblijven in het buitenland zijn bestemd om aan onderzoekers die zijn verbonden aan een instelling zoals vermeld in Art.1. §1, de kans te geven (1) onderzoek te verrichten in een niet-Belgische organisatie of (2) veldwerk uit te voeren in het buitenland. Beroepsopleidingen in het buitenland, geheel of gedeeltelijk, komen niet in aanmerking.

En dit op voorwaarde dat:

• Het om (strategisch) basisonderzoek gaat;
• De additionele waarde van een verblijf ter plaatse voor het onderzoek van de aanvrager duidelijk in de aanvraag wordt gemotiveerd.

Art. 8.

§1    De kredietenvoor een lang verblijf in het buitenland kunnen slechts toegekend worden voor verblijven van meer dan 1 maand (> 31 dagen) en maximum 12 maanden en zijn niet hernieuwbaar.

§2    In principe wordt de toegekende periode aaneensluitend opgenomen, maar bij verblijven van langer dan zes maanden is er flexibiliteit mogelijk omwille van sociale of familiale redenen, mits een grondige motivatie.

§3    Uitzonderlijk kan een verblijf verlengd worden met ten hoogste één derde van de oorspronkelijk toegekende duur. Daartoe dient een grondig gemotiveerde aanvraag voorgelegd te worden aan de bevoegde commissie, en dit ten laatste op de vergadering van de maand die voorafgaat aan de maand waarin het verblijf normaal zou eindigen. De precieze vergaderdata en bijbehorende indiendata zijn op aanvraag beschikbaar bij de FWO-administratie. De totale duur van het verblijf (inclusief verlenging) mag in geen geval langer zijn dan 12 maanden.

§4    De totale maximale duur van lange verblijven is één jaar per termijn van drie jaar, te tellen vanaf de startdatum van het eerste toegekende verblijf.

Art. 9.

Bij goedkeuring van de aanvraag komt het FWO tussen in de verplaatsing, heen en terug, België - plaats van bestemming, en kan er een forfaitaire verblijfsvergoeding (*) verleend worden. Hoger vermelde toelagen zijn uitsluitend en alleen bestemd voor de beneficiant. 

* De forfaitaire verblijfsvergoeding bedraagt € 66,00 per dag of € 1.650,00 per maand.

Art. 10.

Aangezien de in deze rubriek toegekende kredieten slechts forfaitaire en aanvullende bedragen zijn, dienen de kandidaten tijdens de volledige duur van het verblijf in het buitenland hun salaris of beurs te behouden met een minimale bezoldigde aanstelling van 50% aan één van de instellingen vermeld in Art.1. §1. waaraan ze werkzaam zijn. Geen krediet wordt verleend indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan.

Art. 11.

§1    De belanghebbenden moeten de toelagen vermelden die ze voor hetzelfde doel bij andere Belgische of buitenlandse instanties hebben bekomen of aangevraagd. De belanghebbenden dienen het FWO op de hoogte te brengen van de uitslag van de aangevraagde toelages die voor hetzelfde doel bij andere instanties werden aangevraagd.

§2    Bij toekenning van het krediet voor een lang verblijf in het buitenland zal rekening gehouden worden met het bedrag dat wordt toegekend vanuit andere financiële bronnen (andere kredieten, beurzen enzovoort).

Art. 12.

De toelage wordt gestort op de rekening van de begunstigde in België. 

Art. 13.

De beneficianten verbinden er zich toe op het einde van het lang verblijf in het buitenland, waarvoor hen een krediet van het FWO werd toegekend, naar België terug te keren.

Art. 14.

Binnen de drie maanden na hun terugkeer in België, dienen de beneficianten een omstandig wetenschappelijk verslag over het doorgevoerde verblijf, bij het FWO in te dienen.

Tevens dienen ze een financiële verantwoording van de volledige financieringsenveloppe omtrent het gebruik van zowel het toegekende FWO krediet alsook van eventuele bijkomende toelagen bekomen bij andere instanties aan het FWO te sturen. Het FWO kan de onkosten enkel dekken op basis van originele bewijsstukken van de gemaakte kosten.

Art. 15. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/09/2022)

Verplaatsingskosten

Bij toekenning boekt de begunstigde op voorlegging van de officiële originele toekenningbrief bij een door het FWO gemachtigde reisagent de reis.

• Per vliegtuig: in economy class.
• Per trein: voordeligste tarief

De factuur wordt rechtstreeks aan het FWO gestuurd.

Indien het verblijf op meerdere locaties wordt doorgevoerd, worden enkel de eerste verplaatsing (heen) en de laatste verplaatsing (terug) afzonderlijk vergoed.

Bij verplaatsing per wagen wordt aan de kredietgenieter een kilometervergoeding betaald, met een maximum van € 800,00.

Alle begunstigden zijn automatisch gedekt door een reisongevallenverzekering bij AIG. FWO-mandaathouders zijn verplicht het formulier ‘melding buitenlands verblijf’ voor vertrek online in hun e-loket te vervolledigen en in te dienen.