Reglement voor de werkingstoelage van de FWO - mandaathouders

Art. 1. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2024)

§ 1. De begunstigden zijn de aspiranten, de postdoctoraal onderzoekers, de houders van een bijzondere doctoraatsbeurs en de houders van een fundamenteel klinisch mandaat van het FWO.

§ 2. Per mandaatjaar wordt een werkingstoelage aan de aspiranten (maximum twee maal twee jaar), postdoctoraal onderzoekers (maximum drie jaar), houders van een bijzondere doctoraatsbeurs (maximum één jaar) en houders van een fundamenteel klinisch mandaat (maximum vijf jaar) van het FWO ter beschikking gesteld als tegemoetkoming in de werkingskosten ter ondersteuning van hun onderzoek. Voor administratieve verlengingen wordt geen extra werkingstoelage toegekend.

Art. 2. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2024)

§ 1. Voor aspiranten en houders van een bijzondere doctoraatsbeurs bedraagt de werkingstoelage per mandaatjaar forfaitair 3.720 euro.  De werkingstoelage wordt automatisch toegekend op het ogenblik dat het mandaat wordt opgenomen.

§ 2. Voor de postdoctorale onderzoekers bedraagt de werkingstoelage per mandaatjaar minimum 4.000 euro en maximum 10.000 euro. De postdoctorale onderzoeker dient bij zijn mandaataanvraag de werkingstoelage per mandaatjaar aan te vragen. Aanvragen van meer dan 4.000 euro per mandaatjaar dienen te worden gemotiveerd waarbij duidelijk wordt aangegeven waarvoor en wanneer tijdens het onderzoeksproject de werkingstoelage zal worden gebruikt.

§ 3. Voor houders van een fundamenteel klinisch mandaat bedraagt de werkingstoelage per jaar forfaitair 20.000 euro. De werkingstoelage wordt enkel toegekend tijdens de eerste mandaatperiode op het ogenblik dat het mandaat wordt opgenomen.

§ 4. De werkingstoelage is cumuleerbaar met eventuele aanvullende toelagen ter beschikking gesteld door de onthaalinstelling.

Art. 3.

§ 1. De werkingstoelage wordt na het indienen van een verantwoording per kwartaal uitbetaald op een rekeningnummer van de hoofd-onthaalinstelling waaraan de mandaathouder is verbonden.

§ 2. De financiële dienst van de onthaalinstelling opent voor betrokkenen een kredietlijn.

Art. 4. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2024)

§ 1. Bij voortijdige stopzetting van het mandaat valt het saldo van de werkingstoelage terug aan het FWO. 

§ 2. Het mandaat kan geschorst worden zoals bepaald in de desbetreffende artikels van de reglementen van het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen tot regeling van het mandaat aspirant voor de uitvoering van projecten van fundamenteel onderzoek, tot regeling van het mandaat aspirant voor de uitvoering van projecten van strategisch basisonderzoek en tot regeling van het mandaat postdoctoraal onderzoeker en tot de regeling van het mandaat bijzondere doctoraatsbeurs. In deze gevallen blijft de werkingstoelage beschikbaar, maar voor de periode van de schorsing kunnen in principe geen uitgaven worden verantwoord. Dit is eveneens het geval indien het FWO-mandaat voor minder dan 50% wordt waargenomen en bij de opname van tijdskrediet en een buitenlands onderzoeksmandaat of –beurs.

Art. 5. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2024)

De aspirant, alsook de houder van een bijzondere doctoraatsbeurs, en zijn promotor beheren samen en in overleg de werkingstoelage. De postdoctoraal onderzoeker van het FWO beheert zelf zijn werkingstoelage.

Art. 6. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/11/2019 en 26/10/2022 en 27/03/2024)

§1. De werkingstoelage kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle uitgaven die in rechtstreeks verband staan met de onderzoeksactiviteiten van de mandaathouders. Hiertoe behoren enkel de volgende op limitatieve wijze opgesomde kosten:

• aankoopkosten voor goederen met blijvende waarde en nuttig voor het onderzoek (apparatuur, computers, boeken,…).  Bij het beëindigen van het mandaat worden deze goederen eigendom van de onthaalinstelling of universitair ziekenhuis. Hierbij dient de mandaathouder het aankoopbeleid van de onthaalinstelling of universitair ziekenhuis na te leven.
• kosten van verbruiksgoederen (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën,…);
• verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningsstaat) voor fotokopie, opzoekingen en dataverkeer (post/internet);
• de vergoeding van personen, niet onderworpen aan de sociale zekerheid, die deelnemen aan het toegekende onderzoek (op basis van factuur of interne nota);
• verplaatsing- en verblijfkosten in binnen- en buitenland, met uitsluiting van woon-werkverkeer;
• kosten voor een CO₂-bijdrage gekoppeld aan een wetenschapsgerelateerde verplaatsing per vliegtuig naar en van het buitenland uitgevoerd door de FWO-mandaathouder;
• kosten van studieverblijven en deelname aan congressen in het buitenland voor zover deze in de lijn liggen van het toegekende onderzoek;
• publicatiekosten voor artikels met de mandaathouder als eerste auteur (of als medeauteur op basis van een redelijke kostendeling);
• drukkosten van het doctoraatsproefschrift van de aspirant;
• toegang tot en disseminatie van onderzoeksresultaten.

§ 2. Postdoctoraal onderzoekers kunnen de werkingstoelage eveneens aanwenden voor deelname aan trainingsactiviteiten ter bevordering van transferable skills (communicatie, valorisatie, leiderschap, carrièreplanning, …), op voorwaarde dat dit de initieel goedgekeurde onderzoeksactiviteiten niet in het gedrang brengt.

§ 3. In geen enkel geval kan de werkingstoelage worden gebruikt voor:

• kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student in binnen- of buitenland;
• kosten voor inschrijving als doctoraatsstudent en voor de doctoraatsopleiding;
• strikt persoonlijke uitgaven van de mandaathouder of de promotor met inbegrip van huisvesting en woon-werkverkeer;
• de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten;
• uitgaven die reeds een andere financiering genoten;
• kosten van andere bursalen, doctorandi, postdoctoraal onderzoekers of personeelsleden;
• kosten voor de toekenning van de doctoraatstitel (uitnodigingen openbare verdediging van het doctoraatsproefschrift, huur zaal, receptiekosten, reis-en verblijfskosten jury, ….);
• kosten voor de organisatie van een workshop of een congres.

§ 4. De aspirant en hun promotor, de houder van een bijzondere doctoraatsbeurs en hun promotor of de postdoctoraal onderzoeker beslissen vrij over de planning van uitgaven op de werkingstoelage. Dit betekent o.m. dat de saldi van de werkingstoelage  naar een volgend mandaatjaar kunnen overgedragen worden, binnen de duur van het toegekende mandaat. Indien postdoctorale mandaten junior en senior aansluiten is de overdracht van de saldi tussen deze beide mandaten mogelijk. 

§ 5. In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op werkingstoelagen  toegewezen voor toekomstige mandaatjaren.

§ 6. Ná het verstrijken van het mandaat kunnen de niet-gebruikte middelen niet meer worden opgenomen en komen terug toe aan het FWO, met uitzondering van kosten voor Open Acces en databewaring, die tot een jaar na het verstrijken van het mandaat ter beschikking blijven, mits de mandaathouder verbonden blijft aan dezelfde onthaalinstelling of via de promotor voor aspirantenmandaten of via de supervisor voor postdocmandaten. Evenmin kunnen kosten die voor het begin van het mandaat werden gemaakt, gefinancierd worden.

Art. 7. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2024)

§ 1. De toewijzing van deze werkingstoelage heeft tot gevolg dat aspiranten en postdoctoraal onderzoekers en houders van een bijzondere doctoraatsbeurs van het FWO geen kredieten voor korte verblijven of het bijwonen van congressen binnen Europa  bij het FWO kunnen aanvragen.

§ 2. Aspiranten en postdoctoraal onderzoekers van het FWO komen wel nog in aanmerking voor lange verblijven in het buitenland en korte verblijven buiten Europa en kredieten voor congressen buiten Europa.

Art. 8. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2024)

§ 1. De aspirant of houder van een bijzondere doctoraatsbeurs autoriseert, samen met zijn promotor, de aanrekening van uitgaven door het aanbrengen van zijn schriftelijke goedkeuring en die van zijn promotor op elke originele factuur of interne verrekeningsnota die zij vervolgens bezorgen aan de bevoegde financiële dienst van de onthaalinstelling. Met deze handtekeningen erkennen zij de correctheid van de aanrekening, overeenkomstig dit reglement.

§2. In het geval van de postdoctoraal onderzoekers en de houders van een fundamenteel klinisch mandaat zijn het de mandaathouders die autonoom beslissen en tekenen ter bevestiging van de juistheid van de gegevens.

§3. De werkingstoelage wordt niet verhoogd als de reële uitgaven deze overschrijden. Het is dus in het belang van het onderzoek om deze gelden correct te beheren.

§4. De onthaalinstelling of universitair ziekenhuis kunnen alleen eventuele kosten aanrekenen die door de specifieke uitvoering van het project werden veroorzaakt, en voor zover de aspirant en zijn of haar promotor, de postdoctoraal onderzoeker of de houder van een fundamenteel klinisch mandaat akkoord gaan met de aanrekening.

Art. 9.

§ 1. De bevoegde administratie van de onthaalinstelling verantwoordt per kwartaal de stand van het beschikbare saldo op de rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten aan het FWO.

§ 2. De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven gedurende door de wet, nl. artikel III.86 Wetboek Economisch recht, voorziene bewaringstermijn voor boekhoudkundige verantwoordingstukken na het beëindigen van het mandaat bij de hoofd-onthaalinstelling of het universitair ziekenhuis bewaard voor eventuele controle door de diensten van het FWO, de FWO-auditor en alle instanties die het FWO kunnen controleren.

Art. 10.

§1. Voor algemene vragen rond de werkingstoelage dient de mandaathouder contact op te nemen met de dienst onderzoek coördinatie van de hoofd-onthaalinstelling of de desbetreffende dienst van het universitair ziekenhuis.

§2. Voor vragen rond het kredietbeheer dient de mandaathouder contact op te nemen met de financiële dienst van de hoofd-onthaalinstelling of het universitair ziekenhuis.