Reglement inzake Bijzondere Doctoraatsbeurs

Art. 1.

Krachtens artikel 18 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en het besluit van de Vlaamse regering van 10 november 2011 betreffende de subsidiëring door het Fonds voor Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen verleent de Vlaamse Regering het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen een toelage ter ondersteuning van individuele onderzoekers.

Art. 2.

§1. Dit reglement regelt de ontvankelijkheid van de kandidatuur, de aanstelling, uitvoering,  schorsing en beëindiging van de bijzondere doctoraatsbeurzen van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen, de berekening en storting van de beurs en de rechten en plichten, arbeidsongevallen, aansprakelijkheid, kinderbijslag en jaarlijkse vakantie van houders van de beurs.

§2. De interne en externe peer review met betrekking tot de evaluatie van de onderzoeksaanvragen in het kader van de beurs wordt geregeld door het reglement FWO – Interne en externe peer review.

§3. Onderhavig reglement geldt onverminderd het algemeen reglement van het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

§4. Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn online beschikbaar.

Art. 3. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van  20/12/2023)

§1. Om doctorandi in staat te stellen hun onderzoek te beëindigen met het oog op het verwerven van een doctoraat op proefschrift, kan een bijzondere beurs van tijdelijke aard en zonder verplichting van terugbetaling, toegekend worden.

§2. De kandidaten moeten een vaste betrekking hebben. Ze dienen een terbeschikkingstelling (voor wetenschappelijke opdracht of voor opdracht van algemeen belang) of verlof zonder wedde (géén loopbaanonderbreking) van één jaar te bekomen, met de zekerheid hun betrekking op het einde van dit verlof opnieuw te bekleden.

§3. De kandidaat dient bij de start van het mandaat houder te zijn van een diploma dat minstens evenwaardig is aan een masterdiploma dat aansluit op een bachelordiploma en uitgereikt werd door de daartoe bevoegde instellingen van een van de landen van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Kandidaten met een diploma dat niet werd uitgereikt in één van deze landen dienen in het bezit te zijn van een masterdiploma en een verklaring waarin het betrokken universiteitsbestuur bevestigt dat het de kandidaat toestaat een doctoraatsproefschrift af te werken.

§4. Voor de regeling van bovenstaande paragraaf worden master-na-masterdiploma’s, zoals omschreven in het Hoger Onderwijsregister op www.hogeronderwijsregister.be, niet in overweging genomen.

§5. Diploma’s uitgereikt door de daartoe bevoegde instellingen in een van de landen van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland of diploma’s uitgereikt door de daartoe bevoegde instellingen uit de Franstalige Gemeenschap worden erkend als gelijkwaardig met diploma’s uitgereikt door de daartoe bevoegde uitstellingen uit de Vlaamse Gemeenschap overeenkomstig het Besluit van de Vlaamse Regering tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs van 11 oktober 2013, de toepasselijke Europese richtlijnen of een bilateraal akkoord.

Art. 4.

De kandidaten dienen hun aanvraag in te dienen in het Engels en zullen verbonden zijn aan een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap of aan de Evangelische Theologische Faculteit in Leuven of de Faculteit voor Protestantse Godgeleerdheid in Brussel, eventueel in samenwerking met een Vlaamse of Federale wetenschappelijke instelling alwaar ze hun onderzoek uitvoeren. Van kandidaten wier academisch diploma (tweede cyclus) werd afgeleverd door een universiteit buiten de Vlaamse Gemeenschap wordt verondersteld dat zij het Nederlands dermate beheersen om de inschakeling in de onderzoeksploeg mogelijk te maken.

Art. 5. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van  27/11/2019)

Clinici kunnen zich ook kandidaat stellen voor de bijzondere doctoraatsbeurs voor zover zij voldoen aan de overige toelatingsvoorwaarden, zoals opgenomen in dit reglement. De term “clinici” heeft betrekking op artsen, dierenartsen, tandartsen en apothekers, die ten laatste op het ogenblik van de aanvraag tot het einde van het mandaat erkend zijn als geneesheer-specialist, dierenarts-specialist, tandarts-specialist, of apotheker-specialist in België.

Art. 6.

Er kan niet gepostuleerd worden voor een bijzondere doctoraatsbeurs zo men vroeger reeds een FWO-pre-doctoraal mandaat, zelfs gedeeltelijk, genoten heeft. Gezien het specifiek doel van de bijzondere doctoraatsbeurzen komen zij die op het ogenblik van het postuleren in het wetenschappelijk onderzoek(*) werkzaam zijn, niet in aanmerking voor kandidaatstelling.

* Voor de hogescholen sluit dit het assisterend personeel van groep 2 uit, evenals de personeelsleden behorend tot groep 3, doch niet het personeel van groep 1 (praktijklector, hoofdpraktijklector, lector en hoofdlector). Voor de universiteiten sluit dit het assisterend en zelfstandig academisch personeel uit. Praktijklectoren of praktijkassistenten met maximum een 50% opdracht aan een Vlaamse universiteit kunnen zich kandidaat stellen.

Art. 7.

De kandidaten voor een dergelijke beurs moeten, op het ogenblik dat ze hun aanvraag indienen, een attest voorleggen van hun promotor, waarbij deze laatste:

a) de wetenschappelijke verantwoordelijkheid van betrokken onderzoek op zich neemt en als promotor van de kandidaat optreedt bij de faculteit waar hij zijn doctoraat wenst voor te dragen;
b) getuigt dat het werk voldoende gevorderd is om het te kunnen beëindigen mits één jaar voltijds werk;
c) bevestigt dat het onderzoek van die aard is dat het niet kan voltooid worden zo betrokkene niet van zijn opdrachten wordt vrijgesteld.

De promotor dient over minimum één van de volgende aanstellingen te beschikken:

• een minimale ZAP-aanstelling of equivalente aanstelling met doctoraat van minimaal 50 procent aan een hoofdonthaalinstelling vermeld in artikel 4 van dit reglement;
• een aanstelling als onderzoeksdirecteur van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen;
• een ERC Grant met een hoofdonthaalinstelling vermeld in artikel 4 van dit reglement;
• een Odysseus II-toelage met een Vlaamse universiteit als hoofdonthaalinstelling.

Een promotor die geen van voornoemde aanstellingen geniet behalve een ZAP-aanstelling met aanstellingspercentage van minder dan 50 procent maar van minimum 10 procent kan als promotor optreden indien hij:

• beneficiant is van een onderzoeksmandaat van het FWO;

of daarnaast aangesteld is in:

• een hoofdonthaalinstelling, zoals opgesomd in artikel 4 van dit reglement;
• een Vlaams academisch ziekenhuis;
• een Vlaams ziekenhuis met academisch karakter;
• een erkende Vlaamse of federale onderzoeksinstelling;
• een Strategisch Onderzoekscentrum (SOC);
• een academische opleiding van een Vlaamse School of Arts.

Daarbij dient het totaal aan aanstellingspercentage in de in deze paragraaf genoemde instellingen minstens 70% van een voltijds equivalent te bedragen.

Daarnaast kan een kandidaat met zowel een ZAP-aanstelling van 5% als een aanstelling van kliniekhoofd of adjunct-kliniekhoofd of een gelijkgestelde functie in een Vlaams Academisch Ziekenhuis eveneens als promotor optreden.

Alle copromotoren zijn ZAP of onderzoekers met minimaal een postdoctoraal niveau.

Art. 8.

De aanvragen worden aan een wetenschappelijke commissie, die de kandidaten beoordeelt, voorgelegd. De commissie brengt aan de raad van bestuur van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen verslag uit. De aanstelling gebeurt door de raad van bestuur van het FWO.

Art. 9.

§1. De bijzondere doctoraatsbeurs is onderworpen aan het toepassingsgebied van het Koninklijk Besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders zoals bepaald in artikel 15, 2° van dat Koninklijk Besluit.

§2. De bijzondere doctoraatsbeurs is vrijgesteld van personenbelasting overeenkomstig artikel 90, 2° van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen van 10 april 1992, de Com. I.B. 41/22 en Circulaire Ci. RH 241/430.824 van Directie II/6  voor een periode van één jaar.

§3. Overeenkomstig artikel 143, 1° van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen van 10 april 1992 en de Com. I.B. 136/27 worden beurzen niet als bestaansmiddelen beschouwd. Houders van een beurs kunnen als fiscaal ten laste worden beschouwd.

Art. 10.

Iedere houder van een bijzondere doctoraatsbeurs ontvangt de modaliteiten van zijn beurs van het FWO.

Art. 11 .

§1. Behoudens de gemeenrechtelijke regels van beëindiging, neemt de beursovereenkomst, in de regel een einde bij afloop van de termijn van 1 jaar.

§2. De beursovereenkomst wordt van rechtswege onmiddellijk ontbonden, zonder enige vergoeding, indien de houder van een beurs niet langer verbonden is aan een onthaalinstelling genoemd in artikel 4 van dit reglement, eventueel in samenwerking met een Vlaamse of federale wetenschappelijke instelling, of indien de promotor niet langer tenminste een van de posities bekleedt zoals opgesomd in artikel 7 van onderhavig reglement.

§3. De houder van een beurs heeft in voorkomend geval  het recht om, in overleg met de onthaalinstelling, een alternatieve promotor voor te stellen, die aan minimaal één van de vereiste criteria zoals bepaald in artikel 7 van onderhavig reglement voldoet, zo ontbinding van de overeenkomst te proberen vermijden.

§4. In geval een ernstige integriteitsinbreuk bij de promotor van de houder van een beurs wordt vastgesteld die volgens de onthaalinstelling ernstig genoeg is om niet meer te kunnen optreden als promotor, kan de houder van een beurs een alternatieve promotor voorstellen in overleg met de onthaalinstelling.

Art. 12.

De beursovereenkomst wordt tevens van rechtswege ontbonden, zonder vergoeding of opzeg aan de onderzoeker, in geval de onderzoeker een integriteitsinbreuk heeft begaan die elke professionele samenwerking tussen het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen en de onderzoeker onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt.

Art. 13.

§1. Van zodra het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen kennis krijgt van inbreuken op de wetenschappelijke integriteit van een van zijn onderzoekers hoort het  de onderzoeker.

§2. De onderzoeker kan zich laten bijstaan door een raadsman.

§3. Nadat de onderzoeker werd gehoord, kan het FWO een van de volgende beslissingen nemen:

1. het dossier zonder gevolg klasseren;
2. de feiten die zich hebben voorgedaan formeel vaststellen en deze vaststelling opnemen in het persoonlijk dossier van de houder van een beurs bij het FWO;
3. een formele verwittiging geven en deze verwittiging opnemen in het persoonlijk dossier van de houder van een beurs bij het FWO;
4. de overeenkomst van rechtswege ontbinden zoals voorzien in artikel 11 van onderhavig reglement.

Art. 14.

De houders van een bijzondere doctoraatsbeurs hangen administratief en juridisch af van de raad van bestuur van het FWO, vertegenwoordigd door zijn voorzitter en zijn secretaris-generaal. Disciplinair hangen zij af van de academische overheid van de universiteit. Zij verbinden er zich bovendien toe de reglementen van het FWO en dit van de academische overheden van de universiteit na te leven.

Art. 15.

De beneficianten van een bijzondere doctoraatsbeurs mogen slechts mits de toestemming van hun promotor en van het FWO, het onderwerp van hun onderzoek aanpassen. Zij kunnen niet van onthaalinstelling veranderen, tenzij de betrokken onthaalinstellingen dat formeel toestaan. Onthaalinstellingen kunnen een onderlinge afspraak maken over samenwerking en plaats van tewerkstelling.

Art. 16.

De houders van een bijzondere doctoraatsbeurs gaan de verbintenis aan een doctoraat op proefschrift te voltooien.

Art. 17.

§1. De houders van een beurs kunnen een doctoraatsopleiding volgen. Daarnaast kunnen zij andere cursussen volgen in relatie tot hun onderzoek, voor zover de afwerking van het doctoraatsproefschrift binnen de duur van het mandaat niet in het gedrang komt.

§2. De houder van een beurs mag geen leeropdrachten waarnemen en  mag geen lerarenopleiding volgen.

Art. 18.

§1. De cumulatie van de beurs met iedere andere bezoldiging of vergoeding is uitgesloten.

§2. Het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen kan op aanvraag van de houder van een beurs een gehele of gedeeltelijke cumulatie met toelagen voor studieverblijven in het buitenland toestaan.

§3.Titularissen van een reisbeurs van het FWO, de Vlaamse Gemeenschap, de federale regering of in het kader van de culturele akkoorden, mogen deze met hun mandaat cumuleren. De titularissen van dergelijke reisbeurzen dienen het FWO hiervan in kennis te stellen.

§4. De masters in de rechten, houders van een beurs van het FWO, mogen niet ingeschreven zijn aan de balie.

Art. 19.

§1. De houders van een beurs dienen op al hun publicaties en overdrukken hun titel van houder van een bijzondere doctoraatsbeurs van het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen en het FWO-dossiernummer van hun mandaat te vermelden.

§2. Bij alle communicatie met betrekking tot hun onderzoek dient de  FWO-affiliatie van de houder van een beurs vermeld te worden.

Art. 20.

§1. De titularissen van een mandaat die een onderzoeksverblijf in het buitenland wensen door te voeren, dienen de toestemming van het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen en de betrokken onthaalinstelling te vragen.

§2.Het buitenlands studieverblijf kan enkel worden toegestaan indien de houder van een beurs tijdens het buitenlands verblijf onderworpen kan blijven aan de Belgische sociale zekerheid. Bijgevolg dient de houder van een beurs minstens 30 kalenderdagen voor zijn vertrek onder de Belgische sociale zekerheid te hebben geressorteerd.

De secretaris-generaal kan uitzonderlijk beslissen, op basis van een gemotiveerd verzoek, om van de voorwaarde om onderworpen te blijven aan de Belgische sociale zekerheid af te wijken.

Art. 21.

De titularissen van een bijzondere doctoraatsbeurs dienen het FWO zo spoedig mogelijk in kennis te stellen van elke tijdelijke onderbreking van hun onderzoek, ongeacht de oorzaak ervan.

Art. 22.

§1. De mandaathouders dienen als verplicht verzekerde aan te sluiten bij een Belgisch ziekenfonds naar keuze.

§2. Bij ziekte dient de mandaathouder binnen de 48 uur aan het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen de medische attesten te laten geworden waarin de periode van de ongeschiktheid vermeld is. Een dubbel van het medisch attest dient, met tussenkomst van zijn promotor, te worden bezorgd aan de bevoegde dienst van de universiteit waar de mandaathouder zijn onderzoek doorvoert.

Art. 23.

De mandaathouder dient het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte te brengen van om het even welke wijziging in zijn situatie, zoals de wijziging in zijn burgerlijke stand, een geboorte, een adresverandering of andere.

Art. 24.

§1. Het mandaat kan om geen enkele reden worden geschorst of verdaagd behalve om de redenen die in dit artikel worden genoemd.

§2. Het mandaat kan geschorst worden tijdens langdurig ziekteverlof, zwangerschaps- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof, palliatief verlof en verlof voor medische bijstand. In deze gevallen wordt het mandaat verlengd met de periode tijdens dewelke het mandaat niet werd uitgevoerd.

Verlengingen van minder dan twee weken worden niet in aanmerking genomen.

§3. De mandaathouders dienen het FWO zo spoedig mogelijk van alle onderbrekingen van hun werkzaamheden op de hoogte te brengen.

Art. 25. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2019 en 27/11/2019)

§1. Mandaathouders van het FWO genieten de volledige terugbetaling van de kosten van een abonnement op het openbaar vervoer (trein-tram-bus-metro) voor de verplaatsing van hun domicilieadres naar en van de plaats van het werk. Bij buitenlands domicilieadres worden enkel de verplaatsingskosten tot aan de Belgische grens terugbetaald.

§2. Een mandaathouder van het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen heeft recht op een fietsvergoeding per kilometer bij gebruik van de fiets voor:

• het volledige woon-werktraject, dit is de verplaatsing met de fiets van de woonplaats tot aan de werkplaats, zonder dat een ander transportmiddel wordt gebruikt.
• een gedeelte van het woon-werktraject, dit is vóór of nadat een ander transportmiddel wordt gebruikt (voortraject of natraject).

Voorwaarden:

• de mandaathouder gebruikt ten minste 80% van de dagen in een maand waarop hij of zij effectief werkt de fiets voor het woon-werkverkeer.
• de afstand die de mandaathouder aflegt (enkele rit) bedraagt ten minste 1 kilometer.

Het bedrag per kilometer is gelijk aan het bedrag van toepassing op het personeel van de Vlaamse overheid.

De mandaathouder vraagt de fietsvergoeding via het FWO e-loket.

Elke wijziging in de loop van het jaar wordt onmiddellijk aan de personeelsdienst gemeld.

§3. Het bedrag van de beurs stemt overeen met het laatste nettobedrag van de hoofdactiviteit beperkt tot het nettoloon dat de begunstigde zou ontvangen als assistent aan een universiteit van de Vlaamse Gemeenschap, zoals bepaald door het Besluit van de Vlaamse regering van 4 mei 2001 tot vaststelling van de salarisschalen van het assisterend academisch personeel van de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap. Voor personen, vast benoemd in het onderwijs, wordt slechts rekening gehouden met de wedde van één volledige opdracht. Verder dient, krachtens de algemene optiek van de predoctorale beurzen, van iedere nevenactiviteit en de hieraan verbonden bezoldiging afstand gedaan te worden.

Art. 26.

De beurs is gekoppeld aan de gezondheidsindex in de mate als toepasselijk op het academisch personeel van de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap.

Art. 27.

De beurs wordt maandelijks, na het verstrijken van de maand, op een Belgische financiële rekening gestort.

Art. 28.

§1. De houders van een beurs zijn krachtens een door de wet vereist verzekeringscontract gedekt tegen risico's van het normale seminarie- en/of laboratoriumwerk, alsmede tegen ongevallen die zich zouden kunnen voordoen op de weg van en naar het werk. Het door de wet vereist verzekeringscontract dekt eveneens de risico’s van het normale seminarie- en/of laboratoriumwerk, alsmede de ongevallen die zich zouden kunnen voordoen op de weg van en naar het werk gedurende de tijdelijke buitenlandse opdrachten waarvoor door het Fonds  Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen voorafgaandelijk toestemming gegeven werd.

§2. De burgerlijke aansprakelijkheid van de mandaathouders is gedekt door een collectieve verzekering, aangegaan door het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen.

§3. Bij een arbeidsongeval dient de personeelsdienst van het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen binnen de 24 uur telefonisch op de hoogte te worden gebracht.

§4. De officiële verklaring samen met een medisch attest van vaststelling dient zo spoedig mogelijk naar het FWO te worden gestuurd.

§5. De bedrijfsgeneeskundige dienst van de onthaalinstelling waaraan het mandaat is geaffilieerd, evenals de promotor, dienen van het arbeidsongeval op de hoogte te worden gebracht.

Art. 29. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/03/2019)

§1. Elke geboorte van een kind van de mandaathouder dient aan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen gemeld te worden.

§2. De mandaathouder dient zelf het nodige te doen om zich aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds en de vereiste formulieren tot het bekomen van kinderbijslag en kraamgeld dienen bij het gekozen kinderbijslagfonds opgevraagd te worden.

§3. Om hun recht op kinderbijslag te vrijwaren, dienen de mandaathouders met kinderen ten laste het FWO in kennis te stellen van elke buitenlandse reis in dienstverband. Tevens dienen de mandaathouders tijdens dit verblijf in het buitenland een domicilie in België te behouden.

Art. 30.

§1. De vakantieperioden voor mandaathouders zijn dezelfde als deze bepaald in het reglement van de onthaalinstelling en worden in gemeenschappelijk overleg met de promotor vastgesteld.

§2. De houders van een beurs dienen aan het secretariaat van het Fonds Wetenschappelijke Onderzoek - Vlaanderen de data van hun jaarlijkse vakantie op te geven.

§3.Het vakantiegeld, berekend op basis van de beurs van de maand juni, wordt in de loop van de maand mei op de rekening van de mandaathouder gestort.

Art. 31.

De houders van een bijzondere doctoraatsbeurs kunnen, voor zover ze het hoofd van de onthaalinstelling, hun promotor en het FWO hiervan in kennis hebben gesteld, om het even wanneer afstand doen van hun beurs.