Reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen tot regeling van de deelname aan en/of subsidiëring van inter-nationale onderzoeksinfrastructuur (IRI)

Art. 1.

Krachtens artikel 18 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de organisatie en financiering van het wetenschaps- en innovatiebeleid en het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2018 tot regeling van de Vlaamse deelname aan en/of subsidiëring van internationale onderzoeksinfrastructuren verleent de Vlaamse regering het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen een toelage ter ondersteuning van investeringen in internationale onderzoeksinfrastructuur.

Art. 2.

§1. Dit reglement regelt de ontvankelijkheid van de aanvragen, overeenkomsten, de uitvoering, wijziging en verlenging, de selectie, de financiering en verslaggeving van de deelname aan en/of subsidiëring van internationale onderzoeksinfrastructuur.

§2. De interne en externe peer review met betrekking tot de selectie wordt geregeld door het reglement interne en externe peer review van het Fonds Wetenschappelijk onderzoek – Vlaanderen.

§3. Onderhavig reglement geldt onverminderd het algemeen reglement van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen.

§4. In geval zich een situatie voordoet die niet wordt geregeld door dit reglement, noch door de betrokken regelgeving (decreten, besluiten), zijn de overige reglementen en de jurisprudentie van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen van toepassing.

§5. Uitgebreide informatie, volledige reglementen en formulieren zijn online beschikbaar.

Art. 3. (Internationale) Onderzoeksinfrastructuur (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 06/11/2024)

Onderzoeksinfrastructuur beoogt alle faciliteiten en bronnen die het verrichten van grensverleggend en strategisch basisonderzoek bevorderen, en dit in alle wetenschappelijke disciplines. Hieronder zijn naast wetenschappelijke infrastructuur ook collecties, natuurlijke habitats, corpora en databanken (inclusief de digitale ontsluiting ervan) en aansluiting bij dataplatformen begrepen. Ze kunnen single-sited, gedistribueerd, of virtueel  zijn.

Internationale onderzoeksinfrastructuur: onderzoeksinfrastructuur die opereert in een samenwerkingsverband tussen landen en regio’s en die een rechtspersoon is of een rechtspersoon in wording is.

Art. 4. Doel van het programma

§1. Het programma tot regeling van de deelname aan en/of financiering van internationale onderzoeksinfrastructuur heeft tot doel de Vlaamse deelname aan en/of de subsidiëring van internationale investeringsinitiatieven te ondersteunen die uitgevoerd worden aan grootschalige, internationale of supranationale faciliteiten waaraan de Vlaamse Overheid bijdraagt en/of waarvan het strategisch belang voor Vlaanderen kan worden aangetoond.

Deze ondersteuning kan betrekking hebben op:

• de beslissing tot deelname van Vlaanderen aan de internationale onderzoeksinfrastructuur;
• de betaling van het lidgeld voor de deelname;
• de subsidiëring van de activiteiten of investeringen die deel uitmaken van de deelname.

§2. De subsidie wordt aangewend voor de deelname aan en de financiering van onderzoeksinfrastructuur en voor de institutionele, operationele en logistieke kosten van Vlaamse onderzoeksgroepen die er aan deelnemen.

§3. Uitgaven voor het uitvoeren van het eigenlijke onderzoek kunnen niet worden begroot op het internationale onderzoeksinfrastructuurprogramma, maar kunnen via andere financieringskanalen worden aangevraagd.

Art. 5. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/11/2023 en 06/11/2024)

§1. In het kader van de oproep voor deelname aan en/of subsidiëring van internationale onderzoeksinfrastructuur kunnen aanvragen worden ingediend door een onderzoeksgroep of onderzoeksgroepen van een Vlaamse Wetenschappelijke Instelling, een Vlaamse universiteit, van een strategisch onderzoekscentrum, van een instelling voor postinitieel onderwijs, van het VLIZ, van de KMDA-CRC, van de Plantentuin van Meise, van een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht, van een samenwerkingsverband tussen voornoemde instanties of een samenwerkingsverband tussen ten minste één der voornoemde instanties en één of meer derden.

§2. Derden kunnen geen subsidies ontvangen. Derden is ruim gedefinieerd en niet beperkt tot in Vlaanderen gevestigde bedrijven of onderzoekscentra. De federale wetenschappelijke instellingen worden beschouwd als derden. Ook publieke entiteiten die afhangen van, opgericht werden door of (gedeeltelijk) gefinancierd worden door de Vlaamse overheid, andere Belgische overheden, buitenlandse overheden en internationale of supranationale organisaties kunnen optreden als derden. Academische ziekenhuizen die rechtspersoonlijkheid hebben, kunnen geen aanvragen indienen, maar kunnen wel optreden als derden. Buitenlandse organisaties (publieke en private onderwijs- en/of onderzoeksinstellingen, bedrijven,…) kunnen voor internationale onderzoeksinfrastructuren betrokken worden bij infrastructuur-investeringsinitiatieven. Vanuit juridisch oogpunt worden zij behandeld als derden.

Derden kunnen op geen enkele wijze, rechtstreeks of onrechtstreeks, subsidies ontvangen. Ze kunnen een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in een deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuur.

Dit betekent (1) dat ze als tegenprestatie voor hun financieel waardeerbare inbreng enkel een gelimiteerd recht van gebruik of toegang tot, ten aanzien van de onderzoeksinfrastructuur kunnen verwerven en (2) dat ze nooit begunstigde kunnen zijn van subsidiëring, waarbij deze subsidiëring nooit aan hen of aan een rechtspersoon waarin ze samen met de subsidiegerechtigden participeren, doorgestort kan worden.

Uit het voorgaande volgt dat:

• derden te allen tijde betrokken kunnen worden bij de cofinanciering van internationale onderzoeksinfrastructuur;
• derden betrokken kunnen worden bij de gezamenlijke bouw van internationale onderzoeksinfrastructuur;
• onderzoekers van derden kunnen uitgenodigd worden om in of met de gesubsidieerde internationale onderzoeksinfrastructuur te werken.

Art. 6.

§1. De onderzoeksgroepen tonen in de subsidieaanvraag aan dat ze gemandateerd zijn door het bestuur van de betrokken instantie of instanties.

§2. Indien aanvragers reeds financiering ontvangen vanuit andere bronnen dan het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen moet in de subsidieaanvraag de complementariteit van de gevraagde middelen worden aangetoond zodat geen dubbele financiering ontstaat.

Art. 7. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/11/2023 en 06/11/2024)

§1. In geval een voorstel wordt ingediend door onderzoeksgroepen uit meerdere instanties, wijzen de aanvragers één promotor aan die verder optreedt als woordvoerder van de aanvraag. Deze promotor wordt aangeduid met de term promotor-woordvoerder. In geval van toekenning van subsidies treedt deze op als budgethouder.

§2. Indien de promotor-woordvoerder binnen de drie jaar na toekenning van de aanvraag op emeritaat of pensioen gaat, dient naast deze promotor-woordvoerder een andere persoon verbonden aan dezelfde instelling als copromotor op te treden. Bij het emeritaat of de pensionering van de eerste neemt de tweede als nieuwe promotor-woordvoerder de verantwoordelijkheid over de infrastructuur over.

§3. Elke andere aan de aanvraag deelnemende onderzoeksgroep dan die waartoe de promotor-woordvoerder behoort, wijst minstens één copromotor aan. Deze copromotoren zijn geen budgethouder. Ze moeten via hun onderzoeksgroep of instelling een reële, financieel waardeerbare inbreng hebben in de aanvraag, zo niet worden ze als gebruiker toegevoegd. Maximaal 50 procent van de cofinanciering mag bestaan uit kosten van de copromotoren.

Copromotoren kunnen bij meerdere aanvragen tegelijkertijd als copromotor optreden. Indien de copromotor binnen de drie jaar na toekenning van de aanvraag op emeritaat of pensioen gaat, dient naast deze copromotor een andere persoon verbonden aan dezelfde instelling als copromotor op te treden. Bij het emeritaat of de pensionering van de eerste neemt de tweede als nieuwe copromotor de verantwoordelijkheid over de infrastructuur over.

§4. In geval er derden bij de indiening van een voorstel betrokken zijn, wijst elke derde een persoon aan die binnen de eigen organisatie verantwoordelijk is voor de aanvraag. Derden worden niet beschouwd als aanvragers.

§5. Alle communicatie met het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen gebeurt via de promotor-woordvoerder. De copromotoren worden door de promotor-woordvoerder ingelicht.

Art. 8. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/11/2023 en 06/11/2024)

§1. Er worden twee soorten oproepen voor deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuur georganiseerd, namelijk een roadmap-oproep en een financieringsoproep. Een roadmap-oproep wordt gedefinieerd als een oproep voor aanvragen tot deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuren waarvan het strategisch belang voor het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap kan worden aangetoond. Een financieringsoproep is een oproep voor de financiering of de herfinanciering van de deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuren.

§2. Een aanvraag in het kader van een roadmap-oproep is alleen ontvankelijk als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

• de internationale onderzoeksinfrastructuur waarvoor een aanvraag tot deelname wordt ingediend, maakte nog niet twee keer eerder het voorwerp uit van een onsuccesvolle aanvraag in een roadmap-oproep;
• de internationale onderzoeksinfrastructuur waarvoor een aanvraag tot deelname wordt ingediend, heeft de ontwerpfase al doorlopen. Onder ontwerpfase wordt verstaan de fase in de levenscyclus van een internationale onderzoeksinfrastructuur waarin het wetenschappelijke concept en de technische haalbaarheid van de onderzoeksinfrastructuur wordt uitgewerkt, alsook de analyse van de potentiële gebruikersgemeenschap, zowel wetenschaps- als innovatiegericht, als een schets van een businesscase en de rechtvaardiging voor het internationale consortium. De ontwerpfase omvat ook een eerste analyse van de positie in het internationale onderzoeksinfrastructuurlandschap, de e-infrastructuurvereisten en het datamanagement en -beleid;
• er worden geen twee aanvragen tot deelname aan dezelfde internationale onderzoeksinfrastructuur ingediend en de aanvraag heeft geen betrekking op een deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuur waar een Vlaams consortium al aan deelneemt.

§3. Een aanvraag in het kader van een financieringsoproep is alleen ontvankelijk als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

• de aanvraag maakte al het voorwerp uit van een succesvolle aanvraag in het kader van een roadmap-oproep of kreeg al financiering toegekend bij voorgaande oproepen voor internationale onderzoeksinfrastructuur, tenzij een uitdoofscenario is opgelegd;
• er worden geen twee verschillende aanvragen tot financiering van de deelname aan dezelfde internationale onderzoeksinfrastructuur ingediend;
• er wordt geen aanvraag tot financiering van de deelname aan een internationale onderzoeksinfrastructuur ingediend waar al een Vlaams consortium aan deelneemt.

§4. De roadmap-oproepen voor deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuren worden op ad hoc basis georganiseerd. Aanmelding van intenties om een aanvraag voor de roadmap-oproep in te dienen kunnen doorlopend aan het FWO kenbaar gemaakt worden en wanneer het FWO minstens vijf intenties tot het indienen van aanvragen ontvangen heeft, kan een roadmap-oproep gelanceerd worden en/of wanneer de Vlaamse of internationale ontwikkelingen rond onderzoeksinfrastructuur een roadmap-oproep vereisen, bv. bij het lanceren van een nieuwe Europese roadmap-oproep.

§5. De financieringsoproepen voor internationale onderzoeksinfrastructuur worden in de regel om de twee jaren georganiseerd. Indien een aanvrager financiering heeft gekregen in een oproep kan dezelfde aanvrager of het consortium waartoe de aanvrager behoort niet opnieuw financiering aanvragen voor dezelfde infrastructuur (investeringen en recurrente kosten) in de eerstvolgende nieuwe oproep tenzij wegens uitzonderlijke omstandigheden het investeringsinitiatief of de consortiumsamenstelling substantieel werd gewijzigd tijdens de looptijd van de financiering.

§6. Voor specifieke deelnames aan internationale onderzoeksinfrastructuren kunnen evaluaties met dezelfde selectiecriteria zoals voorzien in het reglement voor interne en externe peer review worden georganiseerd voor:

• aanvragen tot deelname aan of financiering van internationale onderzoeksinfrastructuren die vanwege de omvang van de financiering of vanwege het feit dat het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap de zetel van de internationale onderzoeksinfrastructuur zal huisvesten, niet binnen de reguliere oproepen vallen;
• aanvragen tot financiering van de deelname aan internationale onderzoeksinfrastructuren die vanwege de duidelijk bewezen hoogdringendheid van de financiering niet passen binnen de oproepkalender van de financieringsoproep.  

§7. De aanvragen om subsidies worden, via de onthaalinstelling van de promotor-woordvoerder, ingediend in het Engels door middel van online ingevulde formulieren.

§8. De betrokken formulieren dienen uiterlijk op de indiendatum en het indienuur zoals vermeld bij de oproep te worden ingediend. Meer info, waaronder de timing, is te vinden op de website van het FWO en/of de andere digitale kanalen van het FWO.

§9. Aanvragers van de roadmap-oproep of aanvragers van de financieringsoproep die nog geen IRI-financiering hebben ontvangen, dienen deel te nemen aan een intakegesprek voor de indiendatum. Voor de overige aanvragers is dit facultatief.

Art. 9.

Artikel 9 van het besluit tot regeling van de Vlaamse deelname aan en/of subsidiëring van internationale onderzoeksinfrastructuren bepaalt dat de raad van bestuur van het FWO bij zijn beslissingen steunt op het advies van experten die de wetenschappelijke kwaliteit van de aanvragen evalueren, en die vervolgens voor de aanvragen die excellent of zeer goed bevonden zijn, nagaat of de opgemaakte investeringsplannen realistisch, haalbaar en van strategisch belang zijn voor het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap.

In uitvoering van de bepalingen van dit besluit worden twee experten commissies ingesteld: de commissies science en strategie die gedefinieerd worden in het reglement interne en externe peer review van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen.

Art. 10. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 06/11/2024)

§1. Voor de geselecteerde voorstellen voor internationale onderzoeksinfrastructuur bedraagt de subsidiëring 80% van de subsidiabele kosten.

§2. De subsidiëring wordt verhoogd tot 90% als het investeringsinitiatief uitgaat van een of meer onderzoeksgroepen bij meer dan een aanvrager, en als in het aanvraagdossier wordt aangetoond dat alle aanvragers de resterende 10% van de subsidiabele kosten evenredig verdelen volgens inhoudelijke inbreng en engagement zodat een daadwerkelijke inbreng en engagement wordt aangetoond.

§3. In het operationeel plan wordt aangetoond welke kosten in-kind als bijdrage tegen een financieel waardeerbaar bedrag, via cofinanciering of via inkomsten, zullen worden gedekt. Het operationeel plan verschaft duidelijkheid over welke kosten jaarlijks verwacht kunnen worden en hoe die gefinancierd zullen worden, via eenmalige of recurrente kosten, gedurende de looptijd van de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur.

§4. Als het aanvragende consortium via het operationeel plan kan aantonen dat, door de aard van de infrastructuur, geen co-financiering mogelijk is en aan de voorwaarden, vermeld in artikel 10, lid 2, kan worden voldaan, kan het subsidiepercentage opgetrokken worden tot 100%, maar de participatie, gedragenheid en het engagement van de betrokken instanties moeten aangetoond worden. Infrastructuren zijn immers heel divers van aard en de mogelijkheid tot cofinanciering is sterk verschillend. In deze uitzonderingsgevallen kan hiermee rekening gehouden worden in de financiering.

Art. 11. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/11/2023 en 06/11/2024)

§1. De subsidies, door het FWO verleend, worden in een overeenkomst nader omschreven.

§2. De gesubsidieerde onderzoeksinfrastructuur wordt contractueel beheerd door een aanwijsbare onthaalinstelling die over een zakelijk of bijzonder recht uit overeenkomst op de infrastructuur beschikt, en die ook verantwoordelijkheid heeft over het optimale gebruik van de deelname aan de internationale infrastructuur en het beheer van de kosten die daaraan verbonden zijn.

In het geval van internationale onderzoeksinfrastructuur is de onthaalinstelling:

1. ofwel een Vlaamse universiteit, een Vlaams Wetenschappelijke instelling, een strategisch onderzoekscentrum, een instelling van postinitieel onderwijs, het VLIZ, de KMDA-CRC, de Plantentuin van Meise of een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht;
2. ofwel eengemandateerd orgaan van een Vlaamse universiteit, een Vlaams Wetenschappelijke instelling, een strategisch onderzoekscentrum, een instelling van postinitieel onderwijs, het VLIZ, de KMDA-CRC, de Plantentuin van Meise of een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht;
3. ofwel een samenwerkingsverband tussen één of meer Vlaamse universiteiten, Vlaams Wetenschappelijke instellingen, een strategisch onderzoekscentrum, een instelling van postinitieel onderwijs, het VLIZ, de KMDA-CRC, de Plantentuin van Meise of een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht;
4. ofwel een vereniging, stichting of vennootschap die door één of meer Vlaamse universiteit, een Vlaams Wetenschappelijke instelling, een strategisch onderzoekscentrum, een instelling van postinitieel onderwijs, het VLIZ, de KMDA-CRC, de Plantentuin van Meise of een Vlaams museum met een onderzoeksopdracht wordt gecontroleerd. De controle over een vereniging of stichting moet samenvallen met het bezit van de meerderheid van stemmen in de raad van bestuur. De controle over een vennootschap wordt geïnterpreteerd in de zin die artikel 5 van het Wetboek van vennootschappen daaraan geeft.

§3. Het FWO zal een overeenkomst afsluiten met de onthaalinstelling van de promotor-woordvoerder en de partnerinstellingen van het consortium zodat iedere onthaalinstelling van resp. de promotor-woordvoerder en copromotoren bij de overeenkomst betrokken is.

§4. Indien het een consortiumaanvraag betreft, zal deze overeenkomst pas van kracht worden nadat er aan het FWO een samenwerkingsovereenkomst wordt voorgelegd die werd afgesloten tussen de verschillende betrokken onderzoeksgroepen of hun respectievelijke instellingen. In deze samenwerkingsovereenkomst worden de modaliteiten vastgelegd van de samenwerking tussen de verschillende onderzoeksgroepen en hun respectievelijke instellingen in het kader van de uitvoering van de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur.

De samenwerkingsovereenkomst bevat onder andere bepalingen met betrekking tot de volgende onderwerpen:

• de zakelijke rechten of bijzondere rechten uit overeenkomsten die de verschillende instellingen waarvan de onderzoeksgroepen deel uit maken, kunnen doen gelden op de gesubsidieerde internationale onderzoeksinfrastructuur;
• de financieel waardeerbare inbreng van de verschillende onderzoeksgroepen of hun respectieve instellingen bij de aanschaf, installatie, constructie, onderhoud en/of bediening van de gesubsidieerde internationale onderzoeksinfrastructuur en de eraan verbonden kosten;
• de (niet-)aanrekening van BTW bij de onderlinge verrekening van kosten;
• de (potentiële) mogelijkheden die de toekenning van subsidiëring door het FWO biedt voor de participatie van de verschillende instellingen aan en hun positie binnen andere onderzoeksfinancieringsmechanismen;
• de toegang tot en het gebruik van de gesubsidieerde internationale onderzoeksinfrastructuur door de verschillende onderzoeksgroepen, met een eventuele prioriteitsregeling en
• een bemiddelingsmechanisme ingeval van conflicten over de interpretatie en uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst of andere zaken die verband houden met de realisatie van het door het FWO gesubsidieerde deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur.

Art. 12. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/11/2023 en 06/11/2024)

Indien het een aanvraag betreft waarin (een) derde(n) betrokken word(t)(en), zal de overeenkomst tussen het FWO en de onthaalinstelling en de promotor-woordvoerder pas van kracht worden nadat aan het FWO de overeenkomst(en) word(t)(en) voorgelegd die met betrekking tot de uitvoering van de deelname aan de  internationale onderzoeksinfrastructuur gesloten werd(en) tussen de betrokken onderzoeksgroep(en) of zijn/hun (respectieve) instelling(en) en de betrokken derde(n).

Derden kunnen nimmer begunstigde zijn van de subsidiëring. Deze subsidiëring wordt nimmer doorgestort aan bedoelde derden of aan een rechtspersoon waarin de subsidiegerechtigden samen met deze derden participeren.

Derden kunnen te allen tijde participeren aan een gesubsidieerd investeringsinitiatief. Zij kunnen als tegenprestatie voor een financieel waardeerbare inbreng. i.e. een bepaalde financiële, personele of materiële inbreng in het investeringsinitiatief een gelimiteerd recht van gebruik of toegang tot, ten aanzien van de onderzoeksinfrastructuur doen gelden. Er dient een schatting van de waarde in euro vermeld te worden van de inbreng door derden.

Art. 13. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 06/11/2024)

Voor (her)financieringsaanvragen duren in beginsel de overeenkomsten vier jaar en zijn ze eventueel met maximum twee jaar verlengbaar. De projectduur kan ingekort worden bijvoorbeeld voor deelnames aan de internationale onderzoeksinfrastructuur waarvoor de juridische basis van de internationale infrastructuur nog niet is vastgelegd, evenals bijvoorbeeld voor de deelnames aan de internationale onderzoeksinfrastructuur waarvoor een uitdoofscenario wordt uitgewerkt. Iedere wijziging van het statuut van de Belgische/Vlaamse deelname (bijvoorbeeld waarnemerschap versus effectief lid) aan de internationale onderzoeksinfrastructuur zal opnieuw het voorwerp uitmaken van een evaluatie via de georganiseerde oproepen.

Art. 14.

De overeenkomst dient een bepaling of bepalingen te bevatten die de mogelijkheid beiden aan een van de partijen de overeenkomst eenzijdig op te zeggen. De overeenkomst dient tevens een bepaling of bepalingen te bevatten omtrent opzeggingstermijnen. 

Art. 15.

Het FWO zal de onthaalinstellingen verzoeken een gebruiksplan op te maken omvattende de informatie en toegankelijkheidsbepalingen voor onderzoekers van andere instellingen, tot de installaties gefinancierd door het FWO. 

Art. 16.

Daar de subsidies uitsluitend worden toegekend voor de deelname aan en de financiering van internationale onderzoeksinfrastructuur, en voor de institutionele, operationele en logistiek kosten van Vlaamse onderzoeksgroepen die er aan deelnemen, zijn de promotoren verplicht ze alleen hieraan te besteden. Zodra hun aanwending deze verplichting niet meer nakomt, zullen de subsidies- of hun saldi - moeten terugvallen aan het FWO. 

Art. 17. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 06/11/2024)

Elke fundamentele verandering aan de goedgekeurde aanvraag moet aan het FWO meegedeeld worden en zal het voorwerp uitmaken van een onderzoek, gelijk aan die voor een nieuwe aanvraag en zal in een aanpassing van de overeenkomst, die de oorspronkelijke overeenkomst niet verlengt, worden opgenomen. Elke gedeeltelijke wijziging van deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur, alsook elke wijziging van de voorziene uitgaven, moeten vooraf de goedkeuring van het FWO bekomen.

Art. 18. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 27/11/2019, 28/11/2023 en 06/11/2024)

§1. De subsidiabele kosten omvatten zowel eenmalige als recurrente kosten die verbonden zijn aan de deelname aan en/of subsidiëring van internationale onderzoeksinfrastructuren.

§2. De subsidie wordt aangewend voor de financiering van de uitrustings-, personele, institutionele, operationele en logistieke kosten. Daaronder vallen de volgende kostencategorieën die niet noodzakelijk allemaal tegelijk dienen voor te komen in elke aanvraag tot financiering van de deelname aan een internationale onderzoeksinfrastructuur:

• uitrusting: de kosten voor onderzoeksinvesteringen, namelijk de kosten voor de aanschaf of de opbouw en de aansluiting van (onderdelen) van de internationale onderzoeksinfrastructuur, substantiële upgrades, inclusief het niet-recupereerbare deel van de btw;
• personeelskosten voor de ontwikkeling, de constructie of de opbouw van de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur. Daaronder vallen ook de personeelskosten voor de upgrade van de internationale onderzoeksinfrastructuur en de kosten voor het personeel voor de bediening of het onderhoud als de infrastructuur eenmaal operationeel is, alsook de personeelskosten voor de engagementen die zijn aangegaan binnen internationale samenwerkingsakkoorden;
• werkingskosten zoals onderhoudskosten gedurende de hele afschrijvingsperiode, namelijk de kosten die voortvloeien uit onderhoudsovereenkomsten of upgrades van de internationale onderzoeksinfrastructuur en de herstellingskosten aan de uitrusting, de werkingskosten die voortvloeien uit de engagementen die zijn aangegaan binnen internationale samenwerkingsakkoorden, en de logistieke en trainingskosten die noodzakelijk zijn om onderzoek te verrichten aan en toegang te hebben tot de internationale onderzoeksfaciliteit;
• de verplaatsingskosten naar en van het buitenland en de kosten voor een CO₂-bijdrage gekoppeld aan een wetenschapsgerelateerde verplaatsing per vliegtuig, voor zover deze kosten in lijn liggen met de ontwikkeling, constructie, upgrade, bediening en/of onderhoud van de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur.

§3. Het overheadpercentage van toepassing op de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur bedraagt 6%. 

§4. Werkingskosten voor het onderzoek dat uitgevoerd wordt met de internationale onderzoeksinfrastructuur, de uitgaven voor het doorvoeren van het eigenlijke onderzoek en de kosten voor infrastructurele voorzieningen zoals de kosten voor gebouwen, voorzieningen die tot de gebruikelijke huisvesting gerekend worden, met uitzondering van de kosten voor aanpassingen aan gebouwen en aansluitingskosten voor de internationale onderzoeksinfrastructuur, komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Deze kosten vallen normaal ten laste van de onderzoeksprojecten die gebruik maken van de infrastructuur.

§5. Verschuivingen tussen uitrusting, personeel en werkingskosten zijn mogelijk en dienen in de wetenschappelijke verslaggeving gerapporteerd te worden en dienen in lijn te liggen met de doelstellingen van de goedgekeurde aanvraag. Een gemotiveerde vraag dient hiervoor gericht te worden aan het FWO. In voorkomend geval van goedkeuring zullen de betalingstermijnen zoals opgenomen in de subsidieovereenkomst echter niet wijzigen.

§6. Positieve saldi van de toegekende personeels-, werkings- en uitrustingstoelage kunnen tot maximum twee jaar na de einddatum van de overeenkomst worden aangewend voor het verantwoorden van de kosten zoals bepaald in paragraaf 2 punten 1° tot 3°.

§7. Uitzonderlijk en grondig gemotiveerde aanvragen tot verlenging van de aanwendingsduur moeten ten laatste tegen 30 november van het laatste jaar van de door het reglement toegestane aanwendingsduur, zijnde de duur van de ondertekende overeenkomst plus twee jaar, aan het FWO worden bezorgd en kunnen slechts voor maximum zes maanden worden toegekend.

§8. De uitvoering van specifieke deeltaken kan ook uitbesteed worden aan onderaannemers op voorwaarde dat dit in de aanvraag werd opgenomen. De onderaannemers krijgen geen rechtstreekse financiering vanwege het FWO. De gecumuleerde bijdrage van onderaannemers bedraagt maximaal 20 procent van de totale werkingskosten. Een hoger aandeel kan enkel op voorwaarde dat dit grondig wordt gemotiveerd in de aanvraag.

Art. 19. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 28/11/2023 en 06/11/2024)

§1. Personeelskosten kunnen enkel verantwoord worden indien:

• het aanwerven van personeel is opgenomen in de originele aanvraag;
• het personeel werd aangeworven d.m.v. een arbeidsovereenkomst.

§2. Voor het begroten van de personeelskosten worden de reële loonkosten gehanteerd voor personeel dat reeds in dienst is, zoniet dient een raming van de personeelskost te worden opgegeven van het personeel dat zal worden aangeworven. Ramingssystemen van de reële loonkost zijn beschikbaar bij de personeelsdienst van elke instelling.

§3. Vakantiegeld bij uitdiensttreding van personeelsleden, dat ofwel 3/4 van de duur van de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur, ofwel ten minste drie opeenvolgende jaren op één of meerdere projecten van het FWO stond, kan worden verantwoord op een afzonderlijk daarvoor voorziene begrotingspost. Voor personeel dat niet aan de gestelde voorwaarden voldoet, dient dit wel op het project aangerekend te worden.

§4. Promotoren kunnen zowel voltijds als deeltijds wetenschappelijk of technisch personeel aanwerven.  

§5. Kosten voor de opleiding, vorming en bijscholing van personeel voor het gebruik van internationale onderzoeksinfrastructuur zijn subsidiabel. Het gaat immers om onderhoudskosten, meer bepaald om personele kosten voor het permanente onderhoud en het bedienen van de onderzoeksinfrastructuur. Opdat onderzoeksinfrastructuur bediend zou kunnen worden, moet er immers ofwel competent personeel aangeworven worden ofwel personeel dat reeds in dienst is, opgeleid en bijgeschoold worden. Kosten voor opleiding, vorming en bijscholing van personeel zijn subsidiabel gedurende de afschrijvingsperiode van de onderzoeksinfrastructuur. Dit betekent enerzijds dat niet enkel initiële opleidingskosten, maar ook de kosten voor bijscholing “en cours de route” (bijvoorbeeld na een upgrade) subsidiabel zijn. Anderzijds zijn zo’n bijscholingskosten enkel subsidiabel tot de afschrijvingsperiode afgelopen is. Na het verloop van de afschrijvingsperiode  dienen deze kosten zelf gedragen te worden.

§6. Aan de promotor-woordvoerder, de promotor of de copromotor kan geen enkele bezoldiging of cumulatie met een bezoldiging worden toegestaan in het kader van een onderzoeksinfrastructuuraanvraag met toelage van het Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen, m.a.w. de (co-)promotor kan zichzelf niet vergoeden met de toelagen voor infrastructuuraanvragen .

Art. 20.

§1. Zo de promotoren de toelating hebben in het kader van overeenkomsten door het FWO gesteund, personeel aan te trekken, verloopt de rekrutering van deze personeelsleden conform aan de bepalingen van de Gedragscode voor de Rekrutering van Onderzoekers, zoals door de Europese Commissie samen met het Europese Handvest voor Onderzoekers in 2005 gepubliceerd.

Daarnaast dienen de aanstellingen te gebeuren in overeenstemming met de terzake geldende wettelijke bepalingen en overeenkomstig de vergoedingen en reglementen van kracht in de onthaalinstelling, (in het overgrote deel van de gevallen dus volgens het stelsel van toepassing in de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap) voor wat betreft de hiërarchie der graden, de vereisten voor aanwerving en bevordering, alsmede de bezoldigingen. De onthaalinstellingen kunnen desgewenst bijkomende eisen stellen.

§2. Jaarlijks bezorgt de onthaalinstelling voor 15 maart van het daaropvolgende jaar aan het FWO een lijst met een overzicht van het personeel op de verschillende FWO-projecten. De lijst wordt opgedeeld per project/budget en vermeldt volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, datum in dienst, datum uit dienst, tewerkstellingspercentage, contractsoort, statuut (BAP - doctoraatsbursaal, BAP – WM, ATP, …) en hoogst behaalde diploma en een verklaring van de onthaalinstelling dat het wetenschappelijk personeel aan de gevraagde voorwaarden voldoen. De personeelsuitgaven, die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden verworpen.

Art. 21. (zoals gewijzigd bij beslissing van de raad van bestuur van 06/11/2024)

§1. De promotor-woordvoerder moet aan het FWO een verslag voorleggen:

• voor de in uitvoering zijnde financieringsdeelnames aan internationale onderzoeksinfrastructuren: uiterlijk  zes maanden voor het verstrijken van de overeenkomst waarbij de einddatum van de overeenkomst de referentiedatum is, een rapport met o.a. een beschrijving van de reeds uitgevoerde activiteiten cfr. de gedefinieerde KPI’s in de subsidieovereenkomst, een status rond de opbouw en gebruik van de infrastructuur, de toegankelijkheid voor onderzoekers binnen en buiten het consortium, een update van het businessplan en de reeds aangewende financiering, de reeds gerealiseerde impact van de financiering en de lijst van de publicaties met betrekking tot de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur;
• voor de financieringsaanvragen waarvoor een uitdoofscenario werd beslist, dient uiterlijk zes maanden na de stopzetting van de financiering een eindverslag over de wetenschappelijke activiteiten, de gerealiseerde impact en de lijst van de publicaties met betrekking tot de deelname aan de internationale onderzoeksinfrastructuur en een actualisatie van het voortgangsrapport te worden ingediend.

§2. Op basis van de resultaten van de rapporten kan door de commissie science en strategie aan de raad van bestuur van het FWO geadviseerd worden, in een aanpassing van de reeds toegekende financiering, in casu een mogelijke vermindering van subsidie of uitdoofscenario voor projecten die minder goede resultaten aanleveren.

Art. 22.

De betalingen, rapporteringen en controles gebeuren volgens de bepalingen van het FWO-reglement onderzoeksprojecten.

Art. 23.

In géén enkel geval kunnen uitgaven ten laste worden genomen op toelagen toegewezen voor toekomstige begrotingsjaren. Dit houdt tevens in dat geen facturen worden aanvaard die dateren van vóór de begindatum van de overeenkomst.

Art. 24.

Het beheer van de verleende toelagen wordt toevertrouwd aan de boekhoudkundige dienst van de universiteit of de wetenschappelijke instelling waaraan de promotoren verbonden zijn. 

Art. 25.

Het begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december