Weave - FWO als Lead Agency

Weave is een bottom-up cross-Europees initiatief opgezet door Europese onderzoeksfinancierders – en ingebed in Science Europe – om excellente gezamenlijke Europese onderzoeksprojecten te ondersteunen over de nationale en regionale grenzen heen. Gebaseerd op het Lead Agency Principe, zorgt Weave voor een vereenvoudiging van de indienings- en selectieprocedure van gezamenlijke projectvoorstellen: een Europees team van onderzoekers uit twee tot drie Europese landen of regio’s die het Weave initiatief hebben ondertekend, dient hun gezamenlijke projectaanvraag in bij slechts één financierder (Lead Agency) die verantwoordelijk is voor de verdere administratieve afhandeling en wetenschappelijke evaluatie. Elke betrokken financierder staat uiteindelijk in voor de financiering van de eigen onderzoekers (d.i. onderzoekers die ontvankelijk zijn voor financiering bij deze financierder). Aangezien Weave zowel bilaterale als trilaterale wetenschappelijke samenwerking binnen Europa zal mogelijk maken, draagt het ook bij tot de realisatie van de European Research Area (ERA).

Meer details over de financierders die instapten in het Weave initiatief alsook over het opzet, de procedure, ... kunnen teruggevonden worden op deze Weave website. Het Weave initiatief wordt de komende jaren progressief uitgerold met mogelijke officiële toetreding van nieuwe Weave financierders zodat de ontvankelijke samenwerkingscombinaties een dynamisch gegeven zijn.

• 15 januari 2026: oproep open
• Maart 2026: interne deadlines (contacteer tijdig de verantwoordelijke dienst van de onthaalinstelling voor de overdracht van de aanvraag tussen promotor-woordvoerder en onthaalinstelling)
• 1 april 2026 om 17 u.: oproep gesloten (uiterste indiendatum via FWO e-loket door de hoofdonthaalinstelling)
• 10 - 21 september 2026: rebuttal fase (schriftelijk)
  • 21 september 2026 om 23u59: rebuttal fase gesloten (uiterste indiendatum via FWO e-loket door de promotor-woordvoerder)
• 19 oktober – 30 oktober 2025: fysieke panelvergaderingen
• 11 december 2026: bekendmaking resultaten
• 1 januari 2027: start projecten aan Vlaamse zijde
• Januari 2027: feedback over de aanvraag bezorgd aan de promotor-woordvoerder

Weave is geen nieuw, afzonderlijk financieringsprogramma. Het maakt gebruik van reeds bestaande financieringskanalen voor fundamenteel onderzoek (met bijhorende tijdslijnen en condities) bij de Weave partners. Het FWO heeft het Weave initiatief in 2021 geïntegreerd in het kanaal van de reguliere FWO onderzoeksprojecten voor fundamenteel onderzoek. Gelieve voor meer gedetailleerde informatie dan ook zeker deze webfiche te consulteren.

• Projectduur: de vuistregel is, gelijke projectduur aan zowel de Vlaamse als de niet-Vlaamse/buitenlandse zijde(s), en de regels van de Lead Agency inzake projectduur gelden:

• • FWO als Lead Agency: in principe maximaal 4 jaar, minimum 2 jaar.
  • Let wel:
    • Wanneer er Duitse onderzoekers betrokken zijn (via financierder/Partner Agency DFG), is de projectduur maximum 3 jaar, zowel aan Vlaamse als aan niet-Vlaamse/buitenlandse zijde(s).
  • Een overzicht van de (maximale) Weave projectduren, is hier terug te vinden.

• FWO personeel- en werkingsmiddelen: minimum € 50.000 per jaar voor het hele project (alle Vlaamse, federale en niet-Vlaamse instellingen inbegrepen) en maximum € 145.000 per jaar per Vlaamse/federale instelling.
• FWO uitrusting: maximum € 150.000 per project (alle Vlaamse en federale instellingen inbegrepen).

De modaliteiten (bv. budget) en ontvankelijkheidscriteria van het Vlaamse luik volgen de regelgeving van de junior/senior onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek. Dit betekent o.a.:

• Betrokken instellingen (Artikel 7) en (co)promotor(en)(-woordvoerder) (Artikel 10-12) dienen te voldoen aan de voorwaarden weergegeven in het reglement junior/senior projecten fundamenteel onderzoek. Binnen een Weave project is het echter niet mogelijk een niet-Vlaamse instelling anders dan de betrokken Weave partner(s) te betrekken voor maximaal 10% van de totale projectfinanciering.
• Junior vs. senior projecten op basis van Artikel 10 van het reglement junior/senior projecten fundamenteel onderzoek. Voor de bepaling van het type (junior/senior) dient eveneens rekening te worden gehouden met de wetenschappelijke anciënniteit van de betrokken niet-Vlaamse/buitenlandse Weave (co)promotor(en).
• Ongeacht of FWO Lead of Partner Agency is, Weave projecten (inclusief die met Nederland NWO) tellen voor alle oproepen gelanceerd vanaf januari 2025 altijd mee voor het maximum van één onderzoeksproject fundamenteel onderzoek waarvoor een onderzoeker per aanvraagronde kan optreden als (co)promotor(-woordvoerder), ongeacht of men daarbij budget aanvraagt of niet. Weave projecten tellen eveneens mee voor de regel die stelt dat het totaal van de aangevraagde en lopende onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek op naam van eenzelfde (co)promotor(-woordvoerder) niet groter mag zijn dan twee. De datum waarop een nieuw toegekend onderzoeksproject fundamenteel onderzoek (inclusief Weave) normaliter zou starten geldt als referentiedatum voor het berekenen van dit totaal. Concreet betekent dit dat maar één project lopende mag zijn op het moment dat het aangevraagde project zal starten. Indien er op het moment van de aanvraag reeds twee projecten lopende zijn, moet één van beide projecten beëindigd zijn op 31 december van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend.
• Eenzelfde Weave-project mag slechts één keer in eenzelfde budgetjaar worden ingediend. Parallelle indiening van hetzelfde Weave-project bij meerdere financierders voor wie de betrokken onderzoekspartner(s) ontvankelijk is (zijn), is dus niet toegestaan.
• Aanvragers gaan akkoord met de Clausule wetenschappelijke integriteit.

De modaliteiten (bv. budget) en ontvankelijkheidscriteria van de niet-Vlaamse/buitenlandse partner(s) volgen de regelgeving van de respectievelijke financierder(s) waarbij zij ontvankelijk zijn. Het is echter wel belangrijk dat wanneer het FWO de Lead Agency is, in het aanvraagformulier de volledige details worden ingevuld, ook voor het budget aangevraagd bij de andere financierder(s). Voor meer info zie de specifieke websites van volgende in aanmerking komende financierders:

• DUITSLAND via DFG (German Research Foundation)
• FRANSTALIGE GEMEENSCHAP VAN BELGIË via F.R.S.-FNRS (Fonds de la Recherche Scientifique)
• LUXEMBURG via FNR (National Research Fund)
• NEDERLAND via NWO (Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek)  (Weave pilootfase)
  • Belangrijk om weten is dat de FWO-NWO pilootoproep enkele specifieke condities met zich meebrengt, gelieve dus dit document grondig door te nemen alvorens een aanvraag op te starten.
• OOSTENRIJK via FWF (Austrian Science Fund)
• POLEN via NCN (National Science Center)
  • Budget Poolse zijde: de aanvragers dienen de gevraagde budgetten eerst te berekenen in złoty (PLN) en nadien om te zetten naar euro (EUR) op basis van de geldende EUR/PLN wisselkoers zoals te raadplegen op de NCN website. Discrepanties tussen het Poolse budget zoals aangegeven in de volledige aanvraag bij het FWO (als Lead) en zoals aangegeven in de administratieve indiening bij NCN (als Partner) kunnen leiden tot onontvankelijkheid.
  • Personeel Poolse zijde: postdoctorale onderzoekers en beurshouders dienen aan Poolse zijde te worden aangeworven via open competitie en mogen bijgevolg niet bij naam worden genoemd in de aanvragen die bij het FWO (als Lead) en bij NCN (als Partner) worden ingediend. Indien deze onderzoekers wel bij naam worden genoemd, kan dit leiden tot onontvankelijkheid. Deze regel geldt alleen voor NCN, aan Vlaamse (FWO-)zijde mag men deze onderzoekers wél bij naam noemen, indien reeds gekend.
• SLOVENIË via ARIS (Slovenian Research and Innovation Agency)
• ZWEDEN via Formas (Swedish Research Council for Sustainable Development)
  • Let op: Formas financiert bottom-up fundamenteel en ‘need-driven’ onderzoek in alle wetenschappelijke domeinen maar met een focus op de volgende gebieden:
    • Milieu
    • Landbouwwetenschappen
    • Ruimtelijke ordening
      
      Bovenvermelde informatie vormt een cruciaal onderdeel van de ontvankelijkheidscontrole aan Zweedse zijde. Daarom moeten Zweedse onderzoekers (en het Zweedse gedeelte van de gezamenlijke Weave aanvraag) voldoen aan de beperkingen binnen het verantwoordelijkheidsgebied van Formas. Voor meer informatie over de focusgebieden van Formas, zie dit document.
• ZWITSERLAND via SNSF (Swiss National Science Foundation)

De indiening en evaluatie van dit type gezamenlijk onderzoeksproject volgt de procedure van de junior/senior onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek. Dit betekent o.a.:

• In te dienen bij het FWO (FWO E-loket) gebruik makend van het specifieke aanvraagformulier ‘Research project WEAVE (FWO acts as Lead Agency)’. Let op: wanneer jullie een Weave project aanvragen, kunnen jullie geen gebruik maken van het aanvraagformulier voor een regulier junior/senior project fundamenteel onderzoek.
• Elke (co)promotor(-woordvoerder) van zowel de betrokken Vlaamse als niet-Vlaamse/buitenlandse onderzoeksteams moet beschikken over een FWO E-loket profiel met o.a. een actuele weergave van hun functies/carrière alsook een geüpdatete lijst van publicaties en dient een CV (standaardsjabloon) toe te voegen aan de aanvraag.
• Let op: naast de indiening van de volledige aanvraag bij het FWO dient er per betrokken Weave land/regio nog een verplichte administratieve indiening plaats te vinden bij de betrokken buitenlandse onderzoeksfinancierder. Deze administratieve indiening in het buitenland omvat een exacte (!) kopie van de aanvraag die bij het FWO werd ingediend. Genereer dus zeker een PDF van jullie finale aanvraag ingediend bij het FWO. Voor meer informatie hieromtrent (incl. de deadline):
  • DUITSLAND via DFG (German Research Foundation)
  • FRANSTALIGE GEMEENSCHAP VAN BELGIË via F.R.S.-FNRS (Fonds de la Recherche Scientifique)
  • LUXEMBURG via FNR (National Research Fund)
  • NEDERLAND via NWO (Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek)  (Weave pilootfase)
  • OOSTENRIJK via FWF (Austrian Science Fund)
  • POLEN via NCN (National Science Center)
  • SLOVENIË via ARIS (Slovenian Research and Innovation Agency)
  • ZWEDEN via Formas (Swedish Research Council for Sustainable Development)
  • ZWITSERLAND via SNSF (Swiss National Science Foundation)
• Het FWO en de betrokken niet-Vlaamse/buitenlandse financierder(s) controleren de ontvankelijkheid van de aanvraag/aanvragers.
  • Richtlijnen over vormvereisten in de aanvraagformulieren en bijhorende documenten van aanvraagprogramma's dienen strikt te worden nagevolgd. Bij overtreding daarvan kan de aanvraag onontvankelijk worden verklaard.
• Weave onderzoeksprojecten worden samen met – en dus in competitie met – junior/senior projecten fundamenteel onderzoek geëvalueerd. Voor meer info hieromtrent zie webfiche junior/senior projecten fundamenteel onderzoek. Positief geëvalueerde aanvragen worden door het FWO voorgelegd aan de betrokken financierder(s) ter ratificatie.
• NIEUW: Vanaf oproep 2026 bevat het online aanvraagformulier een extra vraag over de 'inhoudelijke en/of conceptuele bijdrage' die de aanvrager(s) en mogelijk ook anderen hebben geleverd aan het onderzoeksontwerp en desgevallend aan de daarbij horende datacollectie en de analyse en/of interpretatie daarvan. Het gaat daarbij om informatie die de evaluatoren toelaat de genese van het odnerzoeksvoorstel beter te begrijpen. Soms immers worden er vragen gesteld bij de mate waarin een aanvrager van een project of een mandaat het voorstel zelf heeft ontwikkeld of bestaande ideeën uit andere voorstellen heeft (her)gebruikt. Ook is het een kwestie van deontologie erkenning te geven aan wie ideeën en data heeft geleverd, als mede-aanvrager, niet bij de aanvraag betrokken onderzoekers of in welke hoedanigheid ook. Deze nieuwe rubriek in de formulieren wordt echter niet opgevat als een nieuw criterium voor het scoren van de aanvraag.
• Het online FWO-aanvraagformulier bevat een specifieke tab 'Kennisveiligheid'. Aanvragers dienen op basis van het onderwerp van hun onderzoeksvoorstel, betrokken landen en buitenlandse partners een set van vragen te beantwoorden die het risico inschat wat betreft o.a. ongewenste kennisoverdracht, misbruik van onderzoeksresultaten en/of inmenging. Indien daaruit blijkt dat een goedkeuring inzake kennisveiligheid van de onthaalinstelling nodig is, neem dan onmiddellijk en liefst vóór het indienen van jouw aanvraag, contact op met de contactpersonen betreffende kennisveiligheid binnen jouw onthaalinstelling. Een presentatie over dit thema kan hier worden teruggevonden.
• De raden van bestuur van al de betrokken financierders doen de finale ratificatie. Het FWO betaalt het Vlaamse luik van positief geëvalueerde aanvragen, het niet-Vlaamse/buitenlandse luik wordt door de desbetreffende financierder(s) betaald.

Mocht je verdere vragen hebben betreffende Weave, kan je steeds mailen naar weave@fwo.be.

Bij vragen over het aanvraagsjabloon of de procedure, kan je contact opnemen met je dossierbeheerder.

Bij technische problemen met het E-loket kan je mailen naar FWOhelpdesk@fwo.be.