Indiening van de gezamenlijke projectaanvraag bij een andere financierder dan het FWO (FWO als Partner Agency)

In het kader van het Weave initiatief heeft het FWO een bilateraal akkoord met volgende landen:

Dit betekent concreet dat onderzoekers ontvankelijk bij het FWO samen met hun niet-Vlaamse/buitenlandse partner (ontvankelijk bij één van de voorgenoemde financierders) een bilateraal onderzoeksproject kunnen indienen bij de financierder waarbij de niet-Vlaamse/buitenlandse partner ontvankelijk is. Deze financierder zal optreden als Lead Agency en dus instaan voor de volledige administratieve afwikkeling en de wetenschappelijke evaluatie.

Bovendien is het – indien gewenst – mogelijk om het project uit te breiden naar een trilateraal project omdat alle bovenstaande financierders ook zelf bilaterale akkoorden hebben afgesloten met andere Weave partners. Hierdoor zijn deze trilaterale projecten (combinaties) mogelijk.

Meer informatie over welke Europese samenwerkingen er op dit moment mogelijk zijn binnen Weave kan teruggevonden worden op deze Weave website.

Belangrijke data

  • Tijdslijn indien FWO als Partner Agency: procedure en timing Lead Agency geldt.
  • Hoewel sommige financierders waarmee het FWO een bilateraal akkoord heeft, in principe met een systeem van continue indiening werken, geldt er voor de Weave-projecten waar er een Vlaamse partner bij betrokken is, een specifieke ‘cut off’ datum:
    • Duitsland DFG: 2 april 2024
    • Franstalige Gemeenschap van België F.R.S.-FNRS: Oproep gesloten (volgende oproep opent voorjaar 2024)
    • Luxemburg FNR: 17 april 2024
    • Oostenrijk FWF: 2 april 2024
    • Polen NCN: Oproep gesloten (volgende oproep opent mid-september 2024)
    • Slovenië ARIS: Oproep gesloten
    • Zweden Formas: Oproep gesloten (volgende oproep opent najaar 2024)
    • Zwitserland SNSF: 3 april 2024 (deadline van 1 oktober 2024 bij SNSF staat niet open voor Zwitsers-Vlaamse projecten)
  • 1 januari 2025: start projecten aan Vlaamse zijde (ongeacht wie de Lead Agency is)
    • Let op: Projecten die worden ingediend binnen de oproep met NCN Polen als Lead Agency (deadline: December 2024) worden geëvalueerd in 2025 en zullen, indien succesvol, aan Vlaamse zijde starten op 1 januari 2026. Bijgevolg wordt een dergelijk NCN-FWO project meegeteld voor het maximum van 2 projecten:
      • Waarvoor je in de aanvraagronde 2025 kan optreden als (co)promotor(-woordvoerder)
      • Die je als (co)promotor(-woordvoerder) op jouw naam mag hebben staan op 01/01/2026.

Kenmerken?

Weave is geen nieuw, afzonderlijk financieringsprogramma. Het maakt gebruik van reeds bestaande financieringskanalen voor fundamenteel onderzoek (met bijhorende tijdslijnen en condities) bij de Lead Agency.

Meer informatie over deze programma’s kan, voor de financierders waarmee het FWO een bilateraal akkoord heeft, gevonden worden op volgende websites:

Meer informatie over de tijdslijn, condities, procedure, ... van elke van deze financierders kan eveneens teruggevonden worden op deze Weave website.

  • Projectduur: de vuistregel is, gelijke projectduur aan zowel de Vlaamse als de niet-Vlaamse/buitenlandse zijde(s), en de regels van de Lead Agency inzake projectduur gelden.
    • Indien DFG Duitsland of ARIS Slovenië de Lead Agency is, is de projectduur ook aan Vlaamse zijde max. 3 jaar.
    • Indien FNR Luxemburg de Lead Agency is, dient men de regels te respecteren van het CORE-programma van FNR: men kan dan aan Vlaamse zijde in principe ook max. 3 jaar aanvragen. Enkel wanneer aan Luxemburgse zijde gebruik wordt gemaakt van de optie om aanvullend een PhD student in het 4de jaar aan te vragen, kunnen Vlaamse aanvragers ook budget aanvragen bij FWO voor het 4de jaar. Dit extra budget voor een 4de jaar bij FWO is echter beperkt tot PhD-gerelateerde kosten (personeelskosten en bench fee) en dient ook wetenschappelijk gemotiveerd (!) te worden.
    • Wanneer er Zweedse onderzoekers betrokken zijn (via financierder Formas), is de projectduur maximum 3 jaar aan Zweedse zijde. Deze projectduur van max. 3 jaar is echter niet automatisch van toepassing op de andere betrokken partners.
    • Een overzicht van de (maximale) Weave projectduren, is hier terug te vinden.
  • FWO personeel- en werkingsmiddelen: minimum € 50.000 per jaar voor het hele project (alle Vlaamse, federale en niet-Vlaamse instellingen inbegrepen) en maximum € 145.000 per jaar per Vlaamse/federale instelling.
  • FWO uitrusting: maximum € 150.000 per project (alle Vlaamse en federale instellingen inbegrepen).

Profiel en voorwaarden?

De modaliteiten (bv. budget) en ontvankelijkheidscriteria van het Vlaamse luik volgen de regelgeving van de junior/senior onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek. Dit betekent o.a.:

  • Betrokken instellingen (Artikel 7) en (co)promotor(en)(Artikel 10-12) dienen te voldoen aan de voorwaarden weergegeven in het reglement junior/senior projecten fundamenteel onderzoek. Binnen een Weave project is het echter niet mogelijk een niet-Vlaamse instelling anders dan de betrokken buitenlandse Weave partner(s) te betrekken voor maximaal 10% van de totale projectfinanciering.
  • Weave projecten tellen mee voor het maximum van 2 onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek waarvoor een onderzoeker per aanvraagronde kan optreden als (co)promotor(-woordvoerder). Ze tellen eveneens mee voor de regel die stelt dat de som van de aangevraagde en lopende onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek op naam van eenzelfde (co)promotor(-woordvoerder) niet groter mag zijn dan twee op startdatum van het nieuw toe te kennen project.
  • Eenzelfde Weave-project mag slechts één keer in eenzelfde budgetjaar worden ingediend. Parallelle indiening van hetzelfde Weave-project bij meerdere financierders voor wie de betrokken onderzoekspartner(s) ontvankelijk is (zijn), is dus niet toegestaan.
  • Aanvragers gaan akkoord met de Clausule wetenschappelijke integriteit.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

  • De aanvraag dient integraal ingediend te worden volgens de procedure (incl. deadline) van kracht bij de relevante niet-Vlaamse/buitenlandse financierder (Lead Agency). Gelieve het Vlaamse aangevraagde budget duidelijk in te geven en wetenschappelijk te motiveren in de aanvraag bij de Lead Agency, die ook verantwoordelijk is voor de evaluatie van het Vlaamse budget.

Let op: naast deze indiening:

  • Dient er door de Vlaamse promotor-woordvoerder nog een verplichte administratieve indiening te gebeuren bij het FWO via het E-loket, gebruik makend van het specifieke aanvraagformulier ‘Research project WEAVE (FWO acts as Partner Agency)’ en dit uiterlijk 7 kalenderdagen na het verstrijken van de deadline gehanteerd door de niet-Vlaamse/buitenlandse financierder (Lead Agency) waarbij het volledige onderzoeksvoorstel werd ingediend. Belangrijk: in de tab ‘project’ dient men de volledige en identieke aanvraag met alle bijlagen (niet enkel de projectomschrijving) op te laden zoals ingediend bij de Lead Agency (pdf-formaat). Let ook goed op dat zowel de aanvragers aan Vlaamse en niet-Vlaamse zijdes als het aangevraagde Vlaamse budget ingediend bij de Lead Agency identiek zijn aan hetgeen wat in de administratieve indiening bij het FWO wordt ingediend. 
  • Dient iedere Vlaamse (co)promotor(-woordvoerder) te beschikken over een FWO E-loket profiel met o.a. een actuele weergave van zijn/haar functies/carrière alsook een geüpdatete lijst van publicaties.
  • Het FWO en de betrokken financierder(s) controleren de ontvankelijkheid van de aanvraag.
  • De volledige evaluatie wordt uitgevoerd door de financierder waar het onderzoeksvoorstel werd ingediend (Lead Agency) volgens de daar geldende procedures. Positief geëvalueerde aanvragen worden door de Lead Agency ter ratificatie voorgelegd aan het FWO en aan eventueel andere betrokken financierders.
  • De raden van bestuur van al de betrokken financierders doen de finale ratificatie. Het FWO betaalt het Vlaamse luik van positief geëvalueerde aanvragen, voorgesteld door de Lead Agency.

Reglementen en downloads

Mocht je verdere vragen hebben betreffende Weave, kan je steeds mailen naar weave@fwo.be