Indiening van de gezamenlijke projectaanvraag bij een andere financierder dan het FWO (FWO als Partner Agency)

In het kader van het Weave initiatief heeft het FWO een bilateraal akkoord met volgende landen:

Dit betekent concreet dat onderzoekers ontvankelijk bij het FWO samen met hun niet-Vlaamse/buitenlandse partner (ontvankelijk bij één van de voorgenoemde financierders) een bilateraal onderzoeksproject kunnen indienen bij de financierder waarbij de niet-Vlaamse/buitenlandse partner ontvankelijk is. Deze financierder zal optreden als Lead Agency en dus instaan voor de volledige administratieve afwikkeling en de wetenschappelijke evaluatie.

Bovendien is het – indien gewenst – mogelijk om het project uit te breiden naar een trilateraal project omdat alle bovenstaande financierders ook zelf bilaterale akkoorden hebben afgesloten met andere Weave partners. Hierdoor zijn deze trilaterale projecten (combinaties) mogelijk.

Meer informatie over welke Europese samenwerkingen er op dit moment mogelijk zijn binnen Weave kan teruggevonden worden op deze interactieve kaart.

Kenmerken?

Weave is geen nieuw, afzonderlijk financieringsprogramma. Het maakt gebruik van reeds bestaande financieringskanalen voor fundamenteel onderzoek (met bijhorende tijdslijnen en condities) bij de Lead Agency.

Meer informatie over deze programma’s kan, voor de financierders waarmee het FWO een bilateraal akkoord heeft, gevonden worden op volgende websites:

Meer informatie over de tijdslijn, condities, procedure, ... van elke van deze financierders kan eveneens teruggevonden worden op deze interactieve kaart. Voor de deadline per financierder, zie hieronder bij ‘Hoe verloopt de aanvraagprocedure?’.

  • Projectduur: de vuistregel is, gelijke projectduur aan zowel de Vlaamse als de niet-Vlaamse/buitenlandse zijde(s), en de regels van de Lead Agency inzake projectduur gelden.
    • Indien DFG Duitsland of ARRS Slovenië de Lead Agency is, is de projectduur ook aan Vlaamse zijde max. 3 jaar.
    • Indien FNR Luxemburg de Lead Agency is, dient men de regels te respecteren van het CORE-programma van FNR: men kan dan aan Vlaamse zijde in principe ook max. 3 jaar aanvragen. Enkel wanneer aan Luxemburgse zijde gebruik wordt gemaakt van de optie om aanvullend een PhD student in het 4de jaar aan te vragen, kunnen Vlaamse aanvragers ook budget aanvragen bij FWO voor het 4de jaar. Dit extra budget voor een 4de jaar bij FWO is echter beperkt tot PhD-gerelateerde kosten (personeelskosten en bench fee) en dient ook wetenschappelijk gemotiveerd (!) te worden.
    • Wanneer er Zweedse onderzoekers betrokken zijn (via financierder Formas), is de projectduur maximum 3 jaar aan Zweedse zijde. Deze projectduur van max. 3 jaar is echter niet automatisch van toepassing op de andere betrokken partners.
    • Een overzicht van de (maximale) Weave projectduren, is hier terug te vinden.
  • Bekendmaking resultaten: procedure en timing Lead Agency geldt.
  • Start projecten aan Vlaamse zijde (ongeacht wie de Lead Agency is): 1 januari 2024.
    • Let op: Projecten die worden ingediend binnen de oproep met NCN Polen als Lead Agency (deadline: 15/12/2023) worden geëvalueerd in 2024 en zullen, indien succesvol, aan Vlaamse zijde starten op 1 januari 2025. Bijgevolg wordt een dergelijk NCN-FWO project meegeteld voor het maximum van 2 projecten:
      • Waarvoor u in de aanvraagronde 2024 kan optreden als (co-)promotor(-woordvoerder)
      • Die u als (co-)promotor(-woordvoerder) op uw naam mag hebben staan op 01/01/2025.

Profiel en voorwaarden?

De modaliteiten (bv. budget) en ontvankelijkheidscriteria van het Vlaamse luik volgen de regelgeving van de junior/senior onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek. Dit betekent o.a.:

  • FWO personeel- en werkingsmiddelen: minimum € 50.000 per jaar voor het hele project (alle Vlaamse, federale en niet-Vlaamse instellingen inbegrepen) en maximum € 145.000 per jaar per Vlaamse/federale instelling.
  • FWO uitrusting: maximum € 150.000 per project (alle Vlaamse en federale instellingen inbegrepen).
  • Betrokken instellingen (Artikel 7) en (co-)promotor(en)(Artikel 10-12) dienen te voldoen aan de voorwaarden weergegeven in het reglement junior/senior projecten fundamenteel onderzoek. Binnen een Weave project is het echter niet mogelijk een niet-Vlaamse instelling anders dan de betrokken buitenlandse Weave partner(s) te betrekken voor maximaal 10% van de totale projectfinanciering.
  • Weave projecten tellen mee voor het maximum van 2 projecten waarvoor u per aanvraagronde kan optreden als (co-)promotor(-woordvoerder). Ze tellen eveneens mee voor de regel die stelt dat de som van de aangevraagde en lopende onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek op naam van eenzelfde (co-)promotor(-woordvoerder) niet groter mag zijn dan twee op startdatum van het nieuw toe te kennen project.
  • Eenzelfde Weave-project mag slechts één keer in eenzelfde budgetjaar worden ingediend. Parallelle indiening van hetzelfde Weave-project bij meerdere financierders voor wie de betrokken onderzoekspartner(s) ontvankelijk is (zijn), is dus niet mogelijk.

Hoe verloopt de aanvraagprocedure?

  • De aanvraag dient integraal ingediend te worden volgens de procedure (incl. deadline) van kracht bij de relevante niet-Vlaamse/buitenlandse financierder (Lead Agency). Gelieve het Vlaamse aangevraagde budget duidelijk in te geven en wetenschappelijk te motiveren in de aanvraag bij de Lead Agency, die ook verantwoordelijk is voor de evaluatie van het Vlaamse budget.
    Let op: naast deze indiening:
    • Dient er door de Vlaamse promotor-woordvoerder nog een administratieve indiening te gebeuren bij het FWO via het E-loket, gebruik makend van het specifieke aanvraagformulier ‘Research project WEAVE (FWO acts as Partner Agency)’ en dit uiterlijk 7 werkdagen na het verstrijken van de deadline gehanteerd door de niet-Vlaamse/buitenlandse financierder (Lead Agency) waarbij het volledige onderzoeksvoorstel werd ingediend. Belangrijk: in de tab ‘project’ dient men de volledige en identieke aanvraag met alle bijlagen (niet enkel de projectomschrijving) op te laden zoals ingediend bij de Lead Agency (pdf-formaat). Let ook goed op dat zowel de aanvragers aan Vlaamse en niet-Vlaamse zijdes als het aangevraagde Vlaamse budget ingediend bij de Lead Agency identiek zijn aan hetgeen wat in de administratieve indiening bij het FWO wordt ingediend. 
    • Dient iedere Vlaamse (co-)promotor(-woordvoerder) te beschikken over een FWO E-loket profiel met o.a. een actuele weergave van zijn/haar functies/carrière.
  • Hoewel sommige financierders waarmee het FWO een bilateraal akkoord heeft, in principe met een systeem van continue indiening werken, geldt er voor de Weave-projecten waar er een Vlaamse partner bij betrokken is, steeds een specifieke deadline:
    • Duitsland DFG: 3 april 2023
    • Franstalige Gemeenschap van België FR.S.-FNRS: 6 juli 2022 
    • Luxemburg FNR: 20 april 2023
    • Oostenrijk FWF: 3 april 2023
    • Polen NCN:15 december 2023
    • Slovenië ARRS: Oproep gesloten
    • Zweden Formas: 30 maart 2023
    • Zwitserland SNSF: 3 april 2023 (deadline van 2 oktober 2023 bij SNSF staat niet open voor Zwitsers-Vlaamse projecten)
  • Het FWO en de betrokken financierder(s) controleren de ontvankelijkheid van de aanvraag.
  • De volledige evaluatie wordt uitgevoerd door de financierder waar het onderzoeksvoorstel werd ingediend (Lead Agency) volgens de daar geldende procedures. Positief geëvalueerde aanvragen worden door de Lead Agency ter ratificatie voorgelegd aan het FWO en aan eventueel andere betrokken financierders.
  • De raden van bestuur van al de betrokken financierders doen de finale ratificatie. Het FWO betaalt het Vlaamse luik van positief geëvalueerde aanvragen, voorgesteld door de Lead Agency.

Reglementen en downloads

Mocht je verdere vragen hebben betreffende Weave, mail naar weave@fwo.be