Weave - FWO als Partner Agency

Weave is een bottom-up cross-Europees initiatief opgezet door Europese onderzoeksfinancierders – en ingebed in Science Europe – om excellente gezamenlijke Europese onderzoeksprojecten te ondersteunen over de nationale en regionale grenzen heen. Gebaseerd op het Lead Agency Principe, zorgt Weave voor een vereenvoudiging van de indienings- en selectieprocedure van gezamenlijke projectvoorstellen: een Europees team van onderzoekers uit twee tot drie Europese landen of regio’s die het Weave initiatief hebben ondertekend, dient hun gezamenlijke projectaanvraag in bij slechts één financierder (Lead Agency) die verantwoordelijk is voor de verdere administratieve afhandeling en wetenschappelijke evaluatie. Elke betrokken financierder staat uiteindelijk in voor de financiering van de eigen onderzoekers (d.i. onderzoekers die ontvankelijk zijn voor financiering bij deze financierder). Aangezien Weave zowel bilaterale als trilaterale wetenschappelijke samenwerking binnen Europa zal mogelijk maken, draagt het ook bij tot de realisatie van de European Research Area (ERA).

Meer details over de financierders die instapten in het Weave initiatief alsook over het opzet, de procedure, ... kunnen teruggevonden worden op deze Weave website. Het Weave initiatief wordt de komende jaren progressief uitgerold met mogelijke officiële toetreding van nieuwe Weave financierders zodat de ontvankelijke samenwerkingscombinaties een dynamisch gegeven zijn.

• Tijdslijn indien FWO als Partner Agency: procedure en timing Lead Agency geldt.

• Hoewel sommige financierders waarmee het FWO een bilateraal akkoord heeft, in principe met een systeem van continue indiening werken, geldt er voor de Weave-projecten waar er een Vlaamse partner bij betrokken is, een specifieke ‘cut off’ datum:

  • Duitsland DFG: Oproep gesloten

  • Franstalige Gemeenschap van België F.R.S.-FNRS: Oproep gesloten

  • Luxemburg FNR: Oproep gesloten

  • Nederland NWO (pilootoproep): Oproep open (NWO deadline: 24 november 2026)

  • Oostenrijk FWF: Oproep gesloten

  • Polen NCN: Oproep open (NCN deadline: 15 december 2026)

  • Slovenië ARIS: Oproep gesloten

  • Zweden Formas: Oproep open (Formas deadline: 7 oktober 2026)

    • NIEUW! Voor deze oproep met Formas als Lead, kunnen er Zweeds-Vlaams-Noorse trilaterale projecten worden ingediend met Noorwegen via Partner Agency RCN. Dit kadert in een eerste pilootoproep die Formas en RCN samen opzetten en waarbij voorlopig enkel Formas de Lead kan zijn.Zwitserland SNSF: Oproep gesloten (deadline van 1 oktober 2026 bij SNSF staat niet open voor Zwitsers-Vlaamse projecten)

• 1 januari 2027: start projecten aan Vlaamse zijde (ongeacht wie de Lead Agency is)

  • Let op: Projecten die worden ingediend binnen een oproep met deadline in najaar 2026 of begin 2027 (o.a. Formas Zweden, NCN Polen, NWO Nederland (Domein ENW), ARIS Slovenië als Lead Agency) worden geëvalueerd in 2027 en zullen, indien succesvol, aan Vlaamse zijde starten op 1 januari 2028. Bijgevolg wordt een dergelijk project meegeteld voor het maximum van:

    • één onderzoeksproject fundamenteel onderzoek waarvoor je in de aanvraagronde 2027 kan optreden als (co)promotor(-woordvoerder)

    • twee onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek die je als (co)promotor(-woordvoerder) op jouw naam mag hebben staan op 01/01/2028.

Weave is geen nieuw, afzonderlijk financieringsprogramma. Het maakt gebruik van reeds bestaande financieringskanalen voor fundamenteel onderzoek (met bijhorende tijdslijnen en condities) bij de Weave partners.

Meer informatie over deze programma’s kan, voor de financierders waarmee het FWO een bilateraal akkoord heeft, gevonden worden op volgende websites:

• DUITSLAND via DFG (German Research Foundation)
• FRANSTALIGE GEMEENSCHAP VAN BELGIË via F.R.S.-FNRS (Fonds de la Recherche Scientifique)
• LUXEMBURG via FNR (National Research Fund)
• NEDERLAND via NWO (Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek) (Weave pilootfase)
  • Belangrijk om weten is dat de FWO-NWO pilootoproep enkele specifieke condities met zich meebrengt, gelieve dus dit document grondig door te nemen alvorens een aanvraag op te starten.
• OOSTENRIJK via FWF (Austrian Science Fund)
• POLEN via NCN (National Science Center)
  • Hoewel in het NCN (als Lead Agency) aanvraagformulier enkel de Poolse en buitenlandse promotor-woordvoerder (hoofdaanvragers van het project) bij naam moeten worden genoemd (en alle andere leden van het onderzoeksteam anoniem zijn), is het wel verplicht om in de administratieve indiening bij het FWO alle personen (Vlaams en niet-Vlaams) te vermelden die een officiële rol zullen opnemen in het consortium, niet alleen de promotoren(-woordvoerders) maar ook de copromotoren.
• SLOVENIË via ARIS (Slovenian Research and Innovation Agency)
• ZWEDEN via Formas (Swedish Research Council for Sustainable Development)
  • Let op: Formas financiert bottom-up fundamenteel en ‘need driven’ onderzoek in alle wetenschappelijke domeinen maar met een focus op de volgende gebieden:
    • Milieu
    • Landbouwwetenschappen
    • Ruimtelijke ordening
      
      Bovenvermelde informatie vormt een cruciaal onderdeel van de ontvankelijkheidscontrole aan Zweedse zijde. Daarom moeten Zweedse onderzoekers (en het Zweedse gedeelte van de gezamenlijke Weave aanvraag) voldoen aan de beperkingen binnen het verantwoordelijkheidsgebied van Formas. Voor meer informatie over de focusgebieden van Formas, zie dit document.
• ZWITSERLAND via SNSF (Swiss National Science Foundation)

Meer informatie over de tijdslijn, condities, procedure, ... van elke van deze financierders kan eveneens teruggevonden worden op deze Weave website.

• Projectduur: de vuistregel is, gelijke projectduur aan zowel de Vlaamse als de niet-Vlaamse/buitenlandse zijde(s), en de regels van de Lead Agency inzake projectduur gelden.
  • Indien DFG Duitsland of ARIS Slovenië de Lead Agency is, is de projectduur ook aan Vlaamse zijde max. 3 jaar.
  • Indien FNR Luxemburg de Lead Agency is, dient men de regels te respecteren van het CORE-programma van FNR: men kan dan aan Vlaamse zijde in principe ook max. 3 jaar aanvragen. Enkel wanneer aan Luxemburgse zijde gebruik wordt gemaakt van de optie om aanvullend een PhD student in het 4^de jaar aan te vragen, kunnen Vlaamse aanvragers ook budget aanvragen bij FWO voor het 4^de jaar. Dit extra budget voor een 4^de jaar bij FWO is echter beperkt tot PhD-gerelateerde kosten (personeelskosten en bench fee) en dient ook wetenschappelijk gemotiveerd (!) te worden.
  • Indien formas Zweden de Lead Agency is, is de projectduur aan Zweedse zijde altijd vastgelegd op 4 jaar (kortere projectduur niet mogelijk). Deze projectduur is echter niet automatisch van toepassing op de andere betrokken partners. (Indien Formas Partner Agency is, zijn ook aan Zweedse zijde projectduren van minder dan 4 jaar mogelijk.)
  • Een overzicht van de (maximale) Weave projectduren, is hier terug te vinden.
• FWO personeel- en werkingsmiddelen: minimum € 50.000 per jaar voor het hele project (alle Vlaamse, federale en niet-Vlaamse instellingen inbegrepen) en maximum € 145.000 per jaar per Vlaamse/federale instelling.
• FWO uitrusting: maximum € 150.000 per project (alle Vlaamse en federale instellingen inbegrepen).

De modaliteiten (bv. budget) en ontvankelijkheidscriteria van het Vlaamse luik volgen de regelgeving van de junior/senior onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek. Dit betekent o.a.:

• Betrokken instellingen (Artikel 7) en (co)promotor(en)(Artikel 10-12) dienen te voldoen aan de voorwaarden weergegeven in het reglement junior/senior projecten fundamenteel onderzoek. Binnen een Weave project is het echter niet mogelijk een niet-Vlaamse instelling anders dan de betrokken buitenlandse Weave partner(s) te betrekken voor maximaal 10% van de totale projectfinanciering.
• Ongeacht of FWO Lead of Partner Agency is, Weave projecten (inclusief die met Nederland NWO) tellen voor alle oproepen gelanceerd vanaf januari 2025 altijd mee voor het maximum van één onderzoeksproject fundamenteel onderzoek waarvoor een onderzoeker per aanvraagronde kan optreden als (co)promotor(-woordvoerder), ongeacht of men daarbij budget aanvraagt of niet. Weave projecten tellen eveneens mee voor de regel die stelt dat het totaal van de aangevraagde en lopende onderzoeksprojecten fundamenteel onderzoek op naam van eenzelfde (co)promotor(-woordvoerder) niet groter mag zijn dan twee. De datum waarop een nieuw toegekend onderzoeksproject fundamenteel onderzoek (inclusief Weave) normaliter zou starten geldt als referentiedatum voor het berekenen van dit totaal. Concreet betekent dit dat maar één project lopende mag zijn op het moment dat het aangevraagde project zal starten. Indien er op het moment van de aanvraag reeds twee projecten lopende zijn, moet één van beide projecten beëindigd zijn op 31 december van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend.
• Eenzelfde Weave-project mag slechts één keer in eenzelfde budgetjaar worden ingediend. Parallelle indiening van hetzelfde Weave-project bij meerdere financierders voor wie de betrokken onderzoekspartner(s) ontvankelijk is (zijn), is dus niet toegestaan.
• Aanvragers gaan akkoord met de Clausule wetenschappelijke integriteit.

De aanvraag dient integraal ingediend te worden volgens de procedure (incl. deadline) van kracht bij de relevante niet-Vlaamse/buitenlandse financierder (Lead Agency). Gelieve het Vlaamse aangevraagde budget duidelijk en gedetailleerd (per budgetjaar, kostencategorie, type, …) in te geven en wetenschappelijk te motiveren in de aanvraag bij de Lead Agency, die ook verantwoordelijk is voor de evaluatie van het Vlaamse budget.

Let op: naast deze indiening:

• Dient er door de Vlaamse promotor-woordvoerder nog een verplichte administratieve indiening te gebeuren bij het FWO via het E-loket, gebruik makend van het specifieke aanvraagformulier ‘Research project WEAVE (FWO acts as Partner Agency)’ en dit uiterlijk 7 kalenderdagen (om 17.00) na het verstrijken van de deadline gehanteerd door de niet-Vlaamse/buitenlandse financierder (Lead Agency) waarbij het volledige onderzoeksvoorstel werd ingediend. Belangrijk: in de tab ‘project’ dient men de volledige en identieke aanvraag met alle bijlagen (niet enkel de projectomschrijving) op te laden zoals ingediend bij de Lead Agency (pdf-formaat). Let ook goed op dat zowel de aanvragers aan Vlaamse en niet-Vlaamse zijdes als het aangevraagde Vlaamse budget ingediend bij de Lead Agency identiek zijn aan hetgeen wat in de administratieve indiening bij het FWO wordt ingediend. 
• Dient iedere Vlaamse (co)promotor(-woordvoerder) te beschikken over een FWO E-loket profiel met o.a. een actuele weergave van zijn/haar functies/carrière alsook een geüpdatete lijst van publicaties.
• Het FWO en de betrokken financierder(s) controleren de ontvankelijkheid van de aanvraag/aanvragers.
  • Richtlijnen over vormvereisten in de aanvraagformulieren en bijhorende documenten van aanvraagprogramma’s dienen strikt te worden nagevolgd. Bij overtreding daarvan kan de aanvraag onontvankelijk worden verklaard.
• Het online FWO-aanvraagformulier bevat een specifieke tab 'Kennisveiligheid'. Aanvragers dienen op basis van het onderwerp van hun onderzoeksvoorstel, betrokken landen en buitenlandse partners een set van vragen te beantwoorden die het risico inschat wat betreft o.a. ongewenste kennisoverdracht, misbruik van onderzoeksresultaten en/of inmenging. Indien daaruit blijkt dat een goedkeuring inzake kennisveiligheid van de onthaalinstelling nodig is, neem dan onmiddellijk en liefst vóór het indienen van jouw aanvraag, contact op met de contactpersonen betreffende kennisveiligheid binnen jouw onthaalinstelling. Een presentatie over dit thema kan hier worden teruggevonden.
• De volledige evaluatie wordt uitgevoerd door de financierder waar het onderzoeksvoorstel werd ingediend (Lead Agency) volgens de daar geldende procedures. Positief geëvalueerde aanvragen worden door de Lead Agency ter ratificatie voorgelegd aan het FWO en aan eventueel andere betrokken financierders.
• De raden van bestuur van al de betrokken financierders doen de finale ratificatie. Het FWO betaalt het Vlaamse luik van positief geëvalueerde aanvragen, voorgesteld door de Lead Agency.

Mocht je verdere vragen hebben betreffende Weave, kan je steeds mailen naar weave@fwo.be.

Bij technische problemen met het E-loket, kan je contact opnemen met FWOhelpdesk@fwo.be.