Ik heb een predoctoraal mandaat

Je aspirantenmandaat kan eenmalig worden verlengd voor een periode van twee jaar.

Als je eerste termijn eindigt op 31 oktober 2024, word je rond 15 maart 2024 door het FWO uitgenodigd om een aanvraag tot hernieuwing voor te bereiden en in te dienen via je e-loket, uiterlijk tegen midden mei 2024.

Deze aanvraag voor hernieuwing omvat zowel een verslag van het reeds uitgevoerde werk als een update van het geplande verdere onderzoek, en (enkel voor aspirant SB) een actualisering van de strategische dimensie en toepassingspotentieel van je project.

Het FWO zal na ontvangst van je hernieuwingsaanvraag je promotor een advies vragen over verlenging van je mandaat. De raad van bestuur zal eind juni beslissen over de hernieuwing van de aspirant  mandaten. Op 27 juni 2024 worden de resultaten bekendgemaakt via onze website.

Als houder van een aspirantenmandaat moet je een interim verslag indienen. Het interim verslag omvat een overzicht van het reeds uitgevoerde werk. Het FWO stelt hiertoe kort na de start van je mandaat een sjabloon ter beschikking. Dit sjabloon vind je in je e-loket, waar je ook kunt nagaan wat de deadline is van dit verslag. Enkele maanden voor de deadline zal het FWO je eraan herinneren om het interim verslag in te dienen via je e-loket.

Het FWO zal rond de deadline van je interim verslag een advies vragen aan je promotor over de verlenging van je mandaat. De raad van bestuur zal eind juni beslissen over de verderzetting van de aspirantenmandaten. Eind juni maakt het FWO de resultaten bekend via de website.

Op het einde van je aspirant mandaat (ook bij vroegtijdige stopzetting) word je door het FWO uitgenodigd een wetenschappelijk eindverslag in te dienen. Meer details volgen in de uitnodiging zelf.

Informatie over het FWO-verslaggevingsbeleid vindt u op deze pagina.

Let op, uw aanstelling wordt pas definitief nadat het FWO de ondertekende overeenkomst en meer bepaald uw rijksregisternummer, vermeld op achterzijde van uw identiteitskaart, tijdig heeft ontvangen. Heeft u een buitenlandse nationaliteit en reeds een Belgische ID-kaart moet u eveneens uw rijksregisternummer doorgeven. Gelieve te controleren of uw rijksregisternummer geregistreerd staat in het e-loket van het FWO en deze eventueel aan te vullen.

Heeft u een niet-Belgisch domicilieadres in de EU dan dient u ons bijkomend ook uw FIN-nummer (Tax Identification Number) te bezorgen.  Dit is een persoonsgebonden nummer dat wordt verstrekt door de overheid van het land waarin u woont.

• Eén aangevuld en ondertekend exemplaar van de overeenkomst dat u wordt toegestuurd.
• De verklaring op erewoord om uw anciënniteit te kunnen bepalen.
• Diplomafiche indien u pas afgestudeerd bent.
• Indien niet-Belgische nationaliteit: kopie identiteitskaart en verblijfstitel.
• Indien gehuwd: uittreksel uit de huwelijksakte, en vermelding van de beroepsbezigheid van uw echtgeno(o)t(e).
• Indien wettelijk samenwonende: een 'ontvangstbewijs verklaring wettelijk samenwonen', verstrekt door de dienst bevolking van de stad/gemeente, en vermelding van de beroepsbezigheid van uw partner.
• Indien echtgeno(o)t(e) of wettelijke samenwonende partner ten laste is: een attest van uw ziekenfonds, waaruit blijkt dat hij/zij bij u ingeschreven staat.
  

Bij een eerste tewerkstelling moet u zich afzonderlijk inschrijven bij een ziekenfonds naar keuze. U moet zich uitschrijven bij het kinderbijslagfonds van uw ouder(s). U bent fiscaal ten laste van uw ouder(s) zolang u op hetzelfde adres gedomicilieerd bent. 

Voor de berekening van de wedde van uw echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner, wordt u beschouwd als persoon ten laste, mits hij/zij een belastbare bezoldiging ontvangt.

Iedere wijziging in privé- en werkgegevens  moet aan het FWO gemeld worden.

U kan dit doen door uw e-loket aan te passen en de nodige documenten op te laden.

Te bezorgen aan het FWO bij:

• huwelijk: uittreksel uit de huwelijksakte, en vermelding van de beroepsbezigheid van uw echtgeno(o)t(e);
• wettelijk  samenwonende: een 'ontvangstbewijs verklaring wettelijk samenwonen', verstrekt door de dienst bevolking van de stad/gemeente en vermelding van de beroepsbezigheid van uw partner;
• ontbinding huwelijk of wettelijk samenwonen: een officieel document van ontbinding;
• geboorte kinderen: geboortebewijs;
• rekeningnummer: door uzelf ondertekende verklaring als houder van het bankrekeningnummer.

In de databank wordt altijd de officiële naam en voornaam, zoals vermeld op de identiteitskaart, geregistreerd. Deze worden immers gebruikt voor het opmaken van officiële documenten.

Op ieder ogenblik kan u in overleg met uw promotor en onthaalinstelling afstand doen van uw mandaat.

U moet het FWO en de academische overheid hiervan tijdig (bij voorkeur één maand voor uw uitdiensttreding) schriftelijk op de hoogte brengen.

Uw ontslagbrief moet de volgende informatie bevatten:

• de ontslagdatum,
• uw nieuwe functie,
• de opgenomen vakantiedagen van het lopende jaar (uw supervisor/promotor moet het aantal bevestigen d.m.v. een handtekening).

U kan uw ondertekende ontslagbrief met de gevraagde informatie eerst via e-mail aan het FWO bezorgen. De originele ontslagbrief moet u nadien per post aan het FWO bezorgen.

Eindejaarstoelage

De eindejaarstoelage is gebaseerd op de bezoldiging van het lopende jaar en op de prestaties van de eerste 9 maanden van hetzelfde jaar. De eindejaarstoelage wordt half december uitbetaald.

Vakantiegeld

Het vakantiegeld is gebaseerd op de bezoldiging voor de maand mei van het lopende jaar en de prestaties van het voorgaande jaar, en wordt samen met de bezoldiging voor de maand mei gestort.

Melden van afwezigheid

Elke afwezigheid wegens ziekte, ongeval, arbeidsongeval, ongeval op weg naar of van het werk, beroepsziekte, bevalling, moet telefonisch of per mail vóór 10 uur ‘s morgens aan de personeelsdienst (personeelszaken@fwo.be) worden gemeld.

Staven van de afwezigheid

Naast de melding van de afwezigheid moet elke afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid van meer dan één dag gestaafd worden door een attest van werkonbekwaamheid afgeleverd door de behandelend arts. Afwezigheid van één dag wegens arbeidsongeschiktheid dient wel gemeld te worden aan het FWO, maar voor de eerste drie keer per kalenderjaar dat zich dit voordoet, is geen attest vereist. Vereiste attesten dienen binnen de 48 u naar het FWO gestuurd te worden. Dit geldt eveneens voor verlengingen.

Afwezigheid meer dan 30 dagen

Indien de afwezigheid meer dan 30 kalenderdagen duurt, moet u uiterlijk de 28ste dag van de afwezigheid het ziekenfonds verwittigen aan de hand van een briefje ‘vertrouwelijk’ dat enkel te verkrijgen is bij uw ziekenfonds. Het is mogelijk dat u van uw ziekenfonds formulieren ontvangt die gedeeltelijk door het FWO moeten ingevuld worden. Vanaf de 31ste kalenderdag wordt u niet bezoldigd door het FWO. U zal van uw ziekenfonds een vervangingsinkomen ontvangen.

Arbeidsongeval

Een arbeidsongeval is:

Een ongeval dat het slachtoffer is overkomen ten gevolge van de uitoefening van zijn normale functie.

Een ongeval op de weg naar en van het werk. Het heeft zich voorgedaan op de normale weg van de woonplaats naar het werk of van het werk naar de woonplaats.

Fomulieren:

Aangifte van arbeidsongeval (in pdf): in te vullen door de betrokkene zelf of indien betrokkene niet in de mogelijkheid is door het diensthoofd.

Medisch attest (in pdf): in te vullen door degene die de eerste zorgen toediende.

Alle formulieren moeten overgemaakt worden aan het FWO.

Moederschapsrust

Het wettelijk zwangerschapsverlof bedraagt 15 weken (105 kalenderdagen) voor een éénling; 17 weken voor een meerling. Hiervan bent u verplicht minstens 7 kalenderdagen vóór de vermoedelijke datum van bevalling op te nemen. U bent tevens verplicht om 9 weken zwangerschapsverlof nà de bevalling op te nemen. 

U dient:

een geneeskundig getuigschrift waaruit de vermoedelijke datum van bevalling blijkt naar het FWO sturen.

Indien u in contact komt met schadelijke agentia, dient u binnen de drie maanden van uw zwangerschap, contact op te nemen met de bedrijfsgeneeskundige dienst van de universiteit.

Mocht op de kaart van medisch onderzoek vermeld staan dat u bepaalde stoffen, schadelijk voor de zwangerschap, dient te vermijden moet u het FWO melden of u tot het begin van uw zwangerschapsverlof vervangend werk zal uitoefenen.

bij de aanvang van uw zwangerschapsverlof uw ziekenfonds op de hoogte brengen. Tijdens uw zwangerschapsverlof wordt u immers niet bezoldigd door het FWO. U zal een vervangingsinkomen ontvangen van uw ziekenfonds.

Openbaar Vervoer

Via web toepassing in tabblad My Documents van het FWO E-loket.

De aanvragen tot terugbetaling van verplaatsingskosten in het kader van woon-werkverkeer zullen enkel via deze toepassing  kunnen worden ingediend.

Alle FWO-medewerkers krijgen de kosten voor het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (trein – bus – tram – metro) in België volledig terugbetaald. Voor personeel dat in het buitenland woont, worden alleen reiskosten tot aan de grens vergoed. Het FWO vergoedt geen supplementen voor NMBS-abonnementen in eerste klas. Individuele (dag)tickets worden niet meer aanvaard.

Reis- en verblijfkosten in binnen- en buitenland, met uitzondering van reiskosten woon-werkverkeer, moeten terugbetaald worden via de FWO werkingstoelage.

De vergoeding wordt samen met de eerstvolgende uitbetaling van uw beurs of salaris op uw rekening gestort. Derde betalerssysteem is niet mogelijk.

Mocht u de organisatie voor het einde van het jaar verlaten, dan wordt een deel van het terugbetaalde bedrag teruggevorderd.

De aanvrager brengt de personeelsdienst van het FWO (personeelszaken@fwo.be) onmiddellijk op de hoogte van eventuele wijzigingen. Elk misbruik zal worden bestraft.

Als u bij indiensttreding bij het FWO nog beschikt over een abonnement van de universiteit, moet u dit laten stopzetten door het bewijs van het vorige abonnement op te sturen naar de personeelsdienst van de universiteit. U moet een nieuw abonnement rechtstreeks aanvragen bij de vervoersmaatschappij.

Welke openbaarvervoerkaarten kunnen worden geaccepteerd:

• Abonnement (Standaard Abonnement)
• Halftijds abonnement
• Multi Card 10/Flex Abonnement 10

Fietsvergoeding

Elk personeelslid dat de fiets gebruikt voor:

• het volledige woon-werktraject, dit is de verplaatsing met de fiets van de woonplaats tot aan de werkplaats, zonder dat een ander transportmiddel wordt gebruikt,
• en gedeelte van het woon-werktraject, dit vóór of nadat een ander transportmiddel wordt gebruikt (voortraject en/of natraject),

heeft recht op een fietsvergoeding.

U gebruikt op maandbasis voor ten minste 80% van de effectief gewerkte dagen, de fiets voor het woon-werkverkeer in België.

De afstand die u aflegt (enkele rit) bedraagt ten minste één kilometer.

De fietsvergoeding bedraagt momenteel 0,35 euro per kilometer heen en terug.

De fietsvergoeding kan aangevraagd worden via het online formulier dat beschikbaar is in het e-loket. Elke wijziging (stopzetting, tijdelijk geen gebruik, wijziging aantal km ’s, enz.) dient onmiddellijk gemeld te worden.

Als wordt vastgesteld dat u valse verklaringen aflegt, worden de uitbetaalde bedragen teruggevorderd. Er kunnen ook tuchtsancties worden opgelegd. Valse verklaringen kunnen eveneens aanleiding geven tot strafrechtelijke vervolging.

Ouderschapsverlof, medische bijstand en palliatief verlof

Meer informatie in verband met het opnemen van ouderschapsverlof, verlof voor medische bijstand en palliatief verlof kan u vinden op de website van de RVA (www.rva.be).

Het FWO volgt de regelgeving van de privésector. 

Tijdskrediet

Volgens de terzake geldende wettelijke bepalingen kan ten vroegste 6  maanden op voorhand tijdskrediet worden aangevraagd. Meer informatie vindt u op de website van de RVA (www.rva.be). 

Vakantie

De vakantieperioden zijn dezelfde als deze bepaald in het reglement van de onthaalinstelling en worden in gemeenschappelijk overleg met de supervisor of de promotor vastgesteld. U moet de data van uw jaarlijkse vakantie bezorgen aan het FWO. Het vakantiegeld is gebaseerd op de bezoldiging voor de maand mei van het lopende jaar en de prestaties van het voorgaande jaar en wordt samen met de bezoldiging voor de maand mei gestort. 

Geboorteverlof

Het geboorteverlof moet opgenomen worden binnen een periode van 4 maanden vanaf de dag van de geboorte. De eerste 3 dagen worden door het FWO betaald. Het ziekenfonds vergoedt de andere dagen:

• maximum 7 voor de geboortes vóór 1 januari 2021,
• maximum 12 voor de geboortes vanaf 1 januari 2021,
• maximum 17 voor de geboortes vanaf 1 januari 2023.

De vader of meemoeder moet wel zelf gerechtigd zijn op ziekte- en invaliditeitsuitkeringen. Als u nog maar enkele maanden werknemer bent, vraagt u best eerst bij uw ziekenfonds of u wel in aanmerking komt voor betaling van het geboorteverlof. Bij de aanvraag van geboorteverlof moeten de dagen die u wenst op te nemen gedetailleerd opgegeven worden.

Een geboorteverlof waarbij de onderzoeker minstens 14 dagen ten laste van het ziekenfonds valt, kan in aanmerking komen voor de schorsing/verlenging van een mandaat, conform de bepalingen van het van toepassing zijnde reglement. De onderzoeker dient hiertoe na afloop van het geboorteverlof een attest van het ziekenfonds met de opgenomen dagen over te maken aan de personeelsdienst van het FWO. Geboorteverlof ten laste van het ziekenfonds van minder dan 14 dagen komt niet in aanmerking voor een verlenging van het mandaat Let op: deze verlenging is enkel mogelijk indien je mandaat nog niet administratief verlengd werd. Indien dit wel het geval is, bijvoorbeeld ingeval van langdurig ziekteverlof, geeft het geboorteverlof geen aanleiding tot een verlenging van het mandaat.

Alle verblijven, binnen- en buitenland, moeten gemeld worden aan het FWO door middel van het formulier ‘melding verblijf’, dat beschikbaar is in het e-loket bij download documenten.

Een verblijf kan zijn:

• Congres/Seminarie
• Summerschool
• Studieverblijf
• Stage (aspiranten)

Voor verblijven vanaf 3 maanden, met uitzondering van deze waarvoor een krediet van het FWO werd toegekend, moet steeds een cumulatieaanvraag ingediend worden. Voor stages (aspiranten) dient ook steeds een cumulatieaanvraag ingediend te worden en dit ongeacht de duur van de stage.

Het formulier ‘cumulatieaanvraag’ is beschikbaar in het e-loket bij download documenten.

De cumulatieaanvraag moet mee ondertekend worden door de supervisor en rector. Hiervoor kan u terecht bij de dienst onderzoekscoördinatie van uw universiteit.

Op basis van artikel 19 van het FWO reglement voor aspiranten fundamenteel onderzoek of strategisch basisonderzoek kan u als aspirant een bijkomende bezoldigde activiteit uitoefenen.

Uit de bewoordingen van dit artikel volgt dat de bijkomende inkomsten genererende activiteit NIET verbonden mag zijn met of in functie staan van het afwerken van het doctoraat en dat u er rekening mee dient te houden dat dat deze bijkomende activiteit het afwerken van uw doctoraat niet in het gedrang mag brengen.

Het artikel vermeldt niet welk percentage van uw tijd u kan spenderen aan deze bijkomende activiteit; noch de frequentie of de aard van deze activiteit. Deze voorwaarden kunnen dan ook vrij door u bepaald worden. Echter, de bovenvermelde bepalingen moeten steeds gerespecteerd worden, onafhankelijk van de aard of het type van bijkomende activiteit.

Bovendien dient u er ook over te waken dat deze bijkomende activiteit haar karakter niet verliest en m.a.w. steeds ondergeschikt of bijkomend is t.a.v. uw doctoraatsonderzoek, hetgeen uw hoofdactiviteit dient te zijn. Dit betekent dat deze bijkomende activiteiten dan ook buiten de normale activiteiten van het mandaat dienen uitgevoerd te worden oftewel in de vrije tijdsuren.

De beoordeling in concreto van deze voorwaarden dient uitgevoerd te worden door uw promotor. Via het cumulatieformulier, dat u kan terugvinden van op e-loket, kan u melding maken van de bijkomende activiteit waarna uw promotor die kan goedkeuren en u hiervan melding moet maken via e-loket.

Het FWO stelt hoge eisen aan de promotoren van haar aspiranten of postdoctorale onderzoekers. Deze eisen zijn uitdrukkelijk omschreven in het profiel van de goede promotor en stellen onder andere dat de promotor een veilige omgeving dient te creëren en te behouden die onontbeerlijk zijn voor het naar behoren functioneren van de doctorandus, de postdoctorale onderzoeker en/of andere onderzoekers verbonden aan zijn FWO-onderzoeksproject. Aandacht voor het psychosociaal welzijn vormt een belangrijk onderdeel van deze veilige omgeving.

Aspiranten of postdoctorale onderzoekers kunnen psychosociale problemen aankaarten bij hun promotoren. Alle Vlaamse onthaalinstellingen beschikken ook over een netwerk van ombudsdiensten en vertrouwenspersonen waarbij FWO-onderzoekers terechtkunnen met psychosociale problemen die ze niet met hun promotor kunnen bespreken. Wanneer een aspirant of postdoctorale onderzoeker alle voorzieningen in de eigen onthaalinstelling heeft benut om tot een oplossing te komen voor een psychosociaal probleem, in het bijzonder bij conflicten tussen de onderzoeker en de promotor, dan kan het FWO een poging tot bemiddeling ondernemen. Contacteer hiervoor welzijn@fwo.be.

Onderzoekers van het FWO kunnen tevens terecht bij het extern Vlaams meldpunt grensoverschrijdend gedrag van de Vlaamse Overheid: https://www.vlaanderen.be/vlaams-meldpunt-grensoverschrijdend-gedrag.

Het FWO benadrukt het belang van het tijdig aankaarten van psychosociale problemen bij de promotor, de onthaalinstelling of het FWO zelf.

Indien uw project een klinische studie omvat, dan is het vooraleer de studie van start gaat verplicht om deze studie te registreren in een publieke klinische databank (bv. https://www.clinicaltrials.gov) (zie artikel 4 §2 van het Algemeen reglement van het FWO). In deze context wordt onder een klinische studie verstaan: elk onderzoek dat prospectief menselijke deelnemers of groepen van mensen toewijst aan één of meer gezondheids-gerelateerde interventies teneinde de effecten op gezondheidsparameters te evalueren. Klinische studies omvatten dus experimentele interventies, zoals, maar niet beperkt tot, geneesmiddelen, cellen en andere biologische producten, chirurgische ingrepen, radiologische procedures, apparaten, gedragsbehandelingen, veranderingen in het zorgproces, preventieve zorg, enz. Deze definitie omvat fase I tot fase IV klinische proeven.

Wanneer de eerste patiënt in de studie wordt geïncludeerd, dient het FWO (via tbm@fwo.be) geïnformeerd te worden over de startdatum van de studie (first patiënt in) en het registratienummer van de klinische studie. De gegevens in het publieke register moeten tijdens de duur van het onderzoek up-to-date worden gehouden en binnen het jaar na voltooiing van het onderzoek (zes maanden voor pediatrische onderzoeken) moet dezelfde database aangevuld worden met het volledige beschrijvende klinische studieprotocol en samengevatte onderzoeksresultaten, ongeacht of de resultaten van de klinische studie negatief, niet-overtuigend of positief waren. Voor meer achtergrond informatie, zie Fonds Wetenschappelijk Onderzoek - Vlaanderen - Onderzoeksethiek (fwo.be)/ Aandachtspunten/1. Transparante klinische studies.